Expedia-Buchung nicht in Ihrem Hotel-Managementsystem eingegangen? Ein 10-Minuten-Check

Wenn eine Expedia-Buchung nicht in Ihrem Hotel-Managementsystem eingeht, haben der Gast und das Zimmer Vorrang – nicht die technische Übertragungsmethode. Beginnen Sie mit Expedia Partner Central, bestätigen Sie, dass die Reservierung aktiv ist, und führen Sie die folgenden fünf Prüfungen durch.

Dies ist eine erste 10-minütige Prüfung und kein Versprechen, dass jedes Verbindungsproblem innerhalb von 10 Minuten behoben werden kann. Synchronisieren Sie die Buchung während der Untersuchung nicht wiederholt, erstellen Sie nicht mehrere manuelle Reservierungen und bitten Sie den Gast nicht, erneut zu buchen.

Der 10-Minuten-Check für eine fehlende Expedia-Buchung

Minute 0–2: Buchung in Partner Central bestätigen

Melden Sie sich bei Expedia Partner Central an und vergewissern Sie sich, dass Sie das richtige Hotel ausgewählt haben. Suchen Sie anhand der Expedia-Reiseplan- oder Reservierungs-ID nach der Reservierung. Suchen Sie bei Bedarf auch nach Gastname, Aufenthaltsdaten und Buchungsdatum.

Öffnen Sie die Reservierung und bestätigen Sie:

• den aktuellen Status;
• das An- und Abreisedatum;
• die Zimmerkategorie und den Preisplan;
• die Anzahl der Gäste;
• die Zahlungsanweisungen; und
• ob die Reservierung geändert oder storniert wurde.

Expedia beschreibt Partner Central als einen zentralen Ort, an dem Unterkunftspartner Reservierungen verwalten können. Wenn die Buchung dort nicht vorhanden ist, prüfen Sie das Hotel und die Kennung erneut und kontaktieren Sie anschließend den Expedia-Partnersupport über Partner Central. Erstellen Sie keine Reservierung im Hotel-Managementsystem ausschließlich auf Grundlage einer ungeprüften E-Mail oder eines Screenshots des Gastes.

Wenn Partner Central die Reservierung als bestätigt anzeigt, behandeln Sie sie als aktive Buchung, während Sie untersuchen, warum sie im Hotel-Managementsystem fehlt.

Minute 2–4: Zimmer sichern

Prüfen Sie, ob die gebuchte Zimmerkategorie noch verfügbar ist. Wenn die Anreise kurz bevorsteht oder das Hotel nahezu ausgebucht ist, richten Sie gemäß dem Verfahren Ihres Hotels eine dokumentierte vorübergehende Blockierung für das richtige Zimmer oder den gemeinsamen Inventar-Pool ein.

Ergreifen Sie nur eine einzige Eindämmungsmaßnahme. Schließen Sie dasselbe Zimmer nicht separat im Hotel-Managementsystem, im Kanalmanager und in Partner Central, da dadurch zu viel Inventar entfernt werden kann. Dokumentieren Sie, wer die Blockierung eingerichtet hat, warum sie erstellt wurde und wer sie nach Behebung des Vorfalls aufheben wird.

Eskalieren Sie sofort, wenn es sich um eine Anreise am selben Tag, das letzte verfügbare Zimmer, mehrere fehlende Expedia-Reservierungen oder eine Zahlungsfrage handelt, die den Check-in verhindert.

Minute 4–6: Hotel-Managementsystem sorgfältig durchsuchen

Verlassen Sie sich nicht nur auf die Ansicht der heutigen Anreisen. Durchsuchen Sie die vollständige Reservierungsliste anhand der Expedia-Reiseplan- oder Reservierungs-ID, des Nachnamens des Gastes, des An- und Abreisedatums sowie des Buchungsdatums.

Beziehen Sie alle Hotels und Status ein, wenn Ihr Konto mehrere Standorte verwaltet. Prüfen Sie nicht zugewiesene, geänderte, stornierte, archivierte und doppelte Datensätze. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Buchung nicht durch einen Datums-, Hotel-, Quellen- oder Benutzerberechtigungsfilter ausgeblendet wird.

Wenn Sie die Expedia-ID in einem unvollständigen Datensatz finden, erstellen Sie keine zweite Buchung. Speichern Sie den Datensatz und die Fehlerdetails für den Support, damit die bestehende Reservierung korrigiert werden kann.

Minute 6–8: Sichtbare Verbindungswarnungen prüfen

Öffnen Sie den Expedia-Verbindungsbereich in Ihrem Hotel-Managementsystem oder Kanalmanager. Achten Sie nur auf Informationen, die dem Hotelpersonal zur Verfügung stehen. Dazu können eine getrennte oder inaktive Expedia-Verbindung, eine Warnung über eine abgelaufene Autorisierung, ein nicht zugeordnetes Zimmer oder ein nicht zugeordneter Preisplan, ein kürzlich aufgetretener Synchronisierungsfehler oder eine Warnung gehören, die mehrere Reservierungen betrifft.

Erstellen Sie einen Screenshot und notieren Sie Uhrzeit und Zeitzone. Ändern Sie kein aktives Zimmer- oder Preis-Mapping, nur um eine einzelne Reservierung zu erzwingen. Eine falsche Mapping-Änderung kann zukünftige Buchungen und das Inventar beeinträchtigen.

Ein Channel Manager Hotel kann Reservierungen und Verfügbarkeit in einem gemeinsamen operativen Ablauf zusammenführen. Die genauen Warn- und Wiederherstellungsoptionen hängen jedoch vom verwendeten Anbieter und der jeweiligen Verbindung ab.

Minute 8–10: Das richtige Support-Team kontaktieren

Entscheiden Sie anhand des letzten Systems, in dem die Buchung sichtbar ist, wer als Nächstes untersuchen sollte:

• Nicht in Partner Central gefunden: Überprüfen Sie das Hotel und die Kennung und kontaktieren Sie anschließend den Expedia-Partnersupport.
• In Partner Central bestätigt, aber nicht im verbundenen Hotel-Managementsystem/Kanalmanager vorhanden: Kontaktieren Sie zuerst das Support-Team dieses Softwareanbieters.
• Im Kanalmanager sichtbar, aber nicht im Hotel-Managementsystem vorhanden: Kontaktieren Sie den Anbieter des Hotel-Managementsystems und fügen Sie den Datensatz des Kanalmanagers bei.
• Im Hotel-Managementsystem sichtbar, aber nicht unter den Anreisen: Prüfen Sie Daten, Status, Zimmerzuweisung und Filter, bevor Sie einen technischen Fall eröffnen.

Bitten Sie nicht mehrere Anbieter gleichzeitig, die Buchung erneut zu verarbeiten. Übermitteln Sie einem Support-Team einen vollständigen Datensatz, fordern Sie eine Fallnummer an und dokumentieren Sie jede Maßnahme.

Sollten Sie eine manuelle Reservierung im Hotel-Managementsystem erstellen?

Erstellen Sie eine manuelle Reservierung nur, wenn die Expedia-Buchung bestätigt ist, der Gast oder das Inventar unmittelbar gefährdet ist und das genehmigte Verfahren Ihres Hotels einen vorübergehenden Datensatz im Hotel-Managementsystem vorsieht.

Wenn Sie einen solchen Datensatz erstellen, kennzeichnen Sie ihn deutlich als ausstehende Abstimmung der Expedia-Synchronisierung. Fügen Sie die Reiseplan-ID, die Aufenthaltsdaten, das gebuchte Zimmer, den Preis, die Belegung, das Zahlungsmodell und die Support-Fallnummer hinzu. Kopieren Sie keine vollständige Zahlungskartennummer oder andere geschützte Zahlungsdaten in allgemeine Notizen oder ein gewöhnliches Support-Ticket.

Weisen Sie eine Person zur Überwachung des Falls zu. Wenn die verbundene Reservierung eingeht, vergleichen Sie beide Datensätze, bevor Sie etwas löschen, stornieren oder zusammenführen. Andernfalls kann das Hotel doppelte Nachrichten versenden, Zahlungen doppelt einziehen oder das Inventar zweimal reduzieren.

Stornieren Sie die bestätigte Expedia-Reservierung nicht und bitten Sie den Reisenden nicht um eine erneute Buchung, nur weil sie im verbundenen System des Hotels nicht angezeigt wird.

Was Sie prüfen sollten, wenn die Buchung erscheint

Das Auffinden der Reservierung beendet den Vorfall noch nicht. Bevor Sie eine vorübergehende Zimmerblockierung aufheben, bestätigen Sie, dass nur eine operative Reservierung im Hotel-Managementsystem vorhanden ist und dass Reiseplan-ID, Gast, Daten, Zimmer, Preis, Belegung und Status mit Partner Central übereinstimmen. Zahlungsanweisungen sollten nur für autorisiertes Personal sichtbar sein, das Inventar sollte genau einmal reduziert worden sein und der Gast sollte keine doppelten Bestätigungen, Zahlungsaufforderungen oder Zugangsnachrichten erhalten. Bestätigen Sie außerdem, dass zukünftige Änderungen oder Stornierungen dieselbe Reservierung aktualisieren können.

Dokumentieren Sie, wie das Problem gelöst wurde, und schließen Sie den Support-Fall erst, nachdem die vorübergehende Blockierung oder der manuelle Platzhalter abgestimmt wurde.

Informationen für den technischen Support

Das Hotelpersonal kann die Untersuchung beschleunigen, ohne die Integration selbst diagnostizieren zu müssen.

Informationen, die das Hotelpersonal erfassen kann

Fügen Sie einem einzigen Support-Fall Folgendes bei:

• Hotelname und Expedia-Hotel-ID, sofern sichtbar;
• Expedia-Reiseplan- oder Reservierungs-ID;
• Gastname und Aufenthaltsdaten;
• Zeitpunkt der Buchungserstellung oder -änderung einschließlich Zeitzone;
• einen Screenshot, der den Status in Partner Central zeigt;
• einen Screenshot des Suchergebnisses im Hotel-Managementsystem oder der sichtbaren Verbindungswarnung;
• den letzten Zeitpunkt, zu dem eine andere Expedia-Reservierung normal eingegangen ist;
• bereits vorgenommene Blockierungen, manuelle Buchungen, Mapping-Änderungen oder erneute Versuche; und
• ob es sich um eine Anreise am selben Tag, das letzte Zimmer oder mehrere fehlende Buchungen handelt.

Geben Sie keine vollständigen Zahlungskartendaten, Sicherheitscodes, Kontopasswörter oder einmaligen Bestätigungscodes an.

Anzufordernde technische Prüfungen

Ihr Hotel-Managementsystem-, Kanalmanager- oder Expedia-Technikteam muss möglicherweise eine Nachrichten-ID, ein Reservierungsabruf- oder API-Ereignis, eine Übertragungsantwort, eine Import-Warteschlange oder Ablehnung und die Mapping-Ebene für Hotel, Zimmer oder Preis prüfen.

Sie müssen auf diese Elemente weder zugreifen noch sie interpretieren. Bitten Sie das Support-Team, den letzten erfolgreichen Schritt zu ermitteln, den genauen Fehler zu erklären und die sichere Wiederherstellungsmaßnahme für Ihre Verbindung zu bestätigen. Expedia unterstützt unterschiedliche Reservierungstechnologien. Daher lässt sich eine Methode zum erneuten Senden oder Wiederholen, die bei einem Anbieter funktioniert, möglicherweise nicht auf einen anderen übertragen.

So reduzieren Sie das Risiko beim nächsten Mal

Fügen Sie jeder Schicht eine kurze Prüfung zum Abgleich der Reservierungen hinzu. Vergleichen Sie aktuelle Expedia-Reservierungen in Partner Central mit dem Hotel-Managementsystem, insbesondere vor ausgebuchten Nächten sowie nach Verbindungs- oder Mapping-Änderungen.

Halten Sie eine interne Notiz mit Ihrer Expedia-Hotel-ID, der Konto- oder Hotel-ID des Hotel-Managementsystems, den genehmigten Support-Kontakten und dem Verfahren des Hotels für vorübergehende Zimmerblockierungen bereit. Schulen Sie das Personal darin, mehrere fehlende Buchungen als Verbindungsstörung zu eskalieren, anstatt für jede Reservierung einen separaten manuellen Datensatz zu erstellen.

Wenn Sie eine Zimmerkategorie, einen Preisplan, das Hotel-Managementsystem oder den Kanalmanager ändern, klären Sie, wer nach der Änderung bestehende und neue Reservierungen überprüft.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte ich zuerst tun, wenn eine Expedia-Buchung nicht in meinem Hotel-Managementsystem vorhanden ist?

Prüfen Sie das richtige Hotel in Expedia Partner Central. Bestätigen Sie Reservierungsstatus, Reiseplan-ID, Daten, Zimmer und Zahlungsanweisungen, bevor Sie das Inventar ändern oder einen Datensatz im Hotel-Managementsystem erstellen.

Sollte ich eine manuelle Reservierung erstellen?

Nur als genehmigte vorübergehende Maßnahme, wenn die Expedia-Buchung bestätigt ist und der Gast oder das Zimmer unmittelbar gefährdet ist. Kennzeichnen Sie sie für den späteren Abgleich und weisen Sie eine Person zu, die das Duplikatrisiko behebt.

Wen sollte ich kontaktieren: Expedia, meinen Kanalmanager oder den Anbieter meines Hotel-Managementsystems?

Wenn die Reservierung nicht in Partner Central vorhanden ist, kontaktieren Sie Expedia. Wenn sie in Partner Central, aber nicht in Ihrem verbundenen System vorhanden ist, kontaktieren Sie den betreffenden Softwareanbieter. Wenn der Kanalmanager die Buchung enthält, das Hotel-Managementsystem jedoch nicht, kontaktieren Sie den Anbieter des Hotel-Managementsystems.

Können Preise aktualisiert werden, obwohl eine Reservierung fehlt?

Ja. Preise, Verfügbarkeit und Reservierungen können unterschiedliche Verbindungsfunktionen und Prüfungen verwenden. Eine erfolgreiche Preisaktualisierung beweist nicht, dass jede Reservierung das Hotel-Managementsystem erreicht hat.

Woran erkenne ich, dass das Problem behoben ist?

Eine Reservierung im Hotel-Managementsystem stimmt mit Partner Central überein, das Inventar wurde einmal geändert, jede vorübergehende Blockierung oder jeder manuelle Datensatz wurde abgestimmt und spätere Reservierungsaktualisierungen können denselben Datensatz erreichen.

Für Hotelbetreiber ist die sicherste Reihenfolge einfach: Bestätigen Sie die Expedia-Buchung, sichern Sie das Zimmer einmal, durchsuchen Sie das Hotel-Managementsystem, prüfen Sie sichtbare Warnungen und übermitteln Sie dem richtigen Support-Team einen vollständigen Fall.