Checkliste für den kostenlosen Test eines Hotel-Managementsystems: Was Sie vor Ihrer Entscheidung prüfen sollten

Ein kostenloser Test eines Hotel-Managementsystems ist keine Produktdemo. Er ist ein Praxistest, der zeigt, ob das System Ihre aktuellen Arbeitsabläufe ersetzen kann, ohne neue Probleme zu verursachen. Die meisten Hoteliers gehen Testphasen falsch an: Sie klicken sich durch Funktionen, sehen sich Tutorials an und probieren Beispielaufgaben in einer aufgeräumten Demoumgebung aus. Anschließend entscheiden sie sich für das System, importieren ihre Daten und stellen fest, dass es ihre besonderen Sonderfälle nicht bewältigt – etwa Gruppenbuchungen, die über den Abreisetag hinausgehen, über Nacht eingehende OTA-Änderungen oder Berichte, die sich nicht in dem vom Steuerberater benötigten Format exportieren lassen.

Diese Checkliste zeigt in der entscheidenden Reihenfolge, was Sie während des Tests eines Hotel-Managementsystems prüfen sollten. Arbeiten Sie sie mit echten Daten, echten Reservierungen und realen Sonderfällen durch. Wenn der Test keine Live-Prüfung zulässt, sagt das einiges über das Vertrauen des Anbieters in sein Produkt aus.

Reservierungsverwaltung anhand realer Buchungsszenarien testen

Prüfen Sie zuerst die Reservierungsabwicklung – nicht mit Testbuchungen, sondern mit den Buchungsarten, die Ihr Haus regelmäßig bearbeitet. Legen Sie eine mehrtägige Reservierung, eine Buchung für denselben Tag sowie eine Reservierung mit heutiger Anreise und morgiger Abreise an. Ändern Sie anschließend jede davon: Passen Sie die Reisedaten an, führen Sie ein Zimmer-Upgrade durch, fügen Sie eine Gästenotiz hinzu und bearbeiten Sie eine vorzeitige Abreise.

Das sollten Sie testen:

• Legen Sie eine Reservierung für einen heute anreisenden Gast an – kennzeichnet das System sie als Anreise und zeigt sie auf Ihrem Dashboard an??
• Ändern Sie eine bereits angelegte Reservierung – passen Sie das Check-in-Datum, die Zimmerkategorie oder den Zimmerpreis an – und prüfen Sie, ob das System die Verfügbarkeit und die Umsatzberichte sofort aktualisiert.
• Bearbeiten Sie zu einer Stoßzeit eine Walk-in-Buchung – können Sie den Check-in in weniger als zwei Minuten abschließen, ohne durch mehrere Ansichten navigieren zu müssen?
• Fügen Sie einer Reservierung einen besonderen Wunsch oder eine interne Notiz hinzu – wird diese beim Check-in gut sichtbar angezeigt oder ist sie in einem Untermenü verborgen?
• Stornieren Sie eine Reservierung und veranlassen Sie eine Rückerstattung – berücksichtigt das System Ihre Stornierungsbedingungen automatisch oder müssen Sie den Erstattungsbetrag manuell berechnen?

Wenn eine dieser Aufgaben mehr als drei Klicks erfordert oder Sie zu einer Behelfslösung zwingt, bleibt dieser zusätzliche Aufwand auch nach Ihrer Entscheidung bestehen. Während des Tests können Sie noch Abstand vom System nehmen.

Synchronisierung des Kanalmanagers mit aktiven OTA-Verbindungen testen

Bei den meisten Tests von Hotel-Managementsystemen können Sie während des Testzeitraums echte OTA-Konten verbinden. Erledigen Sie das gleich am ersten Tag. Ein Kanalmanager, der in einer Demoumgebung funktioniert, aber unter realem OTA-Datenverkehr versagt, ist schlimmer als gar kein Kanalmanager.

Das sollten Sie testen:

• Verbinden Sie mindestens zwei OTA-Kanäle (Booking.com, Agoda, Expedia oder Airbnb – je nachdem, welche Sie am häufigsten nutzen).
• Ändern Sie die Verfügbarkeit im Hotel-Managementsystem und prüfen Sie, ob die Änderung innerhalb von fünf Minuten bei allen verbundenen OTAs erscheint – sperren Sie ein Zimmer für eine Nacht und kontrollieren Sie anschließend in jedem OTA-Extranet, ob die Sperre angezeigt wird.
• Bearbeiten Sie eine Reservierung im Hotel-Managementsystem und prüfen Sie, ob die Verfügbarkeit auf allen OTAs sofort und nicht erst am Tagesende aktualisiert wird.
• Nehmen Sie während des Tests eine echte OTA-Buchung entgegen und prüfen Sie, ob sie mit den richtigen Gästedaten, Reisedaten und dem korrekten Zahlungsstatus im Hotel-Managementsystem erscheint.
• Ändern Sie eine Reservierung aufseiten der OTA – beispielsweise die Reisedaten oder den Stornierungsstatus – und prüfen Sie, ob die Änderung ohne manuellen Eingriff mit dem Hotel-Managementsystem synchronisiert wird.
• Testen Sie Preisaktualisierungen – ändern Sie den Zimmerpreis im Hotel-Managementsystem und prüfen Sie, ob der neue Preis innerhalb weniger Minuten an alle verbundenen Kanäle übertragen wird.

Wenn der Kanalmanager bei einem dieser Schritte einen manuellen Eingriff erfordert oder die Synchronisierung länger als 10 Minuten dauert, werden Sie nach der Inbetriebnahme jede Woche Stunden damit verbringen, Abweichungen abzugleichen.

Zahlungsabwicklung mit echten Transaktionen testen

Bei der Zahlungsabwicklung zeigen die meisten Hotel-Managementsysteme ihre Schwächen. Ein System, das Reservierungen gut verarbeitet, aber den Zahlungseinzug erschwert, wird im Alltag schnell zum Ärgernis. Wickeln Sie während des Tests echte Zahlungen ab – keine Testtransaktionen mit erfundenen Kartennummern.

Das sollten Sie testen:

• Bearbeiten Sie eine Anzahlungszahlung für eine künftige Reservierung – erstellt das System einen Zahlungslink, den Sie per E-Mail versenden können, oder müssen Sie die Kartendaten manuell erfassen?
• Ziehen Sie beim Check-in den Restbetrag für einen Gast ein, der bereits eine Anzahlung geleistet hat – zeigt das System die Höhe der Anzahlung an und berechnet es den offenen Betrag automatisch?
• Veranlassen Sie die Rückerstattung für eine stornierte Reservierung – können Sie diese direkt im Hotel-Managementsystem ausführen oder müssen Sie sich im Dashboard eines separaten Zahlungsdienstleisters anmelden?
• Bearbeiten Sie beim Check-out eine abgelehnte Karte – kennzeichnet das System die fehlgeschlagene Zahlung und ermöglicht einen erneuten Versuch mit einer anderen Karte oder müssen Sie den Check-out von vorn beginnen?
• Testen Sie die Unterstützung mehrerer Währungen, wenn Sie internationale Gäste beherbergen – übernimmt das System die Währungsumrechnung und zeigt dem Gast den richtigen Betrag an?

Wenn Sie für die Zahlungsabwicklung zwischen dem Hotel-Managementsystem und einem separaten Zahlungsgateway wechseln müssen oder Rückerstattungen mehr als drei Klicks erfordern, summiert sich diese Ineffizienz bei Hunderten Transaktionen pro Monat erheblich.

Genauigkeit der Berichte mit Ihrem aktuellen System vergleichen

Mit Berichten verfolgen Sie Umsatz, Auslastung und Leistung. Ein Hotel-Managementsystem, das die von Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Revenue Management benötigten Berichte nicht erstellen kann, verursacht manuelle Arbeit und macht damit den Zweck der Automatisierung zunichte.

Das sollten Sie testen:

• Erstellen Sie einen Umsatzbericht für die vergangene Woche und vergleichen Sie ihn mit Ihrem aktuellen System – stimmen die Zahlen überein? Falls nicht, ermitteln Sie, welche Transaktionen fehlen oder falsch kategorisiert wurden.
• Exportieren Sie einen Auslastungsbericht und prüfen Sie, ob die Auslastung anhand der belegten und verfügbaren Zimmer korrekt berechnet wird.
• Erstellen Sie einen Bericht zur Kanalleistung, der den Umsatz nach Buchungsquelle aufschlüsselt (Direktbuchungen, Booking.com, Agoda usw.) – weist der Bericht Provisionen und Nettoumsatz je Kanal separat aus?
• Testen Sie den Export von Berichten – können Sie die Daten ohne Formatierungsprobleme nach Excel oder als CSV exportieren? Öffnen Sie die exportierte Datei und prüfen Sie, ob Datumsangaben, Währungen und Zahlen korrekt dargestellt werden.
• Prüfen Sie, ob das System die speziellen Berichte erstellen kann, die Ihre Buchhaltung für die Steuererklärung benötigt – wenn Sie derzeit einen individuellen Bericht versenden, stellen Sie sicher, dass das neue Hotel-Managementsystem dieselben Daten bereitstellen kann.

Wenn das Hotel-Managementsystem einen benötigten Bericht nicht erstellen kann, fragen Sie, ob diese Funktion mit einem künftigen Update kommt oder ob Sie den Bericht jeden Monat manuell in Excel erstellen müssen. Während des Tests haben Sie die beste Verhandlungsposition, um fehlende Funktionen einzufordern.

Mobilen Zugriff unter realen Betriebsbedingungen testen

Wenn Ihre Arbeitsabläufe in der Hausverwaltung Tätigkeiten außerhalb des Hauses umfassen – etwa Reservierungen von zu Hause aus zu prüfen, Buchungen auf dem Smartphone zu bearbeiten oder während einer Besprechung auf Berichte zuzugreifen –, sollten Sie den mobilen Zugriff während des Testzeitraums prüfen und nicht erst, nachdem Sie sich vertraglich gebunden haben.

Das sollten Sie testen:

• Öffnen Sie das Hotel-Managementsystem auf Ihrem Smartphone und führen Sie einen vollständigen Check-in durch – wird die mobile Oberfläche schnell geladen oder kommt es bei langsameren Verbindungen zu Zeitüberschreitungen?
• Rufen Sie außerhalb des Empfangs eine Gästereservierung auf und fügen Sie eine Notiz hinzu oder ändern Sie die Buchung – bietet die mobile Version den vollen Funktionsumfang oder ist sie schreibgeschützt?
• Rufen Sie die heutigen An- und Abreisen auf einem Mobilgerät ab – werden die Informationen übersichtlich angezeigt, ohne dass Sie übermäßig scrollen oder zoomen müssen?
• Bearbeiten Sie eine Zahlung mobil – können Sie auf Ihrem Smartphone einen Zahlungslink versenden oder eine hinterlegte Karte belasten oder ist für die Zahlungsabwicklung ein Desktop-Gerät erforderlich?
• Testen Sie, ob das System offline funktioniert – können Sie bei einem Ausfall der Internetverbindung weiterhin auf Gästedaten zugreifen und Check-ins bearbeiten oder sperrt das System Sie aus?

Viele Plattformen für Hotel-Managementsysteme bieten einen „mobilen Zugriff“, der technisch zwar funktioniert, in der Praxis aber unbrauchbar ist – etwa wegen langer Ladezeiten, fehlender Funktionen oder Oberflächen, bei denen auf jeder Ansicht gezoomt und gescrollt werden muss. Wenn die mobile Nutzung nicht mit der Desktop-Nutzung mithalten kann, müssen Sie für jede betriebliche Aufgabe an Ihrem Schreibtisch sitzen.

Reaktionszeit des Supports anhand echter Anliegen testen

Die Qualität des Supports ist wichtiger als die Funktionen. Ein Hotel-Managementsystem mit hervorragenden Funktionen, aber langsamem Support lässt Sie im Stich, wenn beim Check-in etwas nicht funktioniert. Testen Sie den Support während des Testzeitraums ganz bewusst – warten Sie nicht, bis ein Problem auftritt.

Das sollten Sie testen:

• Reichen Sie während der Geschäftszeiten eine Supportanfrage ein und messen Sie die Reaktionszeit – antwortet das Team innerhalb einer Stunde oder müssen Sie einen ganzen Tag warten?
• Stellen Sie eine Frage im Live-Chat, sofern verfügbar, und prüfen Sie, ob der Supportmitarbeiter das Problem lösen kann oder es lediglich zur Bearbeitung per E-Mail weiterleitet.
• Bitten Sie bei einer technischen Einrichtungsaufgabe um Hilfe, beispielsweise beim Verbinden einer OTA oder beim Konfigurieren eines Berichts, und beobachten Sie, ob der Support Sie durch den Vorgang führt oder nur einen Link zu einem allgemeinen Hilfeartikel sendet.
• Testen Sie die Erreichbarkeit des Supports außerhalb der Geschäftszeiten, wenn Ihr Betrieb rund um die Uhr geöffnet ist – reichen Sie nachts oder am Wochenende eine Anfrage ein und prüfen Sie, wie lange die Antwort dauert.
• Wenn der Test Unterstützung beim Onboarding umfasst, prüfen Sie, ob der Onboarding-Spezialist Ihnen tatsächlich bei der Konfiguration des Systems hilft oder Sie lediglich auf die Dokumentation verweist.

Wenn der Support bereits während des Tests – solange Sie noch potenzieller Kunde sind – langsam oder wenig hilfreich ist, wird es nach der Vertragsunterzeichnung eher noch schlechter. Achten Sie darauf, ob sich der Support wie ein Partner oder wie ein Hindernis anfühlt.

Smart Order bietet während des Testzeitraums Unterstützung beim Onboarding. Sie müssen Ihre Testtage daher nicht damit verbringen, die Einrichtung allein herauszufinden. Das Onboarding-Team konfiguriert Ihre Zimmerkategorien, verbindet Ihre OTA-Kanäle und begleitet Sie durch den ersten vollständigen Reservierungsablauf – so testen Sie ein voll funktionsfähiges System statt einer nur teilweise konfigurierten Demo.

Testen Sie die Einarbeitungsgeschwindigkeit mit Ihrem tatsächlichen Team

Ein Hotel-Managementsystem, dessen Bedienung erst nach Wochen erlernt ist, führt während der Umstellungsphase zu Fehlern. Bitten Sie während des Testzeitraums ein Teammitglied, das nicht an der Bewertung beteiligt war, einen üblichen Arbeitsablauf am Empfang mit minimaler Anleitung durchzuführen. So erhalten Sie den ehrlichsten Eindruck vom tatsächlichen Einarbeitungsaufwand.

Das sollten Sie testen:

• Geben Sie einem neuen Teammitglied Zugang zum System und bitten Sie es, ohne Unterstützung einen Check-in durchzuführen – wie lange dauert es, bis dies selbstständig gelingt?
• Bitten Sie dasselbe Teammitglied, eine Reservierung anhand des Gästenamens zu finden, das Check-out-Datum zu ändern und eine Zimmernotiz hinzuzufügen – kann es diese Funktionen ohne Hilfe aufrufen?
• Führen Sie gemeinsam einen Check-out und die abschließende Zahlung durch – über wie viele Bildschirmansichten erstreckt sich der Vorgang, und wirkt der Ablauf logisch oder unübersichtlich?

Wenn Ihr Empfangspersonal mehr als eine Schulung benötigt, um einen einfachen Check-in durchzuführen, verlängert die Lernkurve Ihre Umstellungsphase und erhöht die Fehlerquote in den ersten Wochen nach der Systemumstellung. Das sollten Sie während des Testzeitraums herausfinden – nicht erst danach.

Häufig gestellte Fragen zum kostenlosen Test einer Hotelsoftware

Wie lange sollte eine Hotelsoftware kostenlos getestet werden können?

Zwei Wochen sind das Minimum für eine aussagekräftige Bewertung. Eine Woche reicht nicht aus, um einen vollständigen Reservierungszyklus zu beobachten – von Anreisen und Änderungen während des Aufenthalts über Check-outs bis hin zu einem Zahlungszyklus. In zwei Wochen können Sie das System bei unterschiedlicher betrieblicher Auslastung testen und prüfen, wie es mit Sonderfällen umgeht. Bietet ein Anbieter nur einen 7-tägigen Testzeitraum an, fragen Sie nach einer Verlängerung.

Kann ich während des Tests einer Hotelsoftware meine echten OTA-Konten verbinden?

Ja, und das sollten Sie auch tun. Ein Kanalmanager, der in einer Demoumgebung funktioniert, aber dem echten OTA-Datenverkehr nicht gewachsen ist, gehört zu den häufigsten bösen Überraschungen nach dem Testzeitraum. Verbinden Sie am ersten Testtag mindestens zwei Ihrer tatsächlichen OTA-Konten und verarbeiten Sie echte Buchungen über das System. Rät der Anbieter während des Testzeitraums von Live-Tests mit OTAs ab, sollten Sie dies als Warnsignal werten.

Was sollte ich tun, wenn der Test der Hotelsoftware benötigte Funktionen nicht abdeckt?

Fragen Sie den Anbieter direkt, ob die fehlenden Funktionen in höherwertigen Tarifen verfügbar oder für die weitere Entwicklung vorgesehen sind. Lassen Sie sich alle Zusagen schriftlich geben – ein mündliches Versprechen, die Funktion sei „bald verfügbar“, hilft Ihnen nicht, wenn sie letztlich ausbleibt. Ist die Funktion für Ihren Betrieb unverzichtbar und der Zeitplan unklar, sollten Sie dies in Ihre Entscheidung einbeziehen. Eine Hotelsoftware, für die Sie bereits am ersten Tag Behelfslösungen benötigen, verursacht mit der Zeit immer mehr Verwaltungsaufwand.

Sollte ich das Empfangspersonal in den Test der Hotelsoftware einbeziehen?

Ja – dies ist einer der wertvollsten Tests, die Sie durchführen können. Mitarbeitende am Empfang erkennen Probleme bei der Benutzerfreundlichkeit, die Führungskräften entgehen, da sie dieselben Aufgaben immer wieder ausführen. Ein Check-in-Prozess, der bei einmaliger Durchführung akzeptabel erscheint, kann bei 20 Wiederholungen pro Tag frustrierend werden. Beziehen Sie Ihr Empfangsteam in den Test ein und bitten Sie nach einer Woche um eine ehrliche Einschätzung.

Was ist der größte Fehler, den Hoteliers beim Test einer Hotelsoftware machen?

Sie testen die Demoumgebung statt unter realen Bedingungen. Demoumgebungen verwenden bereinigte Beispieldaten, verfügen über keine OTA-Verbindungen und bilden das tatsächliche Buchungsaufkommen nicht ab. Der Test ist nur dann aussagekräftig, wenn Sie Ihre echten Reservierungen, Ihre tatsächlichen OTA-Konten, Ihr eigenes Personal und Ihre realen Sonderfälle einbeziehen – darunter Buchungen mehrerer Zimmer, Ausnahmen bei den Raten, im Voraus bezahlte Reservierungen und kurzfristige Änderungen am selben Tag.

Wie vergleiche ich zwei Hotel-Managementsysteme während der Testzeiträume?

Führen Sie nach Möglichkeit beide Tests gleichzeitig und mit denselben Testszenarien durch. Verarbeiten Sie dieselben Reservierungsarten, verbinden Sie dieselben OTA-Kanäle und erstellen Sie dieselben Berichte. Ein direkter Vergleich anhand identischer Aufgaben ist wesentlich aussagekräftiger als aufeinanderfolgende Tests unter unterschiedlichen Bedingungen. Erfassen Sie konkrete Kennzahlen: die für einen Check-in benötigte Zeit, die Synchronisierungsgeschwindigkeit bei Aktualisierungen der OTA-Verfügbarkeit und die Anzahl der Schritte, die für eine Rückerstattung erforderlich sind.