Wie ein Buchungssystem für Hotels die tatsächlichen Kosten der Hotelsoftware verändert

Der Preis auf einem Angebot für Hotelsoftware entspricht nicht immer den tatsächlichen wirtschaftlichen Kosten. Wenn das Paket eine Buchungsmaschine enthält, die Reservierungen konvertiert, welche das Hotel sonst über eine Online Travel Agency (OTA) erhalten hätte, können die eingesparten Provisionen die Softwaregebühren teilweise oder vollständig ausgleichen.

Das macht die Hotelsoftware (PMS) jedoch nicht kostenlos. Direktbuchungen verursachen weiterhin Kosten für Zahlungen, Marketing, Website, Rabatte und den laufenden Betrieb. Die Berechnung funktioniert nur, wenn ein Hotel echte Kanalverlagerungen von Buchungen trennt, die ohnehin direkt eingegangen wären.

Die Buchungsmaschine-Frage zu den Kostenersparnissen der Hotelsoftware lautet daher: Wie viele nachgewiesene Vertriebskosten beseitigt das verbundene System nach Abzug aller neuen Ausgaben für den Direktkanal?

Beginnen Sie mit den gesamten Hotelsoftware-Kosten

Verwenden Sie die vollständigen monatlichen Technologiekosten, nicht den Grundpreis der Hotelsoftware. Berücksichtigen Sie das Hotelsoftware-Abonnement, das Add-on für die Buchungsmaschine, den Kanalmanager, Einrichtungsgebühren (verteilt auf die erwartete Vertragslaufzeit), Support-Stufen, erforderliche Integrationen und Softwaregebühren pro Buchung.

Die Zahlungsabwicklung sollte verfolgt werden, aber betrachten Sie nicht automatisch die gesamte Kartengebühr als Kosten der Buchungsmaschine. OTA-Zahlungsmodelle unterscheiden sich; vergleichen Sie daher die zusätzlichen Zahlungskosten für den spezifischen Kanalfluss.

Berücksichtigen Sie eine neue Hotelwebsite oder ein umfassendes Redesign, wenn dies für die Nutzung der Buchungsmaschine erforderlich war. Verteilen Sie einmalige Arbeiten über einen angemessenen Zeitraum.

Dies ergibt die Brutto-Softwarekosten. Das ist der Betrag, den die eingesparten Provisionen ausgleichen müssen, bevor das System die effektiven Technologieausgaben des Hotels senkt.

Berechnen Sie die vermiedene Provision pro verlagerter Buchung

Der Grundwert einer verlagerten Reservierung ist unkompliziert:

Vermiedene Provision = anrechnungsfähiger Zimmerumsatz × OTA-Provisionssatz

Angenommen, eine Reservierung für zwei Nächte bringt 300 $ an anrechnungsfähigem Zimmerumsatz und die vergleichbare OTA-Provision beträgt 18 %. Die Verlagerung dieser Reservierung von der OTA auf die Hotelwebsite vermeidet 54 $ an Provisionen.

Aber 54 $ sind noch nicht die Nettoeinsparung. Ziehen Sie die Kosten ab, die entstehen, weil die Reservierung nun direkt erfolgt:

Nettoeinsparung pro verlagerter Buchung = vermiedene Provision − direkte Zahlungskosten − direkter Anreiz − variable Gebühr der Buchungsmaschine − zusätzliche Marketingkosten

Wenn die Zahlungsabwicklung 9 $ kostet, der Gast einen Direktbuchungsrabatt von 15 $ erhält und die Buchungsmaschine keine variable Gebühr erhebt, beträgt die Nettoeinsparung 30 $. Diese 30 $ können die monatlichen Kosten für die Hotelsoftware und die Buchungsmaschine ausgleichen.

Verwenden Sie den anrechnungsfähigen, provisionspflichtigen Umsatz anstelle des gesamten Rechnungsbetrags des Gastes. Steuern, obligatorische Gebühren und Extras können gemäß der OTA-Vereinbarung des Hotels hinsichtlich der Provision unterschiedlich behandelt werden.

Zählen Sie nur Buchungen, die durch die Buchungsmaschine tatsächlich verlagert wurden

Bei der Zuordnung werden viele ROI-Berechnungen (Return on Investment) oft überbewertet. Eine telefonische Reservierung von einem treuen Firmenkunden wurde möglicherweise schon direkt gebucht, bevor es die Buchungsmaschine gab. Die Verlagerung in einen Online-Checkout verbessert zwar die Betriebsabläufe, vermeidet aber nicht zwangsläufig neue OTA-Provisionen.

Zählen Sie eine Reservierung als Kanalverlagerung, wenn es nachvollziehbare Beweise dafür gibt, dass der Gast ansonsten eine OTA genutzt hätte. Nützliche Indikatoren sind eine frühere OTA-Buchung desselben Gastes, ein über eine Markensuche gekommener Besucher, der eine OTA-Rate vor der Direktbuchung verglichen hat, eine Post-Stay-Kampagne für einen über eine OTA gewonnenen Gast oder ein nachverfolgter Metasearch-Klick, der auf der Hotelwebsite abgeschlossen wurde.

Trennen Sie drei Gruppen voneinander:

• Verlagerte Direktbuchungen: haben wahrscheinlich eine OTA-Reservierung ersetzt und können zu Provisionsersparnissen führen.
• Bestehende direkte Nachfrage: hätte das Hotel wahrscheinlich ohnehin direkt gebucht.
• Zusätzliche Nachfrage: entstand, weil die Buchungsmaschine, das Angebot oder die Kampagne eine Reservierung generiert hat, die sonst möglicherweise nicht existieren würde.

Die bestehende direkte Nachfrage profitiert weiterhin von der Automatisierung und besseren Gästedaten, während die zusätzliche Nachfrage den Deckungsbeitrag erhöht. Beides sollte nicht leichtfertig mit einem OTA-Provisionssatz multipliziert werden.

Ermitteln Sie das Break-Even-Buchungsvolumen

Sobald die Nettoeinsparung pro verlagerter Buchung bekannt ist, berechnen Sie, wie viele Reservierungen direkt erfolgen müssen, um die Softwarekosten zu decken.

Break-Even-verlagerte Buchungen = monatliche Kosten für Hotelsoftware und Buchungsmaschine ÷ Nettoeinsparung pro verlagerter Buchung

Betrachten wir ein Hotel mit 20 Zimmern, das 100 $ pro Monat für ein Hotelsoftware-Paket bezahlt, das eine Buchungsmaschine enthält. Wenn jede nachgewiesene verlagerte Reservierung nach Abzug von Zahlungen, Anreizen und Marketing 30 $ einspart, benötigt das Hotel 3,34 Buchungen, um die Gewinnschwelle zu erreichen. Da eine halbe Buchung unmöglich ist, liegt das operative Ziel bei vier verlagerten Buchungen pro Monat.

Bei vier Buchungen gleichen 120 $ an Netto-Provisionsersparnissen das 100-$-Abonnement aus und es verbleiben 20 $. Bei zehn Buchungen wird der gleiche feste Softwarepreis durch 300 $ an Ersparnissen ausgeglichen, sodass nach Deckung des Abonnements 200 $ übrig bleiben.

Wenn die Buchungsmaschine ein 60-$-Add-on zu einer 100-$-Hotelsoftware ist, legen Sie 160 $ als Kosten zugrunde. Wenn außerdem 2 % des Direktumsatzes berechnet werden, ziehen Sie diese variable Gebühr ab, bevor Sie das Break-Even-Volumen berechnen.

Ein angebundenes Buchungssystem für Hotels sollte die Direktreservierung an die Hotelsoftware senden, die Verfügbarkeit reduzieren und die Buchungsquelle in den Berichten und Analysen anzeigen. Ohne diesen Datenfluss kann das Hotel nicht nachweisen, welche Einsparungen dem Direktkanal zuzuordnen sind.

Sehen Sie, wie die Berechnung die Kosten für Hotelsoftware verändert

Hotels vergleichen Software-Angebote normalerweise als Ausgaben: Eine Hotelsoftware kostet 80 $ pro Monat, eine andere 140 $, und die niedrigere Zahl erscheint günstiger.

Dieser Vergleich ändert sich, wenn das umfassendere Paket eine effektive Buchungsmaschine enthält. Angenommen, die 80-$-Hotelsoftware erfordert eine separate 70-$-Buchungsmaschine, während die 140-$-Hotelsoftware bereits eine enthält. Der erste Stack kostet 150 $ vor Integrations- oder Buchungsgebühren. Die scheinbar teurere Hotelsoftware ist also bereits 10 $ günstiger.

Angenommen, die integrierte Buchungsmaschine hilft dabei, fünf Reservierungen pro Monat zu verlagern, von denen jede 30 $ an Netto-Provisionsersparnissen einbringt. Die effektiven monatlichen Kosten lauten dann:

140 $ Softwarekosten − 150 $ nachgewiesene Nettoeinsparungen = −10 $ effektive Kosten

Das negative Ergebnis bedeutet, dass die gemessene Vertriebseinsparung die Technologiegebühr in diesem Monat um 10 $ übersteigt.

Wenden Sie dieselbe Methode auf jedes Angebot an. Eine günstige Hotelsoftware ohne Direktbuchungsweg kann eine höhere OTA-Provisionsrechnung aufrechterhalten. Eine teure Plattform mit schwacher Website-Konvertierung wird möglicherweise nie genug verlagerte Buchungen generieren, um ihre Gebühr zu rechtfertigen. Funktionen haben nur dann einen wirtschaftlichen Wert, wenn das Hotel sie mit dem tatsächlichen Reservierungsverhalten verknüpfen kann.

Berücksichtigen Sie die Kosten, die bei Behauptungen über Direktbuchungen oft ignoriert werden

Direkt bedeutet nicht kostenlos. Ein glaubwürdiger Business Case umfasst alle wesentlichen Ausgaben, die erforderlich sind, um die Reservierung zu akquirieren und zu bearbeiten.

Zahlungsgebühren sind in der Regel unvermeidbar. Direkte Rabatte oder Vorteile verursachen Kosten, auch wenn sie die Konvertierung verbessern. Bezahlte Suche, E-Mail-Tools, Inhalte und Agentur-Support gehören ebenfalls in die Akquisitionskalkulation.

Rechnen Sie die Arbeitszeit der Mitarbeiter hinzu, wenn die Buchungsmaschine nicht vollständig integriert ist. Das manuelle erneute Eingeben von Reservierungen, das Aktualisieren der Verfügbarkeit, der Abgleich von Zahlungen oder das Korrigieren von Bestätigungs-E-Mails verringert die Ersparnis. Die Integration ist Teil des Finanzmodells, da sie bestimmt, ob ein Direktvolumen zusätzliche Arbeit verursacht.

Prüfen Sie auch, ob die Buchungsmaschine einen Prozentsatz, einen pauschalen monatlichen Aufschlag, eine Gebühr pro Reservierung oder einen Zahlungsaufschlag verlangt. Das Etikett „provisionsfrei“ kann durchaus neben anderen Transaktionsgebühren stehen.

Der saubere Vergleich sind die Netto-Akquisitionskosten pro Kanal, nicht „OTA-Provision gegen null“.

Verfolgen Sie die effektiven Hotelsoftware-Kosten jeden Monat

Nutzen Sie die Berichte und Analysen der Hotelsoftware und Kanäle, um den Zimmerumsatz nach Quelle, Reservierungswert, Aufenthaltsdauer, Stornierungen, Rabatten und Akquisitionskosten zu überwachen. Halten Sie die Formel konsistent, damit Änderungen von Monat zu Monat die Leistung widerspiegeln und nicht auf einer neuen Zuordnungsregel beruhen.

Die monatliche Berechnung lautet:

Effektive Hotelsoftware-Kosten = Gesamtkosten des Hotelsoftware-Stacks − nachgewiesene Nettoeinsparungen durch verlagerte Direktbuchungen

Verfolgen Sie den Direktbuchungsanteil als Kontext, aber stützen Sie sich nicht allein darauf. Ein höherer prozentualer Anteil an Direktbuchungen kann eher aus einer schwachen OTA-Nachfrage resultieren als aus einer stärkeren Direktkonvertierung. Nettoeinsparung, Buchungsvolumen und Gesamtumsatz müssen sich im Einklang bewegen.

Überprüfen Sie dies nach Gästesegment. Wiederkehrende Gäste und Besucher über eine Markensuche erfordern oft geringere Akquisitionsausgaben als Gäste, die über bezahlte Kampagnen erreicht werden.

Der Datenfluss der Hotelsoftware sollte sichtbar sein: Ein Gast bucht auf der Hotelwebsite, die Reservierung geht in der Hotelsoftware ein, die Verfügbarkeit in allen verbundenen Kanälen schließt sich, und die Buchungsquelle sowie der Umsatz erscheinen in den Berichten. Das ist die Beweiskette hinter der Berechnung des Kostenausgleichs.

Verbessern Sie die Ersparnisse, ohne OTAs abzuschneiden

Das Ziel ist nicht, OTAs zu beseitigen. Sie bieten Entdeckungsmöglichkeiten, internationale Reichweite, Nachfrage in schwachen Zeiten und Buchungen von Gästen, die das Hotel möglicherweise nicht kennen.

Setzen Sie die Buchungsmaschine dort ein, wo das Hotel einen effizienten Weg zum Gast hat. Ermutigen Sie wiederkehrende Besucher, über die Hotelwebsite zurückzukehren. Machen Sie es einfach, Traffic aus einer Markensuche zu konvertieren. Bieten Sie einen direkten Vorteil, der weniger kostet als die Provision, die er ersetzt.

Achten Sie auf die Genauigkeit von Preisen und Verfügbarkeit auf beiden Wegen. Eine Direktbuchungsseite, die veraltetes Inventar oder einen verwirrenden Gesamtpreis anzeigt, schickt den Gast zur OTA zurück und verschwendet die Akquisitionskosten.

Behandeln Sie OTAs als bezahlten Vertrieb und die Buchungsmaschine als eigene Konvertierungsinfrastruktur. Der Kanalmix sollte dem Nettodeckungsbeitrag folgen, nicht einem Alles-oder-Nichts-Ziel.

FAQ zu den Kostenersparnissen von Hotelsoftware durch eine Buchungsmaschine

Wie viele Direktbuchungen sind nötig, um eine Hotelsoftware zu bezahlen?

Teilen Sie die gesamten monatlichen Kosten für Hotelsoftware und Buchungsmaschine durch die Nettoeinsparung pro verlagerter Buchung. Wenn der Stack 100 $ kostet und jede verlagerte Buchung nach Abzug der Direktkanalkosten 30 $ einspart, sind vier Buchungen erforderlich, um die Gewinnschwelle zu überschreiten.

Sollten alle Direktbuchungen als OTA-Provisionsersparnis zählen?

Nein. Zählen Sie Provisionsersparnisse nur dann, wenn die Direktreservierung wahrscheinlich eine OTA-Buchung ersetzt hat. Bestehende Telefonbuchungen, Laufkundschaft, Firmenkunden und treue Direktnachfrage können zwar von der Automatisierung profitieren, sollten aber nicht automatisch den Wert einer vermiedenen Provision erhalten.

Welche Kosten sollten von den Einsparungen durch Direktbuchungen abgezogen werden?

Ziehen Sie zusätzliche Kosten für die Zahlungsabwicklung, Direktbuchungsrabatte oder -vorteile, variable Gebühren für die Buchungsmaschine, Marketingausgaben, Websitekosten und zusätzlichen Betriebsaufwand ab. Orientieren Sie sich an der tatsächlichen OTA-Vereinbarung und dem Zahlungsfluss des Hotels.

Ist eine integrierte Buchungsmaschine immer günstiger als ein Add-on?

Nicht automatisch. Vergleichen Sie Gesamtabonnement, Implementierung, Transaktionsgebühren, Konvertierungsleistung, Integrationsqualität und Support. Eine integrierte Buchungsmaschine ist dann von Vorteil, wenn sie eine separate Gebühr überflüssig macht und das Live-Inventar sowie die Berichte und Analysen mit der Hotelsoftware teilt.

Beurteilen Sie die Kosten der Hotelsoftware nach den Vertriebseinsparungen

Eine Hotelsoftware mit einer Buchungsmaschine verändert die Kostengleichung, da ein Teil des Abonnements durch geringere Akquisitionskosten wieder hereingeholt werden kann. Das richtige Maß ist nicht der gesamte Direktumsatz und auch nicht die Brutto-OTA-Provision. Es sind die nachgewiesenen Nettoeinsparungen aus Reservierungen, die sich tatsächlich auf die Hotelwebsite verlagert haben.

Berechnen Sie die gesamten Softwarekosten, die Nettoeinsparung pro verlagerter Buchung und das Break-Even-Volumen. Verfolgen Sie diese Zahlen dann monatlich durch verbundene Reservierungs- und Kanalberichte.

Wenn die Beweislage eindeutig ist, können Hoteleigentümer erkennen, ob die Buchungsmaschine lediglich eine weitere Gebühr verursacht oder die Hotelsoftware in ein kostengünstigeres Vertriebssystem verwandelt.