1. Los operadores que gestionan dos o más hoteles mediante sistemas independientes para un solo establecimiento dedican cada semana una cantidad considerable de tiempo de su personal a la consolidación manual: recopilan informes individuales para crear una visión de cartera que el Sistema de Gestión Hotelera debería generar automáticamente.
2. La característica que define a un Sistema de Gestión Hotelera para varios establecimientos no es una lista de funciones más extensa, sino el soporte nativo de cartera: un único inicio de sesión, un único panel y todos los establecimientos visibles simultáneamente, sin agregación manual.
3. La gestión centralizada de canales y los permisos de usuario delimitados por establecimiento son las dos capacidades que la mayoría de los Sistemas de Gestión Hotelera para un solo establecimiento no pueden ofrecer, y las dos carencias que más suelen detectar los operadores cuando su primer sistema deja de responder a sus necesidades.
4. La diferencia de coste entre los planes de Sistemas de Gestión Hotelera para uno y varios establecimientos es real; el cálculo que la justifica es el tiempo que el personal dedica actualmente a preparar informes y gestionar canales, tareas que el sistema para varios establecimientos realiza automáticamente.
En cuanto un operador hotelero pasa de uno a dos establecimientos, surge un problema que antes no existía: el Sistema de Gestión Hotelera que eligió para un solo establecimiento nunca se diseñó para responder a la pregunta «¿cómo está funcionando la cartera?».
Cada establecimiento tiene su propia vista de informes. Cada conexión con una OTA se gestiona por separado. Cada miembro del personal tiene el nivel de acceso que permite el sistema, que puede ser superior al que requiere su función. Nada de esto constituye un defecto del Sistema de Gestión Hotelera para un solo establecimiento; se trata de una falta de correspondencia entre el propósito para el que se creó el sistema y las necesidades actuales del operador.
Los requisitos que definen un Sistema de Gestión Hotelera para varios establecimientos no dependen del número de funciones. Se refieren al soporte estructural de un modelo operativo específico, en el que el operador necesita consultar, gestionar y elaborar informes sobre varios establecimientos desde una única cuenta.
La carencia de informes de cartera
El indicio más habitual de que se utiliza un Sistema de Gestión Hotelera para un solo establecimiento en varios establecimientos es una hoja de cálculo que alguien actualiza cada semana. El operador extrae un informe del Establecimiento A, otro del Establecimiento B, copia las cifras en un archivo compartido y elabora manualmente la visión de cartera.
Este método funciona, pero también requiere tiempo, introduce errores cuando alguien exporta un intervalo de fechas incorrecto y depende de que la persona encargada de mantener la hoja de cálculo esté disponible y trabaje de manera uniforme.
Un Sistema de Gestión Hotelera para varios establecimientos elimina este problema al generar de forma nativa la visión de cartera. El operador puede consultar la ocupación total de la cartera, la tarifa media diaria de todos los establecimientos y los ingresos por canal sin tener que extraer ni recopilar datos. El rendimiento de cada establecimiento está disponible en el nivel inmediatamente inferior, con el mismo inicio de sesión y en la misma sesión.
Las métricas de cartera que pasan a estar disponibles sin trabajo manual son precisamente las que más necesitan los operadores: comparación de la ocupación entre establecimientos, variación de la ADR en toda la cartera, qué canal genera reservas en cada establecimiento y cómo difiere la combinación de canales. Estas comparaciones son estructuralmente imposibles en un sistema que genera un informe por establecimiento sin ofrecer una vista compartida.
Gestión centralizada de canales
Un operador que gestiona tres establecimientos con Sistemas de Gestión Hotelera independientes actualiza tres veces las tarifas y la disponibilidad en las OTA. Cuando un cambio de tarifa estacional afecta a todos los establecimientos, debe realizar la actualización tres veces mediante tres inicios de sesión. Cuando cambia una política de una OTA, debe responder establecimiento por establecimiento.
La gestión centralizada de canales significa que una única interfaz controla las tarifas y la disponibilidad de todos los establecimientos. El operador puede aplicar una actualización de tarifas a todos los establecimientos simultáneamente o modificar uno sin alterar los demás. Los bloqueos de disponibilidad, como cerrar una fecha en toda la cartera durante un evento local, se aplican una sola vez.
El valor operativo resulta más evidente durante los periodos de alta demanda. Un ajuste de tarifas que debe publicarse antes de un pico de demanda durante el fin de semana no debería exigir tres actualizaciones consecutivas con tres confirmaciones independientes. Cuando la demanda fluctúa, el tiempo transcurrido entre la decisión y la publicación de la tarifa es importante.
Gestione las tarifas y la disponibilidad de todos sus establecimientos desde un solo lugar
El panel para varios establecimientos de Smart Order muestra simultáneamente la ocupación de la cartera, la ADR y la combinación de canales de todos los establecimientos, y permite aplicar las actualizaciones de gestión de canales a toda la cartera sin iniciar sesión por separado en cada establecimiento.
Permisos de usuario delimitados por establecimiento
Un miembro del personal de Recepción del Establecimiento A no necesita acceder a las reservas, la configuración de tarifas ni las cifras de ingresos del Establecimiento B. En un sistema de permisos plano, en el que se concede o deniega el acceso a toda la cuenta, no existe una forma sencilla de limitar lo que ve un miembro del personal al establecimiento en el que trabaja.
Los Sistemas de Gestión Hotelera para varios establecimientos permiten delimitar los permisos por establecimiento. Una función de Recepción se asigna a un único establecimiento, lo que otorga al miembro del personal acceso completo a las funciones de Recepción de ese establecimiento y ninguna visibilidad sobre los demás. Una función de responsable de operaciones podría tener acceso de lectura a todos los establecimientos. El propietario de la cartera dispone de acceso completo a todo.
Esto es importante por dos motivos. En primer lugar, constituye una base de seguridad operativa: el personal que no necesita acceso a varios establecimientos no debería tenerlo. En segundo lugar, reduce la posibilidad de que un miembro del personal de Recepción de un establecimiento modifique una tarifa o la disponibilidad y afecte a otro establecimiento que no debería gestionar.
Registros de huéspedes compartidos entre establecimientos
Un huésped que se ha alojado en dos establecimientos de la misma cartera no es un huésped nuevo cuando reserva el tercero. En un sistema donde cada establecimiento dispone de una cuenta y unos registros de huéspedes independientes, ese historial no se comparte. La Recepción del Establecimiento C no tiene constancia de cuánto pagó el huésped en el Establecimiento A, qué preferencias indicó ni de que ya es cliente de la cartera.
El soporte nativo para varios establecimientos permite compartir los registros de huéspedes entre ellos. Cuando el huésped se registra en el Establecimiento C, el sistema de reservas puede mostrar que ya se ha alojado en la cartera, qué incluían sus reservas anteriores y si indicó alguna preferencia.
Esto también permite realizar reservas entre establecimientos cuando uno está completo. Si el Establecimiento A no tiene disponibilidad para las fechas que necesita un huésped y el Establecimiento B sí, un miembro del personal con acceso a ambos puede trasladar la reserva sin que el huésped tenga que iniciar una nueva en otro establecimiento.
Un único registro de huésped para toda su cartera
Smart Order conecta las reservas, el historial de huéspedes y la gestión de canales de varios establecimientos en una única cuenta, para que los operadores gestionen toda la cartera con un solo inicio de sesión en lugar de uno por establecimiento.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el número mínimo de establecimientos que justifica utilizar un Sistema de Gestión Hotelera para varios establecimientos?
Dos establecimientos son suficientes para percibir la carencia: en cuanto se añade un segundo establecimiento, el operador necesita una visión de cartera que un sistema para un solo establecimiento no puede generar. El incremento de coste de un plan para varios establecimientos suele ser de $40–100/mes respecto a un plan comparable para un solo establecimiento. El cálculo consiste en determinar si esa diferencia es inferior al coste del tiempo que el personal dedica a la consolidación manual. Para la mayoría de los operadores que gestionan activamente dos o más establecimientos, lo es.
¿Puedo utilizar un Sistema de Gestión Hotelera para un solo establecimiento en dos establecimientos?
Sí, pero con limitaciones. Gestionar dos cuentas independientes en un Sistema de Gestión Hotelera para un solo establecimiento implica dos inicios de sesión, dos conjuntos de informes y ningún registro de huéspedes compartido. Todas las vistas de cartera —ocupación total, ADR de varios establecimientos e ingresos de la cartera por canal— deben prepararse manualmente. La gestión de las OTA se realiza por separado para cada cuenta. Este modelo funciona con un volumen reducido, pero el coste de personal se vuelve considerable a medida que aumentan el volumen y la complejidad de las reservas.
¿Qué incluyen los informes de cartera de un Sistema de Gestión Hotelera para varios establecimientos?
Como mínimo: ocupación de la cartera, ingresos totales de todos los establecimientos, ADR y RevPAR por establecimiento y de forma agregada, y desglose de las fuentes de reserva de cada establecimiento. Los sistemas más avanzados también muestran comparaciones de la combinación de canales entre establecimientos, la variación interperiodo de los ingresos de la cartera y el rendimiento de cada establecimiento en paralelo, sin necesidad de exportar los datos a otra herramienta.
¿Cómo funciona la gestión centralizada de canales para los operadores de varios establecimientos?
El operador establece las tarifas y la disponibilidad de cada establecimiento desde una única interfaz, en lugar de iniciar sesión por separado en las conexiones con las OTA de cada uno. Un cambio de tarifa puede aplicarse simultáneamente a todos los establecimientos o limitarse a establecimientos concretos. Los bloqueos de disponibilidad —como cerrar fechas en toda la cartera por una reserva de grupo o un evento local— se aplican una sola vez, y los canales OTA conectados a cada establecimiento se actualizan automáticamente.
¿Qué estructura de permisos de usuario debe admitir un Sistema de Gestión Hotelera para varios establecimientos?
Como mínimo, acceso delimitado por establecimiento: la posibilidad de asignar un miembro del personal a un establecimiento sin darle visibilidad sobre los demás. Además, debe ofrecer permisos basados en funciones dentro de cada establecimiento —acceso a Recepción, acceso a la gestión de tarifas o acceso exclusivo a informes— y una función de ámbito de cartera para los operadores que necesitan una vista de varios establecimientos sin derechos de edición en cada uno. Un modelo de permisos plano —acceso completo o sin acceso— no se corresponde con la forma en que se organiza realmente el personal en las operaciones de varios establecimientos.
