Pemesanan Expedia Tidak Diterima oleh Sistem Manajemen Hotel Anda? Pemeriksaan 10 Menit

Ketika sebuah pemesanan Expedia tidak diterima oleh Sistem Manajemen Hotel Anda, prioritas pertama adalah tamu dan kamar—bukan metode pengiriman teknisnya. Mulailah dari Expedia Partner Central, konfirmasikan bahwa reservasi tersebut aktif, lalu selesaikan lima pemeriksaan berikut.

Ini adalah pemeriksaan awal selama 10 menit, bukan janji bahwa setiap masalah koneksi dapat diperbaiki dalam 10 menit. Jangan menyinkronkan pemesanan berulang kali, membuat beberapa reservasi manual, atau meminta tamu memesan lagi selama Anda melakukan pemeriksaan.

Pemeriksaan 10 Menit untuk Pemesanan Expedia yang Hilang

Menit 0–2: Konfirmasikan Pemesanan di Partner Central

Masuk ke Expedia Partner Central dan pastikan Anda telah memilih properti yang tepat. Cari reservasi menggunakan ID rencana perjalanan atau reservasi Expedia. Jika perlu, cari juga berdasarkan nama tamu, tanggal menginap, dan tanggal pemesanan.

Buka reservasi dan konfirmasikan:

• statusnya saat ini;
• tanggal kedatangan dan keberangkatan;
• tipe kamar dan paket tarif;
• jumlah tamu;
• instruksi pembayaran; dan
• apakah reservasi telah diubah atau dibatalkan.

Expedia menjelaskan Partner Central sebagai tempat utama bagi mitra akomodasi untuk mengelola reservasi. Jika pemesanan tidak ada di sana, periksa kembali properti dan pengidentifikasinya, lalu hubungi Dukungan Mitra Expedia melalui Partner Central. Jangan membuat reservasi di Sistem Manajemen Hotel hanya berdasarkan email yang belum diverifikasi atau tangkapan layar dari tamu.

Jika Partner Central menunjukkan bahwa reservasi telah dikonfirmasi, perlakukan reservasi tersebut sebagai pemesanan aktif selama Anda menyelidiki mengapa reservasi itu tidak ada di Sistem Manajemen Hotel.

Menit 2–4: Lindungi Kamar

Periksa apakah tipe kamar yang dipesan masih tersedia. Jika waktu kedatangan sudah dekat atau properti hampir penuh, lakukan satu penahanan sementara yang terdokumentasi pada kamar atau kumpulan inventaris bersama yang tepat sesuai dengan prosedur hotel Anda.

Gunakan hanya satu tindakan pengamanan. Jangan menutup kamar yang sama secara terpisah di Sistem Manajemen Hotel, Manajer Saluran, dan Partner Central karena tindakan tersebut dapat mengurangi terlalu banyak inventaris. Catat siapa yang melakukan penahanan, alasan penahanan dibuat, dan siapa yang akan menghapusnya setelah insiden terselesaikan.

Segera eskalasikan jika tamu tiba pada hari yang sama, kamar tersebut adalah kamar terakhir yang tersedia, ada beberapa reservasi Expedia yang hilang, atau terdapat masalah pembayaran yang menghambat proses check-in.

Menit 4–6: Cari dengan Teliti di Sistem Manajemen Hotel

Jangan hanya mengandalkan layar kedatangan hari ini. Cari di seluruh daftar reservasi menggunakan ID rencana perjalanan atau reservasi Expedia, nama belakang tamu, tanggal kedatangan dan keberangkatan, serta tanggal tamu melakukan pemesanan.

Sertakan semua properti dan semua status jika akun Anda mengelola lebih dari satu lokasi. Periksa catatan yang belum ditetapkan, diubah, dibatalkan, diarsipkan, dan duplikat. Pastikan juga bahwa filter tanggal, properti, sumber, atau izin pengguna tidak menyembunyikan pemesanan tersebut.

Jika Anda menemukan ID Expedia pada catatan yang belum lengkap, jangan membuat pemesanan kedua. Simpan catatan dan detail kesalahannya untuk tim dukungan agar reservasi yang sudah ada dapat diperbaiki.

Menit 6–8: Periksa Peringatan Koneksi yang Terlihat

Buka area koneksi Expedia di Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran Anda. Cari hanya informasi yang tersedia bagi staf hotel. Informasi tersebut mungkin mencakup koneksi Expedia yang terputus atau tidak aktif, peringatan otorisasi yang kedaluwarsa, kamar atau paket tarif yang belum dipetakan, kesalahan sinkronisasi terbaru, atau peringatan yang memengaruhi lebih dari satu reservasi.

Ambil tangkapan layar serta catat waktu dan zona waktunya. Jangan mengubah pemetaan kamar atau tarif yang aktif hanya untuk memaksa satu reservasi masuk. Perubahan pemetaan yang salah dapat memengaruhi pemesanan dan inventaris di masa mendatang.

Sebuah channel manager hotel dapat menyatukan reservasi dan ketersediaan dalam satu alur kerja operasional, tetapi peringatan dan opsi pemulihan yang tersedia bergantung pada penyedia dan koneksi yang digunakan.

Menit 8–10: Hubungi Tim Dukungan yang Tepat

Gunakan sistem terakhir tempat pemesanan terlihat untuk menentukan siapa yang harus melakukan pemeriksaan berikutnya:

• Tidak ditemukan di Partner Central: verifikasi properti dan pengidentifikasinya, lalu hubungi Dukungan Mitra Expedia.
• Dikonfirmasi di Partner Central tetapi tidak ada di Sistem Manajemen Hotel/Manajer Saluran yang terhubung: hubungi tim dukungan penyedia perangkat lunak tersebut terlebih dahulu.
• Terlihat di Manajer Saluran tetapi tidak ada di Sistem Manajemen Hotel: hubungi penyedia Sistem Manajemen Hotel dan sertakan catatan dari Manajer Saluran.
• Terlihat di Sistem Manajemen Hotel tetapi tidak ada dalam daftar kedatangan: periksa tanggal, status, penetapan kamar, dan filter sebelum membuka kasus teknis.

Hindari meminta beberapa penyedia untuk mencoba kembali pemesanan secara bersamaan. Berikan catatan lengkap kepada satu tim dukungan, mintalah nomor kasus, dan dokumentasikan setiap tindakan.

Haruskah Anda Membuat Reservasi Manual di Sistem Manajemen Hotel?

Buat reservasi manual hanya jika pemesanan Expedia telah dikonfirmasi, tamu atau inventaris menghadapi risiko langsung, dan prosedur hotel yang disetujui mengharuskan adanya catatan sementara di Sistem Manajemen Hotel.

Jika Anda membuatnya, beri label yang jelas sebagai menunggu rekonsiliasi sinkronisasi Expedia. Tambahkan ID rencana perjalanan, tanggal menginap, kamar yang dipesan, tarif, tingkat hunian, model pembayaran, dan nomor kasus dukungan. Jangan menyalin nomor lengkap kartu pembayaran atau data pembayaran lain yang dilindungi ke dalam catatan umum atau tiket dukungan biasa.

Tugaskan satu orang untuk memantau kasus tersebut. Ketika reservasi yang terhubung masuk, bandingkan kedua catatan sebelum menghapus, membatalkan, atau menggabungkan apa pun. Jika tidak, hotel dapat mengirim pesan duplikat, menagih pembayaran dua kali, atau mengurangi inventaris dua kali.

Jangan membatalkan reservasi Expedia yang telah dikonfirmasi atau meminta pelancong memesan ulang hanya karena sistem hotel yang terhubung belum menampilkannya.

Yang Harus Diperiksa Ketika Pemesanan Muncul

Menemukan reservasi bukanlah akhir dari insiden. Sebelum menghapus penahanan kamar sementara, pastikan hanya ada satu reservasi operasional di Sistem Manajemen Hotel dan bahwa ID rencana perjalanan, tamu, tanggal, kamar, tarif, tingkat hunian, dan statusnya cocok dengan Partner Central. Instruksi pembayaran hanya boleh terlihat oleh staf yang berwenang, inventaris harus berkurang satu kali, dan tamu tidak boleh menerima konfirmasi, permintaan pembayaran, atau pesan akses duplikat. Pastikan juga bahwa perubahan atau pembatalan berikutnya dapat memperbarui reservasi yang sama.

Catat bagaimana masalah diselesaikan dan tutup kasus dukungan hanya setelah penahanan sementara atau catatan pengganti manual telah direkonsiliasi.

Informasi yang Harus Diberikan kepada Dukungan Teknis

Staf hotel dapat mempercepat pemeriksaan tanpa harus mendiagnosis integrasi sendiri.

Informasi yang Dapat Dikumpulkan oleh Staf Hotel

Sertakan hal-hal berikut dalam satu kasus dukungan:

• nama properti dan ID properti Expedia, jika terlihat;
• ID rencana perjalanan atau reservasi Expedia;
• nama tamu dan tanggal menginap;
• waktu pembuatan atau perubahan pemesanan, termasuk zona waktunya;
• tangkapan layar yang menunjukkan status di Partner Central;
• tangkapan layar hasil pencarian di Sistem Manajemen Hotel atau peringatan koneksi yang terlihat;
• waktu terakhir reservasi Expedia lain masuk secara normal;
• setiap penahanan, pemesanan manual, perubahan pemetaan, atau percobaan ulang yang telah dilakukan; dan
• apakah kasus ini melibatkan kedatangan pada hari yang sama, kamar terakhir, atau beberapa pemesanan yang hilang.

Jangan menyertakan detail lengkap kartu pembayaran, kode keamanan, kata sandi akun, atau kode verifikasi sekali pakai.

Pemeriksaan Teknis yang Perlu Diminta

Tim teknis Sistem Manajemen Hotel, Manajer Saluran, atau Expedia mungkin perlu memeriksa ID pesan, pengambilan reservasi atau peristiwa API, respons pengiriman, antrean impor atau penolakan, dan lapisan pemetaan properti, kamar, atau tarif.

Anda tidak perlu mengakses atau menafsirkan hal-hal tersebut. Mintalah tim dukungan untuk mengidentifikasi langkah terakhir yang berhasil, menjelaskan kegagalan yang sebenarnya, dan mengonfirmasi tindakan pemulihan yang aman untuk koneksi Anda. Expedia mendukung berbagai teknologi reservasi sehingga metode pengiriman ulang atau percobaan ulang yang berfungsi untuk satu penyedia mungkin tidak berlaku bagi penyedia lain.

Cara Mengurangi Risiko di Lain Waktu

Tambahkan pemeriksaan singkat untuk rekonsiliasi reservasi pada setiap giliran kerja. Bandingkan reservasi Expedia terbaru di Partner Central dengan Sistem Manajemen Hotel, terutama sebelum malam dengan kamar terjual habis dan setelah perubahan koneksi atau pemetaan.

Simpan catatan internal berisi ID properti Expedia, akun atau ID properti Sistem Manajemen Hotel, kontak dukungan yang disetujui, dan prosedur penahanan kamar sementara hotel. Latih staf untuk mengeskalasikan beberapa pemesanan yang hilang sebagai insiden koneksi, alih-alih membuat catatan manual terpisah untuk setiap reservasi.

Saat mengubah tipe kamar, paket tarif, Sistem Manajemen Hotel, atau Manajer Saluran, pastikan siapa yang akan memvalidasi reservasi lama dan baru setelah perubahan tersebut.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa yang harus saya lakukan pertama kali jika pemesanan Expedia tidak ada di Sistem Manajemen Hotel saya?

Periksa properti yang tepat di Expedia Partner Central. Konfirmasikan status reservasi, ID rencana perjalanan, tanggal, kamar, dan instruksi pembayaran sebelum mengubah inventaris atau membuat catatan di Sistem Manajemen Hotel.

Haruskah saya membuat reservasi manual?

Hanya sebagai tindakan sementara yang disetujui ketika pemesanan Expedia telah dikonfirmasi dan tamu atau kamar menghadapi risiko langsung. Beri label untuk rekonsiliasi dan tugaskan satu orang untuk mengatasi risiko duplikat.

Siapa yang harus saya hubungi: Expedia, Manajer Saluran, atau penyedia Sistem Manajemen Hotel saya?

Jika reservasi tidak ada di Partner Central, hubungi Expedia. Jika reservasi ada di Partner Central tetapi tidak ada di sistem Anda yang terhubung, hubungi penyedia perangkat lunak tersebut. Jika Manajer Saluran memiliki pemesanan tetapi Sistem Manajemen Hotel tidak memilikinya, hubungi penyedia Sistem Manajemen Hotel.

Dapatkah tarif diperbarui meskipun reservasi hilang?

Ya. Tarif, ketersediaan, dan reservasi dapat menggunakan kemampuan koneksi dan pemeriksaan yang berbeda. Pembaruan tarif yang berhasil tidak membuktikan bahwa setiap reservasi telah mencapai Sistem Manajemen Hotel.

Apa yang membuktikan bahwa masalah telah terselesaikan?

Satu reservasi di Sistem Manajemen Hotel cocok dengan Partner Central, inventaris telah berubah satu kali, setiap penahanan sementara atau catatan manual telah direkonsiliasi, dan pembaruan reservasi berikutnya dapat mencapai catatan yang sama.

Bagi operator hotel, urutan yang paling aman sangat sederhana: konfirmasikan pemesanan Expedia, lindungi kamar satu kali, cari di Sistem Manajemen Hotel, periksa peringatan yang terlihat, lalu berikan kasus lengkap kepada tim dukungan yang tepat.