1. No compares el total de la reserva del huésped directamente con un depósito bancario.
2. Identifica si la reserva es Agoda Collect o Property Collect antes de calcular la cuenta por cobrar del hotel.
3. Relaciona el desglose del precio de la reserva, la transacción de finanzas, el lote de pago, el método de pago y la liquidación bancaria.
4. Separa comisiones, impuestos, modificaciones, ajustes, cargos parciales, efectos de divisas y diferencias temporales.
Una discrepancia en el pago de Agoda a menudo comienza con dos cantidades que nunca debían coincidir. El total de la reserva puede ser el importe de venta de cara al huésped, mientras que el pago del hotel puede reflejar la comisión, el modelo de pago, los impuestos, los ajustes, varias reservas o una fecha de liquidación diferente.
Concilia desde la reserva hacia afuera. Identifica quién cobró el dinero del huésped, determina el importe de Agoda a nivel de reserva, localiza el lote de pago, y solo entonces compara la liquidación bancaria o por tarjeta con el libro mayor del Sistema de Gestión Hotelera.
Define las Cantidades Antes de Investigar
Mantén cada cantidad en un campo separado: la cantidad final mostrada al huésped; el desglose de la habitación e impuestos de la reserva; la cantidad que la propiedad debe cobrar o recibir; la compensación o comisión de Agoda; cualquier modificación, cancelación, rechazo, impuesto o ajuste manual; la cantidad incluida en un ID de pago; la cantidad cargada a una tarjeta de Agoda o enviada por transferencia bancaria; y la cantidad registrada en el Sistema de Gestión Hotelera y el libro mayor general.
No utilices "total de la reserva" y "pago" indistintamente en un ticket de soporte. Indica la cantidad, divisa, página de origen y fecha para cada valor.
Este artículo cubre la conciliación amplia de pagos, incluidas las reservas sin cancelación. Es necesaria una revisión separada de cancelaciones y reembolsos cuando la pregunta principal es si una estadía cancelada generó el reembolso o cargo correcto.
Identifica si es Agoda Collect o Property Collect
Abre la reserva en Agoda Partner Portal > Reservas > Reservas y confirma el modelo de pago.
Para Agoda Collect, Agoda recauda el pago del huésped y el hotel recibe la cantidad correspondiente a través de su método de pago configurado. En la reserva, abre Pago y precios > Desglose de precio para revisar la compensación y las cantidades de la reserva disponibles para la propiedad.
Para Property Collect, el huésped paga al hotel. Por lo tanto, el total de cara al huésped no debería aparecer como un pago separado de Agoda. En cambio, la compensación de Property Collect puede compensarse contra las cantidades pagadas por adelantado que Agoda debe a la propiedad.
Para una reserva Property Collect, utiliza Finanzas > Todas las transacciones y relaciona la referencia de la reserva con la cantidad de cobro o compensación. La compensación de Property Collect se registra en la vista de transacciones de Finanzas; no esperes que el comprobante de la página de la reserva lo presente en el mismo lugar que una cantidad de Agoda Collect.
Elegir el modelo de pago incorrecto es la forma más rápida de crear una falsa discrepancia: el departamento de finanzas puede esperar que Agoda remita un dinero que el huésped ya ha pagado directamente a la propiedad.
Concilia una Reserva con su Lote de Pago
Usa un ID de reserva y una sola divisa durante toda esta secuencia.
- Abre la reserva y guarda su modelo de pago actual, estado, fechas, divisa, total del huésped, cantidad de la propiedad, tratamiento fiscal y compensación.
- Comprueba si la reserva fue modificada, cancelada, marcada como no-show o manejada bajo términos diferentes después de la reserva.
- Abre Finanzas > Pagos y busca la referencia de la reserva entre las transacciones a pagar.
- Revisa la sección de Ajustes antes de confirmar la cantidad esperada del lote.
- Si el pago ya fue procesado, abre Finanzas > Pagos anteriores y localiza el ID de pago que contiene la reserva.
- Descarga o guarda el estado de cuenta a nivel de reserva para ese pago.
- Relaciona el ID de pago con la transferencia bancaria, tarjeta virtual o transacción con e-Card.
- Compara la liquidación con la cuenta por cobrar del Sistema de Gestión Hotelera y el registro contable.
Un ID de pago puede agrupar varias reservas y ajustes elegibles. Después del procesamiento, haz coincidir el lote en Pagos anteriores en lugar de comparar el depósito bancario con solo una reserva. Un solo depósito puede cubrir varias estadías más un ajuste de otro período.
El business intelligence para hoteles de Smart Order ayuda a los equipos de finanzas a mantener alineados los ingresos de las reservas, la fuente del canal, las noches de habitación y los resultados operativos, mientras el pago de Agoda se concilia por separado.
Conciliar Agoda con el Registro de la Reserva
Compara los ingresos del canal y las reservas del Sistema de Gestión Hotelera antes de registrar una diferencia de pago o cerrar el período contable.
Revisa las Causas Principales de una Discrepancia en el Pago de Agoda
El pago es inferior al total del huésped. Confirma si el total del huésped incluye comisión, impuestos cobrados por el hotel, cargos por servicio o artículos que no forman parte de la remesa de Agoda. Verifica el modelo de pago antes de tratar la diferencia como una deducción.
Una reserva de Property Collect redujo un pago prepagado. Revisa Finanzas > Todas las transacciones para la compensación. El hotel cobró el importe del huésped directamente, mientras que la comisión puede deducirse de los ingresos de Agoda Collect.
El importe de la reserva cambió después de que se iniciara el pago. Busca una modificación o cancelación y luego inspecciona los Ajustes. Si el pago ya estaba confirmado, concilia el importe modificado con el siguiente lote elegible antes de tratarlo como un saldo pendiente de pago.
El lote incluye un ajuste no explicado. Haz coincidir la referencia y el motivo del ajuste, luego clasifícalo como saldo pendiente, cargo excesivo, cargo por rechazo de reserva, corrección de impuestos, tratamiento de cancelación acordado u otro tipo de ajuste documentado.
Solo se cobró una parte de la cantidad esperada. Compara la cantidad aprobada con el cargo real de la tarjeta virtual o e-Card y cualquier saldo restante. No crees un segundo cargo completo antes de confirmar lo que se liquidó.
El depósito bancario difiere del ID de pago. Comprueba las tarifas de transferencia, deducciones del banco receptor, conversión de divisas, divisa de liquidación, fecha valor y si el banco agrupó o dividió transacciones. Mantén estas diferencias bancarias separadas del cálculo de la reserva de Agoda.
Los ingresos del Sistema de Gestión Hotelera igualan al total del huésped, pero la cuenta por cobrar de Agoda es neta. Revisa el diseño contable. Los ingresos de la habitación, las obligaciones fiscales, los gastos de comisiones, las cuentas por cobrar de Agoda y el recibo de efectivo pueden requerir registros separados en lugar de una única entrada de ingresos netos.
Separa las Diferencias Temporales de los Errores Reales
Una reserva puede ganarse en un período operativo y pagarse en otro. La fecha de estadía, la fecha de cancelación, la fecha de pago, la fecha de confirmación de pago, la fecha de cargo en la tarjeta, la fecha valor y la fecha de registro bancario son eventos diferentes.
Concilia la reserva con el período requerido por la política contable del hotel, luego mantén la cuenta por cobrar de Agoda hasta su liquidación. No muevas los ingresos por habitaciones al mes del banco simplemente para hacer cuadrar el efectivo.
Para los pagos por lotes, mantén una cuenta de compensación. Registra cada reserva y ajuste contra el ID de pago, luego liquida ese ID cuando llegue la transacción del banco o la tarjeta. Un saldo no igualado sigue siendo visible sin cambiar los ingresos originales de la reserva.
Si una cantidad sigue siendo negativa, comprueba si la compensación de Property Collect o un reembolso posterior al pago supera las reservas de Agoda Collect por pagar seleccionadas actualmente. Agrega las siguientes transacciones elegibles a la conciliación e inicia un pago solo después de que el saldo seleccionado sea positivo.
Evitar el Doble Registro
No registres una corrección de pago manual directamente en los ingresos mientras la reserva original del Sistema de Gestión Hotelera, el ajuste de Agoda o el extracto bancario aún puedan llegar. Utiliza un elemento de conciliación temporal con el ID de la reserva y el ID del pago.
Antes de cerrarlo, confirma si el sistema contable ya importó los ingresos originales de la reserva, un ajuste por modificación o cancelación, el lote de pago de Agoda, una liquidación bancaria o de tarjeta, o un asiento manual ingresado por otro empleado.
De lo contrario, una discrepancia puede convertirse en dos errores de compensación que desaparecen a nivel de propiedad, pero siguen siendo incorrectos por canal y período.
Escalar una Diferencia de Pago con Evidencia
Usa la ruta de Necesito Ayuda del Partner Portal solo después de aislar la cantidad del lado de Agoda. Envía un solo paquete que contenga el ID de la propiedad y el ID de la reserva, el modelo de pago y el método de pago, el estado de la reserva y la estadía, el total del huésped, la cantidad de la propiedad, la compensación, la divisa, el ID de pago, la referencia de la transacción, la referencia y descripción del ajuste, y las fechas correspondientes de pago, confirmación, valor y banco. Agrega un registro bancario o de tarjeta redactado e indica la diferencia exacta entre lo esperado y lo real.
Indica si la discrepancia se encuentra entre la reserva y la transacción de Agoda, la transacción de Agoda y el lote de pago, el lote de pago y el banco, o el banco y el registro del Sistema de Gestión Hotelera. Eso dirige el caso a la evidencia correcta en lugar de pedirle a soporte que explique todo un mes.
Mantén Rastreables los Ingresos del Canal y el Efectivo
Conecta la fuente de la reserva, los ingresos de la estadía y los informes del hotel para que las excepciones de pago puedan investigarse sin reescribir el registro de la reserva.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué el pago de Agoda no es igual al total de la reserva?
El total de la reserva puede ser una cantidad de cara al huésped, mientras que el pago refleja el modelo de pago, la compensación, los impuestos, los ajustes, la composición del lote y el método de liquidación.
¿Dónde puede ver finanzas la compensación de Property Collect?
Utiliza Finanzas > Todas las transacciones y relaciona la referencia de la reserva. No se muestra en el comprobante de la reserva de la misma manera que una cantidad de Agoda Collect.
¿Puede un pago de Agoda contener varias reservas?
Sí. Las reservas a pagar pueden agruparse bajo un ID de pago, y los ajustes requeridos pueden incluirse en el mismo lote.
¿Por qué una reserva más antigua afectó a este pago?
Una modificación posterior, cancelación, corrección manual, saldo pendiente o cargo excesivo puede aparecer como un ajuste en un pago futuro.
¿Debería finanzas cambiar los ingresos del Sistema de Gestión Hotelera para que coincidan con el depósito bancario?
No automáticamente. Concilia los ingresos, la comisión, el impuesto, la cuenta por cobrar, el pago y la liquidación bancaria por separado según la política contable del hotel.
Una discrepancia en el pago de Agoda se resuelve cuando cada diferencia tiene una fuente, cantidad, divisa, período y tratamiento contable. Comienza con el modelo de pago, rastrea la reserva hasta su ID de pago y mantén la sincronización bancaria separada de la economía de la reserva.
