1. Penawaran Sistem Manajemen Hotel harus menampilkan total biaya tahun pertama secara lengkap, bukan hanya langganan dasar.
2. Berikan setiap vendor profil properti yang sama dan ajukan 15 pertanyaan yang sama agar proposal dapat dibandingkan.
3. Pastikan modul yang termasuk, batas penggunaan, pekerjaan implementasi, biaya pembayaran, ketentuan perpanjangan, dan biaya keluar data dijelaskan secara tertulis.
Penawaran Sistem Manajemen Hotel dapat terlihat rinci tetapi tetap tidak mencantumkan biaya-biaya yang penting dalam operasional harian. Biaya dasar mungkin mencakup kalender reservasi, tetapi tidak termasuk onboarding, koneksi online travel agency (OTA), alat pemesanan langsung, biaya pembayaran, atau dukungan prioritas.
Hal ini membuat penawaran murah sulit dievaluasi. Sebelum menghubungi vendor, tentukan kebutuhan Anda dan kirimkan pertanyaan harga yang sama kepada masing-masing vendor. Anda akan mendapatkan proposal yang lebih mudah dibandingkan dan lebih sedikit kejutan setelah sistem mulai digunakan.
Daftar periksa ini berfokus pada penawaran itu sendiri. Untuk model harga yang umum dan kisaran biaya pasar, baca panduan harga Sistem Manajemen Hotel kami.
Pertama, Berikan Setiap Vendor Profil Hotel yang Sama
Sebuah penawaran hanya berguna jika vendor menetapkan harga untuk skenario operasional yang sama. Penginapan 20 kamar dengan dua koneksi OTA memerlukan konfigurasi yang berbeda dari hotel 100 kamar dengan sistem point-of-sale restoran dan beberapa properti.
Kirim profil singkat sebelum meminta penawaran Sistem Manajemen Hotel. Sertakan jumlah kamar dan properti, volume pemesanan tahunan, saluran OTA, kebutuhan pemesanan langsung, pemroses pembayaran, integrasi, pengguna, tanggal peluncuran, kebutuhan migrasi, dan pertumbuhan yang diharapkan.
15 Pertanyaan Harga Sistem Manajemen Hotel yang Harus Diajukan
Minta vendor untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini secara tertulis. Jika jawaban bergantung pada penggunaan, minta rumus, biaya minimum, dan contoh perhitungan berdasarkan profil hotel Anda.
1. Apa unit penetapan harganya?
Pastikan apakah langganan dikenakan per kamar, properti, pengguna, reservasi, atau tingkat fitur. Tanyakan tentang biaya minimum dan minta harga untuk inventaris Anda saat ini serta inventaris yang diperkirakan dalam 12 bulan ke depan.
2. Apa saja yang secara tepat termasuk dalam langganan dasar?
Minta daftar fungsi yang termasuk secara rinci per item. Perjelas reservasi, resepsionis, housekeeping, tarif, pelaporan, pengguna, akses seluler, dan pembaruan. Jangan menerima jawaban seperti “semua fitur inti”.
3. Batas mana yang memicu upgrade atau biaya tambahan?
Sebuah paket mungkin membatasi jumlah pengguna, properti, laporan, panggilan API, pesan, penyimpanan, atau saluran yang terhubung. Tanyakan apa yang terjadi saat Anda melampaui setiap batas, terutama jika biaya meningkat seiring jumlah reservasi atau volume pembayaran.
4. Berapa biaya setup dan implementasi?
Tanyakan apakah biaya satu kali tersebut mencakup konfigurasi, pengaturan kamar dan tarif, pajak, izin, pengujian integrasi, dan dukungan saat peluncuran. Minta timeline yang menunjukkan tugas di pihak hotel serta apakah Anda akan mendapatkan kontak implementasi khusus.
5. Apakah migrasi data termasuk?
Daftarkan data yang perlu dipindahkan, termasuk reservasi mendatang, profil tamu, deposit, paket tarif, dan laporan. Pastikan persyaratan pembersihan data, dukungan validasi, biaya impor tambahan, dan siapa yang menyelesaikan ketidaksesuaian sebelum peluncuran.
6. Berapa banyak pelatihan yang termasuk?
Tanyakan apakah pelatihan dilakukan secara langsung atau swalayan, jarak jauh atau di lokasi, dan apakah dibatasi berdasarkan jam atau jumlah peserta. Sertakan semua departemen, lalu periksa apakah karyawan baru dan sesi penyegaran dikenakan biaya tambahan.
7. Apakah Manajer Saluran termasuk?
Jika Anda menjual melalui OTA, pastikan apakah manajer saluran hotel termasuk dan apakah setiap saluran atau properti menambah biaya. Perjelas apakah reservasi, tarif, pembatasan, dan ketersediaan semuanya tersinkronisasi.
8. Apakah Mesin Pemesanan langsung termasuk?
Tanyakan apakah mesin pemesanan hotel memiliki biaya bulanan, biaya setup, atau komisi pemesanan. Pastikan apa saja yang termasuk dalam instalasi situs web dan hitung komisi berdasarkan pendapatan langsung yang diharapkan.
9. Biaya pembayaran apa yang berada di luar langganan Sistem Manajemen Hotel?
Pisahkan biaya perangkat lunak dari biaya pembayaran. Tanyakan tentang pemrosesan, refund, chargeback, kartu internasional, konversi mata uang, pencairan dana, dan terminal. Pastikan apakah Anda wajib menggunakan pemroses milik vendor atau harus membayar untuk menghubungkan pemroses Anda sendiri.
10. Berapa biaya setiap integrasi yang dibutuhkan?
Berikan daftar integrasi lengkap Anda dan minta biaya setup serta biaya berulang di kedua sisi. Pastikan alur data yang dibutuhkan; ekspor malam hari tidak setara dengan koneksi dua arah waktu nyata.
11. Tingkat dukungan apa yang termasuk?
Dokumentasikan saluran dukungan, jam layanan, bahasa, target respons, dan eskalasi. Gunakan skenario nyata: jika reservasi OTA berhenti sinkron pada Jumat malam, siapa yang merespons, seberapa cepat, dan dengan biaya berapa?
12. Apakah pembaruan, keamanan, akses API, dan pelaporan termasuk?
Pastikan apakah pembaruan, patch keamanan, backup, laporan, ekspor, tampilan multi-properti, dan akses API termasuk. Fitur yang ditampilkan dalam demo mungkin berada di tingkat yang lebih tinggi.
13. Bagaimana harga akan berubah saat kami berkembang?
Minta contoh perhitungan untuk penambahan kamar, pengguna, properti, saluran, dan modul. Jika pertumbuhan mengharuskan paket enterprise, minta harga tersebut sekarang daripada berasumsi diskon saat ini akan terus berlaku.
14. Apa ketentuan kontrak, perpanjangan, dan pembatalannya?
Pastikan durasi, frekuensi penagihan, deposit, perpanjangan otomatis, masa pemberitahuan, biaya penghentian, kebijakan refund, dan batas kenaikan harga saat perpanjangan. Periksa apakah Anda dapat menguji pengaturan kamar aktual dan alur OTA Anda sebelum berkomitmen.
15. Berapa total biaya lengkap tahun pertama dan tahun perpanjangan?
Minta satu total biaya yang mencakup langganan tahun pertama, implementasi, migrasi, pelatihan, modul, integrasi, dukungan, perangkat keras, dan biaya penggunaan yang tidak dapat dihindari. Lalu minta biaya tahun perpanjangan tanpa biaya peluncuran satu kali.
Ubah Jawaban Menjadi Penawaran yang Dapat Dibandingkan
Jangan bandingkan proposal sampai setiap item yang dibutuhkan memiliki harga atau ditandai dengan jelas sebagai termasuk. Gunakan tabel sederhana dan catat asumsi di samping setiap angka.
Tambahkan satu catatan operasional untuk setiap vendor. Penawaran yang lebih tinggi mungkin menggantikan langganan terpisah, sedangkan sistem yang lebih murah mungkin memerlukan pekerjaan manual. Sertakan biaya baru sekaligus perangkat lunak yang dapat Anda hentikan penggunaannya.
Tanda Bahaya dalam Penawaran Sistem Manajemen Hotel
Proposal khusus adalah hal yang wajar ketika hotel memiliki kebutuhan yang kompleks. Yang menjadi perhatian bukanlah harga khusus, melainkan dasar penetapan harga yang tidak lengkap.
Berhentilah sejenak jika vendor menghindari penjelasan tertulis tentang hal-hal yang termasuk, batas penggunaan, harga integrasi yang dibutuhkan, atau pengujian sebelum kontrak jangka panjang. Anggap janji lisan sebagai hal yang belum diberi harga. Waspadai juga modul yang tumpang tindih karena dapat menciptakan langganan tambahan sekaligus ketidakjelasan tanggung jawab saat reservasi gagal tersinkronisasi.
Untuk keputusan harga, alur kerja Smart Order yang relevan adalah tumpukan biaya yang saling terhubung. Reservasi dari OTA atau pemesanan langsung masuk ke Sistem Manajemen Hotel, ketersediaan diperbarui, dan pendapatan muncul dalam lingkungan pelaporan yang sama. Hotel dapat membandingkan modul yang dibutuhkan dan kinerja saluran tanpa harus memelihara beberapa sistem yang saling tumpang tindih.
Uji Alur Kerja Sebelum Anda Menerima Penawaran
Lihat bagaimana Smart Order menghubungkan reservasi, pembaruan saluran, pemesanan langsung, dan pelaporan pendapatan dalam satu alur kerja Sistem Manajemen Hotel.
FAQ Tentang Penawaran Sistem Manajemen Hotel
Berapa biaya Sistem Manajemen Hotel biasanya?
Harga bervariasi berdasarkan ukuran properti, modul, dan tingkat layanan. Bandingkan total biaya tahun pertama secara lengkap daripada hanya mengandalkan harga awal yang diiklankan.
Mengapa banyak vendor Sistem Manajemen Hotel memerlukan penawaran?
Hotel berbeda dalam hal inventaris, integrasi, migrasi, dan pelatihan. Penawaran yang disesuaikan tetap harus menjelaskan setiap unit harga, hal yang termasuk, batas, dan asumsi.
Informasi apa yang saya perlukan untuk meminta penawaran Sistem Manajemen Hotel?
Sertakan ukuran properti, volume pemesanan, saluran, modul, pengguna, pembayaran, integrasi, migrasi, dukungan, tanggal peluncuran, dan rencana pertumbuhan.
Haruskah saya memilih harga Sistem Manajemen Hotel bulanan atau tahunan?
Penagihan bulanan menawarkan fleksibilitas; penagihan tahunan mungkin memberikan diskon. Bandingkan harga tahunan, pembatalan, kenaikan saat perpanjangan, dan ketentuan uji coba.
Biaya Sistem Manajemen Hotel apa yang paling sering terlewat?
Biaya yang sering terlewat meliputi implementasi, migrasi, pembayaran, add-on Manajer Saluran atau Mesin Pemesanan, integrasi, dukungan premium, dan kenaikan saat perpanjangan.
Minta Angka yang Benar-Benar Bisa Anda Anggarkan
Penawaran Sistem Manajemen Hotel terbaik belum tentu yang termurah. Penawaran terbaik adalah proposal yang jelas sesuai dengan properti Anda, mencakup alur kerja yang Anda butuhkan, dan menunjukkan bagaimana harga berubah dari waktu ke waktu.
Kirim profil yang sama dan 15 pertanyaan yang sama kepada setiap vendor. Lalu bandingkan biaya tahun pertama, biaya tahun perpanjangan, risiko kontrak, dan nilai operasional dari sistem yang digantikan oleh masing-masing proposal.
