Einführung
Zahlen Sie mehr als 15 % an OTA-Provisionen? Wenn Sie ein Hotel-Managementsystem nutzen, können Sie diese Kosten einsparen. Genau das kann der Schlüssel sein, um Ihre Gewinne durch Direktbuchungen von Gästen zurückzugewinnen.
OTAs wie Booking.com, Expedia oder Agoda dominieren seit Jahren die Hotelbuchungsbranche. Sie verlangen hohe Provisionen von Hotels und Unterkunftsbetreibern, was einen großen Teil Ihrer Marge aufzehrt. Mit dem Wachstum eines Hotels wird der Wunsch immer größer, diese Abhängigkeit zu reduzieren. Die gute Nachricht: Ein modernes Hotel-Managementsystem kann Unterkunftsbetreibern dabei helfen, Buchungen von OTAs auf die eigene Website zu verlagern. So behalten Sie 100 % Ihres Umsatzes und bleiben gleichzeitig auf OTA-Kanälen sichtbar.
Wenn Sie noch mehr über Hotel-Managementsysteme erfahren möchten, folgen Sie diesem Leitfaden. In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Die tatsächlichen Kosten der Abhängigkeit von OTAs: Provisionen + versteckte Kosten
- Wie ein Hotel-Managementsystem Direktbuchungen für Ihre Unterkunft fördern kann
- 5 bewährte Strategien, um Buchungen von OTAs auf Ihre Website zu verlagern
- Technischer Einrichtungsleitfaden
Wenn Sie diesem Leitfaden folgen, haben Sie am Ende konkrete Schritte zur Hand, um mehr Direktbuchungen zu erzielen, hohe OTA-Provisionen zu vermeiden, Kosten zu senken und gleichzeitig die Beziehung zu Ihren Gästen zu stärken.
Die tatsächlichen Kosten der Abhängigkeit von OTAs: Provisionen + versteckte Kosten
OTAs berechnen in der Regel 15–30 % pro Buchung – ein sehr hoher Kostenfaktor. Doch die versteckten Kosten gehen weit über Provisionen hinaus:
1. Einschränkungen durch Ratenparität
Viele OTA-Kanäle setzen Klauseln zur Ratenparität durch, die Sie daran hindern, auf Ihrer Website oder anderen Kanälen niedrigere Preise anzubieten.
2. Verwässerung der Marke
Gäste, die über OTAs buchen, erinnern sich oft an die Plattform – nicht an Ihr Hotel. Das schwächt die Markenbindung und reduziert Wiederholungsbuchungen, was besonders für kleine Hotels mit lokalem oder wiederkehrendem Gästestamm kritisch ist.
3. Begrenzte Gästedaten
Sobald die OTA alle Gästeinformationen besitzt, wird es für Hotels und Unterkunftsbetreiber schwierig, Marketing zu personalisieren und Gäste zu weiteren Aufenthalten zu motivieren.
Wie lässt sich das lösen? Genau hier kommt ein Hotel-Managementsystem ins Spiel. Nutzen Sie das System, um Ihre OTA-Distribution auszubalancieren und Direktbuchungen über Ihre eigene Website zu priorisieren.
Wie Tools im Hotel-Managementsystem Direktbuchungen fördern
Ein Hotel-Managementsystem kann weit mehr als nur Check-in und Check-out verwalten. Für kleine Hotels ist es ein umsatzsteigerndes Tool, das Abläufe vereinfacht und Direktbuchungen erhöht. So funktioniert es:
1. Integrierte Buchungsmaschine
- Nahtlose Integration einer eigenen Website – Nutzen Sie ein Hotel-Managementsystem, um eine unabhängige Website für Ihre Unterkunft zu erstellen. Das System erleichtert den gesamten Website-Start und hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Informationen für Gäste übersichtlich bereitzustellen und besser zu verkaufen.
- Für Mobilgeräte optimierte Abläufe – Die mobile Nutzererfahrung muss ebenfalls überzeugen. Das Hotel-Managementsystem sorgt außerdem für einen reibungslosen Buchungsprozess auf Smartphones (mehr als 60 % der Buchungen erfolgen mobil).
- Verfügbarkeit in Echtzeit – Sie verteilen Ihre Angebote auf viele Kanäle – von OTA bis zur eigenen Website und darüber hinaus. Buchungen gehen jederzeit im System ein. Vermeiden Sie Überbuchung durch sofortige Synchronisation zwischen Ihrem Hotel-Managementsystem und Ihrer Website.
2. Verwaltung der Ratenparität
Anstatt OTAs preislich zu unterbieten (was gegen Vereinbarungen verstößt), können Sie exklusive Angebote für Direktbuchungen schaffen. Hier einige Taktiken:
- Kostenloses Frühstück anbieten
- Zimmer-Upgrade für Direktbuchungen anbieten
- Späten Check-out ermöglichen
3. Nutzung von Gästedaten
- CRM-Funktionen – Mit Informationen aus Direktbuchungen erhalten Sie viele Gästedaten, darunter auch die Möglichkeit, wiederkehrende Gäste und deren Präferenzen nachzuverfolgen.
- Automatisierte E-Mail-/SMS-Kampagnen – Wenn Sie die E-Mail-Adressen oder Telefonnummern Ihrer Gäste kennen, können Sie nach dem Aufenthalt personalisierte Angebote versenden, um Direkt-Wiederbuchungen zu fördern. Diese E-Mail- und SMS-Kampagnen lassen sich auch im Hotel-Managementsystem einrichten und automatisch versenden.
4. Vorteile des Kanalmanagers
- Intelligente Verfügbarkeitssteuerung – Wenn Sie Ihre eigene Website priorisieren möchten, können Sie einen Teil Ihrer Zimmer zuerst für Direktbuchungen reservieren.
- Automatisierte OTA-Synchronisation – Alle Buchungen aus OTA-Kanälen und von Ihrer eigenen Website werden im Kalender des Hotel-Managementsystems abgebildet. So lassen sich Überbuchung vermeiden und Gäste gleichzeitig stärker zu Direktbuchungen lenken.
5 bewährte Strategien, um Buchungen von OTAs auf Ihre Website zu verlagern
1. Führen Sie ein durch das Hotel-Managementsystem gestütztes Treueprogramm ein
- Sie können Punkte oder kleine Prämien für Direktbuchungen anbieten. Wenn Gäste das nächste Mal buchen, können sie diese Prämien für Übernachtungen oder Zimmer-Upgrades einlösen. Zum Beispiel können Sie Gäste motivieren, direkt zu buchen und 10 % als Prämie zurückzuerhalten.
2. Schaffen Sie Vorteile exklusiv für Direktbuchungen
- Schaffen Sie exklusive Vorteile für Direktbucher. Sie können zum Beispiel bei der Ankunft kostenlose Begrüßungsgetränke anbieten. Bieten Sie kostenloses WLAN nur für Direktgäste an (während OTAs dafür möglicherweise zusätzliche Gebühren berechnen). Auch später Check-out oder bevorzugter früher Check-in sind attraktive Vorteile.
3. Nutzen Sie Marketing nach dem Aufenthalt
- Wenn Gäste direkt buchen, verfügen Sie über ihre Daten für zukünftige Marketingmaßnahmen. Das Hotel-Managementsystem bietet in der Regel CRM-Tools, um Kampagnen zu verwalten und zu automatisieren. Richten Sie zum Beispiel automatisierte Dankes-E-Mails mit Rabatt für den nächsten Aufenthalt ein oder versenden Sie gelegentlich SMS, um Wiederholungsbuchungen zu fördern.
4. Optimieren Sie Ihre Buchungsmaschine
- Buchung mit 1 Klick – Die Buchungswebsite sollte so einfach wie möglich sein. Die Schritte im Checkout-Prozess sollten minimiert werden, um Abbruchraten zu senken.
- Transparente Preisgestaltung – Zeigen Sie alle Kosten von Anfang an an, einschließlich Steuern und Gebühren, um Überraschungen im letzten Schritt zu vermeiden, die zu Buchungsabbrüchen führen. Kommunizieren Sie Zusatzwerte wie kostenloses Frühstück oder WLAN klar und deutlich.
- Vertrauenssignale – Zeigen Sie Sicherheitsindikatoren, damit Ihre Gäste Vertrauen aufbauen. Dazu gehören SSL-Verschlüsselungszertifikate, klare Rückerstattungs- und Stornierungsrichtlinien, Logos von Zahlungsmethoden (Visa, PayPal usw.) sowie hervorgehobene Gästebewertungen.
5. Schulen Sie Ihr Team für die Umwandlung in Direktbuchungen
- Schulen Sie Ihr Team darin, Direktbuchungen aktiv zu fördern: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden einfache Gesprächsleitfäden an die Hand, z. B. „Bei einer Direktbuchung erhalten Sie ein kostenloses Begrüßungsgetränk – möchten Sie Hilfe bei der Buchung Ihres nächsten Aufenthalts?“ Bieten Sie kleine Prämien für jede Direktbuchung an, die Ihr Team erfolgreich anstößt.
- Erstellen Sie einige E-Mail-Vorlagen, die die Vorteile von Direktbuchungen hervorheben. Diese Vorlagen können direkt im System angelegt werden.
Technischer Einrichtungsleitfaden
Schritt 1: Wählen Sie ein Hotel-Managementsystem mit leistungsstarker Buchungsmaschine
Achten Sie auf ein Hotel-Managementsystem, das eine Buchungsmaschine bietet. Damit können Sie in der Regel direkt eine Website erstellen, und die Einrichtung der Inhalte ist besonders einfach. Das Hotel-Managementsystem sollte außerdem mobilfreundlich sein. Das mobile Design sollte benutzerfreundlich sein. Ebenso wichtig ist die automatische Synchronisation mit OTAs, um Überbuchung zu vermeiden.
Schritt 2: Integrieren Sie es in Ihre Website
Viele Anbieter von Hotel-Managementsystemen bieten No-Code-Plugins für WordPress, Wix oder Shopify an. Testen Sie diese, bevor Sie sie offiziell einsetzen. Sie können den Buchungsprozess sowohl auf Mobilgeräten als auch auf dem Desktop prüfen.
Schritt 3: Erstellen Sie Pakete im Einklang mit der Ratenparität
Statt Preise zu senken, fügen Sie Mehrwert-Pakete hinzu (z. B. ein "Romantikpaket" mit Champagner). Das lässt sich über Ihre Direktbuchungen einfach umsetzen.
Schritt 4: Automatisierte Gästekommunikation einrichten
Richten Sie automatisierte Kommunikation ein, z. B. Buchungsbestätigungen nach der Reservierung und Dankes-E-Mails nach dem Aufenthalt mit Treueanreizen. E-Mail-Entwürfe können als Vorlagen im Hotel-Managementsystem angelegt werden.
Schritt 5: Conversion-Kennzahlen monatlich überwachen
Einer der großen Vorteile eines Hotel-Managementsystems ist, dass alles nachvollziehbar ist – insbesondere die Daten. Verfolgen Sie das Wachstum des Anteils an Direktbuchungen, die Buchungsverteilung über OTA-Kanäle, Einsparungen bei OTA-Provisionen und die Quote wiederkehrender Gäste. Mit der Funktion Berichte und Analysen können Sie noch tiefer einsteigen.
Fazit + Nächste Schritte
Für kleine Hotels ist ein Hotel-Managementsystem mehr als nur Software – es ist ein Partner, um Kosten zu senken und direkte Beziehungen zu Gästen aufzubauen. Mit diesen Schritten reduzieren Sie OTA-Provisionen, behalten mehr Umsatz und machen aus Gästen loyale Fürsprecher. Bereit loszulegen? Wählen Sie ein Hotel-Managementsystem, das zu Ihrer Größe und Ihren Zielen passt, und sehen Sie zu, wie Ihre Direktbuchungen wachsen.
