¿Su PMS no recibió una reserva de Expedia? Comprobación de 10 minutos

Cuando una reserva de Expedia no llega a su PMS, la prioridad inicial es el huésped y la habitación, no el método técnico de entrega. Comience por Expedia Partner Central, confirme que la reserva está activa y complete las cinco comprobaciones siguientes.

Esta es una comprobación inicial de 10 minutos, no una promesa de que todos los problemas de conexión puedan resolverse en 10 minutos. No sincronice repetidamente la reserva, no cree varias reservas manuales ni pida al huésped que vuelva a reservar mientras investiga.

Comprobación de 10 minutos para una reserva de Expedia faltante

Minutos 0–2: confirme la reserva en Partner Central

Inicie sesión en Expedia Partner Central y asegúrese de haber seleccionado la propiedad correcta. Busque la reserva mediante el itinerario o ID de reserva de Expedia. Si es necesario, búsquela también por nombre del huésped, fechas de estancia y fecha de reserva.

Abra la reserva y confirme:

• su estado actual;
• las fechas de llegada y salida;
• el tipo de habitación y el plan de tarifas;
• el número de huéspedes;
• las instrucciones de pago; y
• si la reserva fue modificada o cancelada.

Expedia describe Partner Central como uno de los principales lugares donde los socios de alojamiento gestionan las reservas. Si la reserva no aparece allí, vuelva a comprobar la propiedad y el identificador y, después, contacte con el soporte para socios de Expedia a través de Partner Central. No cree una reserva en el PMS basándose únicamente en un correo electrónico sin verificar o en una captura de pantalla del huésped.

Si Partner Central muestra la reserva como confirmada, trátela como una reserva activa mientras investiga por qué no aparece en el PMS.

Minutos 2–4: proteja la habitación

Compruebe si el tipo de habitación reservado sigue disponible. Si la llegada está próxima o la propiedad está casi llena, aplique una única retención temporal documentada a la habitación correcta o al grupo de inventario compartido, de acuerdo con el procedimiento de su hotel.

Utilice una sola medida de contención. No cierre la misma habitación por separado en el Sistema de Gestión Hotelera, el Gestor de Canales y Partner Central, ya que podría retirar demasiado inventario. Registre quién aplicó la retención, por qué se creó y quién la retirará una vez resuelto el incidente.

Escale el caso inmediatamente si la llegada es hoy, se trata de la última habitación disponible, faltan varias reservas de Expedia o existe un problema de pago que impide realizar la entrada.

Minutos 4–6: busque cuidadosamente en el PMS

No se limite a la pantalla de llegadas de hoy. Busque en la lista completa de reservas mediante el itinerario o ID de reserva de Expedia, el apellido del huésped, las fechas de llegada y salida y la fecha en que el huésped realizó la reserva.

Incluya todas las propiedades y todos los estados si su cuenta gestiona más de una ubicación. Compruebe los registros no asignados, modificados, cancelados, archivados y duplicados. Confirme también que ningún filtro de fecha, propiedad, origen o permisos de usuario esté ocultando la reserva.

Si encuentra el ID de Expedia en un registro incompleto, no cree una segunda reserva. Guarde el registro y los detalles del error para el equipo de soporte, de modo que pueda corregirse la reserva existente.

Minutos 6–8: compruebe las advertencias de conexión visibles

Abra el área de conexión de Expedia en su PMS o Gestor de Canales. Consulte únicamente la información disponible para el personal del hotel. Puede incluir una conexión con Expedia desconectada o inactiva, una advertencia de autorización caducada, una habitación o plan de tarifas sin mapear, un error reciente de sincronización o una alerta que afecte a más de una reserva.

Tome una captura de pantalla y anote la hora y la zona horaria. No cambie el mapeo activo de una habitación o tarifa únicamente para forzar el procesamiento de una reserva. Un cambio de mapeo incorrecto puede afectar a futuras reservas y al inventario.

Un channel manager hotel puede mantener las reservas y la disponibilidad en un único flujo de trabajo operativo, pero las advertencias y opciones de recuperación concretas dependen del proveedor y de la conexión utilizada.

Minutos 8–10: contacte con el equipo de soporte adecuado

Utilice el último sistema en el que aparece la reserva para decidir quién debe investigar a continuación:

• No aparece en Partner Central: verifique la propiedad y el identificador y contacte con el soporte para socios de Expedia.
• Confirmada en Partner Central, pero ausente del PMS/Gestor de Canales conectado: contacte primero con el equipo de soporte de ese proveedor de software.
• Visible en un Gestor de Canales, pero ausente del PMS: contacte con el proveedor del PMS e incluya el registro del Gestor de Canales.
• Visible en el PMS, pero ausente de llegadas: compruebe las fechas, el estado, la asignación de habitación y los filtros antes de abrir un caso técnico.

Evite pedir a varios proveedores que reintenten la reserva al mismo tiempo. Entregue un registro completo a un solo equipo de soporte, solicite un número de caso y documente cada acción.

¿Debe crear una reserva manual en el PMS?

Cree una reserva manual únicamente cuando la reserva de Expedia esté confirmada, el huésped o el inventario corran un riesgo inmediato y el procedimiento aprobado de su hotel requiera un registro temporal en el PMS.

Si crea una, identifíquela claramente como pendiente de reconciliación de sincronización de Expedia. Añada el ID del itinerario, las fechas de estancia, la habitación reservada, la tarifa, la ocupación, el modelo de pago y el número del caso de soporte. No copie el número completo de una tarjeta de pago ni otros datos de pago protegidos en notas generales o en un ticket de soporte ordinario.

Asigne a una persona para supervisar el caso. Cuando llegue la reserva conectada, compare ambos registros antes de eliminar, cancelar o fusionar cualquier elemento. De lo contrario, el hotel podría enviar mensajes duplicados, cobrar dos veces o reducir el inventario dos veces.

No cancele la reserva confirmada de Expedia ni pida al viajero que vuelva a reservar porque el sistema conectado del hotel no la haya mostrado.

Qué comprobar cuando aparezca la reserva

Encontrar la reserva no significa que el incidente haya terminado. Antes de retirar una retención temporal de la habitación, confirme que solo existe una reserva operativa en el PMS y que su ID de itinerario, huésped, fechas, habitación, tarifa, ocupación y estado coinciden con Partner Central. Las instrucciones de pago deben ser visibles únicamente para el personal autorizado, el inventario debe haberse reducido una sola vez y el huésped no debe recibir confirmaciones, solicitudes de pago ni mensajes de acceso duplicados. Confirme también que las futuras modificaciones o cancelaciones puedan actualizar la misma reserva.

Registre cómo se resolvió el problema y cierre el caso de soporte únicamente después de haber reconciliado la retención temporal o el registro manual provisional.

Información que debe proporcionar al soporte técnico

El personal del hotel puede acelerar la investigación sin tener que diagnosticar la integración por su cuenta.

Información que puede recopilar el personal del hotel

Incluya lo siguiente en un único caso de soporte:

• nombre de la propiedad e ID de propiedad de Expedia, si está visible;
• itinerario o ID de reserva de Expedia;
• nombre del huésped y fechas de estancia;
• hora de creación o modificación de la reserva, incluida la zona horaria;
• una captura de pantalla que muestre el estado en Partner Central;
• una captura de pantalla del resultado de búsqueda del PMS o de la advertencia de conexión visible;
• la última vez que otra reserva de Expedia llegó con normalidad;
• cualquier retención, reserva manual, cambio de mapeo o reintento ya realizado; y
• si se trata de una llegada el mismo día, la última habitación o varias reservas faltantes.

No incluya los datos completos de tarjetas de pago, códigos de seguridad, contraseñas de cuentas ni códigos de verificación de un solo uso.

Comprobaciones técnicas que debe solicitar

Es posible que el equipo técnico de su PMS, Gestor de Canales o Expedia deba inspeccionar un ID de mensaje, un evento de recuperación de reserva o de API, una respuesta de entrega, una cola de importación o rechazo y la capa de mapeo de propiedad, habitación o tarifa.

No necesita acceder a estos elementos ni interpretarlos. Pida al equipo de soporte que identifique el último paso completado correctamente, explique el fallo exacto y confirme la medida de recuperación segura para su conexión. Expedia admite distintas tecnologías de reserva, por lo que un método de reenvío o reintento que funciona para un proveedor puede no ser aplicable a otro.

Cómo reducir el riesgo la próxima vez

Añada una breve comprobación de conciliación de reservas a cada turno. Compare las reservas recientes de Expedia en Partner Central con el PMS, especialmente antes de noches con ocupación completa y después de cambios de conexión o mapeo.

Mantenga una nota interna con el ID de propiedad de Expedia, la cuenta o el ID de propiedad del PMS, los contactos de soporte aprobados y el procedimiento del hotel para retener temporalmente una habitación. Capacite al personal para escalar varias reservas faltantes como un incidente de conexión, en lugar de crear un registro manual independiente para cada reserva.

Cuando cambie un tipo de habitación, plan de tarifas, PMS o Gestor de Canales, confirme quién validará las reservas existentes y nuevas después del cambio.

Preguntas frecuentes

¿Qué debo hacer primero si una reserva de Expedia no aparece en mi PMS?

Compruebe la propiedad correcta en Expedia Partner Central. Confirme el estado de la reserva, el ID del itinerario, las fechas, la habitación y las instrucciones de pago antes de cambiar el inventario o crear un registro en el PMS.

¿Debo crear una reserva manual?

Únicamente como medida temporal aprobada cuando la reserva de Expedia esté confirmada y el huésped o la habitación corran un riesgo inmediato. Identifíquela para su reconciliación y asigne a una persona para resolver el riesgo de duplicación.

¿Con quién debo contactar: Expedia, mi Gestor de Canales o mi PMS?

Si la reserva no aparece en Partner Central, contacte con Expedia. Si aparece en Partner Central, pero no en su sistema conectado, contacte con ese proveedor de software. Si el Gestor de Canales contiene la reserva, pero el PMS no, contacte con el proveedor del PMS.

¿Pueden actualizarse las tarifas aunque falte una reserva?

Sí. Las tarifas, la disponibilidad y las reservas pueden utilizar distintas funciones y comprobaciones de conexión. Una actualización correcta de las tarifas no demuestra que todas las reservas hayan llegado al PMS.

¿Qué demuestra que el problema está resuelto?

Una única reserva del PMS coincide con Partner Central, el inventario se ha modificado una sola vez, cualquier retención temporal o registro manual se ha reconciliado y las actualizaciones posteriores de la reserva pueden llegar al mismo registro.

Para los operadores hoteleros, el orden más seguro es sencillo: confirmar la reserva de Expedia, proteger la habitación una sola vez, buscar en el PMS, comprobar las advertencias visibles y proporcionar un caso completo al equipo de soporte adecuado.