Lista de verificación para cambiar el PMS hotel: qué preparar antes de migrar de sistema

Cambiar su PMS hotel tiene menos que ver con la tecnología que con el orden de los pasos. Si omite uno al principio, generará problemas que no descubrirá hasta el día de la entrada: una reserva que no se transfirió, un canal de OTA que aún apunta al sistema anterior o un miembro del personal que nunca ha procesado un pago en la nueva interfaz.

Esta lista de verificación abarca todas las etapas en el orden en que deben realizarse. Sígala de forma secuencial. No empiece a reasignar las OTA antes de verificar la importación de los datos. No programe la fecha de migración antes de que el personal haya completado un ciclo real de entrada en el nuevo sistema.

Etapa 1: Auditoría de datos (antes de exportar nada)

Haga esto antes de utilizar la función de exportación. Auditar primero le proporciona una referencia verificada con la que comparar los datos después de importarlos.

Registros de huéspedes

• Extraiga de su PMS actual una lista completa de huéspedes (nombre, correo electrónico, teléfono y número de estancias)
• Anote el número total de registros; lo comparará después de la importación
• Marque los perfiles duplicados para depurarlos antes de la exportación, no después

Reservas futuras

• Exporte todas las reservas cuya fecha de entrada sea posterior a la migración prevista
• Compruebe que cada registro incluya el nombre del huésped, el tipo de habitación, las fechas de entrada y salida, la tarifa y el estado del depósito
• Marque por separado las reservas con pagos anticipados, ya que requieren un tratamiento especial durante la importación

Planes tarifarios y configuración de habitaciones

• Documente todos los tipos de habitación, incluida la convención de nombres (esto es importante para la correspondencia de columnas)
• Exporte su lista de planes tarifarios con las reglas y restricciones estacionales
• Anote todas las herramientas de gestión de ingresos conectadas que obtengan datos de tarifas de su sistema actual

Registros históricos

• Exporte las reservas de los últimos 12 meses como un archivo estático (CSV o Excel)
• Exporte los informes de ingresos por canal correspondientes al mismo período
• Guárdelos fuera del sistema; no es necesario importarlos al nuevo PMS, pero podrá consultarlos si surge posteriormente una disputa de facturación

Etapa 2: Exportación e importación de datos

Exportación

• Exporte los registros de huéspedes en el formato que acepte su nuevo proveedor (normalmente CSV)
• Exporte las reservas futuras en el mismo formato
• Compruebe que los encabezados de las columnas coincidan exactamente; «Nombre» y «Nombre del huésped» no son intercambiables en la mayoría de las herramientas de importación
• Cuente las filas antes de cerrar el archivo de exportación

Importación

• Envíe los archivos de exportación al equipo de incorporación de su nuevo proveedor o cárguelos mediante su herramienta de importación
• Si su proveedor lo permite, realice primero una importación de prueba con un subconjunto de datos
• Después de la importación completa, compare el número de huéspedes con la cifra de la auditoría
• Abra 10 reservas futuras al azar y compruebe que las fechas, los tipos de habitación y las tarifas sean correctos
• Confirme que todas las reservas prepagadas se hayan transferido con los importes de depósito correctos

Si encuentra una discrepancia en el recuento, resuélvala antes de pasar a la etapa 3. Si descubre una reserva ausente después de la migración, el huésped llegará sin que exista un registro en el sistema.

Etapa 3: Gestión de reservas activas

Las reservas activas —las que llegan durante el período de transición— deben gestionarse de forma deliberada. Utilizará los sistemas antiguo y nuevo en paralelo durante una o dos semanas, y cada nueva reserva deberá figurar en ambos.

• Establezca una fecha de inicio del funcionamiento en paralelo (el momento a partir del cual comenzará a introducir las nuevas reservas en ambos sistemas)
• Asigne a un miembro del personal la tarea de cotejar diariamente las nuevas reservas entre ambos sistemas
• En establecimientos con un gran volumen: procese primero la nueva reserva en el sistema anterior y reprodúzcala inmediatamente en el nuevo antes de que termine el turno
• En las reservas de grupos que abarquen la fecha de migración: verifique manualmente cada habitación en ambos sistemas antes de la migración definitiva

Una situación que debe vigilar: un huésped modifica una reserva mediante una OTA entre la fecha de exportación y la de migración. Esa modificación figura en la OTA y en el sistema anterior, pero no en el nuevo a menos que alguien la detecte. Durante el funcionamiento en paralelo, revise a diario el registro de modificaciones de las OTA y actualice manualmente el nuevo sistema.

Etapa 4: Reasignación de las OTA

Las conexiones con las OTA no se transfieren entre sistemas PMS: se vuelven a conectar. Este paso causa problemas a más hoteles que cualquier otro porque parece sencillo hasta que deja de serlo.

Antes de desconectar el sistema anterior

• Enumere todos los canales de OTA conectados actualmente a su PMS anterior (Booking.com, Agoda, Expedia, Airbnb, Trip.com o los que correspondan)
• Anote el ID de su establecimiento en cada plataforma (lo necesitará para volver a conectarse)
• Compruebe qué OTA requieren aprobación manual para las nuevas conexiones del Gestor de Canales ; la incorporación acelerada de Booking.com suele tardar entre 24 y 48 horas, así que planifique en consecuencia

Reconexión en el nuevo sistema

• Conecte uno por uno cada canal de OTA mediante su nuevo PMS o Gestor de Canales
• Después de cada conexión, realice un cambio de prueba en la disponibilidad desde el nuevo PMS y compruebe que se refleje en la OTA en un plazo de 5 minutos
• Compruebe que los nombres de los tipos de habitación en el nuevo PMS coincidan con los tipos asignados en cada OTA; una discrepancia provocará errores de sincronización que no siempre resultan evidentes de inmediato
• Confirme la paridad de tarifas en todos los canales conectados antes de activar el sistema
• Para Booking.com: compruebe que el estado de la conexión aparezca como «activo» tanto en la extranet de Booking.com como en el panel de su nuevo PMS

No cierre las conexiones con las OTA del sistema anterior hasta confirmar que las nuevas estén activas. Mantener ambos sistemas en funcionamiento simultáneo durante 24 horas es más seguro que una transferencia directa que falle a mitad del día.

Etapa 5: Formación del personal

La formación del personal es la única etapa que no puede abreviarse. Cada hora que reduzca la formación se traducirá en un error de Recepción después de la migración.

Entrada y salida

• Cada miembro del personal de Recepción completa una entrada en el nuevo sistema con una reserva real (o una prueba realista): no una demostración guiada, sino el proceso completo
• Cada miembro del personal de Recepción completa una salida y procesa un pago
• Situaciones de práctica: solicitud de entrada anticipada, mejora de habitación y cargo por salida tardía

Reservas

• El personal puede localizar cualquier reserva por el nombre del huésped, la referencia de reserva y la fecha de entrada
• El personal puede añadir manualmente una reserva (cliente sin reserva o reserva telefónica)
• El personal puede modificar una reserva: cambiar las fechas o el tipo de habitación y añadir una nota

Actualizaciones de las OTA

• Al menos un miembro del personal sabe cómo bloquear habitaciones manualmente en el Gestor de Canales si fuera necesario
• El personal entiende que las modificaciones realizadas en las OTA no se actualizan automáticamente en el PMS: debe revisar el registro de modificaciones de las OTA y actualizar el sistema manualmente

Pagos

• El personal puede procesar un depósito mediante un enlace de pago
• El personal puede emitir un reembolso
• El personal sabe dónde consultar el estado de pago de una reserva

Una referencia útil: si algún miembro del personal duda durante una entrada simulada, programe otra sesión antes de la migración. Una duda durante la formación se convierte en un error de Recepción en el entorno real.

Etapa 6: Ejecución del día de la migración

El día de la migración es cuando deja de utilizar el sistema anterior como sistema principal y pasa por completo al nuevo. No debería haber sorpresas: ya ha verificado todo en las etapas 1 a 5. La migración es una confirmación, no una prueba.

El día anterior

• Todas las reservas futuras están en el nuevo sistema y se han verificado
• Todos los canales de OTA están conectados y sincronizados en el nuevo sistema
• La formación del personal está completa: todas las personas que trabajan en Recepción han procesado al menos una transacción real
• Se ha confirmado un contacto de soporte del nuevo proveedor y es posible comunicarse con él

La mañana de la migración

• Compruebe que no hayan llegado durante la noche nuevas reservas que no se hayan registrado en el nuevo sistema
• Compruebe que las entradas del día aparezcan correctamente y tengan asignaciones de habitación precisas
• Confirme que la disponibilidad en las OTA esté activa y sea correcta (compruebe Booking.com y otro canal)
• Informe a todo el personal: el sistema anterior queda ahora únicamente como archivo y todas las nuevas operaciones deben realizarse en el nuevo sistema

Las primeras 48 horas

• Supervise la sincronización con las OTA cada pocas horas; la mayoría de los problemas de sincronización aparecen durante el primer día
• Compruebe que cualquier reserva modificada después de la migración se refleje correctamente tanto en el PMS como en la OTA
• Mantenga accesible el sistema anterior (en modo de solo lectura) durante 30 días como referencia; no cancele la cuenta hasta haber completado el primer ciclo de facturación en el nuevo sistema

Etapa 7: Verificación posterior a la migración

• Después de 7 días: genere un informe de ingresos en el nuevo sistema y compárelo con los registros manuales del mismo período en el sistema anterior
• Después de 14 días: compruebe que todos los canales de OTA se sincronicen correctamente y que ninguna extranet indique errores de inventario
• Después de 30 días: confirme que el personal no mantenga registros paralelos manuales (hojas de cálculo o cuadernos) que indiquen carencias en el nuevo sistema
• Cancele la suscripción a su antiguo PMS después del periodo de verificación de 30 días, no antes

Si su nuevo sistema integra un Gestor de Canales y un PMS en un solo producto, la sincronización entre Recepción y los canales OTA se automatiza. Smart Order actualiza la Disponibilidad de las habitaciones en todas las OTA conectadas en cuanto se procesa una Reserva, sin pasos de sincronización manual ni conciliaciones al final del día. Esto elimina una fila completa de su lista de comprobación de operaciones diarias.

Preguntas frecuentes sobre la lista de comprobación para cambiar el PMS de un Hotel

¿Con cuánta antelación al cambio debo comenzar la auditoría de datos?

Comience al menos tres semanas antes de la fecha prevista para la migración. La auditoría en sí tarda unas horas, pero el intervalo entre la validación de la exportación y la importación, así como las correcciones necesarias, puede prolongarse varios días. Empezar con tres semanas de antelación le proporciona un margen de seguridad si detecta un problema de calidad de los datos que deba corregirse antes de la importación.

¿Puedo cambiar el PMS del Hotel durante la temporada alta?

Sí, pero amplíe el periodo de funcionamiento en paralelo a dos semanas completas en lugar de una y evite programar la migración para una fecha con la Entrada de un grupo numeroso o un bloque de habitaciones reservado para un evento. El funcionamiento en paralelo es su red de seguridad: cuantas más Reservas pasen por ambos sistemas antes de la migración, mayor será la certeza de que no se ha omitido nada. No acorte este periodo solo para cumplir una fecha.

¿Qué ocurre con las reservas de las OTA que llegan durante el cambio?

Cualquier reserva de una OTA que llegue durante el funcionamiento en paralelo deberá añadirse manualmente al nuevo PMS si la reconexión con las OTA aún no se ha completado. Asigne a una persona la tarea de revisar a diario el registro de modificaciones de las OTA durante este periodo. Una vez que los canales OTA se hayan vuelto a conectar al nuevo sistema, las nuevas reservas se sincronizarán automáticamente, pero compruebe que funciona mediante un cambio de prueba en la Disponibilidad antes de confiar en la sincronización.

¿Qué debo hacer si faltan Reservas en la importación de datos?

Compare de inmediato la importación con las cifras de la auditoría previa a la exportación. Si los recuentos no coinciden, compruebe si la discrepancia se encuentra en los registros de huéspedes o en las Reservas. Por lo general, los registros de huéspedes que falten pueden volver a importarse. Las Reservas futuras que falten deben identificarse cotejando el CSV exportado con la información visible en el nuevo sistema; añádalas manualmente antes de la migración.

¿Debo informar a los huéspedes cuando cambie de PMS?

No es necesario informar a los huéspedes sobre un cambio de PMS, ya que solo interactúan con la experiencia de reserva, no con el sistema de gestión interno. El único caso en el que tendría sentido comunicárselo es si cambia la plantilla del correo electrónico de confirmación de la Reserva y desea informarles de lo que pueden esperar. Si modifica el enlace de reserva directa o el proceso de pago al mismo tiempo que cambia de PMS, informe a los huéspedes que tengan Reservas activas antes de que el cambio entre en vigor.

¿Cómo compruebo que la sincronización con las OTA funciona correctamente después del cambio?

Inicie sesión directamente en la extranet de cada OTA y compare el inventario disponible con el que muestra su nuevo PMS. A continuación, realice un pequeño cambio de prueba en el PMS: bloquee una habitación durante una noche y compruebe que el bloqueo aparezca en la OTA en un plazo de cinco minutos. Si no se sincroniza en ese intervalo, revise el estado de la conexión del Gestor de Canales en su nuevo PMS antes de asumir que el problema se encuentra en la OTA.