Agoda zeigt Verfügbarkeit, obwohl Ihr Hotel-Managementsystem ausgebucht ist: Was Sie tun können

Wenn Agoda weiterhin ein Zimmer anzeigt, obwohl Ihr Hotel-Managementsystem ausgebucht ist, behandeln Sie dies als akutes Überbuchungsrisiko. Stoppen Sie zuerst den weiteren Verkauf. Nachdem das betroffene Zimmer und die Reisedaten geschützt sind, können Sie untersuchen, warum die Zahlen voneinander abweichen.

Die schnellste Diagnose ergibt sich aus vier Fragen: Prüfen Sie denselben Zimmertyp? Prüfen Sie dieselben Reisedaten und Gästedaten? Ist ein anderer Tarifplan noch geöffnet? Verfügt Agoda über Bestand außerhalb des Pools des Hotel-Managementsystems?

Agoda-Verkäufe vor der Fehlerbehebung stoppen

Verwenden Sie das System, mit dem Ihr Hotel Agoda normalerweise aktualisiert. Wenn Agoda über Ihr Hotel-Managementsystem oder Ihren Kanalmanager angebunden ist, schließen Sie dort den genauen Zimmertyp und die betroffenen Reisedaten. Agoda empfiehlt angebundenen Unterkünften, die Verfügbarkeit über ihre vorgesehene Konnektivitätsplattform zu verwalten.

1. Bestätigen Sie, welches Agoda-Zimmer und welche Aufenthaltsdaten noch buchbar sind.
2. Setzen Sie die Verfügbarkeit dieses Zimmers auf null oder wenden Sie im angebundenen System den genehmigten Verkaufsstopp an.
3. Dokumentieren Sie, wer die Änderung vorgenommen hat und wann sie vorgenommen wurde.
4. Suchen Sie auf Agoda erneut mit derselben Unterkunft, demselben Zimmer, denselben Reisedaten, derselben Belegung und demselben Tarifplan.
5. Bleibt das Zimmer buchbar, wenden Sie sich sofort an Ihren Softwareanbieter und befolgen Sie das Notfallverfahren Ihres Hotels zur Schließung des Vertriebskanals.

Schließen Sie denselben Bestand nicht separat im Hotel-Managementsystem, im Kanalmanager und im Agoda Partner Portal. Durch wiederholte Anpassungen können zu viele Zimmer entfernt werden oder die Reisedaten bleiben geschlossen, nachdem das Problem behoben wurde.

Eskalieren Sie den Vorfall sofort, wenn es sich um eine Anreise am selben Tag, das letzte physische Zimmer, mehrere betroffene Reisedaten oder mehr als einen Agoda-Zimmertyp handelt.

Denselben Zimmertyp und dieselben Aufenthaltsdaten prüfen

Viele vermeintliche Bestandsabweichungen entstehen, weil zwei Ansichten unterschiedliche Produkte oder Suchbedingungen anzeigen. Führen Sie diese Prüfungen durch, bevor Sie eine Zimmerverbindung ändern oder die gesamte Unterkunft schließen.

Ist es derselbe Zimmertyp?

Vergleichen Sie das Agoda-Zimmer, das ein Gast buchen kann, mit der im Hotel-Managementsystem ausgebuchten Zimmerkategorie. Die Namen allein sind unzuverlässig. „Deluxe-Doppelzimmer“, „Deluxe-Zimmer“ und „Deluxe-Zimmer mit Stadtblick“ können separate Produkte sein, auch wenn Mitarbeitende für alle denselben Namen verwenden.

Öffnen Sie die Ansicht für die Zimmerverbindung oder Zuordnung in Ihrem Hotel-Managementsystem beziehungsweise Kanalmanager und bestätigen Sie, welches Zimmer des Hotel-Managementsystems das Agoda-Zimmer mit Bestand versorgt. Wenn Agoda ein Zimmer verkauft, das mit einer anderen Kategorie im Hotel-Managementsystem verbunden ist, korrigieren Sie zunächst die operative Annahme, bevor Sie den Bestand ändern.

Prüfen Sie außerdem, ob zwei Agoda-Zimmertypen auf dieselben physischen Zimmer zugreifen. Das Hotel-Managementsystem kann eine Kategorie als ausgebucht anzeigen, während Agoda eine andere verknüpfte Kategorie aus dem verbleibenden gemeinsamen Pool verkauft.

Sind Datum und Suche identisch?

Verwenden Sie dasselbe Check-in-Datum, Check-out-Datum, dieselbe Gäste- und Zimmeranzahl sowie dieselbe Unterkunft. Ein Zimmer kann für zwei Erwachsene nicht verfügbar, für einen Erwachsenen jedoch geöffnet sein oder für einen Aufenthalt von zwei Nächten geschlossen, bei einer anderen Aufenthaltsdauer aber verfügbar sein.

Gehen Sie bis zur endgültigen Zimmer- und Tarifauswahl auf Agoda, statt sich auf eine Kennzeichnung in den Suchergebnissen zu verlassen. Dokumentieren Sie das genaue Zimmer, den Tarifplan, die Stornierungsbedingungen, den Verpflegungsplan und den Zeitpunkt des Tests. Wenn die Abweichung nur bei einer Suchkombination auftritt, kann die Ursache eine Einschränkung oder ein anderer Tarifplan statt eines zusätzlichen Zimmerbestands sein.

Wenn alle angebundenen Vertriebskanäle denselben Zimmerpool verwenden, kann ein Channel Manager Hotel eine Verfügbarkeitsänderung des Hotel-Managementsystems an Agoda senden, ohne dass Mitarbeitende die Anpassung in separaten Systemen wiederholen müssen.

Andere Tarifpläne und separate Kontingente prüfen

Nachdem Sie Zimmer und Reisedaten bestätigt haben, prüfen Sie, woher das sichtbare Agoda-Angebot seine Verfügbarkeit bezieht. Ein ausgebuchtes Zimmer kann über einen anderen geöffneten Tarifplan oder eine Bestandszuteilung, die nicht vom Hotel-Managementsystem gesteuert wird, weiterhin buchbar bleiben.

Ist ein anderer Tarifplan noch geöffnet?

Ein Zimmertyp kann mehrere Agoda-Tarifpläne haben, etwa erstattungsfähige oder nicht erstattungsfähige Tarife, Tarife mit Frühstück oder nur Übernachtung sowie Mobil- oder Mitgliedertarife. Das Schließen eines Preises oder einer Einschränkung schließt nicht immer jeden mit dem Zimmer verknüpften Tarifplan.

Öffnen Sie jeden Tarifplan für das betroffene Zimmer und die betroffenen Reisedaten. Bestätigen Sie, ob er denselben Zimmerbestand nutzt und ob ein Verkaufsstopp für alle angebundenen Tarifpläne gilt. Wenn nur ein Tarifplan buchbar bleibt, korrigieren Sie diesen Tarifplan oder seine Verbindung, statt nicht betroffene Zimmer zu schließen.

Verfügt Agoda über separaten Bestand?

Prüfen Sie die Agoda-Vereinbarung und die operative Einrichtung der Unterkunft auf garantierte Verfügbarkeit, ein separates Kontingent, Großhändlerbestand, eine weitere Agoda-Unterkunfts-ID oder einen anderen Vertriebspartner. Dieser Bestand kann verfügbar bleiben, auch wenn der gemeinsame Pool des Hotel-Managementsystems null erreicht.

Entfernen Sie ein vertragliches Kontingent nicht wie ein gewöhnliches Zimmer des Hotel-Managementsystems. Bestätigen Sie die Freigaberegeln mit der für Vertrieb oder Revenue Management zuständigen Person und wenden Sie sich anschließend an den Agoda-Support, wenn der Vertrag oder das Partner Portal das verfügbare Zimmer nicht erklärt.

Die Ursache beheben, ohne eine weitere Abweichung zu verursachen

Sobald die vier Prüfungen das betroffene Produkt identifiziert haben, beheben Sie nur diese Ursache. Ändern Sie nicht sämtliche Zimmerzuordnungen und stellen Sie nicht die gesamte Verbindung wieder her, um ein Problem mit einem einzelnen Datum zu lösen.

Verbindung und kürzlich vorgenommene Änderungen prüfen

Suchen Sie im Hotel-Managementsystem beziehungsweise Kanalmanager nach einem sichtbaren Trennungsstatus, einer Autorisierungswarnung, einer Warnung zur Zimmer- oder Tarifplanverbindung oder einem kürzlich aufgetretenen Synchronisationsfehler. Prüfen Sie, ob jemand das betroffene Zimmer oder den Tarifplan kürzlich erstellt, umbenannt, kopiert, deaktiviert oder erneut verbunden hat.

Prüfen Sie auch kürzlich vorgenommene manuelle Änderungen im Agoda Partner Portal. Eine manuelle Mengenangabe, ein Verkaufsstopp oder eine Wiedereröffnung kann dem vom angebundenen System gesendeten Wert widersprechen. Wenn Agoda zunächst korrekt schließt und später wieder öffnet, ermitteln Sie, was nach der erfolgreichen Schließung geändert wurde, statt dieselbe Anpassung zu wiederholen.

Ordnen Sie ein aktives Zimmer nicht auf Verdacht neu zu. Bestätigen Sie zuerst die physische Zimmerkategorie, die betroffenen Reisedaten und das vorgesehene Agoda-Produkt. Eine falsche Änderung kann ein anderes Zimmer zum Verkauf freigeben oder zukünftige Reservierungen beeinträchtigen.

Dem Support ein klares Vorfallsprotokoll übermitteln

Wenn die Abweichung bestehen bleibt, senden Sie einen einzigen Supportfall mit folgenden Angaben:

• Hotelname und Agoda-Unterkunfts-ID;
• betroffenes Zimmer, Tarifplan, Reisedaten und Suchbedingungen des Gastes;
• die erwartete Menge im Hotel-Managementsystem und die auf Agoda beobachtete Menge;
• Screenshots aus dem Hotel-Managementsystem beziehungsweise Kanalmanager und vom endgültigen Agoda-Angebot;
• Zeitpunkt und Zeitzone des Verkaufsstopps oder der Aktualisierung auf eine Verfügbarkeit von null; sowie
• jede bereits vorgenommene manuelle Änderung oder Notfallsteuerung.

Teilen Sie dem Support mit, wo die Werte erstmals voneinander abweichen: im Hotel-Managementsystem, im Kanalmanager, im Partner Portal oder im für Gäste sichtbaren Agoda-Angebot. Das Supportteam kann die technischen Übermittlungsprotokolle prüfen; Hotelmitarbeitende müssen keine Nachrichtenformate oder Warteschlangen diagnostizieren.

Erneut bestätigen, dass Agoda und das Hotel-Managementsystem übereinstimmen

Schließen Sie den Vorfall nicht, nachdem sich nur eine Ansicht geändert hat. Suchen Sie erneut nach derselben Agoda-Unterkunft, demselben Zimmer, denselben Reisedaten, derselben Belegung und demselben Tarifplan. Bestätigen Sie, dass jeder Tarifplan, der das ausgebuchte Zimmer verwendet, nicht verfügbar ist, sofern nicht bewusst ein separates Kontingent verkauft wird.

Nehmen Sie anschließend eine kontrollierte Bestandsänderung für ein risikoarmes zukünftiges Datum vor. Bestätigen Sie, dass die aktualisierte Menge Agoda ohne eine weitere manuelle Bearbeitung erreicht. Stellen Sie den korrekten Wert wieder her und prüfen Sie ihn erneut.

Bestätigen Sie bei der nächsten Buchung oder Stornierung, dass sich die Verfügbarkeit im Hotel-Managementsystem genau einmal ändert und Agoda die neue Menge erhält. Entfernen Sie erst dann vorübergehende Sperren, heben Sie Notfallschließungen auf und schließen Sie den Supportfall.

Hinterlassen Sie eine kurze Vorfallsnotiz für die nächste Schicht. Darin sollten das betroffene Zimmer und die Reisedaten, die weiterhin aktive Steuerung, die für die Nachverfolgung verantwortliche Person und der Zeitpunkt der nächsten Prüfung festgehalten sein.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte ich zuerst tun, wenn Agoda ein ausgebuchtes Zimmer anzeigt?

Schließen Sie das genaue Zimmer und die betroffenen Reisedaten über das Hotel-Managementsystem oder den Kanalmanager, das beziehungsweise der Agoda normalerweise aktualisiert. Dokumentieren Sie die Maßnahme und testen Sie anschließend auf Agoda dasselbe Zimmer, dieselben Reisedaten, dieselbe Belegung und denselben Tarifplan.

Warum kann ein Agoda-Tarifplan geöffnet bleiben?

Das Zimmer kann mehrere Tarifpläne mit unterschiedlichen Einschränkungen oder Verbindungen haben. Bestätigen Sie, ob alle Tarifpläne denselben Bestand nutzen und ob der Verkaufsstopp für sie alle gilt.

Kann Agoda über Bestand verfügen, der nicht zum Pool des Hotel-Managementsystems gehört?

Ja. Ein garantiertes Kontingent, ein Großhändler, eine andere Unterkunfts-ID oder eine separate Vertriebsvereinbarung kann Verfügbarkeit außerhalb des normalen Pools des Hotel-Managementsystems bereitstellen. Prüfen Sie den Vertrag, bevor Sie diesen Bestand schließen.

Sollte ich Agoda manuell aktualisieren, wenn ich einen Kanalmanager verwende?

Verwenden Sie für normale Verfügbarkeitsaktualisierungen das angebundene Hotel-Managementsystem oder den Kanalmanager. Nehmen Sie eine manuelle Änderung im Partner Portal nur im Rahmen eines genehmigten Notfallverfahrens vor, da sie durch eine spätere automatisierte Aktualisierung überschrieben werden kann.

Woran erkenne ich, dass die Abweichung behoben wurde?

Das genaue Agoda-Produkt ist nicht mehr buchbar, alle zugehörigen Tarifpläne zeigen die vorgesehene Verfügbarkeit an, eine spätere Änderung im Hotel-Managementsystem erreicht Agoda automatisch und vorübergehende Steuerungen wurden sicher entfernt.

Für Hotelmanager ist der Ablauf einfach: Stoppen Sie den Verkauf, vergleichen Sie dasselbe Zimmer und dieselben Reisedaten, prüfen Sie jeden geöffneten Tarifplan, bestätigen Sie separate Kontingente und weisen Sie nach, dass die nächste Bestandsänderung Agoda erreicht.