1. Die Zahlungsanforderung zeigt, was das Hotel angefordert hat; die Transaktion belegt, welcher Betrag eingezogen wurde.
2. Verbuchen Sie die Zahlung genau einmal auf der richtigen Reservierung und prüfen Sie anschließend den noch offenen Betrag des Gastes.
3. Anbietergebühren und Auszahlungen auf das Bankkonto werden separat geprüft und ändern nicht automatisch den für den Gast verbuchten Zahlungsbetrag.
Welche erfolgreiche Transaktion verringert den offenen Betrag dieser Reservierung? Beim Zahlungsabgleich im Zahlungssystem für Hotels muss sich die Antwort durch eine Zahlungsreferenz, den Betrag, die Währung und die Zuordnung zum richtigen Aufenthalt belegen lassen.
Ein versendeter Link ist eine Zahlungsanforderung, kein Zahlungsbeleg. Ein Nachname ist ein Anhaltspunkt, keine Reservierungsreferenz. Gehen Sie das folgende Beispiel durch und nutzen Sie anschließend den passenden Sonderfall für den jeweils fehlenden Nachweis.
Zahlungsabgleich im Zahlungssystem für Hotels: von der Anforderung bis zum offenen Betrag
Nehmen wir eine fiktive Buchung über 600 USD mit der Referenz H2048. Das Hotel fordert eine Anzahlung von 180 USD an. Der Partner des Gastes bezahlt, daher weicht der Name des Karteninhabers vom Namen des Hauptgastes ab. Weitere Kosten oder frühere Zahlungen liegen in diesem Beispiel nicht vor.
Die Zahlungsanforderung erklärt den Zweck
Die gespeicherte Zahlungsanforderung sollte H2048, 180 USD und den Verwendungszweck "Anzahlung für die Reservierung" enthalten. Je nach Zahlungskonfiguration lässt sich ein allgemeiner Link mehrfach verwenden; er ist daher nicht zwangsläufig ein eindeutiger Beleg für einen einzelnen Zahlungseingang.
Wenn sich Reisedaten oder Preis vor der Zahlung geändert haben, vergleichen Sie die Zahlungsanforderung mit der aktuellen Vereinbarung. Ziehen Sie veraltete Anforderungen über das vorgesehene Verfahren zurück oder ersetzen Sie diese. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Buchungsänderung automatisch eine zuvor erstellte Zahlungsseite anpasst.
Die Transaktion belegt den Zahlungseingang
Suchen Sie die einzelne Transaktion anhand des Anforderungsverlaufs, der Referenz, des Zeitpunkts, des Betrags und der Währung. Prüfen Sie den Beherbergungsbetrieb und das Händlerkonto. Kontrollieren Sie den gespeicherten Status: erfolgreich, ausstehend oder fehlgeschlagen. Ein Screenshot des Gastes hilft beim Auffinden eines Zahlungsversuchs, ersetzt aber nicht diesen Statusnachweis.
Eine erfolgreiche Transaktion über 180 USD mit Bezug zu H2048 kann die Zuordnung trotz des abweichenden Namens der zahlenden Person belegen. Prüfen Sie bei Bedarf deren Beziehung zum Gast. Ohne verlässliche Referenz sind bei abweichenden Namen weitere Nachweise erforderlich; eine automatische Zuordnung oder Ablehnung ist dann nicht angemessen.
Die Reservierung zeigt die Auswirkung
Prüfen Sie, ob die Transaktion bereits als Zahlung verbucht wurde. Erfassen Sie die erfolgreich gezahlten 180 USD genau einmal über den freigegebenen Buchungsprozess. Der noch offene Zimmerbetrag sollte 420 USD betragen, weder 600 USD noch null.
Mit integrierten Hotelzahlungen kann der Empfang den Zahlungseingang direkt im Kontext der Reservierung prüfen. Vergleichen Sie in Smart Order die erfasste Zahlung mit dem offenen Betrag des Aufenthalts, bevor Sie eine weitere Erinnerung an die Anzahlung versenden. Entscheidend ist, ob der Gast diesen Betrag noch schuldet, nicht, ob zuvor jemand einen Link versendet hat.
Erkennen Sie, ob eine weitere Zahlungserinnerung noch nötig ist
Vergleichen Sie erfasste Zahlungseingänge mit dem offenen Reservierungsbetrag, bevor Ihr Team dieselbe Anzahlung erneut anfordert.
Die Auszahlung auf das Bankkonto wird separat abgeglichen
Angenommen, die Buchhaltung findet später in der Auszahlungsaufstellung einen dieser Zahlung zugeordneten Betrag von 175 USD sowie eine fiktive Bearbeitungsgebühr von 5 USD. Der Gast hat dennoch 180 USD bezahlt. Verringern Sie den für ihn verbuchten Zahlungsbetrag nicht und fordern Sie keine weiteren 5 USD an, nur damit die Buchung mit dem Bankeingang übereinstimmt.
Eine tatsächliche Auszahlung kann mehrere Buchungen, Erstattungen, Gebühren oder andere Korrekturen zusammenfassen. Ziehen Sie die Aufstellung des Anbieters heran, um ihre Zusammensetzung nachzuvollziehen. Falls eine Währungsumrechnung stattgefunden hat, bewahren Sie die ursprüngliche Zahlungswährung und die erfassten Umrechnungsdetails auf.
Diese Zahlen veranschaulichen die Vorgehensweise; sie sind weder Gebührensätze noch Zusagen zu Auszahlungsfristen. Maßgeblich für die Erklärung der Abrechnung sind die tatsächlichen Aufzeichnungen des Anbieters.
Gehen Sie dem fehlenden Nachweis nach
Keine verlässliche Reservierungsreferenz
Vergleichen Sie den Anforderungsverlauf, den Zeitpunkt, die Währung, den Betrag und die Bestätigung des Gastes. Bei zwei anreisenden Gästen können jeweils 180 USD offen sein. Klären Sie bei Bedarf über einen freigegebenen Weg die Beziehung zwischen der zahlenden Person und dem Gast.
Lässt sich der Aufenthalt weiterhin nicht eindeutig feststellen, lassen Sie den Zahlungseingang für die Prüfung durch die Buchhaltung unzugeordnet. Ordnen Sie ihn nicht einfach einem passenden Nachnamen zu, um einen Bericht zu bereinigen. Dokumentieren Sie die bereits geprüften Nachweise.
Ausstehender Status oder Teilzahlung
Ein ausstehender Zahlungsversuch ist kein erfolgreicher Zahlungseingang. Prüfen Sie seinen Status sowie die Anreise- und Zahlungsrichtlinien des Hotels, bevor Sie einen neuen Versuch starten.
Wenn von der Anzahlung im Beispiel nur 100 USD erfolgreich eingezogen wurden, verbuchen Sie 100 USD. Der insgesamt noch offene Zimmerbetrag beträgt 500 USD, einschließlich des unbezahlten Teils der Anzahlung. Verbuchen Sie die angeforderten 180 USD nicht so, als wären sie eingegangen.
Derselbe Betrag erscheint zweimal
Vergleichen Sie die Transaktionsreferenzen. Dieselbe Referenz in zwei Ansichten kann lediglich zwei Darstellungen eines einzigen Zahlungseingangs bedeuten. Zwei unterschiedliche Referenzen erfolgreicher Transaktionen können auf eine tatsächliche Überzahlung hindeuten; ein zweiter fehlgeschlagener Versuch tut dies nicht.
Setzen Sie weitere Zahlungserinnerungen aus, bis die Buchhaltung den Sachverhalt geklärt hat. Korrigieren Sie einen doppelten Eintrag über das vorgesehene buchhalterische Korrekturverfahren. Bei einem tatsächlich zu viel eingezogenen Betrag prüfen Sie dagegen eine Erstattung. Löschen Sie keine ursprünglichen Nachweise, nur damit die Summen stimmen.
Zahlung erfolgreich, aber im Hotel-Managementsystem weiterhin als unbezahlt angezeigt
Öffnen Sie H2048 in der Reservierungsansicht für den Empfang. Prüfen Sie, ob eine verzögerte Aktualisierung, eine falsche Zahlungsart oder ein einem anderen Aufenthalt zugeordneter Zahlungseingang vorliegt, bevor Sie einen manuellen Eintrag hinzufügen, der später eine automatische Buchung doppeln könnte.
Wenn ein anreisender Gast wartet, geben Sie der diensthabenden Leitung den bestätigten Zahlungseingang und den konkret noch ungeklärten Punkt weiter. Eine veraltete Bildschirmanzeige allein ist kein Grund, einen Betrag zweimal einzuziehen.
Ein Zahlungseingang deckt mehrere Zimmer ab
Holen Sie die freigegebene Aufteilung ein. Ein Zahlungseingang von 300 USD, aufgeteilt in 100 USD und 200 USD, bleibt insgesamt bei 300 USD. Beide Teilbeträge müssen auf dieselbe Zahlung zurückgeführt werden können. Wenn Sie für jedes Zimmer 300 USD verbuchen, erzeugen Sie einen zusätzlichen, nicht vorhandenen Zahlungseingang von 300 USD.
Prüfen Sie anschließend die einzelnen offenen Beträge. Die Gesamtsumme der Gruppe kann stimmen, während ein einzelner Gast zur Zahlung eines Betrags aufgefordert wird, der seinem Aufenthalt bereits zugeordnet wurde.
Klären Sie unzugeordnete Zahlungen, statt nur die Tagessumme abzugleichen
Prüfen Sie ungeklärte Fälle mithilfe von Finanzberichten und Exporten für Hotels. Für jeden Vorgang sollte festgehalten sein, was noch ungeklärt ist: der Aufenthalt, der Zahlungsstatus, der Betrag, ein doppelter Eintrag oder eine Auszahlungsdifferenz. Weisen Sie den nächsten Schritt der Person zu, die diese Frage beantworten kann.
Bei H2048 kann der Empfang die Erinnerungen an die Anzahlung einstellen, sobald die 180 USD bestätigt, genau einmal verbucht und die verbleibenden 420 USD geprüft wurden. Die Buchhaltung untersucht möglicherweise noch die Abrechnung. Führen Sie diese Prüfung fort, ohne eine bereits erfüllte Zahlungsverpflichtung des Gastes erneut als offen zu behandeln.
Dokumentieren Sie die Reservierung, die Transaktionsreferenz, den Betrag, die Währung, die geprüften Nachweise und den nächsten Prüfschritt in den dafür freigegebenen Aufzeichnungen. Vollständige Kartendaten, Sicherheitscodes und aktive Zahlungslinks gehören nicht in allgemeine Schichtprotokolle.
Die Freigabe durch die Leitung bestätigt mehr als eine stimmige Tagessumme. Jeder Zahlungseingang muss dem richtigen Aufenthalt zugeordnet sein, kein Betrag darf doppelt gezählt werden, und für jede verbleibende Differenz muss eine Erklärung oder ein klar definierter nächster Schritt vorliegen.
