1. Pelaporan Sistem Manajemen Hotel menjawab pertanyaan operasional sehari-hari menggunakan data reservasi, kamar, tarif, saluran, dan pembayaran yang sudah tersedia dalam sistem hotel.
2. Business intelligence hotel berguna ketika tim perlu menggabungkan data dari beberapa properti atau sumber eksternal dan menyusun tampilan khusus untuk manajemen.
3. ADR, RevPAR, tingkat hunian, pendapatan, dan kinerja saluran tidak selalu memerlukan platform BI terpisah.
4. Pilih solusi pelaporan paling sederhana yang dapat memberikan dasar pengambilan keputusan yang tepercaya tepat waktu.
Istilah business intelligence hotel dapat membuat pelaporan biasa terdengar kurang memadai. Namun, banyak hotel independen sebenarnya tidak menghadapi masalah BI. Masalah mereka terletak pada kualitas data, rutinitas pelaporan, atau penggunaan beberapa sistem yang menghitung metrik yang sama dengan cara berbeda.
Modul pelaporan Sistem Manajemen Hotel dan platform BI hotel memiliki fungsi yang saling beririsan, tetapi mendukung tingkat kebutuhan yang berbeda. Pelaporan Sistem Manajemen Hotel paling dekat dengan operasional hotel sehari-hari. BI menggabungkan dan mengolah ulang data untuk analisis yang lebih luas. Pilihan yang tepat bergantung pada keputusan yang harus diambil tim Anda, bukan pada produk yang memiliki dasbor terbanyak.
Pertanyaan yang Seharusnya Sudah Terjawab oleh Pelaporan Sistem Manajemen Hotel
Pelaporan Sistem Manajemen Hotel seharusnya mengubah catatan operasional terkini hotel menjadi jawaban yang dapat digunakan. Data reservasi, pembatalan, inventaris kamar, pendapatan yang dibukukan, sumber saluran, saldo tagihan tamu, dan pembayaran sudah tersedia dalam Sistem Manajemen Hotel. Modul pelaporan seharusnya menyusun catatan tersebut tanpa mengharuskan staf menyusunnya kembali dalam spreadsheet.
Bagi pemilik atau pengelola properti, tampilan utama biasanya mencakup tingkat hunian, tarif harian rata-rata, pendapatan per kamar tersedia, pendapatan kamar, kedatangan, keberangkatan, status pembayaran, pembatalan, dan hasil pemesanan dari setiap saluran. Jika angka-angka ini tersedia dalam satu ruang kerja Laporan dan Analisis hotel yang mudah dipahami, tim dapat menjawab sebagian besar pertanyaan operasional sehari-hari tanpa menyusun ulang laporan dalam spreadsheet.
Informasi tersebut sudah memadai untuk pertanyaan operasional: Apakah kamar kita terisi? Apakah tarif yang terealisasi meningkat? Saluran mana yang menghasilkan pendapatan? Apakah penerimaan pembayaran sesuai dengan reservasi? Tipe kamar mana yang kinerjanya kurang baik?
Nilai Tambah Business Intelligence Hotel
Business intelligence hotel berfungsi sebagai lapisan analisis di atas satu atau beberapa sistem operasional. Solusi ini dapat menggabungkan data Sistem Manajemen Hotel dengan data akuntansi, belanja pemasaran, tenaga kerja, reputasi, permintaan pasar, anggaran, atau data dari beberapa properti. Solusi ini juga dapat mendukung rumus khusus, dasbor eksekutif, distribusi laporan terjadwal, dan penyaringan data yang lebih mendalam untuk rentang waktu yang panjang.
Hal ini penting ketika manajemen mengajukan pertanyaan yang tidak dirancang untuk dijawab secara langsung oleh Sistem Manajemen Hotel. Grup dengan beberapa properti mungkin ingin membandingkan biaya tenaga kerja per kamar terisi antar merek. Tim Manajemen Pendapatan mungkin ingin menggabungkan pertambahan reservasi, biaya pemasaran, dan permintaan pasar. Investor mungkin membutuhkan tampilan yang seragam untuk hotel-hotel yang menggunakan platform Sistem Manajemen Hotel berbeda.
BI tidak memperbaiki data sumber yang berkualitas buruk. Jika pendapatan kamar dibukukan secara tidak konsisten atau saluran salah diklasifikasikan, grafik yang terlihat rapi hanya akan menyebarkan kesalahan lebih cepat.
Mulai dari ADR, RevPAR, dan Tingkat Hunian
Ketiga metrik ini menunjukkan apakah tim membutuhkan keputusan yang lebih baik atau sekadar lebih banyak laporan.
Tingkat hunian menunjukkan proporsi kamar tersedia yang terjual. ADR menunjukkan rata-rata pendapatan kamar per kamar terjual. RevPAR menghubungkan tarif dan tingkat hunian dengan mengukur pendapatan kamar terhadap seluruh kamar yang tersedia. Baca ketiganya secara bersamaan. ADR yang tinggi dapat menyamarkan banyaknya kamar kosong, sementara tingkat hunian yang tinggi dapat berasal dari penetapan harga yang terlalu rendah.
Sistem Manajemen Hotel seharusnya menghitung metrik ini berdasarkan inventaris kamar dan pendapatan kamar yang konsisten. Manajer seharusnya dapat melihat perubahan menurut hari, bulan, tahun, tipe kamar, dan saluran jika fitur tersebut didukung. Jika tim dapat menjelaskan angka-angka tersebut dan mengambil tindakan terkait harga atau distribusi, alat BI terpisah mungkin hanya memberikan sedikit nilai tambah.
Smart Order menghubungkan reservasi dan inventaris kamar terkini dalam software manajemen hotel miliknya, sehingga aktivitas operasional langsung tercermin dalam pelaporan tanpa perlu memasukkan data secara manual untuk kedua kalinya.
Ubah Catatan Hotel Menjadi Dasar Keputusan Harian
Pantau ADR, RevPAR, tingkat hunian, pendapatan, dan hasil saluran dari catatan reservasi dan pembayaran yang sama dengan yang digunakan tim Anda untuk mengelola properti.
Analisis Pendapatan dan Saluran: Di Mana Perbedaannya Terlihat
Pelaporan Sistem Manajemen Hotel seharusnya menampilkan pendapatan kamar dari reservasi atau pendapatan kamar yang terealisasi menurut sumber, tipe kamar, dan periode. Pelaporan ini seharusnya membantu pemilik membandingkan pemesanan langsung dengan Agoda, Trip.com, Booking.com, atau saluran terhubung lainnya serta mengidentifikasi perubahan komposisi saluran.
Analisis saluran yang berguna tidak hanya melihat pendapatan kotor. Manajer perlu mempertimbangkan komisi, biaya promosi, biaya pembayaran, pembatalan, dan pekerjaan staf yang diperlukan untuk merekonsiliasi setiap sumber. OTA dengan volume pemesanan tinggi tetap dapat menghasilkan pendapatan bersih yang lebih rendah daripada saluran langsung dengan volume lebih kecil.
Sebuah Manajer Saluran memperkuat dasar pelaporan dengan menjaga data reservasi, tarif, dan ketersediaan di berbagai saluran tetap terhubung dengan Sistem Manajemen Hotel. BI menjadi lebih bernilai ketika hotel perlu menggabungkan data hasil saluran tersebut dengan belanja iklan eksternal, tolok ukur pasar, atau target tingkat grup.
Pilih Pelaporan Sistem Manajemen Hotel Jika Kondisi Berikut Terpenuhi
Pelaporan Sistem Manajemen Hotel biasanya menjadi titik awal yang lebih tepat ketika satu properti atau grup kecil menggunakan sistem operasional yang sama, tim pimpinan meninjau metrik hotel standar, dan manajer membutuhkan jawaban terkini alih-alih pemodelan yang rumit.
Pelaporan ini juga sesuai untuk tim yang tidak memiliki analis khusus. Laporan yang dapat dibuka dan dijelaskan oleh manajer umum setiap minggu lebih bernilai daripada platform BI yang bergantung pada satu konsultan untuk memelihara model datanya.
Utamakan pelaporan Sistem Manajemen Hotel jika kebutuhan utama Anda adalah:
- ADR, RevPAR, tingkat hunian, pendapatan kamar, dan ketersediaan terkini
- Laporan harian untuk manajer serta laporan status kamar, transaksi, dan penerimaan pembayaran
- Rincian pendapatan dan reservasi menurut tipe kamar atau saluran
- Data yang dapat diekspor untuk akuntan atau analisis berkala
- Satu tampilan data tepercaya untuk pengelola properti dan kepala Resepsionis
Pilih BI Hotel Saat Pertanyaan Melibatkan Beberapa Sistem
Platform BI lebih berpeluang memberikan manfaat yang sepadan dengan biayanya ketika manajemen harus menggabungkan beberapa sumber data, menstandardisasi data dari beberapa properti, atau membuat perhitungan yang berbeda menurut kelompok pemilik, merek, atau pasar.
Pertimbangkan BI ketika tim membutuhkan dasbor gabungan beberapa properti yang menggunakan platform Sistem Manajemen Hotel berbeda, anggaran dan prakiraan khusus, atribusi biaya pemasaran, analisis tenaga kerja dan profitabilitas, atau laporan untuk dewan direksi dengan definisi metrik yang terkendali dan pengiriman terjadwal.
Sebelum membeli, tentukan siapa yang bertanggung jawab atas data. Harus ada orang yang memelihara koneksi, definisi metrik, akses pengguna, dan pemeriksaan kualitas. Jika tidak ada yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut, hotel bisa membayar lebih untuk pelaporan tambahan sementara kepercayaannya terhadap angka justru menurun.
Uji Kesenjangan Pelaporan Sebelum Membeli
Pilih lima keputusan yang baru-baru ini diambil tim: perubahan tarif, evaluasi promosi, penyesuaian jumlah staf, keputusan anggaran saluran, dan pemeriksaan arus kas. Untuk setiap keputusan, catat pertanyaannya, data yang digunakan, waktu persiapannya, dan apakah manajer memercayai jawabannya.
Jika data yang dibutuhkan sudah tersedia dalam Sistem Manajemen Hotel tetapi staf tidak dapat menemukan atau menjadwalkan laporannya, perbaiki konfigurasi dan pelatihan terlebih dahulu. Jika data harus digabungkan dari akuntansi, tenaga kerja, pemasaran, beberapa hotel, atau sistem berbeda, BI dapat mengatasi kesenjangan yang memang ada.
Minta vendor menunjukkan bagaimana solusi mereka mendukung salah satu keputusan nyata Anda saat demonstrasi. Jangan menerima dasbor berisi contoh metrik yang tidak akan pernah digunakan tim Anda.
Bandingkan Kepemilikan, Biaya, dan Adopsi
Pelaporan Sistem Manajemen Hotel biasanya merupakan bagian dari sistem operasional, sehingga penyiapan dan pelatihannya lebih ringan. BI dapat menambah biaya lisensi, implementasi, koneksi data, desain dasbor, pemeliharaan, dan waktu kerja analis. Bandingkan total beban kerja tahunan, bukan hanya biaya langganan.
Perjelas siapa yang memiliki data hasil ekspor dan definisi metrik, seberapa sering informasi diperbarui, apakah riwayat perubahan disimpan, serta apa yang terjadi ketika Sistem Manajemen Hotel atau struktur akuntansi berubah. Pastikan tersedia akses berbasis peran karena informasi keuangan dan tamu seharusnya tidak terlihat oleh semua pengguna dasbor.
Terakhir, ukur tingkat adopsinya. Jika manajer masih mengekspor setiap laporan untuk menyusunnya ulang secara manual, solusi tersebut belum mengatasi masalah pelaporan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah business intelligence hotel sama dengan pelaporan Sistem Manajemen Hotel?
Tidak. Pelaporan Sistem Manajemen Hotel menganalisis data operasional yang sudah tersimpan dalam sistem properti. BI dapat menggabungkan informasi Sistem Manajemen Hotel dengan sistem lain dan menghasilkan analisis khusus, lintas properti, atau untuk kebutuhan eksekutif.
Apakah hotel membutuhkan BI untuk memantau ADR, RevPAR, dan tingkat hunian?
Tidak selalu. Modul pelaporan Sistem Manajemen Hotel yang memadai dapat menghitung dan menampilkan metrik utama ini. BI lebih berguna ketika hotel harus menggabungkannya dengan data eksternal atau menstandardisasi beberapa sistem.
Dapatkah BI memperbaiki laporan hotel yang tidak akurat?
Tidak. BI bergantung pada catatan sumber yang bersih dan definisi metrik yang disepakati. Inventaris kamar, pembukuan pendapatan, atau label saluran yang salah juga akan menghasilkan analisis BI yang salah.
Apa yang sebaiknya dibeli terlebih dahulu oleh hotel kecil?
Mulailah dengan pelaporan Sistem Manajemen Hotel yang mencakup operasional sehari-hari, pendapatan, kinerja saluran, dan ekspor data. Tambahkan BI hanya ketika pertanyaan manajemen yang telah didokumentasikan memerlukan beberapa sistem atau analisis khusus.
Bagaimana hotel sebaiknya menguji software pelaporan?
Berikan kepada vendor pertanyaan nyata berdasarkan struktur properti Anda, lalu minta mereka menunjukkan data sumber, perhitungan, waktu pembaruan, filter, ekspor, dan tindakan yang akan diambil manajer.
