Pelaporan Ketidakhadiran Tamu di Booking.com: Jaga Inventaris, Biaya, dan Catatan Komisi

Ketidakhadiran tamu Booking.com menimbulkan beberapa tugas bagi hotel: melaporkan ketidakhadiran, menentukan perlakuan biaya, membuka kembali ketersediaan kamar pada malam yang sesuai, dan menyimpan catatan komisi yang andal. Jika hanya tugas pada daftar kedatangan yang diselesaikan, reservasi bisa tetap aktif di sistem lain atau bagian keuangan bisa mengira biaya yang belum dibayar sudah diterima.

Alur kerja ini dimulai ketika tamu yang dijadwalkan datang belum tiba. Fokusnya adalah mencatat dan menuntaskan penanganan kondisi tersebut, bukan menjalankan kampanye pengingat atau pencegahan ketidakhadiran secara umum.

Pastikan Tamu Benar-Benar Tidak Datang

Tinjau nomor reservasi, properti, tanggal kedatangan, perkiraan waktu Check-in, dan setiap perubahan tanggal yang telah disetujui. Tamu yang kedatangannya dipindahkan ke besok tidak boleh ditandai tidak hadir berdasarkan catatan lama untuk kemarin. Bandingkan reservasi terbaru di Booking.com dengan sistem manajemen properti (Sistem Manajemen Hotel) Anda.

Periksa pesan tentang kedatangan terlambat, aktivitas Check-in Mandiri, penempatan kamar atas nama lain, atau catatan Check-in dari rekan kerja. Untuk properti tanpa petugas di lokasi, verifikasi bukti kedatangan yang relevan sebelum menganggap tidak ada yang masuk. Hubungi tamu melalui percakapan reservasi dan simpan hasilnya.

Tersedianya tombol pelaporan ketidakhadiran bukan berarti Anda boleh melaporkan tamu sebelum kesempatan kedatangannya berakhir. Periode pelaporan Booking.com dapat dimulai pada tengah malam di tanggal Check-in yang direncanakan dan berlangsung hingga 48 jam setelah tanggal Check-out yang direncanakan, bergantung pada kelayakan reservasi. Ikuti batas waktu yang ditampilkan untuk reservasi tersebut dan segera tinjau kondisi khusus.

Untuk pemesanan beberapa kamar, periksa setiap kamar. Ketidakhadiran satu rombongan tidak membuat kamar yang ditempati tamu lain ikut berstatus tidak hadir. Eskalasikan kasus ketidakhadiran sebagian jika alur kerja akun tidak menunjukkan dengan jelas reservasi kamar yang terdampak.

Laporkan Ketidakhadiran dan Catat Keputusan Biaya

Nama menu dapat berbeda antar akun. Mulailah dari reservasi terkait agar laporan terhubung dengan pemesanan yang benar.

1. Buka Reservasi di Extranet dan cari pemesanan berdasarkan nomor reservasi.
2. Verifikasi tamu, tanggal menginap, reservasi kamar, dan status terbaru.
3. Pilih tindakan pelaporan ketidakhadiran yang tersedia pada reservasi tersebut.
4. Tinjau opsi pengenaan atau pembebasan biaya, lalu terapkan keputusan yang telah disetujui manajer.
5. Kirim laporan, buka kembali reservasi, lalu pastikan status dan perlakuan biaya yang dihasilkan.
6. Catat konfirmasi, waktu, nama staf, dan tindak lanjut pembayaran yang masih diperlukan di Sistem Manajemen Hotel.

Simpan hasilnya sebelum meninggalkan layar. Opsi yang baru dipilih atau pesan yang masih berupa draf belum merupakan laporan yang terkirim. Jika tindakan tersebut tidak tersedia, periksa tanggal dan kelayakan reservasi, lalu hubungi Booking.com sambil tetap menyimpan bukti ketidakhadiran.

Pisahkan Hak Penagihan Biaya dari Penerimaan Pembayaran

Gunakan kebijakan yang melekat pada reservasi saat pemesanan dilakukan. Kebijakan pembatalan baru tidak boleh diterapkan secara surut pada pemesanan sebelumnya. Simpan besaran biaya yang ditetapkan, pembebasan biaya yang disetujui, dan alasan pengecualian dalam catatan.

Biaya dapat berlaku tetapi belum dibayar. Biaya juga bisa sudah dibayar di muka atau baru diterima sebagian. Tuliskan kondisi sebenarnya dengan jelas, misalnya: "Biaya malam pertama tetap dikenakan; EUR 100 telah diterima; tidak ada penagihan lebih lanjut." Hindari catatan tunggal seperti "biaya ketidakhadiran sudah ditagih" jika tidak ada transaksi yang membuktikannya.

Keputusan pelaporan dan pembayaran lebih mudah terlewat jika tersimpan dalam catatan shift yang terpisah. Smart Order menyatukan pemesanan dari berbagai saluran di ruang kerja reservasi Resepsionis, sehingga staf dapat dengan mudah meninjau masa inap, mencatat hasil yang sudah dikonfirmasi, dan menyerahkan tindak lanjut saldo yang belum dibayar. Shift berikutnya dapat melihat reservasi yang sama beserta tindakan yang masih diperlukan.

Buka Ketersediaan pada Malam yang Tepat dan Pastikan Kamar Dapat Dijual

Pelaporan ketidakhadiran di Booking.com tidak otomatis memulihkan ketersediaan. Perbarui ketersediaan kamar untuk malam yang dapat dijual melalui sistem yang terhubung atau kalender Extranet, lalu verifikasi hasilnya. Bandingkan reservasi saluran dengan kalender Sistem Manajemen Hotel dan tentukan malam mana yang ketersediaannya perlu dibuka kembali.

Jangan menambah jumlah kamar secara manual hanya karena reservasi menghilang dari daftar kedatangan hari ini. Sistem Manajemen Hotel mungkin sudah mengembalikan inventaris tersebut. Penyesuaian kedua dapat membuat jumlah kamar yang dijual melebihi jumlah kamar yang dimiliki hotel.

Untuk reservasi tiga malam, periksa semua malam mendatang yang terdampak. Malam kemarin yang tidak terjual tidak dapat dipulihkan dengan mengubah jumlah kamar besok. Jika tamu telah mendapat persetujuan untuk datang terlambat atau memperpendek masa inap, tangani sesuai kesepakatan tersebut alih-alih membatalkan seluruh kunjungan.

Setelah Sistem Manajemen Hotel menampilkan status reservasi yang benar, tinjau ketersediaan melalui channel manager hotel. Periksa tipe kamar dan tanggal yang terdampak di Booking.com, bukan hanya hasil pencarian properti secara umum. Kamar mungkin tetap tidak tersedia karena penghentian penjualan terpisah, pembatasan masa inap, atau pemesanan lain.

Booking.com Menampilkan Status Tidak Hadir, tetapi Sistem Manajemen Hotel Masih Menampilkan Kedatangan

Pertama, bandingkan nomor reservasi dan kamar yang terdampak. Muat ulang atau ambil pembaruan terbaru melalui alur koneksi yang biasa digunakan. Minta tim dukungan memeriksa catatan terkait jika ketidaksesuaian tetap terjadi.

Jika diperlukan koreksi manual yang telah diizinkan, pertahankan pemesanan asli dan catat alasan perubahannya. Periksa inventaris setelahnya. Menghapus catatan dapat menghilangkan bukti yang diperlukan untuk meninjau biaya dan komisi.

Sistem Manajemen Hotel Sudah Benar, tetapi Kamar Masih Ditutup untuk Penjualan

Periksa jumlah kamar yang dapat dijual, pemetaan tipe kamar, dan penutupan yang sengaja diterapkan pada malam terkait. Perbaiki penyebab spesifiknya dan verifikasi jumlah kamar setelah koreksi. Membuka kembali semua tipe kamar tidak diperlukan dan dapat menimbulkan masalah baru.

Rekonsiliasi Biaya, Pembayaran, dan Komisi

Bagian keuangan harus dapat melihat empat fakta secara terpisah: ketidakhadiran yang dilaporkan, biaya yang berlaku, pembebasan biaya, dan uang yang benar-benar diterima. Cocokkan referensi pembayaran dengan reservasi sebelum mencatat penerimaan dana. Deposit yang ditahan, pembayaran kartu yang berhasil, dan biaya yang masih terutang tidak boleh semuanya dicatat sebagai penerimaan pembayaran baru.

Jika Booking.com telah menerima pembayaran tamu, tinjau instruksi pencairan dana yang diperbarui setelah hasil pelaporan ketidakhadiran ditetapkan. Jangan menagih tamu lagi hanya karena hotel belum menerima pencairan dana. Jika hotel harus menagih biaya, gunakan proses pembayaran yang diizinkan dan simpan hasil akhirnya.

Booking.com tidak mengenakan komisi atas ketidakhadiran jika biaya ketidakhadiran dibebaskan. Jika biaya tetap dikenakan, tinjau nilai reservasi yang dikenai komisi dan pengaturan pembayaran yang berlaku. Jangan menganggap setiap ketidakhadiran yang dilaporkan otomatis menghapus komisi.

Bandingkan catatan ketidakhadiran dengan laporan komisi yang diterbitkan kemudian. Periksa nomor reservasi, jumlah, mata uang, keputusan biaya, serta penyesuaian atau kredit yang ada. Gunakan Laporan dan Analisis hotel untuk menyusun angka dari sisi hotel, sambil mencocokkan laporan platform dengan hasil yang telah dilaporkan.

Sebagai contoh, pemesanan senilai EUR 240 memiliki biaya ketidakhadiran sebesar EUR 120 berdasarkan kebijakan saat pemesanan. Jika manajer membebaskan biaya tersebut, catatan harus menunjukkan pembebasan biaya, bukan saldo terutang EUR 120. Jika biaya tetap dikenakan, bedakan jumlah terutang EUR 120 dari jumlah yang benar-benar telah diterima.

Jika laporan tidak sesuai, ajukan pertanyaan khusus untuk reservasi tersebut dengan menyertakan konfirmasi pelaporan dan bukti biaya. Hindari mengubah pendapatan di Sistem Manajemen Hotel hanya agar sesuai dengan tagihan yang belum jelas. Bagian keuangan memerlukan koreksi yang terdokumentasi, bukan selisih yang disembunyikan.

Tinggalkan Catatan yang Dapat Dituntaskan oleh Shift Berikutnya

Simpan nomor pemesanan, ketidakhadiran yang telah dikonfirmasi, upaya menghubungi tamu, keputusan biaya, hasil pelaporan, referensi pembayaran, pemeriksaan inventaris, dan penanggung jawab tindak lanjut dalam satu tempat. Cukup gunakan catatan pemesanan yang ringkas; tidak perlu membuat lembar kerja terpisah untuk setiap tamu.

Contoh catatan yang berguna: "Tamu tidak datang; tidak ditemukan kesepakatan kedatangan terlambat. Laporan ketidakhadiran dikirim pukul 09:15. Biaya dibebaskan oleh manajer yang bertugas. Ketersediaan untuk dua malam tersisa telah dibuka kembali dan diperiksa di Booking.com. Bagian keuangan perlu memverifikasi penyesuaian laporan."

Tetapkan tenggat untuk tugas yang belum selesai. Laporan yang gagal dikirim, catatan Sistem Manajemen Hotel yang masih aktif, dan biaya yang belum tertagih memerlukan tindakan lanjutan yang berbeda. Jangan menandai ketiganya sebagai "selesai" hanya karena tamu sudah dihapus dari daftar kedatangan.

Jika tamu menghubungi hotel setelah pelaporan, tinjau hasil yang telah dikonfirmasi di platform sebelum menawarkan kamar. Pelaporan ketidakhadiran dapat membatasi perubahan selanjutnya pada reservasi asli. Hubungi Booking.com jika diperlukan koreksi, dan catat masa inap baru yang disepakati secara terpisah tanpa menimbulkan tagihan yang saling bertentangan.

Pada peninjauan berikutnya, tutup setiap tugas dengan bukti: hasil di saluran telah dikonfirmasi, Sistem Manajemen Hotel telah dikoreksi, inventaris yang terdampak telah diperiksa, dan tindak lanjut keuangan telah diselesaikan atau ditugaskan. Simpan riwayat reservasi agar tetap tersedia jika ada pertanyaan di kemudian hari.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Kapan hotel sebaiknya melaporkan ketidakhadiran tamu Booking.com?

Setelah memastikan tamu tidak datang dan tidak ada kesepakatan kedatangan terlambat atau perubahan tanggal yang berlaku. Kirim laporan dalam periode pelaporan yang ditampilkan untuk reservasi tersebut.

Apakah pelaporan ketidakhadiran membebaskan biaya?

Tidak. Laporan ketidakhadiran dan keputusan biaya harus sama-sama diperiksa. Catat secara jelas setiap pembebasan biaya yang disetujui manajer.

Apakah komisi selalu dihapus untuk tamu yang tidak hadir?

Tidak. Pembebasan biaya ketidakhadiran menghapus komisi atas ketidakhadiran tersebut. Jika biaya tetap berlaku, verifikasi perlakuan komisi berdasarkan reservasi dan laporan komisi.

Apakah staf perlu menambah inventaris secara manual setelah pelaporan?

Periksa jumlah kamar di Sistem Manajemen Hotel terlebih dahulu. Jika pembaruan pemesanan sudah memulihkan ketersediaan, penyesuaian tambahan dapat membuat jumlah kamar yang dijual terlalu tinggi.

Bagaimana jika hanya tamu untuk satu kamar dalam pemesanan grup yang tidak hadir?

Identifikasi reservasi kamar yang terdampak dan gunakan proses pelaporan sebagian yang tersedia. Pertahankan kamar dan masa inap milik tamu yang telah datang.