1. Ein Hotel-Managementsystem kann installiert und konfiguriert sein, ohne für die Annahme echter Buchungen bereit zu sein – entscheidend ist, ob die Einrichtung anhand der tatsächlich auftretenden Szenarien getestet wurde.
2. Fehler beim Go-live treten vor allem in fünf Bereichen auf: falsches Zimmerinventar, nicht wie vorgesehen hinterlegte Preise, nicht greifende Restriktionen, ungetestete Zahlungseinstellungen und Mitarbeiterkonten mit falschen Zugriffsrechten.
3. Diese Checkliste deckt alle fünf Bereiche mit insgesamt 30 überprüfbaren Punkten ab – jeder davon bezieht sich auf einen konkreten Fehler, der sich auf Gäste auswirkt, wenn er nicht vor der Freigabe des Kalenders erkannt wird.
4. Arbeiten Sie die vollständige Liste einmal vor der ersten echten Buchung durch, nicht erst danach.
Warum Hotels mit Fehlern live gehen
Die Schritte zur Einrichtung eines neuen Hotel-Managementsystems sind eindeutig: Zimmertypen anlegen, Preise eingeben, Vertriebskanäle anbinden und Mitarbeiter hinzufügen. Die meisten Hotels führen all diese Schritte aus. Das Problem: Einen Schritt abzuschließen und ihn zu überprüfen, ist nicht dasselbe.
Ein falsch eingegebener Preis fällt erst auf, wenn ein Gast zum falschen Preis bucht. Eine scheinbar aktive Kanalanbindung, die die Verfügbarkeit nicht synchronisiert, fällt erst bei einer Doppelbuchung auf. Ein Mitarbeiterkonto mit zu weitreichenden Berechtigungen fällt erst auf, wenn jemand einen Preis ändert, den er nicht bearbeiten durfte.
Die folgende Checkliste dient der Überprüfung und ist keine Einrichtungsanleitung. Jeder Punkt setzt voraus, dass die Konfiguration bereits abgeschlossen ist, und prüft, ob sie zum richtigen Ergebnis führt.
Zimmertypen und Inventar (Prüfungen 1–6)
1. Jeder Zimmertyp entspricht den tatsächlich vorhandenen Zimmern. Namen, Anzahl und Beschreibungen im Hotel-Managementsystem entsprechen den tatsächlich im Hotel vorhandenen Zimmern. Ein Zimmertyp mit der Bezeichnung „Doppelzimmer mit Meerblick“ sollte allen Doppelzimmern mit Meerblick zugeordnet sein – nicht mehr und nicht weniger.
2. Die Zimmeranzahlen sind korrekt und verhindern Überbuchungen. Die im System hinterlegte Kapazität jedes Zimmertyps entspricht der tatsächlichen Anzahl verfügbarer Einheiten. Legen Sie eine Testbuchung an, die einen Zimmertyp vollständig auslastet, und prüfen Sie, ob das System für diese Daten weitere Buchungen dieses Typs blockiert.
3. Nicht betriebsbereite Zimmer sind gesperrt. Alle Zimmer, die gewartet oder renoviert werden beziehungsweise aus anderen Gründen nicht verfügbar sind, erhalten den Status „Wartung“ und werden aus dem verkaufbaren Inventar entfernt. Prüfen Sie, ob die Sperre auf allen angebundenen Kanälen erscheint.
4. Die Zimmerausstattung ist korrekt gekennzeichnet. Funktionen beziehungsweise Merkmale, nach denen Gäste filtern können – barrierefrei, Erdgeschoss, Kingsize-Bett, Balkon – sind den richtigen Zimmertypen zugeordnet. Wer nach „barrierefrei“ filtert, sollte ausschließlich Zimmer sehen, die diese Anforderung tatsächlich erfüllen.
5. Die maximale Belegung ist für jeden Zimmertyp festgelegt. Das System setzt für jeden Zimmertyp eine Obergrenze für die Gästezahl durch. Ein für zwei Gäste angebotenes Zimmer darf nicht für fünf Personen buchbar sein.
6. Die den einzelnen Zimmertypen zugeordneten Fotos sind aktuell. Die Bilder, die bei Direktbuchungen und in OTA-Angeboten erscheinen, zeigen den aktuellen Zustand des Zimmers – nicht den Stand aus der Renovierungsphase.
Preise und Preisgestaltung (Prüfungen 7–12)
7. Ein Basispreis deckt den gesamten Zeitraum von 90 Tagen ab. Für jeden Zimmertyp ist für jedes Datum der kommenden drei Monate ein Preis konfiguriert. Lücken führen an nicht abgedeckten Daten zu Fehlern oder Buchungen mit einem Preis von null.
8. Wochenendpreise sind gegebenenfalls separat festgelegt. Wenn das Hotel für Freitag und Samstag andere Preise als an Werktagen verwendet, prüfen Sie, ob der Preisunterschied an den richtigen Tagen greift und nicht versehentlich auf angrenzende Daten übertragen wird.
9. Preise für Hochsaison- und Veranstaltungstermine sind hinterlegt. Für bekannte Termine mit hoher Nachfrage – Feiertage, lokale Veranstaltungen und Schulferien – sind Preise hinterlegt, die der tatsächlichen Nachfrage entsprechen, anstatt lediglich den standardmäßigen Basispreis zu verwenden.
10. Preisuntergrenzen sind festgelegt. Kein Zimmertyp kann zu einem Preis unterhalb der Kostengrenze des Hotels gebucht werden. Prüfen Sie, ob weder automatisierte Tools noch manuelle Überschreibungen die Preise unter den festgelegten Mindestpreis senken können.
11. Die Preise auf OTA-Kanälen sind nach Berücksichtigung der Provision korrekt. Wenn das Hotel Nettopreise einstellt, prüfen Sie, ob der Aufschlag nach Hinzurechnung der Plattformprovision den vorgesehenen Endpreis für Gäste ergibt. Wenn Bruttopreise eingestellt werden, vergewissern Sie sich, dass die OTA-Provision nicht zusätzlich aufgeschlagen wird.
12. Eine direkte Testbuchung zeigt den korrekten Gesamtbetrag an. Nehmen Sie über den Direktbuchungslink oder das Buchungs-Widget eine Testreservierung vor und prüfen Sie vor dem Zahlungsschritt, ob der angezeigte Gesamtbetrag – Preis zuzüglich Steuern und etwaiger Gebühren – dem vorgesehenen Betrag entspricht.
Prüfen Sie Preise, Inventar und Kanalsynchronisierung vor Ihrer ersten echten Buchung
Die Einrichtungscheckliste von Smart Order führt Hotelbetreiber durch die Konfiguration von Preisen, Kanalanbindungen und Mitarbeiterberechtigungen – damit der Go-live auf einer überprüften Betriebsbereitschaft und nicht auf einer Annahme beruht.
Restriktionen (Prüfungen 13–16)
13. Mindestaufenthaltsdauer für Spitzenzeiten ist hinterlegt. Ein Feiertagswochenende mit einer Mindestaufenthaltsdauer von 3 Nächten darf nicht für nur eine Nacht buchbar sein. Testen Sie dies: Versuchen Sie, an einem entsprechend beschränkten Datum eine Buchung für 1 Nacht vorzunehmen, und prüfen Sie, ob das System sie blockiert.
14. Für alle Vertriebskanäle sind die Schließtage gesperrt. Daten, an denen das Hotel keine neuen Reservierungen annimmt, sind im Hotel-Managementsystem gesperrt, und diese Sperre wird auf jedem angebundenen OTA-Kanal angezeigt – nicht nur im Direktbuchungskalender.
15. Restriktionen für An- und Abreisetage sind aktiv. Wenn das Hotel beispielsweise im Sommer freitags keinen Check-in zulässt, ist diese Restriktion im System konfiguriert und wurde durch den Versuch einer Buchung für den gesperrten Anreisetag getestet.
16. Das Zeitfenster für kurzfristige Buchungen ist definiert. Im System ist festgelegt, bis zu welchem Zeitpunkt vor der Anreise neue Buchungen angenommen werden – ob am selben Tag, bis 24 Stunden oder bis 48 Stunden vorher – und diese Einstellung gilt einheitlich für Direkt- und Kanalbuchungen.
Zahlungs- und Stornierungsbedingungen (Prüfungen 17–21)
17. Höhe und Fälligkeit der Anzahlung sind für Direktbuchungen konfiguriert. Der Prozentsatz oder Festbetrag der Anzahlung sowie der Zeitpunkt ihrer Einziehung – bei der Buchungsbestätigung oder 48 Stunden danach – sind festgelegt und werden automatisch auf jede neue Direktreservierung angewendet.
18. Die Stornierungsfrist ist definiert und getestet. Es ist konfiguriert, ab wie vielen Tagen vor der Anreise bei einer Stornierung die Anzahlung verfällt. Testen Sie dies: Stornieren Sie innerhalb der Frist und prüfen Sie, ob die Anzahlung einbehalten wird; stornieren Sie außerhalb der Frist und prüfen Sie, ob sie erstattungsfähig ist.
19. Die Regeln für No-show-Gebühren sind hinterlegt. Die Gebühr, die anfällt, wenn ein Gast nicht anreist und nicht fristgerecht storniert hat, ist konfiguriert und mit der hinterlegten Zahlungsmethode verknüpft.
20. Die Verbindung zum Zahlungsdienstleister wurde mit einer echten Transaktion getestet. Über den angebundenen Zahlungsdienstleister wurde eine Testzahlung verarbeitet und anschließend storniert. Solange über eine Zahlungsintegration keine echte Transaktion verarbeitet wurde, gilt ihre Funktionsfähigkeit nicht als bestätigt.
21. Die bei der Buchung angezeigten Stornierungsbedingungen entsprechen den konfigurierten Bedingungen. Der Text, den Gäste bei der Buchung lesen – auf der Bestätigungsseite und in der Bestätigungs-E-Mail – entspricht genau den Regeln, die das System tatsächlich anwendet.
Mitarbeiterrollen und Berechtigungen (Prüfungen 22–25)
22. Jeder Mitarbeiter verfügt über ein aktives Konto. Jede Person, die das Hotel-Managementsystem vor oder am Tag des Go-live nutzen wird, hat sich angemeldet und bestätigt, dass ihre Zugangsdaten funktionieren.
23. Die Berechtigungen des Empfangs sind korrekt eingegrenzt. Empfangsmitarbeiter können Reservierungen einsehen, Check-ins und Check-outs durchführen und Zahlungen abwickeln – sie können jedoch keine Preise ändern, nicht auf die vollständigen Berichte zugreifen und keine Systemeinstellungen bearbeiten.
24. Housekeeping-Konten sind auf den Zimmerstatus beschränkt. Housekeeping-Mitarbeiter können ausschließlich den Zimmerstatus aktualisieren (Ausgecheckt – Reinigung – Kontrolle – Bezugsfertig – Wartung). Sie sehen weder Zahlungsdaten der Gäste noch finanzielle Details zu Reservierungen.
25. Die Konten von Management und Eigentümern bilden die korrekte Zugriffshierarchie ab. Das Managementkonto hat Zugriff auf Berichte und Einstellungen. Das Eigentümerkonto verfügt über sämtliche Berechtigungen. Kein Mitarbeiterkonto besitzt mehr Zugriffsrechte, als für seine Rolle erforderlich sind.
Kanalanbindungen und Nachrichten (Prüfungen 26–30)
26. Jede OTA-Kanalanbindung wurde mit einer echten Buchung getestet. Legen Sie eine Testreservierung auf Booking.com oder Airbnb an und prüfen Sie, ob sie innerhalb von zwei Minuten im Hotel-Managementsystem erscheint. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Verbindung funktioniert, nur weil auf dem Einrichtungsbildschirm „Verbunden“ angezeigt wird.
27. Verfügbarkeitssperren werden mit allen angebundenen Kanälen synchronisiert. Sperren Sie im Hotel-Managementsystem ein Zimmer für ein bestimmtes Datum und prüfen Sie, ob die Sperre auf jedem angebundenen OTA-Kanal erscheint. Heben Sie die Sperre anschließend auf und prüfen Sie, ob die Verfügbarkeit auf allen Kanälen wiederhergestellt wird.
28. Der Direktbuchungslink oder das Buchungs-Widget zeigt die korrekte Verfügbarkeit an. Öffnen Sie die Direktbuchungsseite aus der Sicht eines Gastes und prüfen Sie, ob die angezeigte Verfügbarkeit mit dem Kalender des Hotel-Managementsystems übereinstimmt – einschließlich aller Sperren und Restriktionen.
29. Der Inhalt der Bestätigungsnachricht ist korrekt. Die Buchungsbestätigungs-E-Mail enthält die korrekte Hoteladresse, das Zeitfenster für den Check-in und eine erreichbare Telefonnummer. Senden Sie eine Testbestätigung an die Adresse eines Mitarbeiters und prüfen Sie jedes Feld.
30. Der Versandzeitpunkt der Nachricht vor der Anreise berücksichtigt alle Reservierungsarten. Die Erinnerung 72 Stunden vor der Anreise wird automatisch für Reservierungen aus jeder Quelle versendet – auch für OTA-Buchungen und nicht nur für Direktreservierungen. Prüfen Sie dies im Nachrichtenplan einer OTA-Testreservierung.
Geben Sie Ihren Kalender mit Gewissheit frei, nicht auf Grundlage von Annahmen
Smart Order verbindet Zimmerinventar, OTA-Kanäle, Zahlungseinstellungen und automatisierte Gästenachrichten in einem System – dadurch beziehen sich die 30 Prüfungen dieser Liste auf eine einzige Konfiguration statt auf fünf separate Tools.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte ich vor dem Go-live mit einem neuen Hotel-Managementsystem prüfen??
Die fünf Bereiche, in denen beim Go-live am ehesten Fehler auftreten, sind Zimmerbestand und Zimmeranzahl, Ratenkonfiguration, Buchungsbeschränkungen, Einstellungen für Zahlungs- und Stornierungsbedingungen sowie die Berechtigungen der Mitarbeiterkonten. Jede Kategorie umfasst konkrete Punkte, die vor der ersten echten Buchung getestet werden können – denn die Einrichtung abzuschließen ist nicht dasselbe wie zu bestätigen, dass alles korrekt funktioniert.
Wie teste ich die Anbindungen an OTA-Kanäle in einer Hotelsoftware?
Nehmen Sie auf der OTA-Plattform eine Testreservierung vor und prüfen Sie, ob sie innerhalb von zwei Minuten im PMS erscheint. Sperren Sie anschließend im PMS ein Zimmer für ein bestimmtes Datum und prüfen Sie, ob die Sperre im OTA-Kalender angezeigt wird. Beide Tests sind notwendig: Eine Verbindung, die eingehende Buchungen synchronisiert, überträgt Aktualisierungen der Verfügbarkeit möglicherweise nicht korrekt nach außen; umgekehrt empfängt eine Verbindung, die Sperren übermittelt, eingehende Reservierungen möglicherweise nicht korrekt.
Welche Berechtigungen sollten Empfangsmitarbeiter in einer Hotelsoftware haben?
Konten von Empfangsmitarbeitern sollten das Anzeigen und Bearbeiten von Reservierungen, die Durchführung von Check-ins und Check-outs, die Abwicklung von Gästezahlungen sowie das Hinzufügen von Notizen zu Reservierungsdatensätzen ermöglichen. Sie sollten keinen Zugriff auf die Ratenkonfiguration, systemweite Einstellungen, die vollständige Finanzberichterstattung oder die Verwaltung anderer Mitarbeiterkonten haben. Die Beschränkung des Zugriffs am Empfang auf operative Aufgaben verhindert versehentliche Ratenänderungen und begrenzt die Auswirkungen von Sicherheitsproblemen im Zusammenhang mit Zugangsdaten.
Wie überprüfe ich, ob die Stornierungsbedingungen in einem PMS korrekt eingerichtet sind?
Testen Sie beide Fälle: Stornieren Sie eine Reservierung außerhalb der in den Bedingungen festgelegten Frist, um zu bestätigen, dass die Anzahlung zurückerstattet wird; stornieren Sie innerhalb dieser Frist, um zu bestätigen, dass sie einbehalten wird. Vergleichen Sie außerdem den Text der Stornierungsbedingungen, der dem Gast während der Buchung angezeigt wird, mit dem tatsächlichen Systemverhalten – beide sollten dieselben Bedingungen wiedergeben.
Wann ist eine Hotelsoftware bereit für den Go-live?
Ein PMS ist bereit für den Go-live, wenn jeder Punkt einer Checkliste vor der Inbetriebnahme durch Tests überprüft und nicht lediglich konfiguriert wurde. Dazu gehören eine Ratenprüfung für den gesamten Zeitraum von 90 Tagen, eine echte Testbuchung über jeden Kanal, eine erfolgreich bestätigte Zahlungstransaktion, aktive und korrekt berechtigte Konten für alle Mitarbeiter sowie auf korrekte Inhalte geprüfte automatisierte Nachrichten. Konfiguration und Überprüfung sind separate Schritte – der Go-live erfolgt nach der Überprüfung, nicht nach der Konfiguration.
