Verkaufsstopp erreichte eine OTA nicht: Checkliste zur Fehlerbehebung im Hotel-Managementsystem

Wenn ein Verkaufsstopp nicht mit einer OTA synchronisiert wird, besteht ein unmittelbares Risiko: Das Hotel könnte eine Reservierung erhalten, die es nicht erfüllen kann. Sie müssen die technische Verbindung nicht verstehen, bevor Sie handeln. Stoppen Sie zunächst weitere Verkäufe und prüfen Sie anschließend, an welcher Stelle die Anweisung nicht korrekt verarbeitet wurde.

Diese Checkliste richtet sich an Hotelmanager und Empfangsteams. Sie konzentriert sich auf die Informationen, die im Hotel-Managementsystem, im Kanalmanager und im OTA-Extranet sichtbar sind.

Sichern Sie das Hotel vor der Fehlerbehebung

Beginnen Sie mit einer Gastsuche auf der betroffenen OTA. Verwenden Sie die exakten Aufenthaltsdaten und die richtige Gästezahl. Fahren Sie fort, bis Sie das Zimmer und den Tarifplan sehen können, denn eine Unterkunft kann in der Suche erscheinen, obwohl das betroffene Angebot geschlossen ist.

Wenn das Zimmer weiterhin buchbar ist, nutzen Sie den schnellsten genehmigten Weg, um das Hotel abzusichern. Bei einem kurzfristigen oder ausgebuchten Datum kann dies bedeuten, das Zimmer im OTA-Extranet zu schließen, während die Verbindung geprüft wird. Dokumentieren Sie, wer die vorübergehende Änderung wann vorgenommen hat.

Schließen Sie keine anderen Zimmer oder die gesamte Unterkunft, sofern diese nicht ebenfalls vom Risiko betroffen sind. Eine umfassende Schließung kann vor Überbuchungen schützen, aber auch gültige Verkaufsangebote entfernen.

Informieren Sie den Empfang und das Reservierungsteam darüber, welche Daten und Zimmertypen betroffen sind. Bis das Problem behoben ist, sollten keine manuellen Reservierungen vorgenommen werden, die dieselben verbleibenden Zimmer beanspruchen.

Der Channel Manager Hotel von Smart Order unterstützt Teams dabei, zugeordnete Zimmerkontingente und Kanalaktualisierungen zentral zu verwalten. Dadurch lassen sich dringende Schließungen einfacher nachverfolgen.

Arbeiten Sie diese Checkliste für das Hotel-Managementsystem ab

Führen Sie die Prüfungen der Reihe nach durch. Sobald Sie einen eindeutigen Fehler finden, beheben Sie ihn und testen Sie erneut.

1. Bestätigen Sie die richtige Unterkunft. Konten mit mehreren Unterkünften können beim zuletzt verwendeten Hotel geöffnet werden. Prüfen Sie den Hotelnamen, bevor Sie Änderungen vornehmen.
2. Bestätigen Sie die Daten. Prüfen Sie neben dem Monat auch das Jahr, insbesondere bei zukünftigen Saisons. Stellen Sie sicher, dass die letzte Nacht enthalten ist.
3. Bestätigen Sie den Zimmertyp. Ähnliche Namen wie Standard-Doppelzimmer und Standard-Doppelzimmer mit Balkon können unterschiedliche Produkte bezeichnen.
4. Bestätigen Sie den Tarifplan. Das Schließen eines flexiblen Tarifs schließt möglicherweise nicht automatisch einen nicht erstattungsfähigen Tarif, Frühstückstarif, Mobilfunktarif oder Mitgliedertarif.
5. Prüfen Sie, was das Hotel-Managementsystem tatsächlich geändert hat. Ein außer Betrieb genommenes Zimmer oder eine Sperre am Empfang kann die lokale Verfügbarkeit reduzieren, ohne einen Verkaufsstopp an die OTAs zu senden.
6. Prüfen Sie den Kanalstatus. Achten Sie neben der Aktualisierung auf einen erfolgreichen, ausstehenden, mit einer Warnung versehenen oder fehlgeschlagenen Status. Eine ausstehende Anweisung wurde noch nicht bestätigt.
7. Prüfen Sie die Zimmerverbindung. Stellen Sie sicher, dass das Zimmer im Hotel-Managementsystem weiterhin mit dem vorgesehenen OTA-Zimmer verknüpft ist. Diese Verknüpfung wird häufig als Mapping bezeichnet.
8. Beheben Sie das Problem vor einem erneuten Versuch. Korrigieren Sie zuerst das falsche Datum, Zimmer, den falschen Tarifplan, die deaktivierte Verbindung oder den abgelehnten Wert.
9. Senden Sie die Aktualisierung einmal erneut. Wiederholtes Klicken erschwert die Feststellung, welche Aktualisierung von der OTA akzeptiert wurde.
10. Prüfen Sie die OTA erneut. Öffnen Sie dieselben Daten im OTA-Extranet und wiederholen Sie die Gastsuche.

Das Hotel ist erst geschützt, wenn das richtige Angebot nicht mehr buchbar ist – nicht bereits dann, wenn das Hotel-Managementsystem lediglich den Status „geschlossen“ anzeigt.

Die häufigsten Ursachen verstehen

Der falsche Tarifplan blieb geöffnet

Ein Zimmer kann auf verschiedene Arten buchbar sein. Ein Verkaufsstopp für den flexiblen Standardtarif schließt einen nicht erstattungsfähigen Tarif oder Aktionstarif nicht immer automatisch.

Prüfung: Vergleichen Sie den Namen des buchbaren Angebots mit dem im Hotel-Managementsystem geschlossenen Tarifplan.

Maßnahme: Schließen Sie den richtigen Tarifplan oder den gesamten Zimmertyp, wenn alle Angebote aus dem Verkauf genommen werden sollen.

Das Zimmer im Hotel-Managementsystem ist mit dem falschen OTA-Zimmer verknüpft

Dies geschieht häufig, nachdem ein Zimmer umbenannt, ersetzt oder neu erstellt wurde. Das Hotel-Managementsystem kann eine erfolgreiche Aktualisierung anzeigen, obwohl diese an ein anderes OTA-Produkt gesendet wurde.

Prüfung: Vergleichen Sie den Zimmernamen und -code im Hotel-Managementsystem mit dem für diese OTA angezeigten verknüpften Zimmer.

Maßnahme: Korrigieren Sie die Zimmerverknüpfung und senden Sie anschließend die gewünschte Verfügbarkeit erneut.

Eine lokale Zimmersperre wurde mit einer OTA-Schließung verwechselt

Wenn ein Zimmer als ungereinigt, außer Betrieb oder für den Empfang nicht verfügbar markiert wird, ändert dies nicht immer das Online-Kontingent.

Prüfung: Kontrollieren Sie die Anzahl der verkaufbaren Hotelzimmer und die Kanalverfügbarkeit, nicht nur die Housekeeping- oder Zimmerstatusansicht.

Maßnahme: Reduzieren Sie die Online-Verfügbarkeit oder setzen Sie den Verkaufsstopp über das System, das die OTA-Verkäufe steuert.

Die Kanalverbindung ist pausiert oder erfordert Aufmerksamkeit

Abgelaufene Anmeldedaten, eine deaktivierte Unterkunftsverbindung oder ein Kontoproblem können verhindern, dass neue Werte die OTA erreichen.

Prüfung: Suchen Sie nach einer Verbindungswarnung und dem Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Aktualisierung.

Maßnahme: Stellen Sie die Verbindung wieder her und senden Sie anschließend nur das betroffene Zimmer und die betroffenen Daten erneut.

Die OTA hat die Aktualisierung akzeptiert, zeigt aber weiterhin ein Angebot an

Das sichtbare Angebot kann zu einem anderen Zimmer, einer anderen Belegung, einem anderen Paket oder Vertriebspartner gehören. Es kann außerdem eine kurze Verzögerung bei der Anzeige vorliegen.

Prüfung: Vergleichen Sie das genaue Zimmer, den Tarifplan, die Daten, die Belegung und die Stornierungsbedingungen.

Maßnahme: Aktualisieren Sie das Extranet und die Gastsuche. Wenn dasselbe Angebot nach der üblichen Aktualisierungszeit weiterhin angezeigt wird, sammeln Sie Nachweise für den Support.

So bestätigen Sie, dass der Verkaufsstopp funktioniert hat

Führen Sie drei einfache Prüfungen durch.

Öffnen Sie zunächst die Daten erneut im Hotel-Managementsystem oder Kanalmanager. Bestätigen Sie, dass für das richtige Zimmer und den richtigen Tarifplan eine Verfügbarkeit von null oder der Status „geschlossen“ angezeigt wird.

Öffnen Sie anschließend dieselben Daten im OTA-Extranet. Bestätigen Sie, dass die gespeicherte Verfügbarkeit geschlossen ist. Verlassen Sie sich nicht auf einen Wert, der noch in einem ungespeicherten Bearbeitungsfeld sichtbar ist.

Suchen Sie abschließend als Gast mit denselben Daten und derselben Belegung. Das betroffene Angebot darf nicht mehr buchbar sein. Wenn andere Zimmer weiterhin angeboten werden, stellen Sie sicher, dass es sich tatsächlich um andere Produkte handelt.

Speichern Sie eine kurze Dokumentation mit dem betroffenen Kanal, den Daten, dem Zimmer, dem Zeitpunkt der Schließung, der verantwortlichen Person und der abschließenden Bestätigung. So erkennt die nächste Schicht sofort, dass das Risiko eingedämmt wurde.

Wann Sie den Support kontaktieren sollten

Eskalieren Sie das Problem, wenn die richtige Aktualisierung als akzeptiert angezeigt wird, dasselbe OTA-Angebot aber weiterhin buchbar ist, wenn ein Mapping nicht korrigiert werden kann oder wenn die Verbindung wiederholt fehlschlägt.

Geben Sie den Namen der Unterkunft, die OTA, den Zimmertyp, den Tarifplan, die Daten, das erwartete Ergebnis, das aktuelle Ergebnis und die Zeitstempel an. Fügen Sie Screenshots aus dem Hotel-Managementsystem, dem OTA-Extranet und der Gastsuche hinzu. Wenn das System eine Aktualisierungsreferenz anzeigt, geben Sie diese ebenfalls an. Das Hotelpersonal muss sie jedoch nicht selbst interpretieren.

Geben Sie keine Kartendaten oder unnötigen Gästeinformationen weiter.

So verhindern Sie, dass das Problem erneut auftritt

Verwenden Sie eindeutige Zimmer- und Tarifplannamen, damit Mitarbeitende sie leicht unterscheiden können. Prüfen Sie die Kanalverbindungen jedes Mal, wenn ein Zimmer oder Tarifplan hinzugefügt, umbenannt oder entfernt wird. Nehmen Sie für ausgebuchte Daten und Großveranstaltungen eine OTA-Gastsuche in die Checkliste auf.

Legen Sie ein System fest, das die reguläre Kanalverfügbarkeit steuert. Wenn Mitarbeitende in einem Notfall eine Änderung direkt im OTA-Extranet vornehmen, müssen sie diese dokumentieren und anschließend mit dem Hotel-Managementsystem abgleichen. Andernfalls kann eine spätere automatische Aktualisierung das Zimmer wieder öffnen.

Das Hotel Reservierungssystem von Smart Order hilft Teams, vorübergehende Kontingentsteuerungen und notwendige Folgeaufgaben schichtübergreifend sichtbar zu halten.

Häufig gestellte Fragen

Sollten wir die OTA in einem Notfall manuell schließen?

Ja, wenn das Zimmer weiterhin buchbar ist und die Hotelrichtlinien eine Notfalländerung zulassen. Dokumentieren Sie die Änderung und gleichen Sie sie mit dem Hotel-Managementsystem ab, bevor die normale Synchronisierung fortgesetzt wird.

Schließt eine Verfügbarkeit von null im Hotel-Managementsystem immer alle OTA-Tarife?

Nicht immer. Prüfen Sie, wie das Zimmer und die Tarifpläne miteinander verknüpft sind. Unabhängig verwaltete Aktionen oder Belegungsoptionen müssen möglicherweise separat geprüft werden.

Sollten wir die Synchronisierung so oft auslösen, bis sie funktioniert?

Nein. Ermitteln und beheben Sie zuerst die Ursache und versuchen Sie es anschließend einmal erneut. Mehrere Aktualisierungen können für Verwirrung sorgen und einen korrekten Wert überschreiben.

Ist das Problem gelöst, sobald das Hotel-Managementsystem einen Erfolg meldet?

Noch nicht. Bestätigen Sie den Wert im OTA-Extranet und führen Sie eine Gastsuche für das betroffene Angebot durch.