Kosten von Buchungssystemen für kleine Hotels: Was Sie vor dem Kauf vergleichen sollten

Die Kosten für Buchungssysteme für kleine Hotels sind selten eine eindeutige Zahl. Ein Anbieter wirbt möglicherweise mit einer niedrigen monatlichen Gebühr, berechnet aber pro Buchung, schreibt seinen Zahlungsabwickler vor oder rechnet die Website-Integration separat ab.

Das macht den günstigsten Einstiegspreis zu einem schwachen Vergleichswert. Ein nützliches Angebot zeigt, was das Hotel zahlt, um das System zu betreiben, Geld einzuziehen, die Website anzubinden und jede bestätigte Reservierung in den täglichen Betriebsablauf zu übertragen.

Die Kosten für das Buchungssystem sind nicht die Kosten für die Hotelsoftware

Ein Buchungssystem für Hotels ermöglicht es Gästen, direkt über die Website der Unterkunft zu buchen. Es zeigt in Echtzeit Zimmer, Preise, Einschränkungen, Richtlinien, Steuern und die Verfügbarkeit an und sendet die bestätigte Reservierung dann an das Betriebssystem des Hotels.

Eine Hotelsoftware (PMS) verarbeitet die Reservierung nach ihrem Eingang: Kalender, Zimmerzuweisung, Gästekartei, Zahlungsstatus, Berichterstattung und den Empfang-Workflow. Einige Anbieter bündeln beide Produkte, während andere das Buchungssystem als eigenständiges Tool oder Add-on verkaufen.

Diese Unterscheidung verhindert Doppelzählungen. Wenn ein Hotelsoftware-Tarif bereits ein Buchungssystem enthält, sollte das Hotel die zusätzlichen Kosten für die Aktivierung von Direktbuchungen vergleichen – und nicht das gesamte Hotelsoftware-Abonnement noch einmal hinzurechnen. Wenn das System eigenständig ist, sollten Sie alle API- oder Schnittstellengebühren einbeziehen, die erforderlich sind, um das Inventar synchron zu halten.

Bitten Sie den Anbieter, jede Komponente einzeln aufzuführen. „Buchungssystem inklusive“ deckt möglicherweise die Checkout-Seite ab, schließt aber die Zahlungsabwicklung, individuelle Website-Anpassungen, die Anbindung an Google Hotel Ads, Premium-Support oder mehrsprachige Inhalte aus.

Die wichtigsten Preismodelle für Buchungssysteme

Die meisten Angebote kombinieren eine oder mehrere der folgenden Strukturen. Modellieren Sie die Kosten anhand Ihres erwarteten Buchungswerts und -volumens, anstatt die beworbenen Einstiegspreise zu vergleichen.

Feste monatliche Abonnementgebühr

Das Hotel zahlt jeden Monat die gleiche Softwaregebühr, manchmal mit einem höheren Preis für mehr Zimmeranzahl, Unterkünfte, Benutzer oder Funktionen. Diese Struktur ist vorhersehbar und wird pro Buchung günstiger, je mehr das Direktbuchungsvolumen wächst.

Prüfen Sie, ob der angebotene Tarif die Synchronisierung mit der Hotelsoftware, Promo-Codes, Preispläne, Analysen, Zahlungsintegration und Support umfasst. Ein günstiger Einsteigertarif enthält möglicherweise nicht alle für den Start erforderlichen Funktionen.

Provision auf Einnahmen aus Direktbuchungen

Der Anbieter berechnet einen Prozentsatz für jede bestätigte Direktbuchung. Eine Buchungssystemgebühr von 1 % auf 20.000 $ monatliche Direkteinnahmen kostet 200 $, zuzüglich der Gebühren für die Kreditkartenabwicklung.

Die Umsatzbeteiligung verringert die Fixkosten in ruhigen Monaten, wächst aber mit dem Umsatz. Klären Sie, ob die Provision auf den Zimmerumsatz, Steuern, Gebühren, Zusatzleistungen, Anzahlungen oder den gesamten Reservierungswert berechnet wird. Fragen Sie auch, was nach einer Stornierung oder teilweisen Rückerstattung passiert.

Feste Gebühr pro Reservierung

Anstatt eines Prozentsatzes berechnet das System einen festen Betrag für jede Buchung. Dies kann für Hotels mit höheren durchschnittlichen Buchungswerten gut funktionieren, da die Softwaregebühr nicht mit dem Zimmerpreis steigt.

Vergewissern Sie sich, ob die Gebühr bei Bestätigung, Zahlung, Check-in oder nach abgeschlossenem Aufenthalt erhoben wird. Ein Hotel sollte nicht davon ausgehen, dass die Gebühr bei einer stornierten Reservierung rückerstattet wird.

Gebündelter oder „provisionsfreier“ Tarif

Einige Pakete für Hotelsoftware enthalten ein Buchungssystem ohne separate Provision. Das Hotel zahlt weiterhin das zugrunde liegende Software-Abonnement und die Zahlungsgebühren, aber ein größerer Anteil jeder Direktbuchung verbleibt bei der Unterkunft.

Die Bündelung kann Schnittstellenkosten und Datenlücken reduzieren. Sie kann das Hotel aber auch abhängiger von einem Anbieter machen, weshalb Datenexport, Vertragslaufzeit und die Kosten für einen Anbieterwechsel weiterhin wichtig sind.

Für ein kleines Hotel wird die Preisgestaltung verständlicher, wenn Buchungswert und Abwicklungskosten getrennt bleiben. Das Buchungssystem für Hotels von Smart Order ist in dessen Hotelsoftware integriert und überträgt Direktbuchungen, Live-Preise und Verfügbarkeit in denselben operativen Workflow, ohne dass eine OTA-Provision anfällt.

Zahlungsgebühren sind ein separater Kostenfaktor

Das Buchungssystem erstellt die Reservierung. Ein Zahlungsgateway oder Zahlungsanbieter autorisiert die Karte, das Wallet, die Banküberweisung, die Anzahlung oder den Restbetrag. Dies sind unterschiedliche Dienste, für die in der Regel unterschiedliche Gebühren anfallen.

Eine Online-Kartengebühr kombiniert oft einen Prozentsatz mit einem festen Betrag pro erfolgreicher Transaktion. Für internationale Karten, Währungsumrechnungen, alternative Zahlungsmethoden, Tools zur Betrugsprävention, Sofortauszahlungen und Rückbuchungen können zusätzliche Gebühren anfallen. Die Preisgestaltung variiert je nach Anbieter und Markt.

Stellen Sie sich ein Hotel mit 12 Zimmern vor, das 40 Direktbuchungen pro Monat mit einem durchschnittlichen Wert von 400 $ entgegennimmt. Der monatliche Wert der Direktbuchungen beträgt 16.000 $. Bei einer exemplarischen Abwicklungsgebühr von 2,9 % plus 0,30 $ pro Transaktion belaufen sich die Zahlungskosten auf 476 $: 464 $ aus dem prozentualen Anteil und 12 $ an Fixgebühren.

Diese 476 $ sind keine Provision für das Buchungssystem. Sie können unabhängig davon anfallen, ob das System 49 $ pro Monat, 1 % der Buchungen oder gar keine separate Softwaregebühr berechnet. Trennen Sie diese beiden Posten, wenn Sie die Akquisitionskosten für Direktbuchungen berechnen.

Fragen Sie, wem das Händlerkonto gehört und wer das Geld der Gäste erhält. Die sauberste Lösung bietet dem Hotel volle Transparenz über jede Zahlung, Rückerstattung, jeden Streitfall und jede Auszahlung. Wenn die Gelder zuerst über den Softwareanbieter laufen, klären Sie die Abrechnungszeiten, Rücklagen, die Handhabung von Rückerstattungen und die Ausstiegsbedingungen.

Die Website-Integration kann die Kosten im ersten Jahr verändern

Ein Buchungssystem benötigt eine Anbindung von der Hotel-Website zur Live-Suche und zum Checkout. Die Integration kann ein Buchungsbutton, ein eingebettetes Widget, eine gehostete Buchungsseite, eine Subdomain oder eine vollständig maßgeschneiderte Website sein.

Ein einfacher Button ist in der Regel schneller und billiger. Es kann jedoch wie ein Bruch wirken, wenn der Gast die Domain des Hotels verlässt oder ein Checkout-Design sieht, das nicht zur Website passt. Ein eingebetteter oder individueller Buchungsprozess kann die Konsistenz verbessern, erfordert aber möglicherweise Entwicklerarbeit und laufende Tests.

Planen Sie ein Budget für die Einrichtung über die Software hinaus ein:

• Website-Design oder Entwicklerzeit, einschließlich der Platzierung auf mobilen Endgeräten und Analytics-Tracking.
• Zimmerbeschreibungen, Fotos, Richtlinien, Steuern, Preispläne, Übersetzungen und Bestätigungs-E-Mails.
• Domain, Hosting, Sicherheit, Barrierefreiheit, Tools zur Einholung von Zustimmungen und laufende inhaltliche Änderungen.
• Tests auf verschiedenen Geräten, mit verschiedenen Währungen, Zahlungsmethoden, Buchungsänderungen und Stornierungen.

Fragen Sie, ob der Anbieter die Website-Arbeiten übernimmt oder nur eine Installationsanleitung liefert. Eine „kostenlose Integration“ kann lediglich einen Standardlink bedeuten, während Designänderungen, benutzerdefiniertes Tracking oder eine neue Website kostenpflichtig bleiben.

Testen Sie auch den Rückweg. Wenn ein Gast bucht, sollte die Reservierung in der Hotelsoftware mit dem korrekten Zimmer, Preis, Datum, der Anzahl der Gäste, dem Zahlungsdatensatz, der Quelle und der entsprechenden Reduzierung der Verfügbarkeit eingehen. Eine manuelle Neueingabe macht ein billiges Website-Widget zu einem teuren täglichen Aufwand.

Vergleichen Sie die Gesamtkosten anhand eines Szenarios für kleine Hotels

Verwenden Sie für jedes Angebot die gleichen Annahmen. Angenommen, das Hotel erwartet 16.000 $ an Einnahmen aus Direktbuchungen durch 40 monatliche Reservierungen.

Angebot A kostet 59 $ pro Monat ohne Provision für das Buchungssystem. Angebot B verlangt keine monatliche Gebühr, berechnet aber 1 % des Buchungswerts, also 160 $. Angebot C berechnet 2 $ pro Buchung, also 80 $. Bei allen dreien können dennoch die gleichen Zahlungsabwicklungskosten anfallen.

Der Softwarevergleich lautet also 59 $ im Vergleich zu 160 $ im Vergleich zu 80 $ – und nicht kostenlos im Vergleich zu kostenpflichtig. Rechnen Sie Einrichtungs-, Website-, Schnittstellen-, Support- und Zahlungskosten hinzu, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Das Buchungsvolumen verändert das Ergebnis. Bei 4.000 $ monatlichem Direktumsatz kostet ein 1-%-Modell 40 $ und ist möglicherweise besser als ein 59-$-Abonnement. Bei 40.000 $ kostet dieselbe Provision 400 $. Modellieren Sie einen schwachen, einen erwarteten und einen starken Monat.

Berechnen Sie dann den effektiven Kostensatz für das Buchungssystem:

Monatliche System- und Integrationskosten ÷ Wert der Direktbuchungen × 100

Behandeln Sie die Zahlungsabwicklung als separaten Satz, es sei denn, der Anbieter bündelt sie. So kann das Hotel die Wirtschaftlichkeit der Software vergleichen, ohne die Kosten für die Akzeptanz von Kreditkarten mit den Kosten für die Generierung einer Reservierung zu vermischen.

Fragen, die Sie vor Vertragsabschluss stellen sollten

Fordern Sie ein schriftliches Angebot an, das Ihre Zimmeranzahl, Website, Währungen, das erwartete Volumen und die Zahlungsmethoden berücksichtigt. Vermeiden Sie allgemeine „Ab“-Preise.

Stellen Sie folgende Fragen:

1. Erfolgt die Preisgestaltung monatlich, pro Zimmeranzahl, pro Reservierung, als Umsatzbeteiligung oder als Kombination?
2. Auf welchen Buchungswert wird die Provision angewendet, und werden Stornierungen rückerstattet?
3. Welche Zahlungsanbieter können wir nutzen, und welche Gebühren fallen für Kreditkarten, internationale Zahlungen, Währungsumrechnungen, Rückerstattungen und Streitfälle an?
4. Sind die Synchronisierung mit der Hotelsoftware, Einrichtung, Schulung, Support, Updates und Funktionen des Buchungssystems enthalten?
5. Bedeutet die Website-Integration einen Link, ein Widget, eine gehostete Seite oder ein individuelles Design?
6. Wem gehören die Domain, die Gästedaten, die Analysedaten, das Händlerkonto und die Zahlungs-Tokens?
7. Gibt es eine Mindestlaufzeit, Implementierungsgebühren, eine jährliche Preiserhöhung oder Stornogebühren?
8. Können wir Reservierungen, Gästedaten, Preise, Inhalte und Zahlungsaufzeichnungen exportieren, wenn wir den Anbieter wechseln?

Bitten Sie vor Vertragsabschluss um einen Test aus Sicht des Gastes. Suchen Sie mobil nach einem Zimmer, wenden Sie ein Sonderangebot an, überprüfen Sie den Gesamtpreis, leisten Sie eine Anzahlung und vergewissern Sie sich, dass die Buchung korrekt in der Hotelsoftware erscheint.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie viel kostet ein Buchungssystem für Hotels?

Die Kosten variieren je nach Preismodell, Zimmeranzahl, Buchungsvolumen, enthaltener Software und Aufwand für die Website. Für kleine Hotels gibt es feste Abonnements, Gebühren pro Buchung, prozentuale Provisionen oder ein Buchungssystem, das mit der Hotelsoftware gebündelt ist.

Ist ein provisionsfreies Buchungssystem wirklich kostenlos?

In der Regel nicht. Provisionsfrei bedeutet nur, dass der Anbieter keinen Prozentsatz der Buchungseinnahmen einbehält. Das Hotel zahlt möglicherweise trotzdem ein monatliches Abonnement, Kosten für Kreditkartenabwicklung, Website, Einrichtung, Support, Währungsumrechnung und Gebühren für Streitfälle.

Sind Zahlungsgebühren in den Preisen für Buchungssysteme enthalten?

Manchmal, aber in der Regel werden sie separat berechnet. Bitten Sie darum, dass die Gebühr für das Buchungssystem und die Zahlungsabwicklungsgebühr als separate Posten ausgewiesen werden, einschließlich Gebühren für internationale Karten, Währungsumrechnungen, Rückerstattungen und Rückbuchungen.

Benötigt ein kleines Hotel eine neue Website?

Nicht immer. Viele Systeme lassen sich über einen Button, eine gehostete Seite oder ein eingebettetes Widget anbinden. Eine neue oder maßgeschneiderte Website ist sinnvoll, wenn die bestehende Seite langsam oder auf Mobilgeräten schwer bedienbar ist oder keinen vertrauenswürdigen Buchungsprozess unterstützen kann.

Sollte das Buchungssystem in die Hotelsoftware integriert sein?

Ja. Live-Preise und Verfügbarkeit sollten die Website erreichen, während bestätigte Reservierungen direkt in die Hotelsoftware fließen und das Inventar automatisch reduzieren sollten. Ohne diese Verbindung müssen die Mitarbeiter Buchungen erneut eingeben und riskieren veraltete Verfügbarkeiten.

Vergleichen Sie die Kosten für einen funktionierenden Direktbuchungskanal

Das richtige Buchungssystem ist nicht einfach dasjenige mit der niedrigsten monatlichen Gebühr. Es ist dasjenige, das einem kleinen Hotel transparente Gesamtkosten, eine zuverlässige Synchronisierung mit der Hotelsoftware, Kontrolle über Zahlungen und einen Buchungsprozess bietet, den Gäste problemlos abschließen können.

Vergleichen Sie Software, Provisionen, Zahlungen und Website-Arbeiten getrennt. Fassen Sie diese dann zu den Kosten für das erste Jahr und den erwarteten monatlichen Kosten zusammen. So zeigt sich, ob ein günstiger Einstiegspreis auch dann noch erschwinglich bleibt, wenn die Direktbuchungen steigen.