1. Pastikan perubahan Expedia sudah final sebelum mengedit Sistem Manajemen Hotel.
2. Bandingkan reservasi terkini dengan Sistem Manajemen Hotel, bidang demi bidang.
3. Pastikan ID itinerari Expedia asli tetap terhubung dengan satu catatan hotel.
4. Lindungi kamar, harga, dan instruksi pembayaran yang terdampak perubahan.
5. Koreksi reservasi asli satu kali, lalu verifikasi kedua sistem.
Sebuah perubahan reservasi Expedia yang tidak tersinkron berbeda dari reservasi baru yang tidak pernah masuk ke Sistem Manajemen Hotel. Hotel sudah memiliki reservasi, tetapi tamu dan Resepsionis mungkin melihat tanggal, tipe kamar, jumlah tamu, harga, atau ketentuan pembatalan yang berbeda.
Langkah paling aman adalah mempertahankan satu catatan reservasi dan memperbaruinya. Jangan membatalkan dan membuat ulang masa inap hanya karena catatan aslinya sudah lama. Tindakan tersebut dapat memisahkan reservasi dari ID itinerari, instruksi pembayaran, pesan tamu, dan riwayat perubahannya.
Lakukan enam pemeriksaan berikut secara berurutan. Pemeriksaan ini dirancang bagi manajer atau kepala Resepsionis yang membutuhkan keputusan operasional yang jelas, bukan diagnosis teknis.
Pemeriksaan 1: Pastikan Perubahan Sudah Final di Partner Central
Buka reservasi pada properti yang benar di Expedia Partner Central. Cari berdasarkan ID itinerari, lalu pastikan status terkini, waktu perubahan terakhir, dan detail masa inap yang sekarang ditampilkan.
Permintaan tamu belum tentu merupakan perubahan yang sudah selesai. Jika hotel harus menerima atau menolaknya, ikuti terlebih dahulu aturan Ketersediaan dan persetujuan properti. Jika Partner Central masih menampilkan reservasi asli, jangan memperbarui Sistem Manajemen Hotel hanya berdasarkan email atau tangkapan layar dari tamu.
Ketika Partner Central menampilkan tanggal, kamar, jumlah tamu, harga, atau pembatalan yang baru, gunakan reservasi terkini tersebut sebagai acuan perbandingan. Catat waktu dan zona waktunya agar petugas berikutnya dapat membedakan versi terbaru dari notifikasi lama.
Pemeriksaan 2: Identifikasi Secara Tepat Apa yang Berubah
Bandingkan reservasi Expedia terkini dengan catatan yang ada di Sistem Manajemen Hotel. Periksa tanggal kedatangan, tanggal keberangkatan, tipe kamar, jumlah kamar, jumlah tamu dewasa dan anak-anak, nama tamu, harga total dan per malam, pajak, status pembatalan, permintaan khusus, serta instruksi pembayaran.
Tandai hanya bidang yang berbeda. Perpanjangan tanggal memengaruhi lebih banyak malam dalam inventaris. Perubahan tipe kamar mungkin memerlukan penempatan kamar baru. Berkurangnya jumlah tamu dapat mengubah pajak atau makanan yang termasuk dalam harga. Pembatalan akan melepaskan inventaris, tetapi mungkin masih menyisakan biaya yang perlu dicatat.
Jangan menganggap setiap perubahan sebagai penggantian penuh. ID itinerari harus tetap sama, kecuali Expedia benar-benar membuat reservasi terpisah.
Smart Order membantu tim membandingkan referensi reservasi Expedia dengan reservasi di Sistem Manajemen Hotel dan Ketersediaan kamar yang terdampak dalam satu alur kerja yang efisien. Manajer dapat melihat detail yang berubah, menugaskan satu orang untuk mengoreksinya, dan mencegah pembuatan reservasi kedua saat pergantian petugas.
Pastikan Perubahan Reservasi Tetap Terhubung dengan Satu Catatan Hotel
Gunakan Smart Order untuk meninjau reservasi OTA dan Ketersediaan kamar sebelum melakukan koreksi manual.
Pemeriksaan 3: Cari Versi Terbaru di Sistem Manajemen Hotel
Cari di seluruh Sistem Manajemen Hotel berdasarkan ID itinerari sebelum mengedit apa pun. Kemudian cari berdasarkan nama belakang tamu, tanggal kedatangan lama dan baru, tanggal reservasi, serta tipe kamar. Sertakan catatan yang telah diubah, dibatalkan, belum ditetapkan, diarsipkan, dan terduplikasi.
Daftar kedatangan mungkin masih menggunakan filter tanggal lama, sehingga reservasi yang sudah diperbarui dengan benar dapat terlihat seolah-olah hilang. Perubahan tanggal juga dapat memindahkan reservasi ke laporan kedatangan pada hari lain tanpa mengubah catatan utamanya.
Jika dua catatan dalam Sistem Manajemen Hotel memiliki ID itinerari yang sama, hentikan proses. Jangan memperbarui keduanya. Tentukan catatan mana yang memuat pembayaran, deposit, penempatan kamar, dan riwayat perubahan yang benar, lalu pertahankan catatan tersebut sesuai prosedur hotel untuk menangani duplikasi.
Pemeriksaan 4: Tinjau Status Koneksi Expedia
Buka area koneksi Expedia di Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran, lalu cari peringatan untuk pihak hotel di sekitar waktu perubahan. Periksa apakah koneksi Expedia aktif, reservasi sedang menunggu tindakan, atau kamar dan paket Tarif Kamar yang terdampak masih terhubung.
Jangan memetakan ulang kamar atau paket Tarif Kamar yang aktif hanya untuk memaksakan satu perubahan. Perubahan pemetaan yang terburu-buru dapat mengalihkan reservasi berikutnya atau memperbarui kelompok inventaris yang salah.
Jika reservasi asli diterima melalui email atau dimasukkan secara manual, perubahan berikutnya mungkin juga perlu ditangani secara manual. Catat bagaimana reservasi pertama diterima hotel agar tim dukungan dapat menelusuri catatan yang benar, bukan mencari pembaruan otomatis yang memang tidak pernah diharapkan.
Pemeriksaan 5: Lindungi Inventaris, Harga, dan Pembayaran
Sebelum mengoreksi Sistem Manajemen Hotel, hitung dampak perubahan tersebut terhadap hotel.
- Untuk tanggal baru atau yang diperpanjang, pastikan kamar tersedia untuk setiap malam tambahan dan buat satu penahanan sementara yang terdokumentasi jika diperlukan.
- Untuk tanggal yang dipersingkat atau pembatalan, lepaskan inventaris hanya setelah memastikan Sistem Manajemen Hotel belum mengembalikannya.
- Untuk perubahan tipe kamar, pindahkan reservasi ke kelompok inventaris yang benar tanpa membiarkan kamar lama tetap diblokir.
- Untuk perubahan harga, pertahankan total Expedia terkini dan jangan menghitung ulang tarif berdasarkan harga publik hari ini.
- Untuk perubahan pembayaran, pastikan apakah reservasi menggunakan Expedia Collect atau Hotel Collect sebelum menagih, mengembalikan dana, atau mengubah deposit.
Segera eskalasikan jika perubahan memengaruhi kamar terakhir, kedatangan pada hari yang sama, jumlah yang telah dibayar di muka, biaya pembatalan, atau beberapa reservasi sekaligus.
Pemeriksaan 6: Koreksi Catatan Asli dan Verifikasi
Jika pembaruan otomatis dapat dipulihkan dengan aman, minta satu kali pemulihan dan tunggu hasilnya. Upaya berulang dapat membuat catatan, perpindahan kamar, atau catatan reservasi terduplikasi.
Jika prosedur hotel mengharuskan koreksi manual, edit reservasi asli di Sistem Manajemen Hotel. Pertahankan ID itinerari Expedia, sumber reservasi, detail tamu, catatan pembayaran, dan riwayat perubahan. Tambahkan catatan internal yang menyebutkan bidang yang dikoreksi, waktu perubahan di Partner Central, orang yang menyetujui tindakan tersebut, dan kemungkinan pembaruan otomatis menyusul kemudian.
Kemudian bandingkan kembali kedua sistem. Pastikan status, tanggal, tipe kamar, jumlah tamu, harga, tanggung jawab pembayaran, dan inventaris untuk setiap malam yang terdampak sudah sama. Cari sekali lagi di Sistem Manajemen Hotel berdasarkan ID itinerari untuk memastikan hanya satu catatan aktif yang tersisa.
Kasus belum selesai hanya karena daftar kedatangan terlihat benar. Kasus dianggap selesai ketika reservasi, Ketersediaan kamar, dan instruksi pembayaran semuanya selaras.
Informasi yang Perlu Diberikan kepada Tim Dukungan Jika Perubahan Masih Belum Muncul
Berikan ID itinerari, nama dan ID properti, waktu perubahan beserta zona waktunya, detail reservasi lama dan baru, tangkapan layar Partner Central dan Sistem Manajemen Hotel, serta peringatan koneksi yang terlihat. Jelaskan apakah reservasi asli diterima secara otomatis, melalui email, atau melalui entri manual.
Cantumkan juga penahanan kamar sementara atau koreksi manual yang sudah dilakukan. Minta tim dukungan mengonfirmasi versi reservasi terbaru dan satu tindakan pemulihan yang aman. Langkah ini mencegah tim lain mengulangi koreksi yang sama tanpa mengetahui tindakan yang telah dilakukan hotel.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah hotel harus membuat reservasi baru di Sistem Manajemen Hotel untuk masa inap yang diubah?
Biasanya tidak. Perbarui catatan asli agar ID itinerari, instruksi pembayaran, riwayat tamu, dan pergerakan inventaris tetap tersimpan bersama.
Bagaimana jika tamu menunjukkan itinerari baru, tetapi Partner Central tidak menampilkannya?
Anggap perubahan belum dikonfirmasi sampai reservasi terkini di Partner Central mendukungnya. Tahan kamar untuk sementara jika waktu kedatangan sudah dekat, tetapi jangan menjanjikan perubahan tersebut terlalu dini.
Apakah perubahan tanggal dapat menyebabkan Overbooking?
Ya. Malam tambahan mungkin tidak memiliki Ketersediaan, sedangkan malam yang dihapus dapat tetap diblokir jika Sistem Manajemen Hotel masih menyimpan tanggal lama.
Kapan manajer harus mengambil alih?
Eskalasikan kasus untuk kedatangan pada hari yang sama, situasi kamar terakhir, ketidakpastian pembayaran, biaya pembatalan, catatan duplikat, atau beberapa reservasi Expedia yang terdampak.
