Cara Hostel Merekonsiliasi Pembatalan dan Komisi Hostelworld

Hostelworld rekonsiliasi penyelesaian dimulai dari satu reservasi, bukan satu total bulanan. Hostel perlu membuktikan bagaimana nilai pemesanan, deposit, saldo tamu, status pembatalan, biaya ketidakhadiran, pengembalian dana, dan komisi menjadi jumlah yang dicatat dalam Sistem Manajemen Hotel dan pembukuan.

Istilah “penyelesaian” dapat menyesatkan karena hostel mungkin menagih sebagian biaya menginap langsung dari tamu, sementara Hostelworld menangani deposit atau jumlah pemesanan lainnya berdasarkan perjanjian properti. Reservasi yang dibatalkan juga dapat menghasilkan perhitungan berbeda, tergantung pada tarif dan batas waktu pembatalannya.

Gunakan ketentuan yang telah ditandatangani oleh properti dan konfirmasi pemesanan individual sebagai sumber untuk setiap perhitungan. Jangan menerapkan persentase komisi hostel lain atau menganggap bahwa setiap pembatalan harus menghapus semua biaya.

Tentukan Setiap Jumlah Sebelum Mencocokkannya

Buat kolom terpisah untuk total biaya menginap yang dipesan, deposit yang ditagih saat pemesanan, saldo yang harus dibayar di hostel, pajak dan biaya lokal, jumlah yang ditagih dari tamu, biaya pembatalan atau ketidakhadiran, pengembalian dana atau kredit, komisi atau biaya Hostelworld, penyesuaian, dan pendapatan akhir hostel.

Jangan gabungkan deposit dan saldo menjadi satu angka “pembayaran diterima”. Konfirmasi pemesanan mungkin menampilkan total nilai menginap, sedangkan folio Sistem Manajemen Hotel harus menunjukkan jumlah yang perlu ditagih hostel dan jumlah yang sudah diperhitungkan melalui saluran tersebut.

Pastikan mata uang pemesanan awal dan mata uang pembukuan hostel tetap terlihat. Jika terdapat konversi, catat jumlah awal, jumlah setelah konversi, kurs atau hasil bank, serta tanggal yang digunakan. Selisih mata uang tidak boleh disembunyikan di dalam komisi.

Terakhir, catat dasar tanggal yang digunakan untuk peninjauan. Hostel mungkin melaporkan pendapatan berdasarkan tanggal menginap, sedangkan faktur saluran, catatan deposit, pengembalian dana, atau penyesuaian muncul berdasarkan tanggal pemesanan atau pemrosesan.

Kumpulkan Satu Paket Bukti untuk Periode Tersebut

Kumpulkan daftar reservasi Hostelworld, catatan pembatalan dan ketidakhadiran, catatan komisi atau penagihan yang tersedia bagi properti, reservasi dan folio Sistem Manajemen Hotel, catatan pembayaran tamu, serta transaksi bank. Simpan hasil ekspor asli dan lakukan pencocokan pada salinan kerja yang terkendali.

Gunakan nomor referensi Hostelworld sebagai kunci utama. Nama tamu dapat berulang atau berubah, dan pemesanan grup mungkin mencakup beberapa tamu dalam satu nama pemesan utama.

Untuk setiap reservasi, catat tanggal kedatangan dan keberangkatan, tempat tidur asrama atau kamar pribadi, jumlah tamu, jenis tarif, total pemesanan, deposit, saldo terutang, batas waktu pembatalan, status pembatalan atau ketidakhadiran, pembayaran tamu, komisi, pengembalian dana, dan setiap koreksi manual.

Tetapkan satu penanggung jawab keuangan dan satu kontak operasional. Tim keuangan harus bertanggung jawab atas rekonsiliasi nilai moneter; tim resepsionis atau reservasi harus mengonfirmasi apakah tamu menginap, membatalkan, mengubah tanggal, atau tidak datang.

Pisahkan Pemesanan yang Menginap, Dibatalkan, dan Tidak Hadir

Kelompokkan setiap reservasi berdasarkan hasil operasional sebenarnya sebelum membandingkan nilai keuangannya.

1. Menginap: Cocokkan tempat tidur atau kamar yang ditempati, tarif pemesanan, biaya tambahan, perlakuan deposit, saldo tamu yang ditagih, dan komisi.
2. Dibatalkan dalam periode yang diizinkan: Konfirmasikan status pembatalan akhir, perlakuan deposit atau pengembalian dana, inventaris yang dilepas, dan apakah masih ada biaya hostel yang berlaku.
3. Pembatalan terlambat: Cocokkan batas waktu kebijakan, biaya yang disetujui, jumlah yang berhasil ditagih, serta perlakuan komisi atau penyesuaian berdasarkan ketentuan properti.
4. Tidak hadir: Pastikan hostel mencatat status yang benar, menyimpan bukti ketidakhadiran, hanya menerapkan biaya yang diizinkan, dan melepas sisa inventaris sebagaimana mestinya.
5. Diubah atau dibatalkan sebagian: Susun ulang pemesanan berdasarkan jumlah malam, tamu, tempat tidur atau kamar, dan harga akhirnya, alih-alih membatalkan seluruh jumlah awal.

Jangan biarkan beberapa selisih kecil saling menutupi. Pembatalan yang terlewat dan baris komisi duplikat dapat secara tidak sengaja menghasilkan total yang benar, padahal kedua reservasi tetap salah.

Smart Order dapat menghubungkan sumber pemesanan, status menginap, pendapatan kamar atau tempat tidur, dan laporan operasional hostel dalam satu alur kerja peninjauan. Tim keuangan dapat menyelidiki selisih sementara Resepsionis mengonfirmasi hasil aktual tamu.

Rekonsiliasikan Pembatalan dengan Urutan yang Tepat

Mulailah dari reservasi awal dan pertahankan ketentuan pemesanannya. Konfirmasikan jenis tarif, batas waktu dan zona waktu pembatalan, deposit, saldo, serta setiap ketentuan fleksibel atau tidak dapat dikembalikan yang ditampilkan saat tamu melakukan pemesanan.

Kemudian, verifikasi kapan dan bagaimana pembatalan dilakukan. Bandingkan status akhir Hostelworld dengan Sistem Manajemen Hotel. Pesan tamu yang meminta pembatalan tidak sama dengan pembatalan yang telah diselesaikan, dan reservasi saluran yang dibatalkan tidak boleh tetap tercatat sebagai kedatangan terkonfirmasi dalam Sistem Manajemen Hotel.

Hitung jumlah yang berhak ditagih hostel, jumlah yang benar-benar ditagih, dan jumlah yang dikembalikan atau dikreditkan. Pisahkan ketiga angka tersebut. Jika manajemen membebaskan biaya, simpan nama pemberi persetujuan dan alasannya, alih-alih mengubah kolom kebijakan setelah kejadian.

Terakhir, cocokkan perlakuan komisi atau biaya dengan ketentuan komersial dan catatan keuangan properti yang berlaku. Jika reservasi tidak ditemukan, terduplikasi, atau ditampilkan dengan status yang salah, ajukan sengketa untuk pemesanan tersebut secara spesifik, alih-alih mengubah pendapatan Sistem Manajemen Hotel yang tidak terkait agar totalnya sesuai.

Cocokkan Komisi pada Tingkat Pemesanan

Untuk setiap reservasi, hitung dasar komisi yang diharapkan berdasarkan perjanjian yang telah ditandatangani. Pastikan apakah pajak, biaya lokal, makanan, layanan tambahan, biaya pembatalan, atau biaya ketidakhadiran termasuk atau tidak termasuk sebelum menerapkan tarif komisi.

Jangan menganggap bahwa deposit yang terlihat selalu sama dengan komisi atau bahwa persentase yang biasa digunakan berlaku untuk setiap produk. Pengaturan komersial, promosi, opsi pembayaran, atau penyesuaian berikutnya dapat mengubah hasil keuangan.

Cocokkan jumlah yang diharapkan dengan faktur, laporan, kompensasi, atau catatan lain yang diterima hostel. Catat referensi dan periode pembukuannya. Jika suatu penyesuaian berkaitan dengan pemesanan sebelumnya, hubungkan kembali ke reservasi tersebut, alih-alih mengurangi pendapatan bulan berjalan yang tidak terkait.

Jika folio Sistem Manajemen Hotel mencakup seluruh biaya menginap sementara tamu tidak pernah datang, perbaiki terlebih dahulu status operasional dan pendapatan yang diizinkan. Tim keuangan tidak boleh membiarkan masa inap yang dibatalkan tercatat sebagai ditempati hanya karena suatu biaya tetap dipertahankan.

Selidiki Perbedaan Umum Tanpa Menduga-duga

Jika suatu angka tidak cocok, periksa dengan urutan tetap: periode yang salah, properti yang salah, pemesanan hilang atau terduplikasi, perubahan tanggal, pembatalan sebagian, jumlah tamu, jumlah tempat tidur asrama, jenis tarif, batas waktu pembatalan, perlakuan deposit, dasar komisi, perlakuan pajak, pengembalian dana, mata uang, dan entri manual dalam Sistem Manajemen Hotel.

Jelaskan setiap selisih secara spesifik, termasuk jumlah dan arahnya. “Komisi lebih tinggi sebesar EUR 18 pada referensi X” memberikan dasar pengambilan keputusan bagi tim. “Total Hostelworld salah” tidak memberikan kejelasan tersebut.

Biarkan perbedaan waktu yang valid tetap terbuka dengan mencantumkan referensi reservasi, jumlah, alasan, penanggung jawab, dan perkiraan periode penyelesaian. Jangan memindahkannya ke akun penyesuaian umum hanya untuk menyelesaikan penutupan bulan.

Untuk sengketa, berikan konfirmasi pemesanan, status akhir, folio Sistem Manajemen Hotel, bukti pembayaran atau pengembalian dana tamu, baris komisi, kebijakan yang digunakan, dan perhitungan yang diharapkan hostel. Satu kasus yang lengkap lebih mudah diselesaikan daripada beberapa tangkapan layar yang tidak saling terhubung.

Tutup Periode dengan Dua Peninjauan

Pertama, selesaikan peninjauan keuangan. Setiap reservasi harus dicocokkan, dijelaskan, atau dicantumkan sebagai pos terbuka dengan penanggung jawab yang jelas. Jumlah pendapatan masa inap, pendapatan pembatalan dan ketidakhadiran yang diizinkan, deposit, penerimaan dari tamu, pengembalian dana, komisi, dan perbedaan waktu harus dapat direkonsiliasikan dengan pembukuan.

Kemudian, selesaikan peninjauan operasional. Cari pola pembatalan yang terlewat, jumlah tempat tidur asrama yang salah, catatan deposit yang tidak lengkap, pembebasan biaya tanpa persetujuan, referensi duplikat, dan pemesanan dalam Sistem Manajemen Hotel yang tetap aktif setelah pembatalan.

Minta orang kedua menyetujui penghapusan nilai yang material, pengembalian dana dalam jumlah besar, biaya ketidakhadiran yang tidak biasa, dan perubahan pada periode sebelumnya. Arsipkan berkas kerja dan bukti sesuai kebijakan keuangan hostel.

Manajemen harus menerima ringkasan singkat mengenai nilai pemesanan yang benar-benar menginap, pembatalan, ketidakhadiran, deposit, saldo yang ditagih dari tamu, komisi, pengembalian dana, selisih terbuka, dan perbaikan operasional yang diperlukan sebelum penutupan periode berikutnya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah deposit Hostelworld sama dengan komisi hostel?

Jangan berasumsi demikian. Catat deposit dan komisi secara terpisah, lalu terapkan perjanjian properti yang berlaku dan catatan reservasinya.

Apakah pemesanan yang dibatalkan harus hilang dari laporan Sistem Manajemen Hotel?

Riwayatnya harus tetap tersimpan, tetapi status pembatalannya harus ditampilkan dengan benar. Setiap biaya atau pengembalian dana yang valid harus tetap dapat ditelusuri tanpa menampilkan tamu sebagai kedatangan aktif.

Dapatkah tim keuangan melakukan rekonsiliasi hanya berdasarkan total bulanan?

Tidak. Kesalahan yang saling mengimbangi dapat membuat total terlihat benar. Cocokkan terlebih dahulu setiap reservasi, pembatalan, pengembalian dana, dan pos komisi.

Apa yang harus dilakukan terhadap selisih yang belum terselesaikan?

Bawa selisih tersebut ke periode berikutnya secara transparan dengan mencantumkan referensi, jumlah, alasan, penanggung jawab, bukti, dan tanggal peninjauan berikutnya.