Von der Tabelle zur Hotelsoftware: So bereinigen Sie Ihre Daten vor dem Import

Warum Importe bereits vor dem Start scheitern

Ein Datenimport klingt verlockend einfach und scheint nur aus einem Schritt zu bestehen: Tabelle exportieren, in das Hotel-Managementsystem hochladen, fertig. In der Praxis ist der Import jedoch zunächst eine Frage der Formatierung und Vollständigkeit, bevor er zu einer technischen Aufgabe wird.

Eine Hotelsoftware benötigt Daten in festgelegten Strukturen: Ein Gästedatensatz braucht einen Vor- und Nachnamen sowie mindestens eine Kontaktangabe. Ein Zimmertyp benötigt eine einheitliche Bezeichnung, eine festgelegte Anzahl und eine maximale Belegung. Eine Reservierung braucht eine Gastreferenz, Datumsangaben, einen Zimmertyp, eine Rate und einen Buchungskanal. Daten in einer Tabelle, die über drei oder vier Jahre organisch gewachsen ist, erfüllen diese Anforderungen in ihrer bestehenden Form nur selten.

Die Bereinigung ist unverzichtbar – sie entscheidet darüber, ob ein Import reibungslos eingelesen wird oder im Nachhinein stundenlange manuelle Korrekturen erfordert.

Bevor Sie beginnen: Ordnen Sie Ihre vorhandenen Daten den Anforderungen des Hotel-Managementsystems zu

Bevor Sie die Tabelle bearbeiten, laden Sie die Importvorlage oder die Feldanforderungen des Hotel-Managementsystems herunter. Die meisten Systeme stellen eine Beispiel-CSV oder einen Importleitfaden bereit, in dem die Pflicht- und optionalen Felder für Gäste, Zimmer, Raten und Reservierungen aufgeführt sind. Dieses Dokument gibt das Zielformat vor – bei der Tabellenbereinigung müssen die vorhandenen Daten so umstrukturiert werden, dass sie diesem Format entsprechen.

Prüfen Sie jede Datenkategorie in der Tabelle:

• Wie viele eindeutige Gästedatensätze gibt es und welche Felder sind bei den meisten davon ausgefüllt?
• Wie viele Zimmerbezeichnungen werden verwendet und stehen sie für Zimmertypen oder einzelne Zimmer?
• Sind die Ratenpläne dokumentiert oder enthält die Ratenspalte lediglich einen Zahlenwert?
• Wie viele zukünftige Reservierungen sind aufgeführt und sind deren Angaben vollständig?

Diese Prüfung zeigt, in welchen Bereichen der Bereinigungsaufwand am größten ist und welche Kategorien sich möglicherweise schneller manuell neu erfassen lassen, als sie zu bereinigen und zu importieren.

Bereinigung der Gästeliste

Die Gästeliste ist in der Regel die unübersichtlichste Kategorie. Im Laufe mehrerer Jahre sammeln sich in der Tabelle eines typischen kleinen Hotels Mehrfacheinträge desselben Gastes mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen aus verschiedenen Buchungskanälen, verschiedene Namensvarianten (J. Smith, John Smith oder Smith, John) und Datensätze einmaliger Buchungen ohne brauchbare Kontaktdaten an.

Entfernen Sie zuerst Duplikate. Sortieren Sie in Excel oder Google Sheets nach E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und ermitteln Sie die Zeilen, in denen derselbe Gast mehrfach vorkommt. Behalten Sie den vollständigsten Datensatz und löschen Sie die übrigen. Wenn ein Gast fünfmal übernachtet hat, aber in fünf separaten Zeilen erscheint, führen Sie die Datensätze zusammen.

Vereinheitlichen Sie das Namensformat. Die meisten Hotel-Managementsysteme speichern Vor- und Nachnamen in getrennten Feldern. Eine Tabellenspalte mit Einträgen wie „Smith, John“ oder „John Smith (Booking.com)“ muss vor dem Import aufgeteilt werden. Verwenden Sie die Funktion „Text in Spalten“ oder Formeln Ihrer Tabellenkalkulation, um die Angaben sauber in separate Felder zu trennen.

Kennzeichnen Sie unvollständige Datensätze. Für einen Gästedatensatz ohne E-Mail-Adresse und Telefonnummer können keine automatisierten Nachrichten versendet werden. Entscheiden Sie, ob Sie solche Datensätze unverändert importieren – sie werden dann lediglich als Namen ohne Kontaktmöglichkeit geführt – oder auslassen möchten. Sämtliche historischen Gästedaten unabhängig von ihrer Qualität zu importieren, ist den dadurch entstehenden Bereinigungsaufwand meist nicht wert.

Filtern Sie nach kürzlich angereisten und wiederkehrenden Gästen. Gäste, deren letzter Aufenthalt mehr als zwei Jahre zurückliegt und die seitdem nicht wiedergekehrt sind, werden im neuen System voraussichtlich kaum einen Mehrwert bieten. Ihr Import erhöht die Datenmenge, ohne den Nutzen zu steigern. Ein praxistauglicher Filter: Importieren Sie Gäste, die mindestens zweimal oder innerhalb der vergangenen 12 Monate im Hotel übernachtet haben.

Zimmernamen und Zimmertypen vereinheitlichen

Ein Hotel-Managementsystem organisiert das Inventar nach Zimmertypen – Kategorien, in denen physische Zimmer mit denselben Funktionen, Raten und Kapazitäten zusammengefasst werden. In einer Tabelle werden meist einzelne Zimmer erfasst, häufig mit uneinheitlichen Bezeichnungen: „Zimmer 101“, „Deluxe King 2. Etage“, „Meerblick – King“ und „OK King“ können sich auf denselben Zimmertyp beziehen, obwohl sie von verschiedenen Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Zeiten in unterschiedlichen Zeilen eingetragen wurden.

Legen Sie vor dem Import fest, welche Zimmertypen im Hotel-Managementsystem verwendet werden sollen. Bei einem Betrieb mit 12 Zimmern könnten dies drei oder vier Typen sein: Standard Queen, Standard King, Deluxe King und Accessible Queen. Jedes physische Zimmer wird genau einem dieser Typen zugeordnet.

Nachdem Sie die Typen festgelegt haben, prüfen Sie die Tabelle auf unterschiedliche Zimmerbezeichnungen, die denselben Typ meinen, und vereinheitlichen Sie diese. Die beim Import verwendete Bezeichnung muss exakt mit der im Hotel-Managementsystem konfigurierten Bezeichnung übereinstimmen – eine als „Deluxe King“ importierte Reservierung wird keinem Zimmertyp namens „King Deluxe“ zugeordnet.

Klären Sie außerdem den Unterschied zwischen Zimmername und Zimmernummer. Einige Hotel-Managementsysteme verwenden eine Zimmernummer für die interne Zuweisung und die Bezeichnung des Zimmertyps für die Anzeige bei der Buchung. In der Tabelle sind diese Angaben möglicherweise vermischt und müssen vor dem Import getrennt werden.

Ratenpläne vorbereiten

Ein Ratenplan legt die Preisstruktur für einen Zimmertyp fest: die Rate pro Nacht, die dafür geltenden Bedingungen (Reisezeitraum, Aufenthaltsdauer und Gästezahl) sowie gegebenenfalls den damit verbundenen OTA-Kanal.

Die meisten Tabellen kleiner Hotels dokumentieren Ratenpläne nicht als strukturierte Objekte – sie enthalten lediglich eine Zahl in einer Ratenspalte, ohne anzugeben, ob diese für Wochentage, Wochenenden, Spitzenzeiten oder alle genannten Zeiträume gilt. Legen Sie vor dem Import fest, welche Ratenpläne im Hotel-Managementsystem verwendet und welchen Plänen die einzelnen Raten aus der Tabelle zugeordnet werden sollen.

Importieren Sie nur derzeit aktive Ratenpläne. Historische Saisonraten, die nicht mehr gelten, müssen nicht übertragen werden. Entscheidend ist, dass die für bevorstehende Reservierungen maßgeblichen Raten korrekt in das System übernommen werden.

Wenn der Betrieb je nach Kanal unterschiedliche Raten verwendet – etwa eine Nettorate für Booking.com und eine Direktrate für telefonische Buchungen –, prüfen Sie vor dem Import, wie das Hotel-Managementsystem damit umgeht. Einige Systeme erfordern separate Ratenpläne für jeden Kanal, andere verwenden eine Basisrate, auf die Provisionsregeln angewendet werden. Werden kanalspezifische Raten in ein Feld für die Basisrate importiert, entstehen falsche Zahlenwerte, ohne dass eine Fehlermeldung ausgegeben wird.

Zukünftige Reservierungen migrieren

Zukünftige Reservierungen sind die folgenreichsten zu importierenden Daten. Wenn ein Gast mit einer Buchung für den nächsten Monat nicht im neuen Hotel-Managementsystem erscheint, bemerkt der Betrieb das Problem erst beim Check-in und nicht während der Migration.

Exportieren Sie alle zukünftigen Reservierungen aus der aktuellen Tabelle – sämtliche Buchungen von heute bis mindestens 90 Tage im Voraus. Für jede Reservierung sind mindestens folgende Felder erforderlich: Name des Gastes, Check-in-Datum, Check-out-Datum, Zimmertyp, Rate pro Nacht, Gesamtbetrag, Buchungskanal und Zahlungsstatus (Anzahlung erhalten, Restbetrag offen oder vollständig bezahlt).

Gleichen Sie nach dem Import jede zukünftige Reservierung Zeile für Zeile mit der ursprünglichen Tabelle ab. Prüfen Sie, ob die Datumsangaben korrekt übertragen wurden – Abweichungen beim Datumsformat sind die häufigste Ursache für Importfehler –, ob die Zimmertypen richtig zugeordnet wurden und ob der Zahlungsstatus stimmt. Jede Reservierung, die als vollständig bezahlt angezeigt wird, obwohl noch ein Restbetrag offen ist – oder umgekehrt –, muss vor der Ankunft des Gastes korrigiert werden.

Gleichen Sie bei OTA-Reservierungen den importierten Datensatz mit der Bestätigung auf der OTA-Plattform ab. Im Hotel-Managementsystem und in der OTA sollten dieselben Reisedaten, derselbe Zimmertyp und derselbe Gastname angezeigt werden.

Welche Daten Sie zurücklassen sollten

Bei einer Migration liegt es nahe, alles zu übertragen. Dadurch entsteht jedoch ein überladener Import, dessen Bereinigung länger dauert und der unnötige Daten in ein System bringt, mit dem sich das Team noch vertraut macht.

Nicht übernehmen:

• Stornierte Reservierungen (historische Datensätze, keine aktiven Daten)
• Gäste mit nur einem Besuch vor mehr als zwei Jahren und ohne Kontaktdaten
• Historische Ratenpläne aus abgeschlossenen Saisons
• OTA-Reservierungen, die von der Plattform automatisch an das Hotel-Managementsystem übertragen werden, sobald die Kanalverbindung aktiv ist

Priorisieren:

• Alle zukünftigen Reservierungen
• Wiederkehrende Gäste und Gäste mit Aufenthalten in den vergangenen 12 Monaten
• Ratenpläne, die für bestätigte oder zeitnah bevorstehende Buchungen gelten

Häufig gestellte Fragen

Welche Daten sollte ich beim Wechsel von einer Tabelle zu einer Hotelsoftware importieren?

Zu importieren sind vier Kategorien: die Gästeliste, Zimmertypen und Zimmernamen, aktive Ratenpläne sowie zukünftige Reservierungen. Zukünftige Reservierungen sind dabei am dringendsten – jede bevorstehende Buchung, die nicht korrekt übertragen wird, verursacht beim Check-in ein Problem. Gästehistorien und historische Reservierungen können selektiv importiert oder nach und nach neu erfasst werden; sie müssen zum Start des Live-Betriebs nicht vollständig vorliegen.

Wie bereinige ich eine Hotelgäst​​eliste vor dem Import in ein Hotel-Managementsystem?

Entfernen Sie doppelte Datensätze, indem Sie nach E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sortieren und jeweils den vollständigsten Gästedatensatz behalten. Vereinheitlichen Sie das Namensformat, sodass Vor- und Nachname in getrennten Feldern stehen. Kennzeichnen oder entfernen Sie Datensätze ohne Kontaktdaten. Filtern Sie die Liste so, dass sie nur Gäste enthält, die mehr als einmal oder innerhalb der vergangenen 12 Monate im Hotel übernachtet haben – jeder jemals erfasste Datensatz erhöht die Datenmenge, ohne zusätzlichen Nutzen zu bringen.

Warum verursachen Zimmernamen Probleme beim Import in eine Hotelsoftware?

Ein Hotel-Managementsystem organisiert Zimmer nach Zimmertyp, nicht nach individuellen Zimmerbezeichnungen. Uneinheitliche Bezeichnungen in einer Tabelle – wenn derselbe Zimmertyp etwa als „King“, „King-Zimmer“, „Deluxe King“ und „Zimmer 101 King“ erfasst wurde – führen beim Import zu Datensätzen, die keinem konfigurierten Zimmertyp entsprechen. Legen Sie daher vor dem Import die Zimmertypen des Hotels fest und vereinheitlichen Sie sämtliche Zimmerbezeichnungen in der Tabelle so, dass sie exakt mit diesen übereinstimmen.

Wie weit im Voraus sollte ich zukünftige Reservierungen importieren, wenn ich auf ein Hotel-Managementsystem umstelle?

Importieren Sie alle Reservierungen ab heute für einen Zeitraum von mindestens 90 Tagen. Gleichen Sie nach dem Import jeden Datensatz mit der ursprünglichen Tabelle ab, um Fehler bei Datumsformaten, nicht übereinstimmende Zimmertypen und Abweichungen beim Zahlungsstatus zu erkennen. OTA-Reservierungen sollten außerdem mit den Bestätigungsdaten der jeweiligen OTA-Plattform abgeglichen werden – bevor die Channel-Anbindung aktiviert wird, müssen der Datensatz im Hotel-Managementsystem und die OTA-Bestätigung hinsichtlich Reisedaten, Zimmertyp und Gastname übereinstimmen.

Welche Daten sollte ich bei der Migration von einer Tabelle zu einer Hotelsoftware nicht importieren?

Verzichten Sie auf den Import stornierter Reservierungen, der Daten von Gästen, die vor mehr als zwei Jahren nur einmal zu Besuch waren und für die keine Kontaktdaten vorliegen, historischer Preispläne aus abgeschlossenen Saisons sowie solcher OTA-Reservierungen, die von der Plattform automatisch an das Hotel-Managementsystem übertragen werden, sobald die Channel-Anbindung aktiv ist. Der Import von Datensätzen ohne betrieblichen Nutzen verursacht zusätzlichen Bereinigungsaufwand bei einer Migration, die ohnehin sorgfältig überprüft werden muss.