1. Separe los Pagos mediante Booking.com de las reservas pagadas directamente al hotel.
2. Relacione cada pago o importe de tarjeta virtual con su número de reserva.
3. Concilie por separado las comisiones, los impuestos, las tasas, los reembolsos y los ajustes.
4. Compare el importe total final del pago con el abono bancario o la liquidación de la tarjeta.
5. Mantenga abiertas las diferencias sin resolver en lugar de modificar los ingresos por habitaciones para forzar una coincidencia.
La conciliación de pagos de Booking.com resulta confusa cuando el hotel compara directamente el total de la reserva de un huésped con un abono bancario. Esos importes pueden representar conceptos diferentes.
El total de la reserva indica lo que paga el huésped por la estancia. El hotel puede recibir un pago neto después de las deducciones, un pago bruto con la comisión facturada por separado, un pago mediante tarjeta virtual o ningún pago de Booking.com porque el huésped paga directamente al alojamiento.
El método más sencillo consiste en seguir una reserva desde el registro de Booking.com hasta el pago, la comisión, el banco y el Sistema de Gestión Hotelera. Cuando cada reserva está correctamente conciliada, resulta mucho más fácil cerrar el lote de pagos.
Primero, identifique quién cobró el dinero del huésped
Abra la reserva y consulte las instrucciones de pago. Hágalo con cada reserva en lugar de asumir que todas las reservas del alojamiento utilizan el mismo método.
En una reserva con Pagos mediante Booking.com, Booking.com cobra al huésped el importe correspondiente y paga al alojamiento mediante el método configurado para esa reserva, como una transferencia bancaria o una tarjeta virtual.
En una reserva con pago en el alojamiento, el hotel cobra al huésped. Puede existir una factura de comisión de Booking.com, pero el hotel no debe esperar que Booking.com le envíe como pago el importe del alojamiento abonado por el huésped.
Esta es la distinción más importante de la conciliación. Si el departamento financiero espera un pago por una reserva que debía cobrar el hotel, la reserva parecerá impagada aunque el problema real sea un saldo pendiente del huésped.
Registre el método de pago indicado en la reserva, la moneda y cualquier importe que el alojamiento aún deba cobrar durante la Entrada.
Comprenda los pagos netos y brutos de forma sencilla
Un pago neto significa que Booking.com ya ha deducido la comisión u otros cargos indicados antes de pagar al hotel. Por lo tanto, el importe bancario puede ser inferior al importe de la reserva.
Un pago bruto significa que el hotel recibe el pago correspondiente sin que la comisión se deduzca de ese importe. La comisión se gestiona por separado, normalmente mediante la factura o el saldo de la cuenta del alojamiento.
Por ejemplo, considere una reserva con un importe sujeto a comisión de $500 y una comisión de $75. Si la cuenta utiliza un pago neto y no hay otras deducciones, el pago previsto puede ser de $425. Si utiliza un pago bruto, el hotel puede recibir $500 y contabilizar por separado los $75 de comisión.
Este ejemplo es solo un modelo de cálculo. La reserva real puede incluir impuestos, cargos cobrados por el alojamiento, comisiones de pago, reembolsos o ajustes. Utilice las cifras mostradas para la reserva y el pago en lugar de aplicar una única fórmula a todas las reservas.
El business intelligence para hoteles de Smart Order ayuda a los responsables a mantener visibles los ingresos de los canales y los resultados operativos mientras el departamento financiero concilia por separado las fechas de los pagos.
Revise los ingresos de las reservas con mayor facilidad
Utilice Smart Order para conectar la actividad de las reservas con informes prácticos para hoteles y las operaciones diarias.
Concilie cada reserva en siete pasos
- Abra la reserva definitiva. Registre el número de confirmación, las fechas de la estancia, el estado, la moneda, el importe de la habitación, los impuestos, las tasas, los descuentos y el total del huésped.
- Confirme el método de pago. Determine si Booking.com cobró el dinero o si el hotel era responsable de hacerlo.
- Compruebe si hubo cambios posteriores. Revise las cancelaciones, las estancias acortadas, las ausencias, los reembolsos, los cargos exonerados y los cambios de precio.
- Registre el importe correspondiente al hotel. Utilice el importe que Booking.com muestra como pagadero al alojamiento o el importe que el hotel debe cobrar al huésped.
- Registre la comisión y las demás deducciones. Mantenga la comisión, los cargos de pago, los impuestos retenidos y los ajustes en líneas separadas.
- Concilie el pago. Vincule la reserva con su referencia de transferencia bancaria, el pago mediante tarjeta virtual o el pago del huésped en el sistema del hotel.
- Concilie el Sistema de Gestión Hotelera y las cuentas. Confirme que los ingresos por habitaciones, los impuestos, los gastos por comisiones, las cuentas por cobrar y el efectivo se hayan registrado en el periodo correcto.
No cierre una diferencia solo porque el total bancario final parezca razonable. Cada reserva debe tener un recorrido de pago claro y ningún saldo sin explicar.
Concilie un pago mediante transferencia bancaria
Un depósito bancario puede contener varias reservas y ajustes. Empiece por el extracto de pagos o la vista financiera de Booking.com y anote la referencia del pago, la moneda, la fecha de pago, las reservas incluidas, las deducciones y el total.
Compare cada número de reserva con el registro definitivo de la reserva. Después, añada las comisiones, los cargos, los reembolsos o los ajustes indicados. El total calculado del lote debe coincidir con el importe del pago de Booking.com antes de compararlo con el banco.
A continuación, compare la referencia y el importe del pago con el abono bancario. Si el importe bancario es diferente, compruebe si el banco receptor dedujo una comisión, convirtió la moneda, utilizó otra fecha valor o dividió la transferencia.
Mantenga las comisiones bancarias o las diferencias de cambio separadas de la comisión de Booking.com. De lo contrario, los informes de costes del canal serán incorrectos aunque el asiento contable total esté cuadrado.
Concilie una reserva con tarjeta virtual
Para una reserva con tarjeta virtual, relacione el número de reserva con el importe autorizado en la tarjeta y con el importe que el hotel cobró realmente.
Compruebe la fecha de activación, la moneda, el importe disponible actual y si ya se efectuó un cargo parcial o total en la tarjeta. Un cargo rechazado no siempre significa que el pago haya desaparecido: puede que la tarjeta aún no esté activa, que el importe solicitado sea demasiado alto o que un cargo anterior ya haya utilizado parte del saldo.
No guarde el número completo de la tarjeta ni el código de seguridad en una hoja de cálculo, un correo electrónico o una nota general del Sistema de Gestión Hotelera. Conserve únicamente la referencia de la reserva, el importe previsto, el importe cobrado, la fecha y la referencia del procesador de pagos en el registro de conciliación.
Si la reserva se modificó o canceló, confirme si cambió el importe disponible en la tarjeta antes de intentar realizar otro cargo.
Gestione por separado las reservas con pago en el alojamiento
Cuando el huésped paga al hotel, compare la reserva con el folio del Sistema de Gestión Hotelera, el depósito, el pago con tarjeta, el recibo de efectivo, el reembolso o la cancelación de deuda autorizada. Después, concilie la comisión de Booking.com como un coste separado del hotel o una cuenta por pagar.
No marque la reserva como si faltara un pago de Booking.com. Cuando el alojamiento es responsable de cobrarlo, no se espera ningún pago de la plataforma por el importe del alojamiento.
Compruebe si el pago del huésped sigue pendiente, si se cobró válidamente una tasa de cancelación o de ausencia y si el importe final sigue sujeto a comisión según el acuerdo del alojamiento y el registro de Booking.com.
Al cierre del mes, compare la factura o el extracto de comisiones de Booking.com con las reservas definitivas que correspondan. Investigue las reservas canceladas o modificadas que todavía muestren el importe de comisión original.
Motivos habituales por los que las cifras no coinciden
El pago es inferior al total de la reserva
Compruebe si se trata de un pago neto. Después, revise la comisión, los cargos de pago, los impuestos cobrados o retenidos por otra vía, los reembolsos y los ajustes.
Un abono bancario es superior al importe de una reserva
El abono puede incluir varias reservas. Compruebe la referencia del pago y la lista de reservas incluidas antes de comparar los importes.
La reserva cambió después del cálculo original del pago
Una estancia acortada, una cancelación, un reembolso o la exoneración de un cargo pueden generar un ajuste posterior. Mantenga la transacción original y su corrección vinculadas al mismo número de confirmación.
La comisión es superior a la prevista
Compruebe el importe final sujeto a comisión, el porcentaje contratado, el estado, los cargos por cancelación o ausencia y la participación en programas que puedan tener condiciones comerciales diferentes. No calcule la comisión a partir del abono bancario.
Los ingresos del Sistema de Gestión Hotelera coinciden con el total del huésped, pero el pago es neto
Esto puede ser correcto. Los ingresos por habitaciones, los gastos por comisiones, los impuestos, las cuentas por cobrar de Booking.com y la liquidación en efectivo son partidas contables diferentes. No reduzca los ingresos por habitaciones únicamente para hacerlos coincidir con el efectivo neto.
El importe bancario difiere ligeramente del pago
Compruebe la conversión de moneda, las comisiones del procesador, las comisiones del banco receptor y las fechas valor. Registre la diferencia por separado de la comisión.
Utilice el periodo contable correcto
La fecha de la estancia, la fecha del pago, la fecha bancaria y la fecha de la factura de la comisión pueden corresponder a meses distintos. Aplique el tratamiento contable exigido por la política del hotel y mantenga abierta una cuenta por cobrar o por pagar de Booking.com hasta que se liquiden el efectivo y la comisión.
No traslade los ingresos por habitaciones al mes del pago solo para facilitar la conciliación bancaria. Esto puede distorsionar la ocupación, el ADR, los ingresos mensuales y la rentabilidad del canal.
Utilice el número de confirmación de Booking.com como referencia común en el Sistema de Gestión Hotelera, el extracto de pagos, el registro bancario y el asiento contable. Para un lote, añada la referencia del pago como vínculo entre todas las reservas incluidas y el abono bancario.
La información de pagos actual de Booking.com distingue entre el importe de la reserva, el importe que debe cobrarse en el alojamiento, el importe del pago, las comisiones y los cargos, el estado del pago y los datos de la transferencia bancaria o de la tarjeta virtual. Su descripción oficial también señala que los datos de pago se aplican a las reservas con Pagos mediante Booking.com, no a las reservas habituales con pago en el alojamiento.
Cierre el mes sin ocultar las diferencias
Mantenga una lista de excepciones para las reservas que no puedan conciliarse. Cada elemento debe mostrar el número de confirmación, la fecha de la estancia, el método de pago, el importe previsto para el hotel, el pago real, la comisión, la diferencia, el motivo y la persona responsable.
Utilice cuentas transitorias temporales para las cuentas por cobrar de Booking.com, las comisiones por pagar y las diferencias bancarias que aún no se hayan resuelto. No contabilice un importe sin explicar directamente como ingresos por habitaciones ni cree un descuento manual únicamente para cerrar el mes.
Escale el problema solo después de identificar dónde se encuentra la diferencia: entre la reserva y el pago de Booking.com, entre el pago y el banco, entre el pago del huésped y el folio del Sistema de Gestión Hotelera, o entre el extracto de comisiones y la estancia definitiva. De este modo, los equipos de soporte o finanzas dispondrán de un problema concreto que resolver.
La Solución de Pagos de Smart Order ayuda a los hoteles a mantener conectadas las tareas de pago de las reservas y el estado operativo de los cobros.
Siga los pagos de las reservas con mayor facilidad
Unifique con Smart Order los flujos de trabajo de reservas, pagos y operaciones hoteleras.
Preguntas frecuentes
¿Debe un pago de Booking.com coincidir con el total del huésped?
No siempre. El pago puede ser neto de comisiones o cargos, mientras que algunos impuestos o tasas pueden cobrarse por separado. Utilice la información de pago correspondiente a cada reserva.
¿Todas las reservas de Booking.com generan un pago?
No. Si el huésped paga en el alojamiento, el hotel cobra el dinero y contabiliza por separado la comisión de Booking.com.
¿Puede una transferencia bancaria incluir varias reservas?
Sí. Compruebe la referencia del pago y la lista de reservas incluidas antes de comparar el abono con una sola reserva.
¿Debe calcularse la comisión a partir del importe bancario?
No. Utilice el importe definitivo de la reserva sujeto a comisión y las condiciones contratadas por el alojamiento. Los abonos bancarios pueden incluir varias reservas y otras diferencias.
¿Qué debe hacer el departamento financiero con una diferencia sin explicar?
Manténgala abierta junto con el número de confirmación y la documentación justificativa. No modifique los ingresos por habitaciones hasta que se conozca y apruebe el motivo.
