Traveloka-Steuern und -Gebühren: Prüfen Sie den Gesamtpreis für Gäste vor dem Start einer Aktion

Ein Zimmerrabatt von 15 % senkt die gesamte Rechnung des Gastes nicht zwangsläufig um 15 %. Eine feste Gebühr kann unverändert bleiben, während eine anwendbare prozentuale Steuer möglicherweise auf den reduzierten Zimmerbetrag berechnet wird.

Bevor Sie ein Angebot in TERA, der Hotelverwaltungsplattform von Traveloka, starten, geben Sie den erwarteten Gesamtbetrag für Gäste sowie den noch im Hotel zu zahlenden Betrag frei. Diese Prüfung dient der Vorbereitung des Aktionsstarts. Sie ist keine Anleitung zur Änderung des Steuersatzes Ihres Hotels oder zur Rekonstruktion einer Auszahlungsabrechnung.

Legen Sie fest, welche Beträge die Aktion reduzieren darf

Wählen Sie Zimmer, Ratenplan, Reisedaten, Gästeanzahl, Währung und Aktion aus. Prüfen Sie das vollständige Angebot einschließlich Verpflegung und Stornierungsbedingungen. Andernfalls kann ein günstigeres Angebot ohne Verpflegung wie ein erfolgreich rabattiertes Frühstückspaket wirken.

Ermitteln Sie den regulären Gesamtpreis für Gäste und seine Bestandteile, bevor Sie Änderungen vornehmen. Bestimmen Sie den rabattfähigen Zimmerbetrag, prozentuale Gebühren, feste Gebühren und optionale Zusatzleistungen. Legen Sie fest, welche Bestandteile bereits enthalten sind und welche separat zu zahlen sind.

Verwenden Sie die freigegebenen Gebührenregeln des Hotels und die tatsächlichen Aktionsbedingungen. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Rabatt jede Gebühr verändert oder dass eine als „Steuer“ bezeichnete Abgabe immer auf dem Zimmerbetrag basiert. Klären Sie die anzuwendende Behandlung mit der für die Einhaltung steuerlicher Vorschriften zuständigen Person.

Betrachten Sie dies getrennt von den Angaben zur steuerlichen Registrierung. Die Eingabe der Steueridentifikations- oder Unternehmensdaten einer Unterkunft legt für sich genommen nicht fest, welche Steuer im Aktionspreis für Gäste enthalten ist.

Ein Preisvergleich vor und nach der Aktion

Betrachten Sie ein hypothetisches Angebot für zwei Nächte mit einer rabattfähigen Zimmerzwischensumme von 200 USD. Angenommen, auf diese Zwischensumme fällt eine Steuer von 10 % an, hinzu kommt eine feste Pflichtgebühr von 12 USD pro Aufenthalt. In diesem Beispiel reduziert die Aktion ausschließlich die Zimmerzwischensumme um 15 %, und die freigegebene Steuerregel verwendet diese rabattierte Zwischensumme als Berechnungsgrundlage.

Vor der Aktion beträgt die Zahlungsverpflichtung des Gastes 200 USD + 20 USD + 12 USD = 232 USD. Nach Anwendung des Aktionsrabatts beträgt die Zimmerzwischensumme 170 USD, die Steuer beträgt 17 USD, und die feste Gebühr bleibt bei 12 USD. Der neue Gesamtbetrag beträgt 199 USD.

Die Ersparnis beträgt 33 USD, also rund 14,2 % der ursprünglichen Zahlungsverpflichtung von 232 USD, obwohl der rabattfähige Zimmerbetrag um 15 % gesunken ist. Diese Abweichung ist nicht automatisch ein Fehler.

Wenn die 12 USD bereits im verglichenen Preis enthalten sind, dürfen Sie sie nicht erneut hinzurechnen. Weichen die tatsächliche Steuerbemessungsgrundlage oder der Aktionsumfang Ihrer Unterkunft ab, passen Sie die Berechnung entsprechend an. Diese Zahlen dienen der Veranschaulichung und stellen weder eine Steuerregel von Traveloka noch einen tatsächlich geltenden Steuersatz eines Reiseziels dar.

Wenn ein Traveloka-Angebot auf einem Zimmerpreis basiert, der aus Ihrer Property Management Software (Hotel-Managementsystem) übermittelt wird, kann eine Änderung dieses Ausgangspreises zusätzlich zu einem TERA-Rabatt diese Berechnung verfälschen. Nutzen Sie in Smart Order die Preissteuerung des Kanalmanagers, um den angebundenen Basispreis zu pflegen, und prüfen Sie anschließend das Traveloka-spezifische Angebot anhand dieses Preises. So trennen Sie die reguläre Preisaktualisierung von der Aktion auf dem Vertriebskanal.

Prüfen Sie das TERA-Angebot und seine Gebühreneinstellungen

Öffnen Sie die relevanten Aktions- und Preiseinträge im Konto der Unterkunft. Menübezeichnungen und bearbeitbare Felder können variieren. Prüfen Sie die gespeicherte Konfiguration und nutzen Sie für Werte, die Ihr Team nicht selbst bearbeiten kann, den vorgesehenen Weg zur Datenpflege.

Prüfen Sie den Rabattumfang und mögliche Rabattkombinationen

Prüfen Sie die für die Aktion berechtigten Produkte, Buchungs- und Aufenthaltszeiträume, Gästebedingungen und die Rabattart. Eine prozentuale Ermäßigung, ein fester Rabattbetrag und eine kostenlose Übernachtung führen nicht zwangsläufig zum gleichen Ergebnis.

Öffnen Sie, sofern verfügbar, Simulation der Rabattkombination anzeigen und prüfen Sie die geschätzte Gesamtermäßigung einschließlich anwendbarer Rabatte für den jeweiligen Ratenkanal. Prüfen Sie die einzelnen Rabattanteile und die gewählte Kombination. Die Schätzung ersetzt keine vollständige Berechnung des Gesamtpreises für Gäste und legt nicht die steuerliche Behandlung sämtlicher Gebühren fest.

Wenn für denselben Aufenthalt ein zweites Angebot anwendbar ist, berechnen Sie die geltende Kombination, statt die Prozentsätze einfach zu addieren. Klären Sie außerdem, ob ein Vorteil für Gäste vom Hotel, von Traveloka oder im Rahmen einer gemeinsamen Kampagne finanziert wird, bevor Sie die gesamte Ersparnis als Minderung des Hotelumsatzes behandeln.

Prüfen Sie die Berechnungsgrundlage jeder verbleibenden Gebühr

Klären Sie bei einer festen Gebühr, ob sie pro Aufenthalt, pro Zimmer, pro Person oder pro Nacht gilt. Ein Rabatt darf diese Berechnungseinheit nicht unbemerkt verändern. Bestätigen Sie bei einer prozentualen Gebühr die maßgebliche Zwischensumme, die Einbeziehung in den angezeigten Preis und etwaige Rundungsregeln.

Prüfen Sie auch die Zusammensetzung der Gästegruppe. Ein Kind, ein zusätzlicher Erwachsener oder ein ausgewähltes Zustellbett kann den Preis verändern, ohne dass ein Steuerfehler vorliegt. Inklusives Frühstück für zwei Gäste darf nicht mit Frühstück für alle Gäste im Zimmer verwechselt werden.

Klären Sie, welche Beträge die Unterkunft vor Ort einzieht

Die Unterkunftspreise auf Traveloka enthalten in der Regel die vom Anbieter festgelegten anwendbaren Steuern und Servicegebühren. Zusätzliche Leistungen oder vor Ort erhobene Steuern können jedoch separat abgerechnet werden. Prüfen Sie das tatsächlich ausgewählte Angebot und die Zahlungsaufschlüsselung, statt zuzusichern, dass sämtliche denkbaren Gebühren im Voraus bezahlt sind.

„Im Gesamtbetrag enthalten“ und „online eingezogen“ beantworten unterschiedliche Fragen. Ist tatsächlich ein Betrag im Hotel zu zahlen, stellen Sie sicher, dass die Buchungshinweise mit dem Betrag übereinstimmen, den der Empfang einziehen soll. Eine erstattbare Kaution muss außerdem getrennt von einer nicht erstattbaren Aufenthaltsgebühr behandelt werden.

Testen Sie die Gästesicht vor der Freigabe des Aktionsstarts

Nutzen Sie die im Konto verfügbare Aktionsvorschau oder die vorhandenen Testmöglichkeiten. Falls eine öffentliche Prüfung die Aktivierung voraussetzt, starten Sie die Aktion nach entsprechender Freigabe in einem eng begrenzten Umfang und halten Sie die Möglichkeit offen, das betroffene Angebot zu pausieren. Bezeichnen Sie eine unveröffentlichte Simulation nicht als verifizierten öffentlichen Verkaufspreis.

1. Bewahren Sie die Aufschlüsselung des regulären Preises oder die freigegebene Berechnung vor Aktionsbeginn für dasselbe Zimmer, dieselben Reisedaten, dieselbe Gästegruppe und dieselbe Währung auf.
2. Prüfen Sie eine Suche, die die Aktionsbedingungen erfüllt, bis zur endgültigen Preisaufschlüsselung, ohne allein zur Einsicht des Betrags eine kostenpflichtige Buchung vorzunehmen.
3. Gleichen Sie Zimmerzwischensumme, Rabatt, verbleibende Gebühren und die gesamte Zahlungsverpflichtung für den Aufenthalt mit der freigegebenen Berechnung ab. Unterscheiden Sie zwischen angezeigten Preisen pro Nacht und Gesamtbeträgen für den Aufenthalt.
4. Prüfen Sie eine Suche, die bewusst nicht die Aktionsbedingungen erfüllt, beispielsweise mit einem Datum außerhalb des Aufenthaltszeitraums oder einem nicht berechtigten Gästesegment. Bestätigen Sie, dass der neue Rabatt bei diesem Angebot nicht angewendet wird.
5. Wenn ein autorisierter Reservierungstest erforderlich ist, vergleichen Sie die Bestätigung mit der im Hotel-Managementsystem eingegangenen Reservierung. Prüfen Sie neben dem Zimmerbetrag auch die dem Gast berechneten Gebühren und die Hinweise zum Zahlungseinzug.

Halten Sie Gerät, Anmeldestatus, Markt, Zimmeranzahl und ausgewählte Zusatzleistungen konstant, sofern diese die Aktionsberechtigung beeinflussen. Vergleichen Sie die tatsächlich zu zahlenden Beträge in der Zahlungswährung und keine umgerechnete Preisschätzung aus der Suche. Speichern Sie die Suchbedingungen zusammen mit dem Ergebnis, damit eine andere Führungskraft die Prüfung reproduzieren kann.

Entscheiden Sie über Start, Pause oder Korrektur

Weicht nur die feste Gebühr ab, prüfen Sie ihre Berechnungseinheit und ob sie doppelt hinzugerechnet wurde. Ist die Zimmerzwischensumme zu niedrig, untersuchen Sie den Basispreis und die anwendbaren Aktionen, bevor Sie eine Steuer ändern. Stimmt der Gesamtbetrag für Gäste, aber der am Empfang fällige Betrag ist falsch, klären Sie die Zuständigkeit für den Zahlungseinzug, statt einen weiteren Rabatt zu gewähren.

Pausieren Sie ein betroffenes Angebot oder schränken Sie es ein, solange eine wesentliche Abweichung ungeklärt bleibt. Korrigieren Sie den betreffenden Wert, wiederholen Sie die Tests mit berechtigten und nicht berechtigten Suchanfragen und halten Sie die vereinbarten Bedingungen bereits bestätigter Buchungen ein.

Nutzen Sie nach dem Start die Berichte zu Hotelumsatz und Vertriebskanälen, um Buchungen und erfasste Umsätze im Zusammenhang mit dem freigegebenen Angebot zu prüfen. Der Aktionsgesamtbetrag für Gäste legt nicht den Nettoauszahlungsbetrag des Hotels fest. Entnehmen Sie diesen Wert den jeweiligen Zahlungs- und Abrechnungsunterlagen.

Das Angebot ist startbereit, wenn die für den Umsatz verantwortliche Person den Rabatt und die Finanzabteilung die verbleibenden Gebühren erklären können. Der Empfang sollte dann genau wissen, ob und welchen Betrag er vom anreisenden Gast einziehen muss.