1. Vergleichen Sie den Reservierungsgesamtbetrag des Gastes nicht direkt mit einer einzigen Bankeinzahlung.
2. Stellen Sie fest, ob es sich bei der Buchung um Agoda Collect oder Property Collect handelt, bevor Sie die Forderung des Hotels berechnen.
3. Gleichen Sie die Aufschlüsselung des Buchungspreises, die Finanztransaktion, die Auszahlungscharge, die Zahlungsmethode und die Bankabrechnung ab.
4. Trennen Sie Provisionen, Steuern, Änderungen, Anpassungen, Teilgebühren, Währungseffekte und zeitliche Differenzen voneinander.
Eine Agoda-Auszahlungsdifferenz beginnt oft mit zwei Beträgen, die nie übereinstimmen sollten. Der Reservierungsgesamtbetrag kann der Verkaufspreis für den Gast sein, während die Auszahlung an das Hotel Provisionen, das Zahlungsmodell, Steuern, Anpassungen, mehrere Buchungen oder ein anderes Abrechnungsdatum widerspiegeln kann.
Gleichen Sie ausgehend von der Buchung ab. Identifizieren Sie, wer das Geld des Gastes eingezogen hat, bestimmen Sie den Betrag von Agoda auf Buchungsebene, machen Sie die Auszahlungscharge ausfindig und vergleichen Sie erst dann die Bank- oder Kartenabrechnung mit dem Hotel-Managementsystem-Hauptbuch.
Definieren Sie die Beträge vor der Untersuchung
Führen Sie jeden Betrag in einem separaten Feld auf: den Endbetrag, der dem Gast angezeigt wird; die Aufschlüsselung von Zimmer und Steuern der Reservierung; den Betrag, den die Unterkunft einziehen oder erhalten sollte; die Vergütung oder Provision von Agoda; jede Änderung, Stornierung, Ablehnung, Steuer oder manuelle Anpassung; den in einer Auszahlungs-ID enthaltenen Betrag; den einer Agoda-Karte belasteten oder per Banküberweisung gesendeten Betrag; und den im Hotel-Managementsystem und Hauptbuch gebuchten Betrag.
Verwenden Sie in einem Support-Ticket nicht "Reservierungsgesamtbetrag" und "Auszahlung" austauschbar. Geben Sie für jeden Wert den Betrag, die Währung, die Quellseite und das Datum an.
Dieser Artikel behandelt den allgemeinen Auszahlungsabgleich, einschließlich Buchungen ohne Stornierung. Eine separate Überprüfung von Stornierungen und Rückerstattungen ist erforderlich, wenn die Hauptfrage darin besteht, ob ein stornierter Aufenthalt die richtige Rückerstattung oder Gebühr ausgelöst hat.
Agoda Collect oder Property Collect identifizieren
Öffnen Sie die Buchung im Agoda Partner Portal > Buchungen > Reservierungen und bestätigen Sie das Zahlungsmodell.
Bei Agoda Collect, zieht Agoda die Gastzahlung ein und das Hotel erhält den anrechenbaren Betrag über die konfigurierte Auszahlungsmethode. Öffnen Sie in der Buchung Zahlung & Preisgestaltung > Preisaufschlüsselung, um die der Unterkunft zur Verfügung stehenden Vergütungs- und Buchungsbeträge zu überprüfen.
Bei Property Collect, bezahlt der Gast das Hotel. Der für den Gast sichtbare Gesamtbetrag sollte daher nicht als separate Agoda-Auszahlung erscheinen. Stattdessen kann die Property Collect-Vergütung mit im Voraus bezahlten Beträgen, die Agoda der Unterkunft schuldet, verrechnet werden.
Verwenden Sie für eine Property Collect-Buchung Finanzen > Alle Transaktionen und gleichen Sie die Buchungsreferenz mit dem Einzugs- oder Vergütungsbetrag ab. Die Property Collect-Vergütung wird in der Finanztransaktionsansicht erfasst; erwarten Sie nicht, dass der Buchungsbeleg sie an derselben Stelle wie einen Agoda Collect-Betrag anzeigt.
Die Wahl des falschen Zahlungsmodells ist der schnellste Weg, um eine falsche Differenz zu erzeugen: Die Finanzabteilung könnte erwarten, dass Agoda Geld überweist, das der Gast bereits direkt an die Unterkunft bezahlt hat.
Eine Buchung mit ihrer Auszahlungscharge abgleichen
Verwenden Sie während dieser gesamten Abfolge eine einzige Buchungs-ID und eine einzige Währung.
- Öffnen Sie die Reservierung und speichern Sie ihr aktuelles Zahlungsmodell, den Status, die Daten, die Währung, den Gastgesamtbetrag, den Unterkunftsbetrag, die steuerliche Behandlung und die Vergütung.
- Prüfen Sie, ob die Reservierung nach der Buchung geändert, storniert, als No-Show markiert oder unter anderen Bedingungen behandelt wurde.
- Öffnen Sie Finanzen > Auszahlungen und suchen Sie die Buchungsreferenz unter den zahlbaren Transaktionen.
- Überprüfen Sie den Abschnitt Anpassungen, bevor Sie den erwarteten Chargenbetrag bestätigen.
- Wenn die Zahlung bereits verarbeitet wurde, öffnen Sie Finanzen > Vergangene Auszahlungen und suchen Sie die Auszahlungs-ID, die die Buchung enthält.
- Laden Sie den Auszug auf Buchungsebene für diese Auszahlung herunter oder bewahren Sie ihn auf.
- Gleichen Sie die Auszahlungs-ID mit der Banküberweisung, der virtuellen Karte oder der E-Card-Transaktion ab.
- Vergleichen Sie die Abrechnung mit der Hotel-Managementsystem-Forderung und der Buchungsaufzeichnung.
Eine Auszahlungs-ID kann mehrere anrechenbare Buchungen und Anpassungen zusammenfassen. Gleichen Sie die Charge nach der Verarbeitung in Vergangene Auszahlungen ab, anstatt die Bankeinzahlung mit nur einer Reservierung zu vergleichen. Eine einzelne Einzahlung kann mehrere Aufenthalte sowie eine Anpassung aus einem anderen Zeitraum umfassen.
Das Hotel Business Intelligence von Smart Order hilft Finanzteams dabei, Buchungsumsatz, Kanalquelle, Übernachtungen und Betriebsergebnisse in Einklang zu bringen, während die Agoda-Auszahlung separat abgeglichen wird.
Agoda mit dem Buchungsdatensatz abgleichen
Vergleichen Sie Kanalumsätze und Hotel-Managementsystem-Reservierungen, bevor Sie eine Auszahlungsdifferenz buchen oder die Buchungsperiode abschließen.
Überprüfen Sie die Hauptursachen für eine Agoda-Auszahlungsdifferenz
Die Auszahlung ist niedriger als der Gastgesamtbetrag. Bestätigen Sie, ob der Gastgesamtbetrag Provisionen, vom Hotel eingezogene Steuern, Servicegebühren oder Positionen enthält, die nicht Teil der Agoda-Überweisung sind. Überprüfen Sie das Zahlungsmodell, bevor Sie die Differenz als Abzug behandeln.
Eine Property Collect-Buchung hat eine im Voraus bezahlte Auszahlung reduziert. Überprüfen Sie Finanzen > Alle Transaktionen auf die Vergütungsverrechnung. Das Hotel hat den Gastbetrag direkt eingezogen, während die Provision von den Agoda Collect-Erlösen abgezogen werden kann.
Der Buchungsbetrag hat sich nach Einleitung der Zahlung geändert. Suchen Sie nach einer Änderung oder Stornierung und überprüfen Sie dann Anpassungen. Wenn die Auszahlung bereits bestätigt wurde, gleichen Sie den geänderten Betrag mit der nächsten anrechenbaren Charge ab, bevor Sie ihn als unbezahlten Saldo behandeln.
Die Charge enthält eine unerklärte Anpassung. Gleichen Sie die Anpassungsreferenz und den Grund ab und klassifizieren Sie diese dann als ausstehenden Saldo, Überbelastung, Buchungsablehnungsgebühr, Steuerkorrektur, vereinbarte Stornierungsbehandlung oder eine andere dokumentierte Anpassungsart.
Es wurde nur ein Teil des erwarteten Betrags belastet. Vergleichen Sie den genehmigten Betrag mit der tatsächlichen Belastung der virtuellen Karte oder E-Card sowie einem etwaigen Restsaldo. Erstellen Sie keine zweite vollständige Belastung, bevor Sie bestätigt haben, was abgerechnet wurde.
Die Bankeinzahlung unterscheidet sich von der Auszahlungs-ID. Überprüfen Sie Überweisungsgebühren, Abzüge der empfangenden Bank, Währungsumrechnung, Abrechnungswährung, Wertstellungsdatum und ob die Bank Transaktionen gruppiert oder aufgeteilt hat. Trennen Sie diese bankbedingten Differenzen von Agodas Buchungsberechnung.
Der Umsatz im Hotel-Managementsystem entspricht dem Gastgesamtbetrag, aber die Agoda-Forderung ist netto. Überprüfen Sie die Buchhaltungsstruktur. Zimmerumsatz, Steuerschuld, Provisionsaufwand, Agoda-Forderung und Zahlungseingang erfordern möglicherweise separate Buchungen anstelle eines einzigen Nettoumsatzeintrags.
Trennen Sie zeitliche Differenzen von echten Fehlern
Eine Buchung kann in einer Betriebsperiode erzielt und in einer anderen bezahlt werden. Das Aufenthaltsdatum, Stornierungsdatum, Fälligkeitsdatum, Datum der Auszahlungsbestätigung, Datum der Kartenbelastung, Wertstellungsdatum und Bankbuchungsdatum sind unterschiedliche Ereignisse.
Gleichen Sie die Buchung mit der durch die Buchhaltungsrichtlinie des Hotels geforderten Periode ab und führen Sie dann die Agoda-Forderung bis zur Abrechnung weiter. Verschieben Sie den Zimmerumsatz nicht einfach in den Bankmonat, nur um die Barmittel abzustimmen.
Führen Sie für Chargenauszahlungen ein Verrechnungskonto. Buchen Sie jede Buchung und Anpassung gegen die Auszahlungs-ID und gleichen Sie diese ID dann aus, wenn die Bank- oder Kartentransaktion eintrifft. Ein unabgeglichener Saldo bleibt sichtbar, ohne den ursprünglichen Reservierungsumsatz zu verändern.
Wenn ein Betrag negativ bleibt, überprüfen Sie, ob die Property Collect-Vergütung oder eine Rückerstattung nach der Zahlung die aktuell ausgewählten zahlbaren Agoda Collect-Buchungen übersteigt. Fügen Sie dem Abgleich die nächsten anrechenbaren Transaktionen hinzu und leiten Sie eine Auszahlung erst ein, wenn der ausgewählte Saldo positiv ist.
Doppelbuchungen vermeiden
Buchen Sie eine manuelle Auszahlungskorrektur nicht direkt auf den Umsatz, während die ursprüngliche Buchung im Hotel-Managementsystem, die Agoda-Anpassung oder der Bank-Feed noch eintreffen könnten. Verwenden Sie einen temporären Abgleichsposten mit der Buchungs-ID und der Auszahlungs-ID.
Bestätigen Sie vor dem Abschluss, ob das Buchhaltungssystem bereits den ursprünglichen Reservierungsumsatz, eine Änderungs- oder Stornierungsanpassung, die Agoda-Auszahlungscharge, eine Bank- oder Kartenabrechnung oder eine von einem anderen Mitarbeiter eingegebene manuelle Journalbuchung importiert hat.
Eine Differenz kann andernfalls zu zwei sich aufhebenden Fehlern werden, die auf Unterkunfts-Ebene verschwinden, aber nach Kanal und Periode falsch bleiben.
Eskalieren Sie eine Auszahlungsdifferenz mit Beweisen
Verwenden Sie die Route Hilfe benötigt im Partner Portal erst, nachdem Sie den Betrag auf Agoda-Seite isoliert haben. Senden Sie ein Paket, das die Unterkunfts-ID und Buchungs-ID, das Zahlungsmodell und die Auszahlungsmethode, den Reservierungs- und Aufenthaltsstatus, den Gastgesamtbetrag, den Unterkunftsbetrag, die Vergütung, die Währung, die Auszahlungs-ID, die Transaktionsreferenz, die Anpassungsreferenz und -beschreibung sowie die relevanten Fälligkeits-, Bestätigungs-, Wertstellungs- und Bankdaten enthält. Fügen Sie einen geschwärzten Bank- oder Kartenbeleg hinzu und geben Sie die genaue Differenz zwischen Soll und Ist an.
Geben Sie an, ob die Differenz zwischen der Reservierung und der Agoda-Transaktion, der Agoda-Transaktion und der Auszahlungscharge, der Auszahlungscharge und der Bank oder der Bank und der Buchung im Hotel-Managementsystem besteht. Dadurch wird der Fall auf die richtigen Beweise gelenkt, anstatt den Support zu bitten, einen ganzen Monat zu erklären.
Kanalumsätze und Barmittel nachvollziehbar halten
Verknüpfen Sie Reservierungsquelle, Aufenthaltsumsatz und Hotel-Berichterstattung, damit Auszahlungsausnahmen untersucht werden können, ohne den Buchungsdatensatz neu zu schreiben.
Häufig gestellte Fragen
Warum entspricht die Agoda-Auszahlung nicht dem Reservierungsgesamtbetrag?
Der Reservierungsgesamtbetrag kann ein für den Gast sichtbarer Betrag sein, während die Auszahlung das Zahlungsmodell, die Vergütung, Steuern, Anpassungen, die Zusammensetzung der Charge und die Abrechnungsmethode widerspiegelt.
Wo kann die Finanzabteilung die Property Collect-Vergütung sehen?
Verwenden Sie Finanzen > Alle Transaktionen und gleichen Sie die Buchungsreferenz ab. Sie wird auf dem Buchungsbeleg nicht auf dieselbe Weise wie ein Agoda Collect-Betrag angezeigt.
Kann eine Agoda-Auszahlung mehrere Buchungen enthalten?
Ja. Zahlbare Buchungen können unter einer Auszahlungs-ID gruppiert werden, und erforderliche Anpassungen können in dieselbe Charge aufgenommen werden.
Warum hat eine ältere Buchung diese Auszahlung beeinflusst?
Eine spätere Änderung, Stornierung, manuelle Korrektur, ein ausstehender Saldo oder eine Überbelastung kann als Anpassung in einer zukünftigen Auszahlung erscheinen.
Sollte die Finanzabteilung den Umsatz im Hotel-Managementsystem an die Bankeinzahlung anpassen?
Nicht automatisch. Gleichen Sie Umsatz, Provision, Steuern, Forderung, Auszahlung und Bankabrechnung separat gemäß der Buchhaltungsrichtlinie des Hotels ab.
Eine Agoda-Auszahlungsdifferenz ist gelöst, wenn jede Differenz eine Quelle, einen Betrag, eine Währung, eine Periode und eine buchhalterische Behandlung hat. Beginnen Sie mit dem Zahlungsmodell, verfolgen Sie die Buchung in ihre Auszahlungs-ID und halten Sie den zeitlichen Ablauf der Bank von der Wirtschaftlichkeit der Reservierung getrennt.
