1. Confirme que la reserva existe en la propiedad correcta de Traveloka TERA antes de crear o cancelar algo.
2. Rastree la reserva desde Traveloka hasta el gestor de canales, la capa de mapeo, la cola de importación del PMS y la vista de llegadas.
3. Proteja al huésped confirmado y el inventario sin desencadenar importaciones repetidas o mensajes automáticos duplicados.
4. Reintente solo después de identificar el paso fallido; luego, verifique que exista una única reserva en el PMS y que la disponibilidad haya cambiado una vez.
Una reserva de Traveloka que no aparece en el PMS no indica automáticamente una interrupción del servicio de Traveloka. La reserva puede estar confirmada en TERA pero retrasada en el gestor de canales, rechazada por el mapeo, retenida en una cola de importación del PMS u oculta por un filtro de la lista de llegadas.
Trate el registro de Traveloka como la principal fuente de la verdad para saber si el huésped tiene una reserva confirmada en el canal. Luego, rastree cada transferencia sin importar repetidamente la misma reserva.
Confirmar la reserva en Traveloka TERA
Inicie sesión en TERA, seleccione la propiedad correcta y busque la reserva utilizando su ID de reserva de Traveloka. Confirme el nombre del huésped, las fechas de la estancia, la habitación, el plan de tarifas, la ocupación, el estado de la reserva, el estado del pago, el total y la hora de creación o modificación.
Si la reserva no aparece en TERA, no cree una reserva en el PMS basándose únicamente en una captura de pantalla del huésped. Confirme que el mensaje pertenece a la misma propiedad y provino de un canal autorizado de Traveloka. Un hotel equivocado, un intento de salida (checkout) cancelado o un mensaje fraudulento no deben consumir inventario.
Si está presente y confirmada, guarde los identificadores y proteja al huésped. Traveloka posiciona a TERA como el lugar donde los socios monitorean reservas, entradas (check-ins), solicitudes de huéspedes y estado de pagos, con notificaciones de reservas de hotel e integraciones de gestores de canales disponibles en la configuración operativa. El resumen actual de TERA de Traveloka soporta estas funciones.
La página de inicio de TERA introducida en julio de 2025 también incluye un Resumen de Reservas y navegación en el lado izquierdo. Identifique la función mostrada en la cuenta en lugar de depender de una etiqueta de menú antigua. La actualización de la interfaz de Traveloka documenta ese cambio de diseño.
Encontrar el punto de fallo en la transferencia
Una reserva conectada normalmente sigue una ruta: Traveloka la confirma, el proveedor de conectividad la recibe o recupera, la capa de mapeo identifica la propiedad, habitación y plan de tarifas, el PMS la importa y la vista de llegadas muestra el registro resultante.
Verifique el mismo ID de reserva en cada capa. Un ID faltante en el registro del proveedor indica un problema en el origen. Una entrega exitosa del proveedor con un rechazo del PMS apunta a un problema posterior. Una importación completada en el PMS que no aparece en Llegadas apunta al filtrado o al estado de la reserva más que al transporte.
Registre las marcas de tiempo en una sola zona horaria. De lo contrario, la hora de creación en Traveloka, la hora de recepción del proveedor, la hora de importación del PMS y la hora local del hotel pueden hacer que una secuencia normal parezca retrasada o desordenada.
El channel manager hotel de Smart Order conecta la entrega de reservas de OTA con el registro de inventario del hotel. Cuando una reserva es rastreable a través de esa ruta, el personal puede proteger la habitación sin mantener un segundo proceso de importación no controlado.
Rastree una reserva de Traveloka de principio a fin
Mantenga la entrega del canal, el inventario de habitaciones mapeado y la reserva del PMS en un solo flujo de trabajo para poder aislar las llegadas faltantes sin reintentos a ciegas.
Verificar las reglas de conexión, mapeo e importación
Confirme que la conexión de Traveloka esté activa para la propiedad correcta y que las credenciales o la autorización no hayan expirado. Un estado verde a nivel de cuenta no es suficiente; inspeccione la dirección individual de la reserva y la última reserva exitosa antes y después de la que falta.
Compare los ID de propiedad, habitación y plan de tarifas de Traveloka con el mapeo del proveedor. Los nombres para mostrar similares no prueban equivalencia. Una nueva habitación, una tarifa clonada, un plan renombrado o una propiedad reconectada pueden dejar la reserva sin emparejar, incluso mientras continúan las actualizaciones de tarifas y disponibilidad.
Luego inspeccione la cola de importación del PMS y el registro de rechazos. Las causas comunes incluyen una habitación o plan no mapeados, un ID de origen duplicado, una ocupación no válida, la falta de un campo requerido del huésped, caracteres no compatibles, una fecha contable cerrada, una propiedad inactiva o una actualización de reserva que llega antes que la reserva original.
No cambie el mapeo de la habitación únicamente para forzar el paso de una reserva. Confirme primero el inventario físico y las condiciones comerciales; un remapeo apresurado puede colocar futuras reservas de Traveloka en el grupo de habitaciones equivocado.
Verificar si el PMS está ocultando la reserva
Busque en el PMS de forma global por el ID de Traveloka, nombre del huésped, fecha de llegada, fecha de reserva, correo electrónico y referencia del proveedor. El registro puede existir fuera de la lista de llegadas predeterminada.
Revise la propiedad, el rango de fechas de llegada, el estado de la reserva, el filtro de habitación, los permisos de usuario, la zona horaria y si la vista excluye reservas canceladas, no asignadas, pendientes o importadas. Además, busque registros duplicados y archivados antes de crear nada manualmente.
Una modificación puede mover la estancia fuera de la ventana de llegadas de hoy. Una cancelación puede eliminarla de las llegadas activas mientras conserva el historial de la reserva. Una conversión de zona horaria puede colocar una reserva de madrugada bajo la fecha operativa anterior o posterior.
Si el PMS tiene el ID de origen pero los detalles de la reserva están incompletos, trátela como una importación parcial. Conserve ese registro y repare los campos faltantes a través del flujo de trabajo de integración en lugar de crear una segunda reserva.
Proteger al huésped y el inventario de forma segura
Una vez que TERA confirme la reserva, bloquee el inventario físico correcto incluso si la importación automática no está resuelta. Utilice una retención operativa temporal o un registro manual en el PMS claramente marcado solo cuando la política del hotel lo permita.
- Registre el ID de Traveloka y marque el elemento como pendiente de conciliación del canal.
- Haga coincidir la habitación confirmada, tarifa, fechas, ocupación, estado de pago y datos de contacto del huésped sin almacenar datos de pago prohibidos.
- Bloquee el inventario una vez a través de la fuente designada y verifique que las habitaciones no relacionadas permanezcan sin cambios.
- Suprima las automatizaciones duplicadas de confirmación, pago, código de acceso y reseñas en cualquier registro temporal.
- Asigne un responsable y una fecha límite para reemplazar, fusionar o retirar el registro temporal una vez que se recupere la integración.
No cancele la reserva de Traveloka para limpiar el PMS. No pida al huésped que vuelva a reservar. El fallo de entrega interno no debe alterar un contrato de canal válido ni exponer al huésped a un segundo cargo.
Reintentar sin crear un duplicado
Antes de reintentar, confirme si el proveedor utiliza el ID de reserva de Traveloka como clave de idempotencia o control de duplicados y si ya hay una modificación o cancelación posterior en cola. Una repetición a ciegas puede crear dos registros en el PMS o aplicar eventos fuera de orden.
Reintente desde el primer punto de fallo confirmado. Si el proveedor nunca recibió la reserva, utilice su ruta aprobada de recuperación o escalado. Si el PMS la rechazó, corrija el error específico de mapeo o validación y repita el mismo evento de origen una vez.
Después de la recuperación, busque globalmente de nuevo. Una única reserva en el PMS debe contener el ID de origen de Traveloka, la habitación y tarifa correctas, el estado actual, los datos de pago y el historial de modificaciones. La disponibilidad debe cambiar una vez, no una por la retención temporal y otra por la reserva importada.
Fusione o retire un registro temporal solo a través de un flujo de trabajo aprobado que preserve la auditoría. Transfiera la asignación de habitaciones, notas, depósitos, tareas y comunicación con huéspedes sin romper el enlace de actualizaciones futuras de la reserva conectada.
Escalar el problema con pruebas reproducibles
Envíe un paquete de incidentes al proveedor responsable. Incluya los ID de la propiedad y de Traveloka, códigos de habitación y planes de tarifas, estado de la reserva, horas de creación y modificación, ID de mensajes del proveedor, confirmaciones de entrega, texto de error del PMS, capturas de pantalla del mapeo, filtros de búsqueda, inventario antes y después, y las acciones ya tomadas.
Indique el resultado esperado y el real: “la reserva confirmada de Traveloka X debería crear una reserva en el PMS en la habitación Y y tarifa Z; no se visualiza ningún registro o rechazo en el PMS a la hora T”. Esto es más procesable que un simple “falta la reserva”.
Escale inmediatamente para llegadas del mismo día, inventario de la última habitación, incertidumbre en los pagos, múltiples reservas faltantes o una cola que sigue creciendo. Mantenga la responsabilidad de la recepción y los ingresos separada de la investigación técnica para que el huésped y el inventario sigan protegidos.
Preguntas Frecuentes
¿Dónde debe el personal revisar primero una reserva faltante de Traveloka?
Revise la propiedad correcta en Traveloka TERA y confirme el ID de la reserva, el estado, las fechas, la habitación, la tarifa, la ocupación y el estado de pago antes de cambiar algo en el PMS.
¿Pueden sincronizarse las tarifas mientras las reservas fallan?
Sí. Las tarifas salientes y la disponibilidad pueden usar una dirección o proceso diferente al de las reservas entrantes. Pruebe y supervise ambos flujos por separado.
¿Debería la recepción introducir la reserva manualmente?
Solo cuando la política del hotel requiera protección operativa inmediata. Márquela como pendiente de conciliación, utilice el ID de origen de Traveloka, evite la automatización de duplicados y planifique cómo se resolverá después de la importación.
¿Por qué la reserva solo falta en Llegadas?
El PMS puede contenerla bajo una propiedad, fecha, estado, habitación, alcance de permisos o zona horaria diferentes. Busque globalmente antes de diagnosticar un fallo de transporte.
¿Es seguro reintentar la importación varias veces?
No. Identifique el paso fallido y confirme primero los controles de duplicados. Repetir un evento confirmado repetidamente puede crear duplicados o procesar modificaciones fuera de secuencia.
¿Qué demuestra que el problema está solucionado?
Una reserva conectada en el PMS coincide con TERA, las modificaciones actuales están presentes, el inventario cambió una vez, las retenciones temporales están conciliadas y las actualizaciones posteriores siguen el mismo registro de origen.
Una llegada faltante de Traveloka se resuelve cuando la reserva está protegida operativamente y es técnicamente rastreable. Confirme TERA primero, aísle la transferencia fallida, corrija solo ese punto y cierre el incidente con un único registro limpio en el PMS.
