1. Vincule cada línea de pago de Traveloka con un número de reserva y el estado final de la estancia.
2. Separe los ingresos de los huéspedes de las comisiones, descuentos, reembolsos, impuestos y otros ajustes.
3. Compare el lote de pagos completado con la liquidación bancaria o de tarjeta real.
4. Mantenga abiertas las diferencias sin explicar en lugar de modificar los ingresos por habitaciones para forzar el balance.
La conciliación de pagos de Traveloka no consiste en comparar directamente el total de la reserva del huésped con el importe depositado en la cuenta bancaria del hotel. El pago puede reflejar comisiones, promociones, impuestos, reembolsos, cancelaciones, ajustes anteriores o diferencias de fechas.
El método fiable consiste en comenzar con un único lote de pagos, conciliar cada reserva incluida y, después, comparar el total del lote con el efectivo recibido. Así, el equipo financiero puede explicar la diferencia sin ocultarla dentro de los ingresos por habitaciones.
TERA Los menús y nombres de documentos pueden variar según el mercado, el contrato del establecimiento, el acuerdo de pago y los permisos del usuario. Utilice los registros de pagos y reservas disponibles en la cuenta del establecimiento y siga la misma secuencia de control que se indica a continuación.
Comience con un único pago o depósito bancario
Seleccione un pago completado, una liquidación de tarjeta o un depósito bancario. Registre la referencia, la moneda, el importe, la fecha de pago prevista, la fecha bancaria real y el establecimiento que recibe los fondos.
No comience con el mes completo si el hotel recibe varios lotes. Un único pago proporciona al equipo financiero un total definido y un grupo limitado de reservas que investigar.
Abra en TERA el registro de pago correspondiente de Traveloka e identifique las reservas y los ajustes incluidos. Descargue o guarde el extracto disponible siguiendo el proceso financiero habitual del hotel.
Si el banco recibió un único importe combinado para varios establecimientos o monedas, divida la conciliación según las referencias de pago justificativas antes de conciliar cada estancia.
Prepare los registros finales de las reservas
Para cada reserva incluida en el pago, localice la misma reserva en TERA y en el Sistema de Gestión Hotelera. Utilice el número de reserva de Traveloka como referencia principal y confirme después el nombre del huésped, el establecimiento, las fechas de Entrada y Salida, el tipo de habitación, el estado final, la moneda y el valor total de la estancia.
Utilice la versión más reciente de la reserva. Los cambios de fecha, las estancias acortadas, los cambios de habitación, las cancelaciones, las ausencias o los reembolsos parciales pueden hacer que la confirmación original difiera del importe final pagadero.
El registro del Sistema de Gestión Hotelera debe mostrar lo que el hotel reconoció como ingresos por habitaciones y servicios adicionales. El registro de TERA debe mostrar el estado actual de la reserva y del pago de Traveloka. El registro del pago debe mostrar qué importe se transfirió al hotel. Estos registros tienen fines distintos y no deben forzarse para que reflejen una única cifra.
Concilie cada reserva con el pago
Revise el pago reserva por reserva:
- Vincule el número de reserva de Traveloka con la reserva del Sistema de Gestión Hotelera.
- Confirme si la estancia se completó, canceló, modificó, reembolsó o se marcó como ausencia.
- Registre el importe final de la reserva y el importe apto para el pago según el acuerdo del hotel.
- Registre por separado la comisión, la contribución a promociones, los impuestos, las tasas, los reembolsos o los ajustes cuando aparezcan.
- Calcule el importe previsto para esa reserva y compárelo con la línea de pago.
- Marque la reserva como conciliada o traslade la diferencia a una lista de excepciones.
- Sume todos los importes y ajustes de las reservas conciliadas y compare el resultado con el total del pago.
No compense entre sí varias diferencias sin explicar. Una reserva ausente de 40 $ y una deducción no relacionada de 40 $ no pasan a ser correctas simplemente porque el total del lote cuadre por casualidad.
Cuando los ingresos de las reservas y los totales de los canales pueden revisarse conjuntamente, el equipo financiero dedica menos tiempo a reconstruir el mes a partir de archivos separados. La función de Informes y Análisis para hoteles de Smart Order ayuda a los responsables a comparar los ingresos por canal y los registros de reservas antes de contabilizar el pago de Traveloka en el libro mayor.
Concilie los ingresos de Traveloka desde un único registro del hotel
Compare los ingresos de las reservas y el rendimiento de los canales en un único flujo de trabajo e investigue únicamente las líneas de pago que no coincidan.
Explique la diferencia sin ocultarla
Comisión o cargo del canal
Registre la reserva por el importe que el hotel reconoce como ingreso y contabilice por separado la comisión de Traveloka o el cargo del canal según el plan contable. No sustituya los ingresos por habitaciones por el importe bancario neto.
Contribución a promociones o descuentos
Confirme si el hotel financió el descuento, si lo financió Traveloka o si el coste se compartió. El precio de venta al huésped por sí solo no indica cuánto debe recibir el hotel.
Cancelación, ausencia o reembolso
Compruebe el estado final, las condiciones de cancelación, el importe cobrable y el registro del reembolso. Una reserva puede permanecer en el historial y, al mismo tiempo, aportar un importe nulo, una tarifa parcial o un ajuste posterior al pago.
Diferencia de impuestos o tasas
Separe los impuestos y las tasas cobrados por el hotel de los importes gestionados según el acuerdo con Traveloka. Aplique la política contable y fiscal local del establecimiento en lugar de asumir que todos los cargos forman parte de los ingresos por habitaciones.
Diferencia de moneda o bancaria
Confirme la moneda del pago, la moneda de la cuenta bancaria, el tipo de cambio, el cargo por transferencia y la fecha valor. Una deducción bancaria o una diferencia de cambio no debe registrarse como una reserva ausente.
Diferencia temporal
Una estancia completada puede corresponder a un pago posterior debido al calendario de pagos, a una revisión pendiente o a la fecha en que la reserva pasó a ser apta. Manténgala como una cuenta por cobrar abierta hasta identificar su lote de pagos.
Concilie el pago con el banco
Una vez que cada línea de pago se haya conciliado o incluido como excepción, compare el total del pago con el depósito bancario o la liquidación de tarjeta real.
Confirme la entidad jurídica del establecimiento, la cuenta bancaria, la moneda, la fecha valor y la referencia del pago. Si el importe bancario es inferior, busque comisiones bancarias o conversiones de moneda antes de volver a revisar las reservas ya conciliadas.
Contabilice el pago según la política contable habitual del hotel. Mantenga los ingresos brutos por habitaciones, los costes relacionados con Traveloka, las cuentas por cobrar a huéspedes, las cuentas por cobrar a Traveloka, los reembolsos y el efectivo recibido en las cuentas correspondientes.
Adjunte al cierre el extracto de pagos, el archivo de conciliación de reservas, el justificante bancario y las notas sobre excepciones. Esto crea una trazabilidad clara para el propietario, el contable y la conciliación del mes siguiente.
Resuelva las excepciones por orden de prioridad
Comience por las reservas completamente ausentes del pago y, después, investigue los importes incorrectos, las líneas duplicadas, las deducciones inesperadas, los reembolsos y las diferencias temporales.
Para cada excepción, escriba una frase que muestre el resultado previsto y el real. Por ejemplo: “La reserva X de Traveloka se completó por el importe Y, pero no está incluida en el pago Z”. Añada el registro de la reserva, el estado final, la referencia del pago y el justificante bancario con los datos confidenciales ocultos.
No envíe una única solicitud de asistencia que incluya varios periodos de pago sin relación entre sí. Agrupe las incidencias únicamente cuando compartan la misma causa o referencia de pago.
Escale la incidencia rápidamente cuando falte un pago de gran importe, los fondos se hayan enviado al establecimiento equivocado, la moneda sea incorrecta, falten varias estancias completadas o el mismo ajuste aparezca más de una vez.
Establezca un control de cierre mensual repetible
Asigne a una persona la responsabilidad de descargar los registros de pagos de Traveloka, establezca una fecha límite para cerrar los ingresos del Sistema de Gestión Hotelera y utilice una única lista de excepciones. El equipo financiero no debe comenzar mientras Recepción siga cambiando el estado de las estancias o contabilizando reembolsos sin previo aviso.
Utilice el número de reserva de Traveloka en el Sistema de Gestión Hotelera y en la exportación contable siempre que sea posible. Las referencias coherentes reducen las búsquedas manuales y evitan que dos reservas con nombres de huéspedes similares se concilien incorrectamente.
Revise las excepciones abiertas del mes anterior antes de cerrar el actual. Un ajuste posterior puede resolver una diferencia anterior, pero debe vincularse con la reserva original en lugar de tratarse como ingresos por habitaciones del mes actual.
La conciliación se completa cuando cada línea de pago cuenta con una reserva o un ajuste documentado, el total del lote coincide con el banco y cada diferencia restante tiene un responsable y una próxima acción.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el pago de Traveloka es inferior a los ingresos de las reservas?
El pago puede incluir comisiones, descuentos financiados por el hotel, reembolsos, impuestos, tasas, ajustes anteriores o diferencias de moneda y bancarias. Concilie cada reserva antes de determinar qué explicación corresponde.
¿Debe el equipo financiero conciliar los pagos según la fecha de reserva o la fecha de Salida?
Aplique las reglas de aptitud de las reservas y los pagos establecidas en el acuerdo del establecimiento y mantenga la fecha de reserva, la fecha de estancia, la fecha de pago y la fecha bancaria en campos separados. Pueden corresponder a periodos contables diferentes.
¿Qué ocurre si una reserva completada no aparece en el pago?
Confirme su estado final, el acuerdo de pago, la fecha de aptitud y si aparece en otro lote. Manténgala como una excepción abierta hasta que Traveloka o los registros del hotel expliquen a qué pago corresponde.
¿Puede el hotel utilizar el pago neto como ingresos por habitaciones?
Esto puede ocultar comisiones, descuentos, reembolsos y cargos bancarios. Registre los ingresos y las deducciones por separado según la política contable del hotel para mantener visible la rentabilidad de cada canal.
