Pembayaran Agoda Tidak Sesuai dengan Total Reservasi: Apa yang Perlu Direkonsiliasi

Sebuah ketidakcocokan pembayaran Agoda sering bermula dari dua jumlah yang memang tidak seharusnya cocok. Total reservasi mungkin merupakan jumlah penjualan yang dihadapkan kepada tamu, sementara pembayaran hotel dapat mencerminkan komisi, model pembayaran, pajak, penyesuaian, beberapa pemesanan, atau tanggal penyelesaian yang berbeda.

Lakukan rekonsiliasi mulai dari pemesanan. Identifikasi siapa yang menagih uang tamu, tentukan jumlah tingkat pemesanan Agoda, temukan batch pembayaran, dan baru kemudian bandingkan penyelesaian bank atau kartu dengan buku besar Sistem Manajemen Hotel.

Tentukan Jumlah Sebelum Menyelidiki

Simpan setiap jumlah dalam bidang terpisah: jumlah akhir yang ditampilkan kepada tamu; rincian kamar dan pajak reservasi; jumlah yang harus dikumpulkan atau diterima oleh properti; kompensasi atau komisi Agoda; setiap perubahan, pembatalan, penolakan, pajak, atau penyesuaian manual; jumlah yang termasuk dalam ID pembayaran; jumlah yang dibebankan ke kartu Agoda atau dikirim melalui transfer bank; dan jumlah yang diposting dalam Sistem Manajemen Hotel dan buku besar umum.

Jangan menggunakan "total reservasi" dan "pembayaran" secara bergantian dalam tiket dukungan. Sebutkan jumlah, mata uang, halaman sumber, dan tanggal untuk setiap nilai.

Artikel ini membahas rekonsiliasi pembayaran secara luas, termasuk pemesanan tanpa pembatalan. Tinjauan pengembalian dana-pembatalan terpisah diperlukan ketika pertanyaan utamanya adalah apakah masa inap yang dibatalkan menghasilkan pengembalian dana atau biaya yang benar.

Identifikasi Agoda Collect atau Property Collect

Buka pemesanan di Portal Mitra Agoda > Pemesanan > Reservasi dan konfirmasikan model pembayaran.

Untuk Agoda Collect, Agoda mengumpulkan pembayaran tamu dan hotel menerima jumlah yang memenuhi syarat melalui metode pembayaran yang dikonfigurasi. Dalam pemesanan, buka Pembayaran & harga > Rincian harga untuk meninjau kompensasi dan jumlah pemesanan yang tersedia untuk properti.

Untuk Property Collect, tamu membayar ke hotel. Oleh karena itu, total yang dihadapi tamu tidak boleh muncul sebagai pembayaran Agoda yang terpisah. Sebaliknya, kompensasi Property Collect dapat diimbangi dengan jumlah prabayar yang menjadi utang Agoda kepada properti.

Untuk pemesanan Property Collect, gunakan Keuangan > Semua transaksi dan cocokkan referensi pemesanan dengan jumlah pengumpulan atau kompensasi. Kompensasi Property Collect dicatat dalam tampilan transaksi Keuangan; jangan mengharapkan voucher halaman pemesanan menyajikannya di tempat yang sama dengan jumlah Agoda Collect.

Memilih model pembayaran yang salah adalah cara tercepat untuk menciptakan ketidakcocokan palsu: pihak keuangan mungkin mengharapkan Agoda untuk mengirimkan uang yang telah dibayarkan tamu secara langsung ke properti.

Rekonsiliasi Satu Pemesanan ke Batch Pembayarannya

Gunakan satu ID pemesanan dan satu mata uang di sepanjang urutan ini.

1. Buka reservasi dan simpan model pembayaran saat ini, status, tanggal, mata uang, total tamu, jumlah properti, perlakuan pajak, dan kompensasi.
2. Periksa apakah reservasi diubah, dibatalkan, ditandai sebagai tidak hadir (no-show), atau ditangani berdasarkan ketentuan yang berbeda setelah pemesanan.
3. Buka Keuangan > Pembayaran dan cari referensi pemesanan di antara transaksi yang harus dibayar.
4. Tinjau bagian Penyesuaian sebelum mengonfirmasi jumlah batch yang diharapkan.
5. Jika pembayaran sudah diproses, buka Keuangan > Pembayaran sebelumnya dan temukan ID pembayaran yang berisi pemesanan tersebut.
6. Unduh atau simpan pernyataan tingkat pemesanan untuk pembayaran tersebut.
7. Cocokkan ID pembayaran dengan transfer bank, kartu virtual, atau transaksi e-Card.
8. Bandingkan penyelesaian dengan piutang Sistem Manajemen Hotel dan posting akuntansi.

Satu ID pembayaran dapat mengelompokkan beberapa pemesanan dan penyesuaian yang memenuhi syarat. Setelah memproses, cocokkan batch di Pembayaran sebelumnya daripada membandingkan deposit bank dengan hanya satu reservasi. Deposit tunggal mungkin mencakup beberapa masa inap ditambah penyesuaian dari periode lain.

Solusi business intelligence hotel dari Smart Order membantu tim keuangan menjaga keselarasan pendapatan pemesanan, sumber saluran, malam kamar (room nights), dan hasil operasional, sementara pembayaran Agoda direkonsiliasi secara terpisah.

Periksa Penyebab Utama Ketidakcocokan Pembayaran Agoda

Pembayaran lebih rendah dari total tamu. Konfirmasikan apakah total tamu termasuk komisi, pajak yang dipungut hotel, biaya layanan, atau item yang tidak menjadi bagian dari pengiriman uang Agoda. Periksa model pembayaran sebelum memperlakukan selisih tersebut sebagai potongan.

Pemesanan Property Collect mengurangi pembayaran prabayar. Tinjau Keuangan > Semua transaksi untuk penyeimbangan kompensasi. Hotel menagih jumlah tamu secara langsung, sementara komisi dapat dipotong dari hasil Agoda Collect.

Jumlah pemesanan berubah setelah pembayaran dimulai. Cari perubahan atau pembatalan, lalu periksa Penyesuaian. Jika pembayaran sudah dikonfirmasi, rekonsiliasi jumlah yang diubah terhadap batch berikutnya yang memenuhi syarat sebelum memperlakukannya sebagai saldo yang belum dibayar.

Batch menyertakan penyesuaian yang tidak dapat dijelaskan. Cocokkan referensi dan alasan penyesuaian, lalu klasifikasikan sebagai saldo terutang, biaya berlebih, biaya penolakan pemesanan, koreksi pajak, perlakuan pembatalan yang disepakati, atau jenis penyesuaian terdokumentasi lainnya.

Hanya sebagian dari jumlah yang diharapkan yang dibebankan. Bandingkan jumlah yang disetujui dengan biaya kartu virtual atau e-Card yang sebenarnya dan sisa saldo apa pun. Jangan membuat tagihan penuh kedua sebelum mengonfirmasi apa yang telah diselesaikan.

Deposit bank berbeda dari ID pembayaran. Periksa biaya transfer, potongan bank penerima, konversi mata uang, mata uang penyelesaian, tanggal nilai (value date), dan apakah bank mengelompokkan atau memisahkan transaksi. Jaga agar perbedaan perbankan ini terpisah dari perhitungan pemesanan Agoda.

Pendapatan Sistem Manajemen Hotel sama dengan total tamu tetapi piutang Agoda bersih (net). Tinjau desain akuntansi. Pendapatan kamar, kewajiban pajak, beban komisi, piutang Agoda, dan penerimaan kas mungkin memerlukan posting terpisah daripada satu entri pendapatan bersih.

Pisahkan Perbedaan Waktu Dari Kesalahan Nyata

Pemesanan dapat diperoleh pada satu periode operasional dan dibayar di periode lain. Tanggal menginap, tanggal pembatalan, tanggal utang, tanggal konfirmasi pembayaran, tanggal tagihan kartu, tanggal nilai, dan tanggal posting bank adalah peristiwa yang berbeda.

Rekonsiliasi pemesanan ke periode yang disyaratkan oleh kebijakan akuntansi hotel, lalu bawa piutang Agoda hingga penyelesaian. Jangan memindahkan pendapatan kamar ke bulan bank hanya agar kas cocok.

Untuk pembayaran batch, pertahankan akun kliring (clearing account). Posting setiap pemesanan dan penyesuaian terhadap ID pembayaran, lalu bersihkan ID tersebut saat transaksi bank atau kartu tiba. Saldo yang tidak cocok akan tetap terlihat tanpa mengubah pendapatan reservasi aslinya.

Jika suatu jumlah tetap negatif, periksa apakah kompensasi Property Collect atau pengembalian dana pascapembayaran melebihi pemesanan Agoda Collect yang saat ini dipilih. Tambahkan transaksi berikutnya yang memenuhi syarat ke rekonsiliasi dan mulai pembayaran hanya setelah saldo yang dipilih positif.

Cegah Pencatatan Ganda

Jangan memposting koreksi pembayaran manual langsung ke pendapatan sementara pemesanan asli di Sistem Manajemen Hotel, penyesuaian Agoda, atau umpan bank mungkin masih akan tiba. Gunakan item rekonsiliasi sementara dengan ID pemesanan dan ID pembayaran.

Sebelum menutupnya, konfirmasikan apakah sistem akuntansi sudah mengimpor pendapatan reservasi asli, penyesuaian modifikasi atau pembatalan, batch pembayaran Agoda, penyelesaian bank atau kartu, atau jurnal manual yang dimasukkan oleh karyawan lain.

Satu ketidaksesuaian dapat menjadi dua kesalahan yang saling meniadakan yang hilang di tingkat properti tetapi tetap salah berdasarkan saluran dan periode.

Tingkatkan Penanganan (Eskalasi) Selisih Pembayaran Dengan Bukti

Gunakan jalur Butuh Bantuan dari Portal Mitra (Partner Portal) hanya setelah mengisolasi jumlah di sisi Agoda. Kirimkan satu paket yang berisi ID properti dan ID pemesanan, model pembayaran dan metode pembayaran, status reservasi dan masa inap, total tamu, jumlah properti, kompensasi, mata uang, ID pembayaran, referensi transaksi, referensi dan deskripsi penyesuaian, serta tanggal utang, konfirmasi, nilai, dan bank yang relevan. Tambahkan catatan bank atau kartu yang telah disensor (redacted) dan nyatakan perbedaan pasti antara yang diharapkan dan yang sebenarnya.

Nyatakan apakah ketidakcocokan tersebut berada di antara reservasi dan transaksi Agoda, transaksi Agoda dan batch pembayaran, batch pembayaran dan bank, atau bank dan postingan Sistem Manajemen Hotel. Hal itu akan mengarahkan kasus ke bukti yang tepat alih-alih meminta dukungan untuk menjelaskan seluruh bulan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Mengapa pembayaran Agoda tidak sama dengan total reservasi?

Total reservasi mungkin merupakan jumlah yang dihadapkan kepada tamu, sementara pembayaran mencerminkan model pembayaran, kompensasi, pajak, penyesuaian, komposisi batch, dan metode penyelesaian.

Di mana bagian keuangan dapat melihat kompensasi Property Collect?

Gunakan Keuangan > Semua transaksi dan cocokkan referensi pemesanan. Hal ini tidak ditampilkan pada voucher pemesanan dengan cara yang sama seperti jumlah Agoda Collect.

Bisakah satu pembayaran Agoda berisi beberapa pemesanan?

Ya. Pemesanan yang harus dibayar dapat dikelompokkan dalam satu ID pembayaran, dan penyesuaian yang diperlukan dapat dimasukkan ke dalam batch yang sama.

Mengapa pemesanan lama memengaruhi pembayaran ini?

Perubahan selanjutnya, pembatalan, koreksi manual, saldo terutang, atau biaya berlebih dapat muncul sebagai penyesuaian dalam pembayaran di masa mendatang.

Haruskah keuangan mengubah pendapatan Sistem Manajemen Hotel agar sesuai dengan deposit bank?

Tidak secara otomatis. Rekonsiliasi pendapatan, komisi, pajak, piutang, pembayaran, dan penyelesaian bank secara terpisah sesuai dengan kebijakan akuntansi hotel.

Ketidakcocokan pembayaran Agoda teratasi saat setiap perbedaan memiliki sumber, jumlah, mata uang, periode, dan perlakuan akuntansi. Mulailah dengan model pembayaran, lacak pemesanan ke ID pembayarannya, dan pisahkan pengaturan waktu bank dari keekonomian reservasi.