1. Legen Sie fest, auf welche Betriebe Mitarbeitende zugreifen und welche Aktionen sie dort ausführen dürfen.
2. Geben Sie Mitarbeitenden die Zugriffsrechte, die sie für ihre Arbeit benötigen, statt sämtliche Berechtigungen der Person zu übernehmen, die sie vertreten.
3. Testen Sie erlaubte und untersagte Aktionen am Desktop, auf Mobilgeräten, in Berichten und über alle weiteren relevanten Zugangswege.
Eine Empfangskraft, die ein Wochenende lang in Hotel B aushilft, sollte dadurch nicht automatisch dauerhaften Zugriff auf die gesamte Hotelgruppe erhalten. Mitarbeitende der Finanzabteilung benötigen möglicherweise Unterlagen aus drei Betrieben, ohne deshalb Zimmerpreise ändern oder Administratorkonten anlegen zu dürfen.
Der Benutzerzugriff in der Property Management Software lässt sich am besten steuern, wenn der Inhaber die Aufgaben der Mitarbeitenden getrennt von den Hotels betrachtet, für die diese Aufgaben gelten. Gehen Sie zunächst von den Verantwortlichkeiten aus, konfigurieren Sie anschließend die verfügbaren Einstellungen und testen Sie die daraus entstehenden Zugriffsrechte.
Zugriff auf Betriebe und Aktionsberechtigungen getrennt festlegen
Betrieblicher Zugriffsbereich bezeichnet die Hotels oder Einheiten, auf die Mitarbeitende zugreifen können. Aktionsberechtigungen legen fest, was sie innerhalb dieses Bereichs einsehen, ändern, genehmigen, exportieren oder verwalten dürfen.
Eine Betriebsauswahl belegt noch keine wirksame Zugriffstrennung. Hotel C im Hauptkalender auszublenden, reicht nicht aus, wenn dasselbe Konto dessen Gästedaten weiterhin über die Suche einsehen oder dessen Umsätze exportieren kann. Prüfen Sie die tatsächlich verfügbaren Zugriffe in jeder relevanten Funktion.
Ebenso ist das Einsehen eines Zahlungsdatensatzes etwas anderes als das Entgegennehmen einer Zahlung, das Ausführen einer Erstattung oder das Ändern von Auszahlungsdaten. Zimmerpreise einzusehen, ist etwas anderes, als sie zu bearbeiten. Richten Sie Ihr Berechtigungskonzept an diesen betrieblichen Entscheidungen aus, statt an einer pauschalen Bezeichnung wie „Manager“.
Halten Sie die Zuweisung in einem kurzen Satz fest: „Leah darf Anreisen und Zimmerzuweisungen in Hotel A verwalten; sie darf keine Zahlungen erstatten, die Gästeliste der Hotelgruppe exportieren oder Benutzer verwalten.“ Ergänzen Sie genehmigte Vertretungen in anderen Betrieben und deren Enddatum gesondert.
Bezeichnungen und Detailgrad der Berechtigungseinstellungen unterscheiden sich je nach Hotel-Managementsystem, auch Property Management Software genannt. Ordnen Sie die genehmigten Verantwortlichkeiten den tatsächlich verfügbaren Einstellungen zu. Wenn sich eine sensible Aktion technisch nicht gesondert beschränken lässt, hebt ein Genehmigungsvermerk die entsprechende Zugriffsmöglichkeit nicht auf. Verwenden Sie ein Konto mit enger begrenzten Rechten oder einen kontrollierten Ablauf unter Mitwirkung einer Führungskraft und dokumentieren Sie die Einschränkung.
Gemeinsam genutzte Zugangsdaten erschweren die Umsetzung und Überprüfung dieses Konzepts. Wenn alle das Konto des Inhabers verwenden, lässt sich anhand einer Rollenbeschreibung nicht feststellen, wer eine Buchung geändert hat. Nutzen Sie bei Smart Order Hotelsoftware mit individuellen Mitarbeiterrollen, die auf die jeweiligen Verantwortlichkeiten abgestimmt sind. Prüfen Sie die verfügbaren Berechtigungseinstellungen vor der Einführung, damit die tägliche Arbeit ohne gemeinsam genutzten Administratorzugang möglich ist.
Mitarbeiterzugriffe passend zur Aufgabe im Hotel einrichten
Konfigurieren Sie die verfügbaren Benutzerrollen anhand der tatsächlichen Verantwortlichkeiten. Prüfen Sie anschließend, ob Mitarbeitende ihre Aufgaben effizient erledigen können, ohne unnötigen Zugriff auf andere Funktionen zu erhalten.
Rollen an den tatsächlichen Entscheidungen der Mitarbeitenden ausrichten
Nutzen Sie die folgenden Beschreibungen als Ausgangspunkt, nicht als allgemeingültige Liste integrierter Rollennamen. Dokumentieren Sie für jede Zuweisung den betrieblichen Zugriffsbereich und etwaige Ausnahmen.
Empfang
Erlauben Sie die Bearbeitung von Reservierungen, Anreisen, Zimmerzuweisungen und Gästekommunikation, soweit dies im zugewiesenen Betrieb erforderlich ist. Entscheiden Sie gesondert, ob Mitarbeitende Buchungen stornieren, vereinbarte Zimmerpreise ändern, Rabatte gewähren, Zahlungen entgegennehmen oder Gästedaten exportieren dürfen.
Legen Sie für Empfangskräfte, die mehrere Hotels der Gruppe betreuen, die jeweiligen Betriebe fest. Ein Zugriff auf sämtliche Hotels ersetzt keine ordnungsgemäße Regelung zeitlich begrenzter Vertretungen.
Housekeeping und Instandhaltung
Stellen Sie die für die zugewiesenen Aufgaben benötigten Informationen zu Zimmern, Aufgaben und Bezugsbereitschaft sowie begrenzte Angaben zum Gästeservice bereit. Vermeiden Sie Zugriff auf nicht benötigte Finanzkennzahlen oder den massenhaften Export von Gästedaten. Legen Sie fest, ob Mitarbeitende Arbeiten als abgeschlossen markieren, eine Kontrolle als bestanden bestätigen oder eine instandhaltungsbedingte Zimmersperre aufheben dürfen. Diese Entscheidungen müssen nicht derselben Person zugewiesen sein.
Revenue Management und Reservierungen
Definieren Sie das freigegebene Betriebsportfolio und die Berechtigungen zur Verwaltung von Zimmerpreisen, Verfügbarkeit, Buchungsbeschränkungen und Buchungsänderungen. Entscheiden Sie, welche Änderungen mit weitreichenden Auswirkungen eine Prüfung durch eine Führungskraft erfordern. Zugriff auf die Zimmerpreise der gesamten Gruppe sollte nicht automatisch die Benutzerverwaltung oder Zugangsdaten für Zahlungsdienste einschließen.
Finanzabteilung
Gewähren Sie für die zugewiesenen Gesellschaften den erforderlichen Zugriff auf Buchungen, Belastungen, Zahlungen, Erstattungen und Berichte. Trennen Sie die Prüfung einer Erstattung von ihrer Ausführung, sofern das System diese Unterscheidung unterstützt. Definieren Sie Exportrechte und den Umgang mit heruntergeladenen Unterlagen. Der Entzug des Zugriffs auf das Hotel-Managementsystem holt bereits exportierte Dateien nicht zurück.
Betriebsleitung und Systemadministration
Eine Betriebsleitung benötigt möglicherweise den Überblick über den operativen Betrieb eines Hotels, während die Systemadministration Benutzer oder Einstellungen verwaltet. Halten Sie diese Verantwortlichkeiten auseinander, auch wenn in einem kleinen Unternehmen eine Person beide Aufgaben übernimmt.
Schützen Sie Administratorzugriffe mit den verfügbaren Funktionen zur Kontosicherheit und einem dokumentierten Wiederherstellungsverfahren. Halten Sie eine gesondert autorisierte Möglichkeit zur Wiederherstellung des Zugriffs bereit, richten Sie dafür jedoch keinen anonymen Gemeinschaftszugang ein, den alle Schichten verwenden.
Tatsächliche Zugriffsrechte statt nur Rollennamen prüfen
Mitarbeitende können mehrere Rollen oder zusätzliche Berechtigungen erhalten. Prüfen Sie die Gesamtkombination: Wird eine Rolle entfernt, kann eine Befugnis über eine andere Zuweisung weiterhin bestehen. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine eingeschränkte Rolle stets Vorrang vor einer umfassenderen hat.
Verwenden Sie ein genehmigtes Testkonto und fiktive Datensätze. Führen Sie keine echten Erstattungen, Änderungen an produktiven Zimmerpreisen oder Änderungen am Gästeaufenthalt eines anderen Betriebs durch, nur um Berechtigungen zu testen.
- Halten Sie für jede wichtige Berechtigungsgrenze eine erlaubte und eine untersagte Aufgabe fest. Berücksichtigen Sie dabei auch einen Betrieb, auf den das Konto keinen Zugriff haben soll.
- Konfigurieren Sie die vorgesehene Rolle und den betrieblichen Zugriffsbereich über das autorisierte Administrationsverfahren. Dokumentieren Sie die Einstellungen und die genehmigende Person.
- Melden Sie sich nach Wirksamwerden der Änderung über den üblichen Mitarbeiterzugang an. Testen Sie eine erlaubte Aufgabe vollständig, statt lediglich das Menü zu öffnen.
- Testen Sie untersagte Ansichten und Aktionen über Suche, Berichte, Export, Mobilgeräte und weitere relevante, unterstützte Zugangswege. Brechen Sie den Test ab, wenn unbeabsichtigt echte Daten sichtbar werden. Bewahren Sie nur die zur Korrektur des Zugriffs unbedingt erforderlichen Nachweise auf und schwärzen Sie sensible Angaben.
- Prüfen Sie die vollständige Rollenkombination und den Aktionsverlauf des Kontos. Korrigieren Sie übermäßige oder fehlende Befugnisse und wiederholen Sie anschließend die betroffenen Tests.
Eine zweitägige Vertretung könnte Leah beispielsweise erlauben, Anreisen in Hotel B zu verwalten, jedoch nicht in Hotel C. Testen Sie beide Bedingungen und prüfen Sie anschließend, ob der Zugriff auf Hotel B nach dem vereinbarten Vertretungszeitraum entzogen wird. Ein im Dienstplan vermerktes Enddatum ist nicht gleichbedeutend mit einem technisch durchgesetzten Ablauf der Zugriffsrechte.
Prüfen Sie sowohl den mobilen Zugriff als auch den Zugriff am Desktop. Die mobile Hotel-App von Smart Order übernimmt die Berechtigungen aus dem zentralen Hotel-Managementsystem. Beziehen Sie daher bei der Überprüfung einer Rolle auch den Arbeitsablauf auf dem Smartphone ein. Ein erfolgreicher Desktop-Test allein ersetzt nicht die Prüfung der Zugangswege, die Mitarbeitende tatsächlich nutzen.
Zugriffsrechte bei Eintritt, Aufgabenwechsel und Austritt prüfen
Bestätigen Sie bei neuen Mitarbeitenden das persönliche Konto, die Aufgabe, die zugewiesenen Betriebe, die genehmigende Person, das Startdatum und den Schulungsbedarf. Gewähren Sie nur die erforderlichen Zugriffsrechte. Beim Kopieren des Kontos einer langjährigen Arbeitskraft können auch über Jahre angesammelte vorübergehende Ausnahmen übernommen werden.
Prüfen Sie bei einer Versetzung oder einem zeitlich begrenzten Einsatz sowohl bestehende als auch neue Zugriffsrechte. Halten Sie fest, wer eine Ausnahme entfernt, wenn kein automatischer Ablauf verfügbar ist. Überprüfen Sie nach einem Rollenwechsel die tatsächlich wirksamen Zugriffsrechte, statt davon auszugehen, dass gespeicherte Einstellungen sofort überall greifen.
Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, deaktivieren Sie ihr Konto gemäß dem genehmigten Verfahren, kümmern Sie sich im Rahmen der verfügbaren Funktionen um aktive Sitzungen und verbundene Systeme und weisen Sie ihre Aufgaben neu zu. Der Entzug des Zugriffs auf das Hotel-Managementsystem widerruft nicht zwangsläufig separate Zugänge zu OTA, Zahlungsdienstleistern, E-Mail-Konten oder Geräten. Bearbeiten Sie jedes relevante Konto über das jeweils autorisierte Verfahren.
Prüfen Sie die Benutzerübersicht regelmäßig sowie nach wesentlichen Personaländerungen oder Veränderungen im Betriebsportfolio. Achten Sie besonders auf inaktive Konten, weitreichende Administratorrollen, abgelaufene Vertretungsregelungen, sich überschneidende Berechtigungen sowie ungeklärte Exporte oder sensible Änderungen.
Das fertige Konzept sollte es dem Inhaber ermöglichen, die Zugriffsrechte jeder Person in einem Satz zu erklären: die betreffenden Betriebe, die erlaubten Aufgaben und die wesentlichen Grenzen. Halten Sie genehmigte Ausnahmen sichtbar und überprüfbar, damit der Notfallzugriff von gestern nicht zum Standard von morgen wird.
