1. Rekonsiliasikan hasil akhir reservasi sebelum membandingkan pembayaran yang diharapkan dengan dana yang diterima.
2. Pembatalan menginap dapat tetap dikenai biaya; tamu yang dilaporkan tidak datang dapat memperoleh pembebasan biaya. Catat status dan keputusan keuangannya.
3. Catat pengembalian dana tamu, penerimaan pembayaran hotel, penyesuaian Expedia, dan koreksi Sistem Manajemen Hotel sebagai peristiwa terpisah dengan referensi yang saling cocok.
Rekonsiliasi Expedia Collect menjadi lebih rumit ketika tamu tidak datang, membatalkan setelah batas waktu, atau memperoleh pengembalian dana yang telah disetujui. Total reservasi awal mungkin masih tercantum dalam catatan hotel, sementara jumlah yang harus dibayarkan Expedia sudah berubah.
Dalam Expedia Collect, Expedia menerima pembayaran dari tamu untuk komponen pemesanan yang tercakup dan membayar properti sesuai pengaturan yang telah disepakati. Alur kerja ini berfokus pada masa inap yang berubah atau tidak digunakan. Mulailah dengan memastikan hasil akhir reservasi, lalu tentukan jumlah yang menjadi hak hotel dan telusuri aliran dananya.
Susun Catatan Akhir Expedia Collect
Buka reservasi terkini di Partner Central dan sistem manajemen properti (Sistem Manajemen Hotel). Cocokkan properti, ID reservasi Expedia, referensi hotel, tanggal, kamar, dan mata uang. Simpan catatan pemesanan awal beserta hasil akhir terbaru yang telah dikonfirmasi.
Pisahkan empat angka: nilai reservasi awal, nilai akhir biaya atau masa inap, jumlah yang diinstruksikan Expedia untuk ditagih atau diterima hotel, dan dana yang benar-benar telah diterima. Masing-masing angka menjawab pertanyaan yang berbeda. Pemberitahuan pembatalan mengubah status masa inap; pemberitahuan tersebut saja tidak membuktikan bahwa pengembalian dana atau pembayaran telah terjadi.
Periksa instruksi pencairan dana untuk pemesanan ini. Updated Expedia Collect dapat menampilkan seluruh jumlah reservasi yang dibayar tamu meskipun jumlah penyelesaian pembayaran untuk properti berbeda. Jangan menganggap total yang diimpor ke Sistem Manajemen Hotel selalu merupakan pembayaran bersih atau memotong komisi untuk kedua kalinya hanya karena catatan awal tampak menunjukkan jumlah bruto.
Untuk pemesanan yang berubah, buat penjelasan singkat mengenai selisihnya. "Tiga malam diubah menjadi satu malam, biaya dua malam dibebaskan, pembayaran yang direvisi menunggu konfirmasi" lebih berguna daripada "Selisih Expedia." Cantumkan siapa yang menyetujui perubahan dan apakah Expedia telah mengonfirmasi hasil keuangan yang sama.
Rekonsiliasikan Ketidakhadiran atau Pembatalan dengan Keputusan Biayanya
Tamu Tidak Datang
Konfirmasikan ketidakhadiran tamu dengan Resepsionis sebelum mencatatnya sebagai tamu tidak datang. Periksa pesan kedatangan terlambat, bukti Check-in Mandiri, dan perubahan tanggal yang telah disetujui. Untuk reservasi beberapa kamar, identifikasi kamar yang benar-benar tidak digunakan.
Laporkan hasil yang benar melalui proses Partner Central yang tersedia untuk reservasi tersebut dan simpan konfirmasinya. Tinjau opsi dan batas waktu yang ditampilkan untuk reservasi itu; jangan menerapkan batas waktu pelaporan dari saluran lain. Jika suatu tindakan tidak tersedia, segera minta bantuan dengan menyertakan referensi pemesanan.
Selanjutnya, tentukan apakah biaya tetap dikenakan, dikurangi, atau dibebaskan berdasarkan kebijakan saat pemesanan dan pengecualian yang telah disetujui. Jangan otomatis menghapus seluruh saldo keuangan saat menghapus tamu dari daftar kedatangan. Sebaliknya, jangan tetap mencatat seluruh nilai masa inap sebagai pendapatan kamar yang dapat ditagih hanya karena itulah total awalnya.
Tamu Membatalkan Reservasi
Periksa waktu pembatalan berdasarkan kebijakan yang berlaku saat tamu melakukan pemesanan. Konfirmasikan apakah penalti tetap berlaku dan apakah pengecualian telah disetujui. Simpan bukti jika kebijakan yang dikonfirmasi berbeda dengan jumlah akhir yang ditampilkan.
Permintaan tamu untuk pembatalan gratis belum berarti pembebasan biaya telah disetujui. Persetujuan manajer juga harus tercermin dalam hasil di platform sebelum dijadikan acuan oleh tim keuangan. Simpan keputusan operasional beserta konfirmasi pengajuannya.
Jika Resepsionis memperbarui Sistem Manajemen Hotel tetapi tim keuangan tetap menggunakan nilai masa inap awal, perkiraan penerimaan pembayaran hotel akan keliru. Smart Order menyimpan reservasi dari saluran pemesanan di ruang kerja Resepsionis hotel, sehingga staf dapat meninjau pemesanan terkini dan menyimpan keputusan biaya yang telah dikonfirmasi dengan mudah. Tim keuangan kemudian dapat memeriksa saldo yang direvisi berdasarkan catatan yang sama.
Berikan Hasil Akhir Reservasi yang Telah Dikonfirmasi kepada Tim Keuangan
Simpan perubahan pemesanan dan catatan tindak lanjut di satu tempat agar saldo akibat tamu tidak datang dan pembatalan dapat ditinjau secara efisien berdasarkan catatan masa inap yang tepat.
Telusuri Pembayaran yang Direvisi dan Pengembalian Dana
Setelah hasil akhir dikonfirmasi, buka kembali detail pembayaran atau pencairan dana. Pastikan jumlah terbaru yang boleh ditagih properti, jumlah yang sudah diterima, dan apakah Expedia mengharapkan pengembalian dana atau penyesuaian. Jangan menagih jumlah lama pada kartu virtual hanya karena jumlah itu masih tersimpan di Sistem Manajemen Hotel.
Jika belum ada pembayaran yang diterima dan hak akhir hotel adalah nol, pastikan hotel tidak lagi mencatat saldo piutang Expedia. Jika masih ada biaya yang berlaku, catat biaya tersebut sebagai jumlah terkonfirmasi yang terpisah dan ikuti instruksi pembayaran terkini. Kamar yang tidak digunakan tidak selalu berarti hasil keuangannya nol.
Pembayaran Sudah Diterima Sebelum Perubahan
Cocokkan transaksi yang berhasil dengan pemesanan, lalu bandingkan dengan jumlah hak hotel yang telah direvisi. Identifikasi jumlah yang harus dikembalikan atau diperhitungkan sebagai pengurang melalui proses yang disetujui. Jangan menghapus pembayaran awal hanya agar tampilan terlihat benar; tim keuangan perlu melihat penerimaan pembayaran dan koreksinya.
Sebagai contoh, hotel telah menerima EUR 300 sebelum pembatalan yang disetujui mengubah haknya menjadi EUR 90. Selisih EUR 210 memerlukan hasil pengembalian dana atau penyesuaian yang terdokumentasi. Selisih tersebut tidak boleh hilang melalui perubahan pada referensi pembayaran awal.
Pengembalian Dana Tamu Telah Disetujui
Identifikasi siapa yang menerima pembayaran tamu untuk komponen yang tercakup dan siapa yang harus melakukan pengembalian dana. Untuk pembayaran kamar yang diterima Expedia, proses permintaan melalui alur reservasi Expedia yang berlaku. Jangan memberikan pengembalian dana terpisah kepada tamu sekaligus mengembalikan dana melalui pengaturan Expedia.
Pisahkan biaya yang dibayarkan di properti. Jika hotel menerima pembayaran parkir secara langsung, pengembalian dananya merupakan bagian dari transaksi hotel. Karena itu, pengembalian dana kamar dan parkir dapat memiliki referensi dan tanggal penyelesaian yang berbeda.
Penyesuaian Diperkirakan Akan Dilakukan Kemudian
Catat referensi kasus, jumlah, mata uang, dan metode koreksi yang diharapkan. Saat penyesuaian muncul, cocokkan dengan kasus selisih awal sebelum membukukannya. Penyesuaian pada laporan berikutnya tidak boleh menjadi beban kedua atau potongan baru yang tidak dapat dijelaskan.
Jika hotel menggunakan catatan pembayaran terintegrasi, simpan hasil penerimaan pembayaran dan pengembalian dana yang terkait. Untuk pembayaran yang diproses di luar Sistem Manajemen Hotel, simpan referensi transaksi eksternal bersama bukti rekonsiliasi. Status persetujuan dan penyelesaian harus tetap dapat dibedakan.
Perbarui Catatan Hotel Tanpa Penghitungan Ganda
Rekonsiliasikan setiap kasus selisih dengan urutan yang konsisten. Tujuannya adalah posisi akhir yang dapat ditelusuri, bukan total yang identik di setiap tampilan.
- Konfirmasikan status akhir masa inap serta biaya atau pembebasan biaya yang disepakati untuk pemesanan tersebut.
- Verifikasi jumlah terbaru yang harus dibayarkan kepada hotel dan biaya di properti yang harus dibayarkan secara terpisah.
- Cocokkan pembayaran yang berhasil diterima hotel menggunakan referensi transaksi atau pencairan dana.
- Catat pengembalian dana kepada tamu, pengembalian dana kepada Expedia, dan penyesuaian Expedia yang telah disetujui beserta bukti penyelesaiannya masing-masing.
- Koreksi saldo dan klasifikasi pendapatan dalam Sistem Manajemen Hotel melalui proses akuntansi yang diotorisasi hotel.
- Cocokkan penyelesaian pembayaran di bank dan catat setiap item yang belum terselesaikan beserta penanggung jawab serta tanggal peninjauannya.
Gunakan kebijakan akuntansi hotel untuk membedakan malam yang benar-benar diinapi, biaya pembatalan atau ketidakhadiran, pajak, komisi, biaya pemrosesan pembayaran, dan kas. Biaya yang tetap dikenakan untuk kamar yang tidak digunakan tidak boleh menambah jumlah malam kamar terisi. Pemesanan dapat diselesaikan secara keuangan tanpa dicatat sebagai masa inap yang benar-benar terjadi.
Demikian pula, kamar yang dikembalikan ke inventaris dan pembayaran yang dikembalikan merupakan dua hasil yang terpisah. Tinjau tanggal dan jumlah kamar yang tersisa setelah pembaruan reservasi. Catatan keuangan yang benar tidak membuktikan bahwa kamar untuk malam yang tepat sudah kembali tersedia untuk dijual.
Gunakan Laporan dan Analisis hotel untuk membandingkan nilai reservasi, biaya, dan penerimaan pembayaran di sisi hotel. Tinjau selisih penyelesaian pembayaran secara terpisah dari jumlah yang dibayar tamu. Simpan pemesanan awal dan riwayat penyesuaian agar tetap dapat diakses, alih-alih mengganti semuanya dengan satu total akhir tanpa penjelasan.
Selesaikan Kasus Selisih dengan Bukti, Bukan Sekadar Total yang Cocok
Expedia Menampilkan Pembatalan, tetapi Sistem Manajemen Hotel Masih Menampilkan Masa Inap
Periksa ID reservasi dan pembaruan terbaru sebelum mengoreksi catatan hotel. Pertahankan biaya yang masih harus dibayarkan. Hapus pencatatan malam sebagai telah diinapi hanya melalui proses operasional dan akuntansi yang sesuai.
Sistem Manajemen Hotel Menyatakan Dana Sudah Dikembalikan, tetapi Pengembalian Dana Belum Dikonfirmasi
Temukan referensi pengembalian dana atau penyesuaian yang sebenarnya. Catatan reservasi atau persetujuan manajer bukan bukti perpindahan dana. Tetapkan penanggung jawab untuk tindakan yang masih tertunda dan hindari melakukan pengembalian dana lagi sebelum status permintaan pertama diketahui.
Pembayaran yang Diharapkan Masih Menggunakan Total Awal
Bandingkan keputusan biaya terbaru dengan instruksi pencairan dana terkini. Pastikan apakah pembaruan platform masih tertunda, catatan hotel belum diperbarui, atau jumlahnya memang disengketakan. Jangan menyembunyikan selisih dengan mengubah pendapatan hanya agar sesuai dengan dana yang masuk ke rekening bank.
Dana yang Masuk ke Bank Lebih Rendah daripada Pembayaran Kartu yang Diterima
Periksa biaya pemrosesan pembayaran, rincian transaksi dalam kelompok pencairan, dan waktu penyelesaian pembayaran. Pembayaran yang berhasil diterima sebesar EUR 90 dan penerimaan bersih di bank sebesar EUR 88,20 dapat dijelaskan oleh biaya EUR 1,80 yang diverifikasi secara terpisah. Hal ini berbeda dengan pengurangan hak pembayaran yang telah disetujui oleh Expedia.
Sebelum menutup kasus, pastikan catatannya dapat dipahami oleh orang yang tidak menangani kasus tersebut. Catatan itu harus menjelaskan status akhir, biaya yang tetap dikenakan atau dibebaskan, penerimaan pembayaran hotel, pengembalian dana atau penyesuaian, serta posisi dana di bank. Jika satu tahap belum terselesaikan, catat tindakan berikutnya alih-alih menandai seluruh reservasi sebagai selesai.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah pembatalan Expedia Collect selalu berarti hotel tidak menerima pembayaran?
Tidak. Pembatalan dapat tetap dikenai biaya atau dibebaskan sepenuhnya. Periksa kebijakan saat pemesanan, pengecualian yang disetujui, dan instruksi pembayaran terkini.
Haruskah hotel mengembalikan pembayaran kamar tamu melalui Expedia secara langsung kepada tamu?
Gunakan proses pengembalian dana Expedia yang berlaku untuk pembayaran kamar yang diterimanya. Tangani secara terpisah biaya di properti yang dibayarkan langsung kepada hotel dan hindari pengembalian dana ganda.
Apakah biaya ketidakhadiran sama dengan pendapatan kamar dari masa inap yang benar-benar digunakan?
Pisahkan klasifikasi biaya dan jumlah malam kamar terisi sesuai kebijakan akuntansi hotel. Biaya yang tetap dikenakan tidak berarti tamu telah menginap.
Mengapa total dalam Sistem Manajemen Hotel berbeda dari jumlah yang harus dibayarkan Expedia?
Periksa pengaturan penyelesaian pembayaran, perubahan yang disetujui, potongan, dan biaya terpisah. Updated Expedia Collect dapat menampilkan seluruh jumlah yang dibayar tamu, sementara penyelesaian pembayaran mengikuti instruksi pencairan dananya.
Bukti apa yang diperlukan tim keuangan untuk menutup pemesanan yang dibatalkan?
Hasil akhir yang dikonfirmasi, keputusan biaya, instruksi pembayaran yang direvisi, penerimaan pembayaran dan koreksi yang telah diverifikasi, serta penyelesaian pembayaran di bank yang telah dicocokkan atau ditetapkan penanggung jawab tindak lanjutnya. Status dibatalkan saja tidak cukup.
