1. Comience con una reserva confirmada y su método de pago contractual.
2. Separe el total del huésped, los ingresos del hotel, la comisión, los impuestos, los ajustes, el importe de la liquidación y el importe bancario.
3. Vincule cada línea de liquidación con una reserva antes de contabilizar el lote en el libro mayor.
4. Escale únicamente la diferencia exacta que permanezca después de aislar los desfases temporales, la moneda y los gastos bancarios.
La conciliación de liquidaciones de Trip.com falla cuando el equipo financiero compara importes que responden a preguntas diferentes. El total del huésped no es automáticamente la cuenta por cobrar del hotel. El total de la liquidación puede incluir varias reservas, ajustes posteriores o una moneda diferente. El depósito bancario puede volver a diferir debido a la conversión y a los gastos de recepción.
Utilice una trazabilidad desde la reserva hasta el banco. Comience con la reserva, calcule el resultado comercial esperado conforme al contrato del alojamiento, compárelo con el lote de liquidación y, después, liquide el depósito real.
Cree un registro de conciliación por reserva
Cree un registro para cada reserva de Trip.com incluida en el periodo de revisión. Registre el ID del alojamiento, el número de reserva de Trip.com, el nombre del huésped, las fechas de reserva y estancia, la habitación y el plan tarifario, el estado de la reserva, el método de pago, el total mostrado al huésped, los impuestos y cargos, el importe del hotel, la base de comisión, la tasa de comisión, la moneda y cualquier modificación o cancelación.
Mantenga separadas tres fechas: la fecha de reserva, la fecha de estancia o Salida y la fecha de valor de la liquidación o del banco. Una reserva puede pertenecer a un mes operativo y liquidarse en otro. Contabilizarla únicamente por la fecha del depósito oculta el momento de reconocimiento de los ingresos y hace que los ajustes anteriores parezcan errores del periodo actual.
Utilice la versión final de la reserva, pero conserve la versión original y todos los cambios. Si las noches, la ocupación, la tarifa, los impuestos, el estado de cancelación o la penalización cambiaron después de la confirmación, el equipo financiero necesita los importes anteriores y posteriores para explicar la línea de liquidación.
Confirme primero el contrato y el método de pago
No deduzca el método de pago a partir del nombre del plan tarifario ni de cómo se pagó otra reserva de Trip.com. Abra la reserva y los detalles de liquidación disponibles para el alojamiento; después, confirme quién cobró el dinero al huésped y cómo debe recibir los fondos el alojamiento.
La tasa de comisión procede del contrato del alojamiento y puede diferir de la de otro alojamiento o acuerdo comercial. La información para socios de alojamientos de Trip.com incluye la tasa de comisión en el proceso contractual y exige datos correctos de tarjeta virtual o transferencia bancaria para la liquidación. Utilice el contrato firmado y el registro actualizado de la reserva como controles del cálculo.
Si la reserva utiliza una tarjeta virtual, registre el importe que puede cobrarse, las condiciones de activación, la fecha de vencimiento y la moneda, sin copiar datos protegidos de la tarjeta en una hoja de cálculo o un ticket de soporte. Si la cuenta se liquida mediante transferencia bancaria, registre el ID de liquidación, la fecha de vencimiento del pago, la fecha de pago, la referencia bancaria y la cuenta receptora.
Concilie una reserva con una línea de liquidación
Siga este orden para que cada diferencia tenga un responsable claro:
- Confirme el estado final de la reserva y los datos más recientes de la estancia en eBooking.
- Reconstruya el importe del alojamiento a partir de las noches, las tarifas, los cargos por ocupación y los elementos incluidos.
- Separe los impuestos y cargos según quién los cobre y los remita.
- Aplique la comisión contractual a la base comisionable correcta, no automáticamente al total del huésped.
- Sume o reste los cargos por cancelación, reembolsos, modificaciones, incentivos o ajustes manuales aprobados.
- Calcule la cuenta por cobrar esperada del hotel en la moneda de liquidación.
- Compare el número de reserva y la cuenta por cobrar esperada con la línea de liquidación o el importe de la tarjeta virtual.
- Compare el lote de liquidación con la transacción bancaria o del procesador de tarjetas.
- Contabilice cualquier comisión bancaria o diferencia de cambio por separado de los ingresos por habitaciones y la comisión del canal.
La ecuación de control es:
Cuenta por cobrar esperada del hotel = importe comisionable del alojamiento menos la comisión, más o menos los ajustes de la reserva, más los impuestos o cargos pagaderos al alojamiento
Los campos exactos varían según el contrato, el mercado y el método de pago. El control importante consiste en que cada componente tenga una fuente y no quede oculto dentro de una única cifra neta sin explicación.
El business intelligence para hoteles de Smart Order mantiene visibles los ingresos de las reservas, las noches de habitación, el canal de origen y las métricas operativas mientras el equipo financiero liquida por separado las liquidaciones de Trip.com.
Mantenga trazables los ingresos de Trip.com antes de la liquidación
Revise los ingresos de las reservas y el rendimiento de los canales desde un único flujo de informes hoteleros; después, concilie la liquidación financiera sin modificar el valor original de la reserva.
Calcule la comisión sin utilizar una base incorrecta
Un error habitual consiste en multiplicar el total mostrado al huésped por el porcentaje de comisión. Primero, determine si los impuestos, los cargos por servicio, las comidas, los cargos por huéspedes adicionales, los cargos cobrados por el alojamiento o los beneficios financiados por la plataforma forman parte de la base comisionable.
Por ejemplo, un huésped puede ver un total de 540, mientras que el importe comisionable del alojamiento es de 500. Con una tasa contractual hipotética del 15 %, la comisión sobre 500 es 75, no 81. Este ejemplo tiene únicamente fines ilustrativos; utilice la base y la tasa asociadas al contrato y a la reserva reales del alojamiento.
Mantenga el gasto por comisiones separado del efectivo neto. Si el hotel registra únicamente el depósito como ingreso, el ADR y la producción del canal quedan infravalorados. Un libro contable más claro registra los ingresos brutos por habitaciones conforme a la política contable del hotel, la comisión como gasto o cuenta de contraingresos, la cuenta por cobrar de Trip.com, las obligaciones fiscales aplicables y el posterior asiento de compensación de efectivo.
No sobrescriba el cargo de habitación del Sistema de Gestión Hotelera únicamente para igualarlo a la liquidación. Corrija un importe del Sistema de Gestión Hotelera solo cuando la propia reserva sea incorrecta y una modificación aprobada de la reserva respalde el cambio.
Diagnostique la diferencia restante
El total de la reserva es superior al de la línea de liquidación. Compruebe la base comisionable, la comisión, los impuestos o cargos cobrados por el alojamiento, los beneficios financiados por la plataforma y si parte del importe se paga directamente en el alojamiento. Después, verifique que la reserva no se haya reembolsado parcialmente ni acortado.
La línea de liquidación es inferior a lo esperado después de una modificación. Compare la marca de tiempo de la modificación con la hora límite del lote. El importe original puede haberse incluido en un lote y la corrección en otro. Busque en periodos de liquidación anteriores y posteriores antes de presentar una incidencia por falta de pago.
El depósito bancario es inferior al lote de liquidación. Compare la moneda, el tipo de cambio, los gastos de transferencia, las deducciones de bancos intermediarios, las comisiones del procesador de tarjetas, la fecha de valor y si el banco dividió un pago. No atribuya un cargo bancario a la comisión de Trip.com.
El depósito bancario es superior al importe de una reserva. Busque reservas y ajustes adicionales mediante el ID de liquidación. El efectivo del lote debe conciliarse con el lote completo, no con la reserva de mayor importe incluida en él.
Una reserva cancelada o con huésped no presentado sigue teniendo comisión. Confirme si se cobró un cargo y si el contrato establece que dicho cargo cobrado es comisionable. Una cancelación gratuita, una cancelación con cargo, un cargo eximido y una no presentación son eventos financieros diferentes.
La misma reserva aparece dos veces. Compare el número de reserva, el ID de liquidación, el tipo de ajuste, el signo y la fecha. Una línea puede corresponder al importe pagadero original y la segunda a su reversión o corrección. No contabilice ambas como ingresos.
Controle la moneda y los plazos de liquidación
Mantenga campos separados para la moneda de la reserva, la moneda de liquidación y la moneda de la cuenta bancaria. Almacene el importe de origen, el tipo de cambio aplicado cuando esté disponible, el importe convertido y el importe bancario. Sin esos campos, cualquier movimiento de divisas parecerá un error de comisión.
No marque una liquidación como atrasada basándose únicamente en la fecha de Salida. Compare el contrato del alojamiento, el método de pago, la hora límite del lote, el estado del importe pagadero, el estado del pago y la fecha de valor bancaria. Los fines de semana, la tramitación bancaria, un perfil de pagos incompleto o una transferencia fallida pueden retrasar el efectivo después de que la reserva pase a ser apta para el pago.
Utilice una cuenta de compensación de liquidaciones. Contabilice las cuentas por cobrar de cada reserva contra el ID de liquidación y compense el ID cuando llegue la transacción bancaria. Cualquier saldo restante en la cuenta de compensación señalará una reserva, un ajuste, un cargo o una diferencia de cambio específicos.
Cierre el lote y evite errores recurrentes
Antes de cerrar un periodo de liquidación de Trip.com, confirme que cada línea de liquidación tenga una referencia de reserva o ajuste, que cada reserva tenga un estado final, que la comisión utilice la base y la tasa aprobadas, que los impuestos estén contabilizados a nombre de la parte correcta y que el ID de liquidación quede compensado con la transacción bancaria.
Conserve la exportación de reservas, el informe de liquidación, la versión del contrato, los justificantes de los ajustes, la referencia bancaria, la hoja de trabajo de conciliación y la aprobación del revisor durante el periodo normal de conservación contable del hotel. Limite el acceso a los datos de pago y oculte la información protegida antes de escalar el caso.
Si persiste una diferencia, envíe al servicio de soporte para alojamientos de Trip.com el ID del alojamiento, el número de reserva, el ID de liquidación, las monedas, el cálculo esperado, la línea real, la fecha del lote, la referencia bancaria y el importe exacto pendiente de resolver. Formule una pregunta precisa, como qué ajuste modificó el importe pagadero del alojamiento, en lugar de solicitar una explicación de todo el extracto.
Un PMS hotel conectado reduce la introducción repetida de datos al mantener juntas la reserva de origen y la referencia del canal. Aun así, el equipo financiero debe realizar un control independiente entre la liquidación y el banco.
Concilie los canales sin reconstruir cada reserva
Mantenga conectadas las referencias de las OTA, los valores de las estancias y los informes del hotel para que el equipo financiero pueda aislar las diferencias de liquidación en cada reserva.
Preguntas frecuentes
¿Por qué una liquidación de Trip.com no coincide con el total de la reserva?
El total de la reserva puede incluir elementos comisionables y no comisionables, impuestos, cargos o importes cobrados por distintas partes. La liquidación también puede incluir ajustes o varias reservas.
¿Dónde debe comenzar la conciliación?
Comience con la reserva final y el método de pago, calcule la cuenta por cobrar esperada del hotel conforme al contrato y, después, compare el resultado con la línea de liquidación y el depósito bancario.
¿Debe calcularse la comisión sobre el total del huésped?
Solo si el contrato define todo ese importe como comisionable. Utilice la base de alojamiento documentada y separe los impuestos, los cargos cobrados por el alojamiento y los beneficios financiados.
¿Puede un depósito bancario incluir varias reservas de Trip.com?
Sí. Concilie el depósito con su ID de liquidación o lote completo y, después, asigne cada reserva y ajuste dentro de ese lote.
¿Deben modificarse los ingresos del Sistema de Gestión Hotelera para que coincidan con el depósito?
No. Mantenga separados los ingresos, la comisión, los impuestos, la cuenta por cobrar, la diferencia de cambio, las comisiones bancarias y la liquidación en efectivo, salvo que una modificación aprobada de la reserva cambie el valor subyacente de la estancia.
La conciliación de liquidaciones de Trip.com solo está completa cuando la reserva final, la comisión contractual, la línea de liquidación, el lote de pago y el asiento bancario forman una única cadena trazable. Esa cadena protege tanto el control del efectivo como los informes de rentabilidad de los canales.
