De la hoja de cálculo al PMS hotel: cómo depurar los datos antes de importarlos

Por qué las importaciones fracasan antes de comenzar

El atractivo de importar datos radica en que parece una operación de un solo paso: exportar la hoja de cálculo, cargarla en el PMS y listo. En la práctica, antes de ser un problema técnico, la importación es un problema de formato e integridad de los datos.

Un PMS hotel requiere datos con estructuras definidas: un registro de huésped necesita nombre, apellido y al menos un campo de contacto. Un tipo de habitación necesita un nombre uniforme, una cantidad definida y una ocupación máxima. Una reserva necesita una referencia al huésped, fechas, tipo de habitación, tarifa y canal de origen. Los datos de una hoja de cálculo que ha crecido de forma orgánica durante tres o cuatro años rara vez cumplen todos estos requisitos tal como están.

La fase de depuración no es opcional: marca la diferencia entre una importación que se carga sin problemas y otra que exige horas de correcciones manuales posteriores.

Antes de comenzar: relacione los datos disponibles con los que necesita el PMS

Antes de modificar la hoja de cálculo, obtenga la plantilla de importación o los requisitos de campos del PMS. La mayoría de los sistemas proporcionan un archivo CSV de muestra o una guía de importación que enumera los campos obligatorios y opcionales para huéspedes, habitaciones, tarifas y reservas. Ese documento constituye el formato de destino: la tarea de depuración consiste en reorganizar los datos existentes para ajustarlos a él.

Audite cada categoría de datos de la hoja de cálculo:

• ¿Cuántos registros únicos de huéspedes existen y qué campos están cumplimentados en la mayoría de ellos?
• ¿Cuántos nombres de habitaciones se utilizan y representan tipos de habitaciones o habitaciones individuales?
• ¿Están documentados los planes tarifarios o la columna de tarifa solo contiene una cifra?
• ¿Cuántas reservas futuras figuran en la lista y están completas?

Esta auditoría permite determinar qué áreas requieren un mayor esfuerzo de depuración y qué categorías podría ser más rápido volver a introducir manualmente que depurar e importar.

Depuración de la lista de huéspedes

La lista de huéspedes suele ser la categoría más desordenada. A lo largo de varios años, la hoja de cálculo de un hotel pequeño típico acumula registros del mismo huésped con distintas direcciones de correo electrónico procedentes de diferentes canales de reserva, variaciones en los nombres (J. Smith, John Smith o Smith, John) y registros de reservas puntuales sin información de contacto útil.

Elimine primero los duplicados. En Excel o Google Sheets, ordene por dirección de correo electrónico o número de teléfono e identifique las filas en las que el mismo huésped aparece varias veces. Conserve el registro más completo y elimine los demás. Si un huésped se ha alojado cinco veces, pero aparece en cinco filas distintas, combine los registros.

Estandarice el formato de los nombres. La mayoría de los sistemas PMS almacenan el nombre y el apellido en campos separados. Una columna de la hoja de cálculo que contenga «Smith, John» o «John Smith (Booking.com)» debe dividirse antes de la importación. Utilice las herramientas de texto en columnas o las fórmulas de la hoja de cálculo para separar correctamente los campos.

Marque los registros incompletos. Una fila de huésped sin dirección de correo electrónico ni número de teléfono no puede recibir mensajes automatizados. Decida si desea importar estos registros tal como están —existirán como nombres sin ningún canal de contacto— u omitirlos. Importar a todos los huéspedes históricos con independencia de la calidad de sus datos no suele compensar el trabajo de depuración que genera.

Filtre los huéspedes recientes y recurrentes. Es poco probable que los huéspedes cuya última estancia tuvo lugar hace más de dos años y que no han regresado aporten valor al nuevo sistema. Importarlos aumenta el volumen sin aportar utilidad. Un filtro práctico consiste en importar a los huéspedes que se hayan alojado al menos dos veces o durante los últimos 12 meses.

Estandarización de nombres y tipos de habitaciones

Un PMS organiza el inventario por tipo de habitación, es decir, una categoría que agrupa las habitaciones físicas con las mismas características, tarifa y capacidad. Una hoja de cálculo suele registrar habitaciones individuales, a menudo de forma incoherente: «Habitación 101», «King Deluxe, segunda planta», «Vista al mar, cama king» y «King VM» podrían referirse al mismo tipo de habitación en distintas filas introducidas por diferentes empleados en distintos momentos.

Antes de realizar la importación, defina los tipos de habitaciones que utilizará el PMS. En un establecimiento con 12 habitaciones, podrían ser tres o cuatro tipos: Queen Estándar, King Estándar, King Deluxe y Queen Accesible. Cada habitación física debe corresponder exactamente a uno de estos tipos.

Una vez definidos los tipos, revise la hoja de cálculo para detectar variantes de nombres de habitaciones que se refieran al mismo tipo y estandarícelas. El nombre utilizado en la importación debe coincidir exactamente con el configurado en el PMS: una reserva importada como «King Deluxe» no se asociará a un tipo de habitación denominado «Deluxe King».

Aclare también la diferencia entre el nombre y el número de la habitación. Algunos sistemas PMS utilizan un número de habitación para la asignación interna y el nombre del tipo de habitación para mostrarla durante la reserva. Es posible que la hoja de cálculo mezcle ambos conceptos, por lo que habrá que separarlos antes de la importación.

Preparación de los planes tarifarios

Un plan tarifario define la estructura de precios de un tipo de habitación: la tarifa por noche, las condiciones en las que se aplica (fechas, duración de la estancia y número de huéspedes) y el canal OTA al que está conectado, si corresponde.

La mayoría de las hojas de cálculo de hoteles pequeños no documentan los planes tarifarios como elementos estructurados, sino que registran una cifra en una columna de tarifa sin indicar si se aplica entre semana, durante los fines de semana, en periodos de alta demanda o en todos estos casos. Antes de importar, decida qué planes tarifarios utilizará el PMS y a cuál corresponde cada tarifa de la hoja de cálculo.

Importe únicamente los planes tarifarios que estén activos. No es necesario transferir las tarifas históricas de temporadas anteriores que ya no se aplican. La prioridad es introducir correctamente en el sistema las tarifas que rigen las próximas reservas.

Si el establecimiento utiliza tarifas distintas según el canal —una tarifa neta para Booking.com y una tarifa directa para las reservas telefónicas—, compruebe antes de la importación cómo gestiona esta situación el PMS. Algunos sistemas requieren planes tarifarios independientes para cada canal; otros utilizan una tarifa base a la que se aplican reglas de comisión. Importar tarifas específicas de un canal en un campo de tarifa base genera importes incorrectos sin producir ningún error.

Migración de reservas futuras

Las reservas futuras son los datos de mayor trascendencia que deben importarse. Si un huésped con una reserva para el próximo mes no aparece en el nuevo PMS, el establecimiento descubrirá el problema durante la entrada, no durante la migración.

Exporte todas las reservas futuras de la hoja de cálculo actual, desde hoy hasta al menos los próximos 90 días. Los campos mínimos obligatorios para cada reserva son: nombre del huésped, fecha de entrada, fecha de salida, tipo de habitación, tarifa por noche, importe total, canal de origen y estado del pago (depósito cobrado, saldo pendiente o pagado en su totalidad).

Después de la importación, coteje una por una todas las reservas futuras con las filas de la hoja de cálculo original. Compruebe que las fechas se hayan transferido correctamente —las incompatibilidades entre formatos de fecha son el error de importación más habitual—, que los tipos de habitaciones coincidan y que el estado del pago sea correcto. Toda reserva que figure como pagada en su totalidad cuando exista un saldo pendiente, o viceversa, debe corregirse antes de la llegada del huésped.

En el caso de las reservas de OTA, coteje el registro importado con la confirmación de la plataforma OTA. El registro del PMS y el de la OTA deben mostrar las mismas fechas, el mismo tipo de habitación y el mismo nombre del huésped.

Qué dejar atrás

El impulso habitual durante una migración es transferirlo todo. El resultado es una importación sobrecargada, que requiere más tiempo de depuración y añade información innecesaria a un sistema que el equipo aún está aprendiendo a utilizar.

Deje atrás:

• Reservas canceladas (son registros, no datos activos)
• Huéspedes con una única estancia hace más de dos años y sin información de contacto
• Planes tarifarios históricos de temporadas ya finalizadas
• Reservas de OTA que la plataforma transferirá automáticamente al PMS una vez activada la conexión con el canal

Priorice:

• Todas las reservas futuras
• Huéspedes recurrentes y huéspedes con estancias durante los últimos 12 meses
• Planes tarifarios aplicables a reservas confirmadas o próximas

Preguntas frecuentes

¿Qué datos debo importar al pasar de una hoja de cálculo a un PMS hotel?

Las cuatro categorías que deben importarse son la lista de huéspedes, los tipos y nombres de habitaciones, los planes tarifarios activos y las reservas futuras. De ellas, las reservas futuras son las más urgentes: cualquier reserva próxima que no se transfiera correctamente ocasionará un problema durante la entrada. El historial de huéspedes y las reservas históricas pueden importarse de forma selectiva o volver a introducirse con el tiempo; no es necesario que estén completos antes del primer día de funcionamiento del sistema.

¿Cómo se depura la lista de huéspedes de un hotel antes de importarla a un PMS?

Elimine los registros duplicados ordenándolos por dirección de correo electrónico o número de teléfono y conservando la versión más completa de cada huésped. Estandarice el formato de los nombres para que el nombre y el apellido estén en campos separados. Marque o elimine los registros que no contengan información de contacto. Filtre la lista para incluir únicamente a los huéspedes que se hayan alojado más de una vez o durante los últimos 12 meses: importar todos los registros introducidos a lo largo del tiempo aumenta el volumen sin aportar utilidad.

¿Por qué los nombres de las habitaciones causan problemas al importar datos a un PMS hotel?

Un Sistema de Gestión Hotelera organiza las habitaciones por tipo, no por nombres individuales. Una nomenclatura incoherente en una hoja de cálculo —donde un mismo tipo de habitación se haya registrado como «King», «Habitación King», «King Deluxe» y «Habitación 101 King»— genera durante la importación registros que no coinciden con ningún tipo de habitación configurado. La solución consiste en definir los tipos de habitación del establecimiento antes de la importación y estandarizar todos los nombres de las habitaciones en la hoja de cálculo para que coincidan exactamente.

Al cambiar a un Sistema de Gestión Hotelera, ¿con cuánta antelación debo importar las reservas futuras?

Importe todas las reservas desde hoy hasta, como mínimo, los próximos 90 días. Después de la importación, compare cada registro con la hoja de cálculo original para detectar errores en el formato de las fechas, discrepancias en los tipos de habitación y diferencias en el estado de los pagos. Las reservas de las OTA también deben cotejarse con los registros de confirmación de la propia plataforma OTA: el registro del Sistema de Gestión Hotelera y la confirmación de la OTA deben coincidir en las fechas, el tipo de habitación y el nombre del huésped antes de activar la conexión con el canal.

¿Qué datos no debo importar al migrar de una hoja de cálculo a un PMS hotel?

No importe las reservas canceladas, los datos de huéspedes que solo se hayan alojado una vez hace más de dos años y carezcan de información de contacto, los planes tarifarios históricos de temporadas ya finalizadas ni las reservas de OTA que la plataforma enviará automáticamente al Sistema de Gestión Hotelera una vez activada la conexión con el canal. Importar registros sin ninguna utilidad operativa añade trabajo de depuración a una migración que ya requiere una verificación minuciosa.