1. Catat kamar, tanggal, dan jumlah yang harus diubah.
2. Lakukan pembaruan di sistem yang biasanya mengontrol inventaris OTA.
3. Periksa hasilnya di setiap OTA yang terhubung, bukan hanya saluran terbesar.
4. Uji tanggal-tanggal penting sebagai tamu dan catat setiap pengecualian.
Perubahan inventaris dalam jumlah besar dapat menghemat berjam-jam pekerjaan manual, tetapi satu kamar atau tanggal yang terlewat dapat menyebabkan overbooking atau menghapus ketersediaan yang masih dapat dijual. Verifikasi pembaruan inventaris massal berarti memastikan bahwa jumlah kamar yang dimaksud telah diterima oleh setiap OTA yang terhubung.
Manajer hotel tidak perlu memeriksa setiap pesan teknis. Mereka memerlukan jawaban praktis atas tiga pertanyaan: Apakah kamar yang tepat telah diubah? Apakah setiap OTA menerima perubahan tersebut? Apakah tamu kini hanya dapat memesan kamar yang benar-benar dapat dijual oleh hotel?
Catat Terlebih Dahulu Hasil yang Diharapkan
Sebelum melakukan pembaruan, catat properti, tipe kamar, rentang tanggal, Ketersediaan saat ini, dan Ketersediaan baru. Tandai tanggal yang harus tetap berbeda, seperti akhir pekan, malam penyelenggaraan acara, atau hari ketika kamar sudah habis terjual.
Catatan singkat ini mencegah masalah umum: tim kemudian menemukan angka yang tidak terduga, tetapi tidak dapat memastikan apakah angka tersebut berasal dari pembaruan massal atau memang sudah ada sebelumnya.
Tentukan dengan tepat apa yang diubah. Lima kamar tersedia berbeda dengan batas penjualan lima kamar. Menutup penjualan berbeda dengan menandai kamar sebagai tidak dapat digunakan. Jika layar menyediakan beberapa kontrol, pastikan Anda mengubah jumlah yang dapat dijual dan dikirimkan ke saluran.
Untuk asrama, catat apakah angka tersebut menunjukkan jumlah tempat tidur atau kamar. Untuk kamar privat, pastikan apakah setiap unit dijual satu kali sebagai satu kamar utuh. Jangan menyalin jumlah yang sama antarproduk tanpa memeriksa arti angka tersebut.
Lakukan Pembaruan dari Titik Kontrol yang Biasa Digunakan
Jika hotel biasanya mengelola Ketersediaan OTA melalui Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran, lakukan perubahan massal di sana. Jangan mengedit beberapa ekstranet OTA secara bersamaan, kecuali properti sedang menangani keadaan darurat.
Pastikan setiap koneksi saluran aktif sebelum menyimpan. Kemudian pilih properti, tipe kamar, dan rentang tanggal yang tepat. Periksa tanggal pertama dan terakhir dengan cermat agar pembaruan tidak berhenti satu hari terlalu awal atau berlanjut hingga musim berikutnya.
Lakukan satu perubahan yang jelas pada satu waktu. Misalnya, perbarui inventaris terlebih dahulu, lalu tangani perubahan Tarif Kamar atau pembatasan secara terpisah. Jika beberapa tindakan digabungkan, penyebab hasil yang tidak terduga akan lebih sulit diidentifikasi.
Kelola Inventaris Terhubung dengan Lebih Sedikit Langkah Manual
Gunakan Smart Order untuk mengelola Ketersediaan kamar dan aktivitas saluran harian dalam satu tampilan operasional.
Gunakan Verifikasi Lima Langkah Ini
- Periksa hasil di Sistem Manajemen Hotel. Buka kembali tipe kamar dan tanggal yang dipilih. Pastikan jumlah baru telah tersimpan, termasuk pada tanggal pertama dan terakhir.
- Periksa status setiap OTA. Periksa layar saluran untuk melihat status berhasil, tertunda, peringatan, atau gagal. Jangan menganggap pembaruan yang masih tertunda sebagai pembaruan yang telah selesai.
- Buka ekstranet setiap OTA. Periksa beberapa tanggal yang mewakili rentang tersebut untuk kamar yang tepat. Ekstranet harus menampilkan jumlah yang dapat dijual sesuai dengan sistem pengendali.
- Lakukan pencarian sebagai tamu. Uji tanggal penting dan kombinasi jumlah tamu. Pastikan kamar yang dapat dijual muncul dan kamar dengan inventaris nol tidak dapat dipesan.
- Catat pengecualian. Catat OTA, kamar, tanggal, jumlah yang diharapkan, jumlah yang terlihat, dan orang yang bertanggung jawab atas tindak lanjut.
Tujuannya bukan memeriksa setiap sel kalender. Tujuannya adalah memastikan seluruh rentang tanggal dan menguji bagian-bagian yang paling rentan terhadap kesalahan.
Tanggal Mana yang Harus Diperiksa?
Selalu periksa tanggal pertama dan terakhir dalam pembaruan. Tambahkan satu hari kerja dan satu hari akhir pekan, serta setiap malam penyelenggaraan acara atau tanggal ketika jumlah berubah menjadi nol.
Jika Ketersediaan meningkat, periksa setidaknya salah satu tanggal tersebut. Menambah inventaris memiliki risiko overbooking yang lebih tinggi daripada menguranginya. Periksa juga setiap tanggal yang hanya menyisakan satu kamar karena posisi kamar terakhir sangat penting secara komersial.
Periksa setiap tipe kamar yang disertakan dalam perubahan massal. Jika suatu kamar memiliki penawaran terpisah untuk satu tamu, sarapan, tarif tanpa pengembalian dana, atau promosi, periksa apakah penawaran tersebut menggunakan inventaris yang sama atau dikontrol secara terpisah.
Terakhir, periksa setiap OTA yang terhubung. Saluran dengan volume rendah mudah terlewat dan mungkin mempertahankan Ketersediaan lama lebih lama karena staf jarang membuka ekstranetnya.
Arti dari Hasil yang Umum Ditemukan
Setiap OTA menampilkan jumlah yang salah
Pilihan awal untuk pembaruan massal kemungkinan salah. Periksa kembali properti, tipe kamar, tanggal, dan jumlah di Sistem Manajemen Hotel. Perbaiki sumbernya sebelum mengirim pembaruan lain.
Satu OTA menampilkan jumlah yang salah
Fokuslah pada saluran tersebut. Periksa apakah koneksinya aktif dan apakah kamar di Sistem Manajemen Hotel ditautkan ke kamar OTA yang tepat. Nama kamar yang serupa dapat menyembunyikan koneksi yang salah.
Hanya beberapa tanggal yang salah
Periksa tanggal mulai dan berakhir, pergantian bulan, pengaturan khusus yang sudah ada, serta pengaturan malam penyelenggaraan acara. Perbaiki hanya tanggal yang terdampak, bukan mengulangi seluruh pembaruan massal.
Ekstranet OTA sudah benar, tetapi tamu tidak dapat memesan
Penyebabnya mungkin bukan Ketersediaan. Periksa apakah paket Tarif Kamar dibuka, apakah terdapat ketentuan minimum menginap, dan apakah pencarian tamu menggunakan jumlah tamu serta jangka waktu pemesanan yang tepat.
Jumlah yang benar kemudian berubah kembali
Sumber lain mungkin telah menimpanya. Cari pembaruan Sistem Manajemen Hotel yang lebih baru, aturan terjadwal, pengguna lain, atau pengeditan langsung di ekstranet. Identifikasi sistem yang melakukan perubahan terbaru sebelum mengedit lagi.
Perbaiki Pengecualian dengan Aman
Jangan mengirim ulang seluruh pembaruan massal hanya karena satu OTA atau tanggal salah. Pengiriman ulang penuh dapat menimpa harga acara, penutupan penjualan, atau penyesuaian manual yang sudah benar.
Perbaiki penyebabnya terlebih dahulu: pemilihan tanggal yang salah, koneksi tidak aktif, tautan kamar, atau pengaturan khusus yang sudah ada. Kemudian perbarui hanya kamar dan tanggal yang terdampak. Simpan satu kali, lalu ulangi pemeriksaan di Sistem Manajemen Hotel, ekstranet, dan sisi tamu.
Untuk tanggal mendesak yang sudah habis terjual, tutup penawaran OTA yang terdampak secara manual jika prosedur hotel mengizinkannya. Catat perubahan sementara tersebut dan pastikan Sistem Manajemen Hotel telah diperbaiki sebelum pembaruan otomatis dilanjutkan.
Jika hasilnya masih belum jelas, gunakan satu tanggal mendatang yang berisiko rendah. Ubah Ketersediaan sebanyak satu kamar, catat waktunya, lalu periksa apakah perubahan yang sama muncul di OTA. Segera kembalikan ke nilai yang semestinya setelah pengujian. Hindari malam penyelenggaraan acara dan kamar terakhir yang tersedia di hotel.
Buat Catatan Serah Terima yang Berguna
Catatan akhir harus cukup ringkas agar mudah dipahami oleh sif berikutnya. Sertakan siapa yang melakukan pembaruan, kamar dan tanggal yang diubah, jumlah yang dimaksud, OTA yang telah diperiksa, serta setiap pengecualian yang belum terselesaikan.
Tambahkan tangkapan layar hanya jika menunjukkan perbedaan yang nyata. Tangkapan layar halaman keberhasilan secara umum kurang berguna dibandingkan tangkapan layar yang menampilkan kamar, tanggal, dan jumlah secara tepat.
Terus pantau pemesanan atau pembatalan berikutnya yang memengaruhi kumpulan kamar yang telah diperbarui. Pastikan Ketersediaan berubah sesuai jumlah yang diharapkan dan nilai baru diterima oleh saluran. Langkah ini dapat menemukan masalah yang mungkin terlewat dalam pemeriksaan kalender satu kali.
Fitur laporan hotel Smart Order dapat membantu manajer meninjau penjualan kamar dan pergerakan inventaris yang tidak biasa tanpa mengubah setiap pemeriksaan menjadi investigasi teknis.
Berikan Gambaran Perubahan Inventaris yang Lebih Jelas kepada Manajer
Satukan operasional hotel, Ketersediaan, dan pekerjaan tindak lanjut dengan Smart Order.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah pesan berhasil dari Sistem Manajemen Hotel membuktikan bahwa setiap OTA telah diperbarui?
Tidak. Buka kembali nilainya di ekstranet setiap OTA dan uji tanggal-tanggal penting dari sisi tamu.
Apakah kami perlu memeriksa setiap tanggal?
Biasanya tidak. Periksa batas awal dan akhir rentang, akhir pekan, tanggal acara, inventaris nol, inventaris yang ditingkatkan, serta setiap tipe kamar dan OTA.
Bisakah kami memperbaiki satu OTA secara langsung?
Gunakan pengeditan langsung hanya sebagai penyesuaian darurat yang telah disetujui. Jika Sistem Manajemen Hotel mengontrol inventaris, pembaruan otomatis berikutnya dapat mengganti nilai manual tersebut.
Berapa lama hotel harus menunggu sebelum melakukan pemeriksaan?
Periksa status Sistem Manajemen Hotel dan saluran segera. Periksa ekstranet OTA setelah pembaruan diterima, lalu lakukan pencarian sebagai tamu setelah periode tampilan normal untuk koneksi tersebut.
Informasi apa yang membantu tim dukungan melakukan investigasi?
Berikan informasi properti, OTA, tipe kamar, tanggal, jumlah yang diharapkan dan terlihat, stempel waktu, serta tangkapan layar. Sertakan referensi pembaruan jika tersedia.
