Bagaimana Mesin Pemesanan Langsung Mengubah Biaya Nyata Software Manajemen Hotel

Harga pada penawaran software manajemen hotel tidak selalu merupakan biaya ekonomi nyatanya. Jika paket mencakup mesin pemesanan langsung yang mengonversi reservasi yang seharusnya diterima hotel melalui agen perjalanan online (OTA), penghematan komisi dapat mengimbangi sebagian atau seluruh biaya software.

Hal itu tidak membuat Sistem Manajemen Hotel (PMS) menjadi gratis. Pemesanan langsung masih memiliki biaya pembayaran, pemasaran, situs web, diskon, dan operasional. Perhitungan ini hanya berlaku jika hotel memisahkan perpindahan saluran yang sebenarnya dari pemesanan yang memang akan tiba secara langsung.

Pertanyaan penghematan biaya PMS pada mesin pemesanan langsung karenanya adalah: berapa banyak biaya distribusi terverifikasi yang dihapus oleh sistem terhubung setelah memperhitungkan semua pengeluaran saluran langsung yang baru?

Mulai dengan Biaya PMS Penuh

Gunakan biaya teknologi bulanan secara lengkap, bukan harga dasar PMS. Sertakan langganan PMS, pengaya mesin pemesanan, manajer saluran, biaya pengaturan yang dialokasikan selama periode kontrak yang diharapkan, tingkat dukungan, integrasi yang diperlukan, dan biaya software per pemesanan.

Pemrosesan pembayaran harus dilacak, tetapi jangan secara otomatis memperlakukan seluruh biaya kartu sebagai biaya mesin pemesanan. Model pembayaran OTA berbeda-beda, jadi bandingkan biaya pembayaran inkremental untuk alur saluran tertentu.

Sertakan situs web hotel baru atau desain ulang besar-besaran jika hal itu diperlukan untuk menggunakan mesin pemesanan. Alokasikan pekerjaan satu kali tersebut selama periode yang wajar.

Ini memberikan biaya software kotor. Angka inilah yang harus diimbangi oleh penghematan komisi sebelum sistem mengurangi pengeluaran teknologi efektif hotel.

Hitung Komisi yang Dihindari Per Pemesanan yang Dialihkan

Nilai dasar dari reservasi yang dialihkan sangatlah mudah:

Komisi yang dihindari = pendapatan kamar yang memenuhi syarat × tarif komisi OTA

Misalkan reservasi dua malam memiliki pendapatan kamar yang memenuhi syarat sebesar $300 dan komisi OTA yang sebanding adalah 18%. Memindahkan reservasi tersebut dari OTA ke situs web hotel menghindari komisi sebesar $54.

Namun, $54 belum merupakan penghematan bersih. Kurangi biaya-biaya yang ada karena reservasi tersebut kini bersifat langsung:

Penghematan bersih per pemesanan yang dialihkan = komisi yang dihindari − biaya pembayaran langsung − insentif langsung − biaya variabel mesin pemesanan − biaya pemasaran inkremental

Jika biaya pemrosesan pembayaran adalah $9, tamu menerima diskon pemesanan langsung sebesar $15, dan mesin pemesanan tidak membebankan biaya variabel, maka penghematan bersihnya adalah $30. Nilai $30 tersebut dapat mengimbangi biaya bulanan PMS dan mesin pemesanan.

Gunakan pendapatan yang memenuhi syarat komisi daripada total tamu keseluruhan. Pajak, biaya wajib, dan biaya tambahan mungkin menerima perlakuan komisi yang berbeda berdasarkan perjanjian OTA hotel.

Hanya Hitung Pemesanan yang Benar-Benar Dialihkan oleh Mesin Pemesanan

Atribusi adalah bagian di mana banyak perhitungan uji laba atas investasi (ROI) menjadi berlebihan. Pemesanan telepon dari akun korporat yang setia mungkin telah memesan secara langsung sebelum mesin pemesanan ada. Memindahkannya ke proses pembayaran online memang meningkatkan efisiensi operasional, tetapi tidak serta-merta menghindari komisi OTA yang baru.

Hitung reservasi sebagai perpindahan saluran bila ada bukti yang masuk akal bahwa tamu tersebut sebelumnya akan menggunakan OTA. Indikator yang berguna mencakup pemesanan OTA sebelumnya oleh tamu yang sama, pengunjung pencarian merek yang membandingkan tarif OTA sebelum memesan langsung, kampanye pascainap untuk tamu yang diperoleh dari OTA, atau klik metapencarian terlacak yang diselesaikan di situs web hotel.

Pisahkan ketiga kelompok ini:

• Pemesanan langsung yang dialihkan: kemungkinan besar menggantikan reservasi OTA dan dapat menghasilkan penghematan komisi.
• Permintaan langsung yang sudah ada: kemungkinan besar memang akan memesan langsung dengan hotel bagaimanapun juga.
• Permintaan inkremental: terjadi karena mesin pemesanan, penawaran, atau kampanye menciptakan reservasi yang mungkin tidak akan ada tanpa hal tersebut.

Permintaan langsung yang sudah ada masih mendapat manfaat dari otomatisasi dan data tamu yang lebih baik, sedangkan permintaan inkremental menambah margin kontribusi. Keduanya tidak boleh dikalikan begitu saja dengan tarif komisi OTA.

Temukan Volume Pemesanan Titik Impas

Setelah penghematan bersih per pemesanan yang dialihkan diketahui, hitung berapa banyak reservasi yang harus pindah ke pemesanan langsung untuk menutupi biaya software.

Pemesanan dialihkan titik impas = biaya bulanan PMS dan mesin pemesanan ÷ penghematan bersih per pemesanan yang dialihkan

Pertimbangkan sebuah hotel dengan 20 kamar yang membayar $100 per bulan untuk paket PMS yang mencakup mesin pemesanannya. Jika setiap reservasi yang dialihkan dan terverifikasi menghemat $30 setelah pembayaran, insentif, dan pemasaran, hotel membutuhkan 3,34 pemesanan untuk mencapai titik impas. Karena sebagian pemesanan tidak mungkin dilakukan, target operasionalnya adalah empat pemesanan yang dialihkan per bulan.

Pada empat pemesanan, penghematan komisi bersih sebesar $120 mengimbangi biaya langganan $100 dan menyisakan $20. Pada sepuluh pemesanan, harga software tetap yang sama diimbangi oleh penghematan sebesar $300, menyisakan $200 setelah menutupi biaya langganan.

Jika mesin pemesanan adalah pengaya seharga $60 untuk PMS seharga $100, gunakan $160 sebagai biaya total. Jika mesin pemesanan tersebut juga mengenakan biaya 2% dari pendapatan langsung, kurangi biaya variabel tersebut sebelum menghitung volume titik impas.

Sebuah sistem reservasi hotel yang terhubung harus mengirimkan reservasi langsung ke dalam PMS, mengurangi ketersediaan, dan menampilkan sumber pemesanan dalam pelaporan. Tanpa aliran data tersebut, hotel tidak dapat membuktikan penghematan mana yang termasuk dalam saluran langsung.

Lihat Bagaimana Perhitungan Mengubah Harga PMS Hotel

Hotel biasanya membandingkan penawaran software sebagai pengeluaran: satu PMS berbiaya $80 per bulan, yang lain seharga $140, dan angka yang lebih rendah tampak lebih murah.

Perbandingan tersebut berubah ketika paket yang lebih lengkap mencakup mesin pemesanan langsung yang efektif. Misalkan PMS seharga $80 membutuhkan mesin pemesanan terpisah seharga $70, sedangkan PMS seharga $140 sudah menyertakannya. Tumpukan (stack) pertama berbiaya $150 sebelum biaya integrasi atau per pemesanan. PMS yang tampaknya lebih mahal tersebut nyatanya sudah $10 lebih murah.

Kini misalkan mesin pemesanan yang disertakan membantu mengalihkan lima reservasi per bulan, yang masing-masing menghasilkan $30 dalam penghematan komisi bersih. Biaya bulanan yang efektif menjadi:

$140 biaya software − $150 penghematan bersih terverifikasi = −$10 biaya efektif

Hasil negatif berarti penghematan distribusi yang terukur melebihi biaya teknologi sebesar $10 untuk bulan tersebut.

Terapkan metode yang sama untuk setiap penawaran. PMS murah tanpa jalur pemesanan langsung dapat mempertahankan tagihan komisi OTA yang lebih besar. Platform mahal dengan konversi situs web yang lemah mungkin tidak akan pernah menciptakan cukup pemesanan yang dialihkan untuk membenarkan biayanya. Fitur-fitur hanya memiliki nilai ekonomi ketika hotel dapat menghubungkannya dengan perilaku reservasi yang sebenarnya.

Sertakan Biaya yang Sering Diabaikan oleh Klaim Pemesanan Langsung

Pemesanan langsung bukan berarti tanpa biaya. Kasus bisnis yang kredibel mencakup setiap pengeluaran material yang diperlukan untuk memperoleh dan memproses reservasi.

Biaya pembayaran biasanya tidak dapat dihindari. Diskon atau manfaat pemesanan langsung memiliki biaya bahkan ketika hal tersebut meningkatkan konversi. Pencarian berbayar, alat email, konten, dan dukungan agensi juga termasuk dalam perhitungan akuisisi.

Tambahkan waktu staf saat mesin pemesanan tidak sepenuhnya terhubung. Memasukkan kembali reservasi secara manual, memperbarui ketersediaan, merekonsiliasi pembayaran, atau mengoreksi email konfirmasi akan mengurangi penghematan. Integrasi adalah bagian dari model keuangan karena menentukan apakah volume pemesanan langsung menambah pekerjaan.

Periksa juga apakah mesin pemesanan mengenakan biaya persentase, pengaya bulanan tetap, biaya per reservasi, atau markup pembayaran. Label “bebas komisi” masih bisa bersanding dengan biaya transaksi lainnya.

Perbandingan yang rapi adalah biaya akuisisi bersih per saluran, bukan “komisi OTA melawan nol.”

Lacak Biaya PMS yang Efektif Setiap Bulan

Gunakan laporan PMS dan saluran untuk memantau pendapatan kamar berdasarkan sumber, nilai reservasi, lama menginap, pembatalan, diskon, dan biaya akuisisi. Pertahankan formula agar tetap konsisten sehingga perubahan dari bulan ke bulan mencerminkan kinerja alih-alih aturan atribusi yang baru.

Perhitungan bulanannya adalah:

Biaya PMS efektif = total biaya tumpukan (stack) PMS − penghematan bersih terverifikasi dari pemesanan langsung yang dialihkan

Lacak pangsa pemesanan langsung sebagai konteks, tetapi jangan menggunakannya secara terpisah. Persentase pemesanan langsung yang lebih tinggi mungkin diakibatkan oleh permintaan OTA yang lemah alih-alih konversi langsung yang lebih kuat. Penghematan bersih, volume pemesanan, dan total pendapatan harus bergerak bersamaan.

Tinjau berdasarkan segmen tamu. Tamu berulang dan pengunjung pencarian merek sering kali membutuhkan biaya akuisisi yang lebih sedikit dibandingkan tamu yang dijangkau melalui kampanye berbayar.

Aliran data PMS harus terlihat: tamu memesan di situs web hotel, reservasi masuk ke PMS, ketersediaan ditutup di seluruh saluran yang terhubung, serta sumber pemesanan dan pendapatan muncul di laporan. Itulah rantai bukti di balik perhitungan pengimbangan biaya.

Tingkatkan Penghematan Tanpa Memutus OTA

Tujuannya bukanlah untuk menghapus OTA. OTA menyediakan kemudahan penemuan, jangkauan internasional, permintaan selama periode sepi, dan pemesanan dari tamu yang mungkin belum mengenal hotel Anda.

Gunakan mesin pemesanan langsung ketika hotel memiliki jalur yang efisien ke tamu. Dorong pengunjung yang datang kembali agar memesan melalui situs web hotel. Jadikan lalu lintas pencarian merek mudah dikonversi. Tawarkan manfaat langsung dengan biaya yang lebih rendah daripada komisi yang digantikannya.

Pertahankan keakuratan tarif kamar dan ketersediaan di kedua rute tersebut. Situs pemesanan langsung yang menampilkan inventaris lama atau total harga yang membingungkan akan membuat tamu kembali ke OTA dan membuang-buang biaya akuisisi.

Perlakukan OTA sebagai distribusi berbayar dan mesin pemesanan sebagai infrastruktur konversi yang dimiliki. Bauran saluran harus mengikuti kontribusi bersih, bukan target semua atau tidak sama sekali.

FAQ Tentang Penghematan Biaya PMS dengan Mesin Pemesanan Langsung

Berapa banyak pemesanan langsung yang dibutuhkan untuk membayar PMS?

Bagi total biaya bulanan PMS dan mesin pemesanan dengan penghematan bersih per pemesanan yang dialihkan. Jika biayanya $100 dan setiap pemesanan yang dialihkan menghemat $30 setelah dipotong biaya saluran langsung, empat pemesanan diperlukan untuk melampaui titik impas.

Apakah semua pemesanan langsung dihitung sebagai penghematan komisi OTA?

Tidak. Hitung penghematan komisi hanya jika reservasi langsung tersebut kemungkinan besar menggantikan pemesanan OTA. Permintaan langsung yang sudah ada baik dari telepon, datang langsung, korporat, maupun pelanggan setia mungkin mendapat manfaat dari otomatisasi tetapi tidak boleh secara otomatis menerima nilai komisi yang dihindari.

Biaya apa saja yang harus dikurangi dari penghematan pemesanan langsung?

Kurangi pemrosesan pembayaran inkremental, diskon atau manfaat pemesanan langsung, biaya variabel mesin pemesanan, pengeluaran pemasaran, biaya situs web, dan pekerjaan operasional tambahan. Gunakan perjanjian OTA dan alur pembayaran hotel yang sebenarnya.

Apakah mesin pemesanan bawaan selalu lebih murah daripada pengaya?

Tidak otomatis begitu. Bandingkan total biaya berlangganan, implementasi, biaya transaksi, kinerja konversi, kualitas integrasi, dan dukungan. Mesin pemesanan bawaan memiliki keunggulan ketika sistem tersebut menghapus biaya terpisah serta membagikan inventaris langsung dan pelaporan dengan PMS.

Nilai Biaya PMS Setelah Penghematan Distribusi

PMS dengan mesin pemesanan langsung mengubah persamaan biaya karena sebagian dari biaya langganan dapat dipulihkan melalui pengeluaran akuisisi yang lebih rendah. Ukuran yang tepat bukanlah total pendapatan langsung atau komisi OTA kotor. Tolok ukurnya adalah penghematan bersih yang terverifikasi dari reservasi yang benar-benar beralih ke situs web hotel.

Hitung total biaya software, penghematan bersih per pemesanan yang dialihkan, dan volume titik impas. Kemudian lacak angka yang sama setiap bulannya melalui laporan saluran dan reservasi yang saling terhubung.

Ketika buktinya jelas, pemilik hotel dapat melihat apakah mesin pemesanan tersebut sekadar menambah biaya lain atau justru mengubah PMS menjadi sistem distribusi yang lebih rendah biaya.