1. Einrichtungsgebühren für ein Hotel-Managementsystem sind einmalige Kosten für Konfiguration, Migration, Integrationen, Schulungen, Tests oder Unterstützung beim Go-live.
2. Eine angebotene Gebühr umfasst möglicherweise keine Zahlungshardware, individuellen Verbindungen, Datenbereinigung, Reisen oder zusätzliche Schulungen.
3. Vergleichen Sie die vollständigen Kosten des ersten Jahres statt nur die Einrichtungsposition oder das monatliche Abonnement.
4. Smart Order erhebt keine Einrichtungsgebühr. Hotels können mit einer Software-Einrichtung zum Preis von 0 $ starten und gleichzeitig Zimmer, Preise, Richtlinien, Nutzer und Kanalzuordnungen korrekt vorbereiten.
Einrichtungsgebühren für ein Hotel-Managementsystem können aus einem günstigen monatlichen Angebot eine deutlich höhere erste Rechnung machen. Kleine Hotels müssen wissen, was die Gebühr abdeckt, was in ihrer eigenen Verantwortung bleibt und welche Startkosten an anderer Stelle im Angebot auftauchen können.
Eine Einrichtungsgebühr kann sinnvoll sein, wenn sie umfangreiche Migrations- und Implementierungsarbeiten abdeckt. Schwer bewertbar wird sie, wenn der Leistungsumfang unklar ist. Smart Order verfolgt einen anderen Ansatz: Es gibt keine Einrichtungsgebühr, sodass Hotels ohne einmalige Software-Implementierungskosten starten können.
Was sind Einrichtungsgebühren für ein Hotel-Managementsystem?
Eine Einrichtungsgebühr für ein Hotel Property Management System (Hotel-Managementsystem) ist eine einmalige Gebühr, die mit der Vorbereitung der Software für den Live-Betrieb verbunden ist. Sie kann auch als Implementierungs-, Onboarding-, Aktivierungs-, Installations-, Bereitstellungs- oder Professional-Services-Gebühr bezeichnet werden.
Wichtiger als der Name ist der Leistungsumfang. Eine Aktivierungsgebühr von 0 $ bedeutet wenig, wenn das Hotel Datenmigration, OTA-Verbindungen, Mitarbeiterschulungen und die Installation der Buchungsmaschine separat bezahlen muss.
Die Einrichtungsarbeiten finden normalerweise zwischen Vertragsunterzeichnung und Go-live statt. Dabei wird aus einem leeren Konto ein System, das die Zimmer, Zimmerpreise, Steuern, Richtlinien, Reservierungen, Mitarbeiterrechte und verbundenen Vertriebskanäle des Hotels abbildet.
Was eine Einrichtungsgebühr für ein Hotel-Managementsystem abdecken kann
Es gibt kein universelles Einrichtungspaket. Ein Anbieter kann ein geführtes Onboarding im Abonnement einschließen, während ein anderer dieselbe Leistung als verpflichtendes Implementierungsprojekt verkauft.
Lassen Sie sich den Leistungsumfang schriftlich geben. Wenn eine erforderliche Aufgabe fehlt, klären Sie, wer sie übernimmt und ob eine weitere Rechnung folgt. „Integration verfügbar“ bedeutet nicht automatisch, dass Verbindung, Konfiguration, Tests und Support enthalten sind.
Ein kleines Hotel benötigt oft weniger individuelle Anpassungen als ein Resort, braucht aber trotzdem eine korrekte Konfiguration. Smart Order schafft die Einrichtungsgebühr ab und hält den Einrichtungsprozess gleichzeitig fokussiert auf die Informationen, die für den Live-Betrieb nötig sind.
Starten Sie Ihr Hotel-Managementsystem ohne Einrichtungsgebühr
Richten Sie Ihre Unterkunft in Smart Order ohne einmalige Software-Einrichtungsgebühr ein und verbinden Sie anschließend die operativen Tools, die Ihr Hotel benötigt.
Kosten, die außerhalb der Einrichtungsgebühr liegen können
Ein Angebot kann einen einzigen Implementierungspreis ausweisen und dabei wichtige Startkosten ausklammern. Prüfen Sie Softwareangebot, Zahlungsvereinbarung, Integrationsplan, Hardwareliste und internen Arbeitsaufwand im Zusammenhang.
Hardware
Cloudbasierte Hotel-Managementsystem-Software läuft im Browser, aber ein Hotel kann dennoch Computer, Tablets, Belegdrucker, Schlüsselkarten-Encoder, Scanner oder Zahlungsterminals benötigen. Fragen Sie, ob vorhandene Geräte kompatibel sind und ob für die Installation ein Drittanbieter erforderlich ist.
Integrationen von Drittanbietern
Zahlungsgateways, Kassensysteme, Türschlösser, Buchhaltungstools, Revenue-Management-Systeme und Gäste-Apps können separate Aktivierungs- oder Monatsgebühren haben. Klären Sie den Konnektor, den verantwortlichen Anbieter, die Einmalkosten, die laufenden Kosten und wer den Support übernimmt.
Datenvorbereitung
Die Migration kann enthalten sein, die Bereinigung jedoch nicht. Doppelte Profile, uneinheitliche Zimmernamen, abgelaufene Preispläne und unvollständige Reservierungen kosten Mitarbeitende Zeit bei der Korrektur. Weisen Sie die Verantwortung zu und planen Sie diese Stunden im Budget ein, statt interne Arbeit als kostenlos zu behandeln.
Zusätzliche Schulungen oder Reisen
Ein Paket kann Remote-Schulungen für Manager enthalten, aber zusätzliche Sitzungen, neue Mitarbeitende, Vor-Ort-Besuche, Reisen oder Support außerhalb der Geschäftszeiten zum Start extra berechnen. Klären Sie Zielgruppe, Format, Dauer, Aufzeichnungen und das Supportfenster nach dem Start.
Wie viel sollte ein kleines Hotel vor dem Start budgetieren?
Es gibt keinen einzigen verlässlichen Durchschnittswert für jede Unterkunft. Ein Hotel mit 10 Zimmern, das ohne historische Daten eröffnet, hat eine andere Implementierung als eine Unterkunft mit 60 Zimmern, die aktive Reservierungen, Salden, Integrationen und Betriebsregeln migriert.
Planen Sie das Startbudget in vier Teilen: Anbietergebühren, Drittanbietergebühren, Hardware und interner Arbeitsaufwand. Der richtige Vergleich ist nicht einfach „Anbieter A hat eine Gebühr von 0 $, während Anbieter B 1.000 $ berechnet.“ Sondern: „Was kostet jede Option von der Vertragsunterzeichnung bis zum stabilen Live-Betrieb?“
Warum manche Anbieter von Hotel-Managementsystemen Implementierungsgebühren berechnen
Einrichtungsgebühren sind nicht automatisch versteckt oder unfair. Ein komplexes Hotel kann einen Projektmanager, Konfigurationsworkshops, Mapping historischer Daten, Integrationskoordination, mehrere Schulungsgruppen und einen begleiteten Umstieg benötigen.
Eine einmalige Berechnung dieser Leistungen kann klarer sein, als das Abonnement für jeden Kunden zu erhöhen. Entscheidend ist die Verhältnismäßigkeit: Ein kleines Hotel sollte nicht für ein Enterprise-Implementierungsmodell zahlen, wenn es nur unkomplizierte Zimmer, Zimmerpreise, Nutzer, OTA-Zuordnungen und Schulungen benötigt.
Fragen Sie, ob die Einrichtung verpflichtend ist oder ob das Hotel zwischen Self-Service, geführtem Remote-Onboarding oder einer betreuten Implementierung wählen kann. Klären Sie auch, ob eine günstigere Option den Zugang zum Support verändert oder das Hotel für Tests verantwortlich macht.
Keine Einrichtungsgebühr bedeutet nicht keine Einrichtungsarbeit
Smart Order erhebt keine Einrichtungsgebühr, aber die Unterkunft benötigt dennoch eine korrekte betriebliche Grundlage. Kein Hotel-Managementsystem kann Zimmerkategorien, Steuerregeln, Stornierungsrichtlinien oder erkennen, welche Mitarbeitenden Zugriff auf Zahlungen haben sollen.
Bereiten Sie vor dem Start Folgendes vor:
- Eine finale Zimmer- und Zimmertypenliste mit einheitlichen Bezeichnungen
- Preispläne, Belegungsregeln, Steuern, Gebühren, Anzahlungen und Stornierungsrichtlinien
- Zukünftige Reservierungen und Salden, die am ersten Tag erforderlich sind
- Mitarbeitende, Rollen und Zugriffsrechte
- OTA-Unterkunfts-IDs sowie geplante Zimmer- und Preiszuordnungen
- Anforderungen an Zahlungen, Rechnungen, Bestätigungen und Berichte
Die Aufgabe des Hotels besteht darin, betriebliche Entscheidungen zu treffen und das Ergebnis zu prüfen. Die Aufgabe der Software besteht darin, diese Entscheidungen zu speichern und Reservierungsinformationen durch den richtigen Workflow zu führen.
Wenn das Hotel über mehrere OTAs verkauft, sollte der Kanalmanager in denselben Startplan aufgenommen werden. Zimmertypen, Preispläne, Restriktionen, Verfügbarkeit und Reservierungen müssen korrekt zugeordnet sein, bevor der Vertrieb live geht.
Ein praxisnaher Startplan für ein kleines Hotel mit Hotel-Managementsystem
Ein übereilter Übergang von der Kontoerstellung zu aktiven OTA-Verbindungen erhöht das Risiko falscher Verfügbarkeiten oder Preise. Auch ein einfacher Start sollte fünf kontrollierte Phasen durchlaufen.
1. Workflows für den ersten Tag definieren
Legen Sie fest, welche Aufgaben sofort ins Hotel-Managementsystem übernommen werden. Klären Sie Verantwortlichkeiten am Empfang, Buchungsquellen, Zahlungsabwicklung, Housekeeping-Updates und die wichtigsten Berichte. Vermeiden Sie es, alle optionalen Module gleichzeitig zu aktivieren.
2. Die Unterkunft aufbauen
Geben Sie Zimmer, Zimmertypen, Belegung, Steuern, Gebühren, Richtlinien, Preispläne und Nutzer ein. Verwenden Sie einheitliche Bezeichnungen, da diese Struktur auch in Berichten, Buchungswegen und Kanalzuordnungen erscheint.
3. Aktive Reservierungen übertragen
Importieren oder erfassen Sie zukünftige Buchungen, die nach dem Umstieg benötigt werden. Stimmen Sie Daten, Zimmertyp, Gast, Buchungsquelle, Zahlungsstatus, Gesamtwert und betriebliche Hinweise ab.
4. Verbinden und testen
Verbinden Sie die erforderlichen Systeme nacheinander. Testen Sie Reservierungen, Änderungen, Stornierungen, Zahlungen, Rückerstattungen, Check-ins und Check-outs. Prüfen Sie, was Gäste erhalten und was Mitarbeitende sehen.
5. Live gehen und prüfen
Wählen Sie ein kontrolliertes Umstellungsfenster. Prüfen Sie in den ersten Tagen neue Reservierungen, Salden, Zimmerverfügbarkeit, Preisübermittlung und Tagesabschlussberichte besonders genau.
Smart Order bringt Reservierungen und Verfügbarkeit in demselben cloudbasierten Hotel-Managementsystem zusammen, sodass ein kleines Team den Live-Betrieb prüfen kann, ohne zuvor eine separate Implementierungsgebühr zahlen zu müssen.
Bereiten Sie Ihren Start mit dem Hotel-Managementsystem ohne Einrichtungsgebühr vor
Erstellen Sie Ihr Smart-Order-Konto, konfigurieren Sie den Unterkunfts-Workflow und testen Sie Reservierungen, ohne das Budget durch eine einmalige Einrichtungsgebühr zu belasten.
Vergleichen Sie die Kosten des ersten Jahres für das Hotel-Managementsystem, nicht nur die Einrichtung
Eine kostenlose Einrichtungsposition kann dennoch zu hohen Gesamtkosten führen, etwa durch verpflichtende Module, Gebühren pro Nutzer, Integrationskosten, Aufschläge bei Zahlungen oder einen langen Vertrag.
Verwenden Sie diese Formel:
**Kosten des Hotel-Managementsystems im ersten Jahr = Einrichtung und Migration + 12 Monate Abonnements + erforderliche Integrationen + feste Zahlungsgebühren + Hardware + Schulung + interner Arbeitsaufwand für den Start**
Zum Beispiel hat Angebot A eine Einrichtungsgebühr von 0 $ und kostet 180 $ pro Monat. Angebot B berechnet 900 $ für die Einrichtung und 120 $ pro Monat. Vor weiteren Kosten liegt Angebot A im ersten Jahr bei insgesamt 2.160 $, während Angebot B auf 2.340 $ kommt.
Im zweiten Jahr kehrt sich der Vergleich um, wenn sich nichts ändert: Angebot A bleibt bei 2.160 $, während Angebot B auf 1.440 $ sinkt. Vergleichen Sie sowohl die Kosten des ersten Jahres als auch die laufenden jährlichen Kosten im Regelbetrieb.
Nutzen Sie die Seite Berichte und Analysen, um festzustellen, welche operativen und umsatzbezogenen Ansichten das Hotel benötigt. Günstigere Software kann teure manuelle Arbeit verursachen, wenn sich benötigte Informationen nur schwer abrufen lassen.
Fragen, die Sie vor der Annahme eines Einrichtungsangebots stellen sollten
Stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen auf Basis des genauen Tarifs und der konkreten Unterkunft:
- Ist irgendeine Einrichtungs-, Aktivierungs-, Onboarding- oder Implementierungsgebühr verpflichtend?
- Welche Konfigurationsaufgaben sind enthalten, und wer führt sie aus?
- Welche Buchungen, Salden, Gästedatensätze und Historien werden migriert?
- Welche OTA-, Zahlungs-, Buchhaltungs-, Schloss- und sonstigen Verbindungen sind enthalten?
- Umfasst die Gebühr die Installation und das Testen der Buchungsmaschine?
- Wie viele Schulungssitzungen und Mitarbeitende sind abgedeckt?
- Sind Hardware, Reisen, individuelle Arbeiten und Kosten von Drittanbietern ausgeschlossen?
- Welcher Support ist in der ersten Woche nach dem Go-live enthalten?
Fordern Sie eine schriftliche Tabelle an, die enthaltene Leistungen, Ausschlüsse, Verantwortliche, Lieferdatum und Preis zeigt. Das erleichtert den Vergleich konkurrierender Angebote und reduziert Streitigkeiten beim Start.
FAQ zu Einrichtungsgebühren für Hotel-Managementsysteme
Berechnen alle Anbieter von Hotel-Managementsystemen eine Einrichtungsgebühr?
Nein. Manche berechnen verpflichtende Implementierungsgebühren, manche bieten optionale Einrichtungspakete an und andere schließen Onboarding oder Self-Service-Einrichtung ein. Smart Order erhebt keine Einrichtungsgebühr.
Ist die Datenmigration normalerweise enthalten?
Das hängt vom Anbieter und von den Daten ab. Zukünftige Reservierungen können enthalten sein, während historische Transaktionen, Anhänge oder Datenbereinigung extra kosten. Klären Sie Felder, Datumsbereich, Format und Verifizierung.
Kann ein Hotel eine Einrichtungsgebühr verhandeln?
Manchmal. Die Gebühr kann bei einem einfacheren Leistungsumfang, Remote-Onboarding, Self-Service-Konfiguration oder begrenzter Migration sinken. Entfernen Sie jedoch nicht notwendige Tests oder Schulungen nur, um die erste Rechnung zu reduzieren.
Sind OTA-Verbindungen Teil der Einrichtung?
Sie können es sein, aber verlassen Sie sich nie darauf. Klären Sie unterstützte Kanäle, die Verantwortung für die Zuordnung, Tests sowie etwaige einmalige oder wiederkehrende Verbindungsgebühren.
Ist ein Hotel-Managementsystem ohne Einrichtungsgebühr immer günstiger?
Nicht automatisch. Es senkt die anfänglichen Softwarekosten, aber das Hotel muss dennoch Abonnements, Module, Integrationen, Zahlungskosten, Hardware, Vertragsbedingungen und internen Aufwand vergleichen.
