Perubahan Reservasi Booking.com Tidak Tersinkron: Hal yang Perlu Diperiksa Terlebih Dahulu

Masalah perubahan reservasi Booking.com yang tidak tersinkron dapat lebih sulit diketahui daripada reservasi baru yang tidak masuk. Reservasi asli sudah tersedia di Sistem Manajemen Hotel, sehingga staf mungkin menganggap datanya masih akurat, meskipun tamu telah mengubah tanggal, tipe kamar, jumlah tamu, harga, detail pembayaran, atau status pembatalan.

Tugas pertama bukanlah memperbaiki koneksi. Langkah awalnya adalah membandingkan reservasi terbaru di Booking.com dengan catatan yang ada di Sistem Manajemen Hotel serta melindungi hotel dari kesalahan jumlah kamar, tanggal kedatangan, atau penagihan.

Pertama, Identifikasi dengan Tepat Apa yang Berubah

Buka reservasi di Ekstranet Booking.com dan catat status saat ini serta waktu perubahan terakhir. Kemudian, bandingkan dengan reservasi di Sistem Manajemen Hotel menggunakan nomor konfirmasi yang sama.

Periksa tanggal kedatangan dan keberangkatan, jumlah kamar, tipe kamar, jumlah tamu, nama tamu, paket tarif, harga total, ketentuan pembatalan, permintaan khusus, dan petunjuk pembayaran. Jangan berasumsi bahwa perubahan hanya memengaruhi hal yang disebutkan oleh tamu.

Jika Booking.com menampilkan reservasi sebagai dibatalkan, tangani status tersebut dengan segera. Sistem Manajemen Hotel mungkin masih menahan kamar, mencantumkan tamu dalam daftar kedatangan, atau menunggu pembayaran.

Jika tanggal atau jumlah kamar bertambah, periksa apakah hotel masih dapat memenuhi reservasi yang telah diubah sebelum menerima perubahan manual apa pun di Sistem Manajemen Hotel. Hubungi manajer yang bertanggung jawab jika tanggal baru sudah penuh.

Lindungi Ketersediaan Kamar dan Layanan Tamu

Dampaknya terhadap kamar bergantung pada jenis perubahan.

Untuk perpanjangan masa inap, amankan malam tambahan jika tersedia. Untuk masa inap yang dipersingkat, jangan lepaskan malam yang tidak lagi digunakan hingga catatan Booking.com dikonfirmasi dan reservasi di Sistem Manajemen Hotel diperbaiki. Untuk perubahan tipe kamar, amankan kamar baru sebelum melepaskan kamar lama.

Untuk pembatalan, pastikan apakah seluruh reservasi atau hanya satu kamar yang dibatalkan. Reservasi beberapa kamar dapat diubah sebagian, dan membatalkan seluruh catatan di Sistem Manajemen Hotel akan melepaskan terlalu banyak inventaris.

Beri tahu Resepsionis versi mana yang berlaku saat ini. Tambahkan catatan singkat berisi nomor konfirmasi Booking.com, waktu perubahan, bagian yang terpengaruh, dan karyawan yang menangani masalah tersebut. Dengan demikian, sif berikutnya tidak akan mengembalikan tanggal lama atau menagih jumlah yang salah.

Sistem reservasi hotel Smart Order membantu hotel memantau perubahan reservasi, tugas pembayaran, dan tindak lanjut antar-sif dengan mudah dalam satu tempat.

Periksa Tujuh Hal Ini Sebelum Membuat Perubahan Manual

1. Gunakan nomor konfirmasi. Pastikan reservasi Booking.com dan reservasi di Sistem Manajemen Hotel merupakan reservasi yang sama, terutama jika seorang tamu memiliki beberapa masa inap.
2. Periksa waktu perubahan terakhir. Staf mungkin membandingkan Sistem Manajemen Hotel dengan email lama, bukan dengan catatan terkini di Ekstranet.
3. Cari di kotak masuk properti. Booking.com dapat mengirim email cadangan ketika sistem yang terhubung tidak mengambil perubahan atau pembatalan.
4. Periksa seluruh catatan di Sistem Manajemen Hotel. Catatan atau status mungkin telah berubah meskipun layar utama kedatangan masih menampilkan tanggal lama.
5. Tinjau peringatan saluran terbaru. Cari koneksi yang dijeda, pembaruan yang gagal, kamar yang tidak dikenali, atau masalah paket tarif.
6. Pastikan koneksi kamar dan paket tarif. Perubahan dapat memindahkan tamu ke produk yang tidak tertaut dengan benar di Sistem Manajemen Hotel.
7. Periksa apakah karyawan lain sudah memperbaruinya. Cari dalam riwayat reservasi dan catatan sif sebelum mengulangi perubahan.

Manajer hotel hanya memerlukan jawaban yang jelas dari penyedia Sistem Manajemen Hotel: apakah perubahan telah diterima, apakah perubahan diterapkan pada reservasi asli, dan jika tidak, apa penyebabnya?

Perbarui Reservasi Asli di Sistem Manajemen Hotel dengan Aman

Gunakan terlebih dahulu opsi pemulihan yang didukung oleh Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran. Perubahan yang dipulihkan lebih andal daripada pengeditan manual karena tetap terhubung dengan nomor konfirmasi Booking.com yang asli.

Jika pemulihan tidak memungkinkan dan masa inap harus segera diperbaiki, perbarui reservasi yang sudah ada di Sistem Manajemen Hotel, bukan membuat reservasi baru. Catat nilai lama, nilai baru, waktu perubahan, dan sumbernya.

Untuk perubahan tanggal, sesuaikan tanggal kedatangan dan keberangkatan, lalu pastikan jumlah malam sudah benar. Untuk perubahan kamar, tetapkan tipe kamar yang dimaksud dan tinjau Ketersediaan kedua produk. Untuk perubahan jumlah tamu, periksa batas kapasitas, biaya tamu tambahan, serta perhitungan sarapan atau pajak.

Untuk perubahan harga, salin total dan perincian reservasi terbaru dari Booking.com sesuai prosedur akuntansi hotel. Jangan hanya mengubah Tarif Kamar per malam jika perubahan juga memengaruhi pajak, biaya, diskon, atau jumlah tamu.

Untuk perubahan pembatalan atau ketidakhadiran tamu, periksa biaya yang berlaku dan pihak yang bertanggung jawab atas pembayaran sebelum menyesuaikan folio. Jangan mengembalikan dana langsung kepada tamu jika Booking.com menagih pembayaran, kecuali petunjuk reservasi menyatakan bahwa properti bertanggung jawab.

Jangan pernah menyalin detail lengkap kartu pembayaran ke catatan umum atau tangkapan layar.

Masalah Perubahan yang Umum Terjadi

Booking.com menampilkan tanggal baru, tetapi Sistem Manajemen Hotel menampilkan masa inap lama

Periksa apakah tanggal baru tersedia dan amankan tanggal tersebut untuk sementara. Kemudian, pulihkan atau perbarui reservasi asli secara manual. Pastikan malam lama hanya dilepaskan satu kali.

Sistem Manajemen Hotel menampilkan perubahan sebagai reservasi kedua

Jangan langsung menghapus salah satu salinan. Bandingkan nomor konfirmasi, jumlah kamar, catatan pembayaran, dan riwayat reservasi. Pertahankan catatan yang masih terhubung dengan Booking.com, lalu gabungkan atau tutup duplikat sesuai prosedur Sistem Manajemen Hotel.

Kamar berubah, tetapi harga tidak berubah

Bandingkan kamar, paket tarif, dan total terkini di Booking.com. Kamar baru mungkin memiliki harga, kapasitas, pajak, atau ketentuan pembatalan yang berbeda. Perbaiki seluruh reservasi, bukan hanya nama kamar.

Reservasi dibatalkan, tetapi Sistem Manajemen Hotel masih menampilkan kedatangan

Cegah Check-in yang keliru dan tinjau apakah biaya pembatalan berlaku. Lepaskan inventaris hanya setelah memastikan jumlah kamar yang dibatalkan dan apakah pembatalan tersebut bersifat final.

Sistem Manajemen Hotel mengubah tanggal, tetapi tidak mengubah jumlah pembayaran

Gunakan jumlah dan petunjuk pembayaran terbaru dari Booking.com. Masa inap yang dipersingkat atau diperpanjang dapat mengubah jumlah yang harus dibayar tamu, jumlah yang ditagih Booking.com, atau nilai yang tersedia melalui kartu virtual.

Staf menerima beberapa email perubahan

Gunakan reservasi terkini yang ditampilkan di Ekstranet. Terapkan perubahan berdasarkan urutan waktu hanya jika penyedia Sistem Manajemen Hotel memerlukannya untuk pemulihan; jangan menyusun ulang reservasi akhir dari potongan-potongan email.

Verifikasi Hasil dari Sudut Pandang Pemilik

Data di Sistem Manajemen Hotel dan Booking.com kini harus sesuai untuk semua bagian yang memengaruhi operasional dan keuangan: status, kedatangan, keberangkatan, jumlah kamar, tipe kamar, jumlah tamu, paket tarif, total, dan tanggung jawab pembayaran.

Pastikan Ketersediaan berubah dalam jumlah yang benar pada tanggal lama dan baru. Jika satu kamar dipindahkan dari Jumat ke Sabtu, Ketersediaan hari Jumat harus dilepaskan satu kali dan Ketersediaan hari Sabtu harus dikurangi satu kali.

Pastikan reservasi tercantum dalam daftar kedatangan dan rencana Housekeeping yang tepat. Tinjau pesan tamu otomatis agar tamu tidak menerima tanggal Check-in lama atau pesan pembatalan setelah perubahan yang valid.

Panduan reservasi Booking.com menegaskan bahwa perubahan dan pembatalan diproses sebagai perubahan pada reservasi yang sudah ada, sedangkan perubahan yang tidak diterima dapat memicu email cadangan kepada properti. Oleh karena itu, hotel harus mempertahankan nomor konfirmasi asli selama proses pemulihan.

Kapan Masalah Perlu Dieskalasikan

Hubungi penyedia Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran ketika Ekstranet menampilkan perubahan yang telah dikonfirmasi tetapi Sistem Manajemen Hotel tidak dapat memulihkannya, ketika reservasi yang sama berulang kali kembali ke nilai lama, atau ketika perubahan membuat duplikat.

Berikan informasi properti, nomor konfirmasi, detail awal, detail terbaru, waktu perubahan, kamar dan paket tarif yang terpengaruh, serta tangkapan layar dari kedua sistem. Jelaskan apakah inventaris, pembayaran, pesan tamu, atau Housekeeping saat ini tidak tepat.

Tanyakan apakah penyedia akan memulihkan perubahan yang tidak diterima. Jika hotel sudah memperbaiki reservasi secara manual, jelaskan hal tersebut agar tim dukungan tidak menerapkan perubahan yang sama untuk kedua kalinya.

Cegah Perubahan yang Terlewat

Bandingkan perubahan di Booking.com dengan Sistem Manajemen Hotel pada setiap serah terima sif, bukan hanya untuk reservasi baru. Berikan prioritas tertinggi pada pembatalan, perpanjangan tanggal, perubahan kamar, dan kedatangan pada hari yang sama.

Tinjau kotak masuk notifikasi properti setiap hari. Pastikan koneksi kamar dan paket tarif selalu diperbarui setiap kali produk diganti namanya atau ditambahkan. Latih staf untuk mengedit reservasi asli di Sistem Manajemen Hotel dan mempertahankan nomor konfirmasi Booking.com.

Fitur Manajer Saluran Smart Order membantu tim hotel mengelola aktivitas reservasi dari saluran terhubung dan Ketersediaan kamar secara efisien dalam satu alur kerja.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Haruskah hotel membuat reservasi baru di Sistem Manajemen Hotel untuk masa inap yang telah diubah?

Tidak. Pulihkan atau perbarui reservasi asli jika memungkinkan. Reservasi kedua dapat mengurangi inventaris dua kali dan memisahkan pembayaran dari reservasi.

Versi Booking.com mana yang harus dipercaya oleh staf?

Gunakan reservasi terkini yang ditampilkan di Ekstranet, bukan email lama atau tangkapan layar dari tamu.

Apakah perubahan dapat masuk setelah Check-in?

Ya. Masa inap dapat dipersingkat atau disesuaikan dengan cara lain setelah kedatangan. Bandingkan catatan terkini di Booking.com dengan folio tamu sebelum mengubah biaya.

Bagaimana jika perubahan memindahkan tamu ke tanggal yang sudah penuh?

Amankan kamar yang masih tersedia dan segera eskalasikan kepada manajer yang bertanggung jawab. Jangan menjanjikan perubahan kamar sebelum hotel memastikan dapat memenuhi masa inap yang diperbarui.

Kapan masalah dianggap selesai?

Reservasi asli hanya muncul satu kali, seluruh detail terkini sesuai dengan Booking.com, inventaris pada tanggal lama dan baru sudah benar, serta komunikasi tamu dan tugas pembayaran menggunakan informasi masa inap yang diperbarui.