Agoda permite a los hoteles establecer sus propias reglas de cancelación a través de YCS: cancelación gratuita, no reembolsable o políticas con fecha límite. Cuando se aplican múltiples políticas, prevalece la más estricta (EasyCancel siempre tiene prioridad). Para las reservas de Cobro en el Alojamiento (Property Collect), el hecho de haber visto o no la tarjeta de crédito del huésped determina quién cobra la tarifa. Utilice la herramienta de Exención Proactiva de Tarifa de Cancelación para automatizar las decisiones de exención. Para reducir las tasas de cancelación, combine planes de tarifas flexibles y no reembolsables, endurezca las políticas en fechas de alta demanda y envíe recordatorios antes de la llegada.
Si gestiona un hotel en Agoda, ya sabe que las cancelaciones pueden ser perjudiciales: habitaciones vacías, pérdida de ingresos y el constante ir y venir con los huéspedes. Configurar correctamente su política de cancelación de Agoda desde el principio no se trata solo de proteger sus ingresos; se trata de establecer expectativas claras que funcionen tanto para usted como para sus huéspedes.
Esta guía detalla todo lo que los propietarios de hoteles necesitan saber sobre la política de cancelación de Agoda: desde los diferentes tipos de políticas y cómo configurarlas en YCS, hasta el manejo de exenciones de tarifas y la reducción de su tasa general de cancelación. Sin rodeos, solo pasos prácticos que puede aplicar hoy mismo.
¿Qué es la política de cancelación de Agoda para hoteles?
La política de cancelación de Agoda es un conjunto de reglas que determina si un huésped recibe un reembolso cuando cancela una reserva, y si su propiedad puede cobrar una tarifa en caso de hacerlo. A diferencia de algunas OTA que aplican un estándar para toda la plataforma, Agoda otorga a los hoteles asociados una flexibilidad considerable para definir sus propios términos a través del Yield Control System (YCS).
Esta flexibilidad es una verdadera ventaja, pero conlleva responsabilidad. Si no configura una política de cancelación, Agoda aplica un valor predeterminado del sistema: cualquier cancelación dentro de un día antes de la llegada incurre en el cobro de la primera noche, y las ausencias (no-shows) se tratan de la misma manera. Es posible que ese valor predeterminado no refleje las necesidades reales de su propiedad, especialmente durante las temporadas altas o períodos de alta demanda.
Desde la perspectiva de la gestión de ingresos, su política de cancelación de Agoda es una de sus herramientas más poderosas. Adaptarla cuidadosamente a sus planes de tarifas, temporadas y perfil de huéspedes puede reducir significativamente tanto las cancelaciones de última hora como la fuga de ingresos.
Explicación de los tipos de políticas de cancelación de Agoda
Agoda admite varios tipos de políticas de cancelación, cada una adaptada a diferentes estrategias de precios y segmentos de mercado:
- Cancelación gratuita: Los huéspedes pueden cancelar sin penalización hasta un período límite definido (por ejemplo, 24, 48 o 72 horas antes de la entrada). Esta política de cancelación gratuita de Agoda atrae a los viajeros que valoran la flexibilidad y a menudo conduce a mayores tasas de conversión de reservas, pero también puede atraer reservas especulativas.
- No reembolsable: La política de cancelación no reembolsable de Agoda significa que los huéspedes pagan el total en el momento de la reserva y no reciben ningún reembolso si cancelan. Las propiedades suelen ofrecerlas a una tarifa con descuento para incentivar el compromiso. Esta política funciona mejor para viajeros con presupuesto limitado y fechas de alta demanda en las que confía en que la habitación se venderá de todos modos.
- Políticas de reembolso parcial / fecha límite flexible: Estas opciones híbridas permiten un reembolso total o parcial si el huésped cancela dentro de un período determinado. Por ejemplo, una política podría permitir la cancelación gratuita hasta 7 días antes de la llegada, con el cobro de una noche para cancelaciones posteriores. Estas políticas son un excelente punto intermedio para las propiedades que desean seguir siendo competitivas sin absorber todo el riesgo de cancelación.
- EasyCancel: Este es un programa especial impulsado por Agoda que prioriza la flexibilidad del huésped. Si su propiedad participa en EasyCancel, esta política tiene prioridad sobre todas las demás reglas de cancelación aplicables para una reserva, independientemente de lo que digan sus políticas estándar o estacionales. Las propiedades que consideren esto deben tener en cuenta el equilibrio entre un mayor volumen de reservas y una mayor exposición a las cancelaciones.
Cada tipo de política se puede vincular a planes de tarifas específicos, lo que le permite ofrecer tarifas de cancelación gratuita junto con tarifas no reembolsables simultáneamente: una táctica inteligente para captar diferentes segmentos de viajeros.
Cómo configurar una política de cancelación de Agoda en YCS
Configurar su política de cancelación de Agoda en el Yield Control System (YCS) es sencillo una vez que sabe dónde buscar. Aquí tiene un tutorial práctico:
Paso 1: Acceder a las políticas de cancelación
Inicie sesión en YCS. Si gestiona varias propiedades, seleccione la correcta en Listados. Vaya a Propiedad >> Políticas de cancelación.
Paso 2: Crear una nueva política
Haga clic en Agregar cancelación. Aparecerá un menú desplegable con las plantillas de políticas disponibles. Elija la que se adapte a su estrategia (cancelación gratuita, no reembolsable o una política con fecha límite).
Paso 3: Configurar políticas estacionales o para fechas específicas
YCS le permite establecer políticas de cancelación temporales para fechas de estancia específicas. Esto es particularmente útil para días festivos como Navidad, Año Nuevo o eventos locales donde se justifican términos más estrictos. Una política temporal anulará su política estándar cuando sea la regla aplicable más estricta.
Paso 4: Vincular políticas a planes de tarifas
Vaya a Tarifas y disponibilidad >> Planes de tarifas. Para cada plan de tarifas, puede asignar una política de cancelación específica. Para agregar una política no reembolsable, escriba 'no reembolsable' en el cuadro de búsqueda de políticas durante la configuración del plan de tarifas y seleccione la opción correspondiente.
Paso 5: Comprender las reglas de prioridad de las políticas
Cuando se aplican múltiples políticas a una sola reserva, Agoda utiliza una jerarquía clara:
• EasyCancel siempre tiene prioridad si su propiedad participa.
• Si EasyCancel no se aplica, se utiliza la política más estricta de cualquier promoción Estacional o Esencial activa.
• Si no se aplican políticas promocionales, se aplica la política más estricta entre el plan de tarifas, las promociones Dirigidas aplicables y la página de Políticas de cancelación a nivel de propiedad.
Comprender esta jerarquía le ayuda a evitar resultados no deseados; por ejemplo, que una política promocional suavice involuntariamente un plan de tarifas estricto no reembolsable.
Gestión eficaz de las exenciones de tarifas de cancelación de Agoda
No todas las cancelaciones son sencillas. A veces, los huéspedes cancelan debido a emergencias médicas, interrupciones de vuelos u otras circunstancias legítimas, y la forma en que responda su propiedad puede afectar tanto su reputación como las puntuaciones de las reseñas de los huéspedes.
Agoda ofrece una herramienta llamada Exención Proactiva de Tarifa de Cancelación (PCFW) que le permite preconfigurar las situaciones en las que su propiedad eximirá automáticamente una tarifa de cancelación. Esto ahorra tiempo y elimina la fricción de lo que de otro modo podría convertirse en un proceso prolongado.
A continuación, le indicamos cómo configurarlo en YCS:
• Vaya a Propiedad >> Configuración de la política de cancelación.
• Busque la sección Configuración de exención de tarifa de cancelación y haga clic en Cambiar configuración.
• Aparecerá una ventana emergente. Active (ON) las circunstancias en las que está dispuesto a eximir la tarifa, por ejemplo, una cancelación en período de gracia o situaciones específicas de los huéspedes.
• Desactive (OFF) las circunstancias en las que no aplicará la exención y luego guarde su configuración.
Una nota importante: la exención del período de gracia no se aplica a las reservas realizadas dentro de las 48 horas previas a la entrada. Además, la herramienta PCFW actualmente solo está disponible en mercados seleccionados, así que verifique su cuenta de YCS para ver si está accesible para su propiedad.
Para las propiedades que aún no tienen acceso a PCFW, las exenciones deben manejarse manualmente. Cuando un huésped solicite una exención de tarifa, revise la situación caso por caso y comuníquese a través de las herramientas de mensajería integradas de YCS para mantener un registro claro de las decisiones. Este rastro documental es importante si alguna vez hay una disputa.
¿Cuándo pagan los huéspedes las tarifas de cancelación de Agoda?
Esta es una de las preguntas más comunes que hacen los propietarios de hoteles, y la respuesta depende tanto del tipo de pago de la reserva como de si su propiedad ha accedido a la tarjeta de crédito del huésped.
Hay dos modelos de pago en Agoda:
- Cobro por Agoda (Agoda Collect): Agoda cobra al huésped directamente y transfiere el pago a su propiedad. Para ausencias (no-shows) o cancelaciones tardías, Agoda intentará cobrar a la tarjeta guardada del huésped y le remitirá la tarifa de cancelación.
- Cobro en el Alojamiento (Property Collect): Su propiedad cobra el pago al huésped a la entrada. Si un huésped no se presenta o cancela tarde, la responsabilidad de cobrar la tarifa cambia dependiendo de si ha visto los detalles de la tarjeta de crédito del huésped en YCS.
La regla clave para las reservas de Cobro en el Alojamiento:
• Si NO ha visto la tarjeta de crédito del huésped: Agoda intentará cobrar la tarifa de cancelación en su nombre. Si tiene éxito, el monto se reflejará en su pestaña de Finanzas de YCS.
• Si HA visto la tarjeta de crédito del huésped: Usted es responsable de cobrar la tarifa directamente. Agoda no cobrará en su nombre en este caso.
Para informar de una ausencia (no-show), debe registrarla a través del widget Necesito Ayuda de YCS dentro de las 72 horas posteriores a la fecha de entrada. Después de ese período, la opción dejará de estar disponible y deberá comunicarse con el soporte de Agoda manualmente.
Un escenario que vale la pena señalar: si un huésped reservó sin proporcionar una tarjeta de crédito y no se presenta, Agoda no puede cobrar en su nombre. En ese caso, deberá iniciar su propio proceso de cobro.
Estrategias para reducir su tasa de cancelación en Agoda
Una alta tasa de cancelación no solo significa pérdida de ingresos, sino que también puede afectar la visibilidad de su propiedad en los rankings de búsqueda de Agoda. A continuación, se presentan enfoques prácticos para mantener las cancelaciones bajo control:
Diversifique sus planes de tarifas
Ofrecer tanto tarifas de cancelación gratuita a un precio superior como tarifas no reembolsables con descuento permite a los huéspedes elegir según su nivel de certeza. Los huéspedes que están genuinamente comprometidos con sus planes a menudo elegirán la opción no reembolsable para obtener una mejor oferta, lo que reduce su exposición a cancelaciones casuales.
Utilice políticas más estrictas durante los períodos de máxima demanda
Establezca políticas de cancelación estacionales para fechas de alta demanda, como días festivos, festivales locales o vacaciones escolares. Exigir cancelaciones con 5 a 7 días de anticipación en lugar de las 24 horas estándar le brinda más tiempo para ocupar la habitación si un huésped se echa atrás.
Verifique las tarjetas de crédito con anticipación para las reservas de Cobro en el Alojamiento
YCS ahora incluye funciones de validación de tarjetas de crédito para las reservas de Cobro en el Alojamiento. El uso de estas herramientas no solo reduce el riesgo de ausencias, sino que también le brinda una imagen más clara de qué reservas están respaldadas por un método de pago válido.
Envíe recordatorios antes de la llegada
Los huéspedes que se sienten involucrados e informados sobre su próxima estancia tienen menos probabilidades de cancelar. Utilice su software de gestión hotelera o gestor de canales para programar correos electrónicos de recordatorio unos días antes de la entrada: un pequeño detalle que a menudo marca una gran diferencia.
Supervise sus datos de cancelación en YCS Analytics
YCS incluye herramientas de análisis que muestran sus tendencias de cancelación a lo largo del tiempo. Preste atención a qué planes de tarifas, tipos de habitaciones o ventanas de reserva experimentan la mayor cantidad de cancelaciones. Los ajustes basados en datos a sus políticas serán mucho más efectivos que las conjeturas.
Preguntas frecuentes sobre la política de cancelación de Agoda
P1: ¿Qué sucede si un huésped cancela una reserva no reembolsable?
El huésped pierde el pago completo. Según la política de cancelación no reembolsable de Agoda, no se emite ningún reembolso independientemente de cuándo ocurra la cancelación. Agoda aplicará esta política y usted recibirá su compensación como de costumbre a través de su método de pago. Tenga en cuenta que Agoda conserva la discreción final en circunstancias excepcionales, como desastres naturales verificados o restricciones de viaje gubernamentales.
P2: ¿Pueden los hoteles cambiar la política de cancelación de Agoda después de la reserva?
No, la política que se aplica a una reserva queda bloqueada en el momento de la reserva. Puede actualizar sus políticas de cancelación en YCS en cualquier momento, pero esos cambios solo afectan a las reservas futuras. Si un huésped hizo una reserva bajo una política de cancelación gratuita y luego usted cambió a no reembolsable, ese huésped aún conserva los términos originales bajo los cuales reservó.
P3: ¿Puede Agoda eximir las tarifas de cancelación?
Agoda puede eximir las tarifas de cancelación en circunstancias específicas, generalmente eventos extraordinarios como pandemias, prohibiciones de viaje gubernamentales o situaciones de fuerza mayor. Estas decisiones se toman a discreción de Agoda. Para cancelaciones estándar, se aplica la política configurada de su propiedad. Sin embargo, como propietario de un hotel, puede habilitar proactivamente exenciones de tarifas para situaciones específicas de los huéspedes a través de la herramienta PCFW en YCS.
P4: ¿Qué política de cancelación se aplica si existen múltiples políticas de Agoda?
Agoda aplica un orden de prioridad definido. EasyCancel es lo primero si su propiedad participa. De lo contrario, se aplica la política más estricta de cualquier promoción Estacional o Esencial activa. Si no hay políticas promocionales en juego, se utiliza la política más estricta entre su plan de tarifas, las promociones Dirigidas aplicables y sus políticas de cancelación a nivel de propiedad. Esta jerarquía es automática: no es necesario resolver conflictos manualmente.
P5: ¿Agoda reembolsa automáticamente a los huéspedes después de la cancelación?
Para las reservas de Cobro por Agoda, Agoda gestiona los reembolsos directamente de acuerdo con la política de cancelación aplicable. Si se aplica la política de cancelación gratuita de Agoda y el huésped cancela a tiempo, el reembolso se procesa automáticamente. Para reservas no reembolsables, no se emite ningún reembolso. Para las reservas de Cobro en el Alojamiento, su propiedad es responsable de cualquier reembolso al huésped.
P6: ¿Qué deben hacer los propietarios de hoteles cuando los huéspedes solicitan una exención de la tarifa de cancelación?
Si ha configurado la herramienta PCFW, las solicitudes que califican se manejan automáticamente, sin necesidad de ninguna acción por su parte. Para solicitudes de exención manuales, revise cuidadosamente las circunstancias del huésped antes de decidir. Comuníquese a través de las herramientas de mensajería de YCS para crear un registro documentado. Si decide eximir la tarifa, actualice el estado de la reserva en consecuencia en YCS. Considere otorgar exenciones para situaciones genuinamente excepcionales (emergencias médicas, duelo, clima severo) mientras se mantiene firme en los casos que parecen arrepentimiento del comprador. Ser coherente genera confianza tanto con los huéspedes como con el equipo de soporte de Agoda.
