1. Status tidak dapat digunakan umumnya mengeluarkan kamar dari inventaris yang tersedia; status tidak dalam layanan dapat tetap memasukkannya dalam jumlah inventaris.
2. Pengalokasian kamar dan pelaporan bergantung pada konfigurasi Sistem Manajemen Hotel, bukan hanya singkatannya.
3. Kamar yang bersih belum tentu sudah diperbaiki, dan selesainya perbaikan belum tentu berarti kamar boleh dijual kembali.
Apakah kamar mandi yang bocor dan kunjungan pemeliharaan singkat sebaiknya menggunakan status kamar yang sama? Jawabannya berdampak lebih luas daripada urusan Housekeeping: pilihan status dapat mengubah jumlah kamar yang tersedia, alokasi kamar untuk tamu yang akan datang, dan tingkat hunian dalam laporan.
Sistem reservasi hotel seharusnya membuat keputusan tersebut terlihat jelas bagi resepsionis, tim pemeliharaan, dan manajemen. Gunakan status tidak dapat digunakan (OOO) dan tidak dalam layanan (OOS) sesuai dampak yang dikonfigurasikan, bukan berdasarkan anggapan bahwa yang satu selalu berarti “perbaikan besar” dan yang lainnya selalu berarti “perbaikan kecil”.
Arti OOO dan OOS dalam Sistem Reservasi Hotel
Menurut konvensi yang umum digunakan dalam Sistem Manajemen Hotel, kamar tidak dapat digunakan dikeluarkan dari inventaris yang tersedia dan tidak dapat dialokasikan untuk reservasi. Sementara itu, kamar tidak dalam layanan tetap dihitung dalam inventaris meskipun penggunaannya ditahan untuk keperluan operasional atau mengalami kendala layanan.
Karena itu, OOS tidak selalu berarti “sistem telah menghentikan penjualan kamar ini”. Bergantung pada Sistem Manajemen Hotel dan pengaturannya, reservasi atau pengalokasian kamar mungkin masih diizinkan. Beberapa sistem menggunakan nama status penahanan kamar yang dapat dikonfigurasikan, alih-alih pasangan istilah ini.
Pastikan tiga dampak berikut dalam sistem manajemen properti Anda: apakah status tersebut mengurangi inventaris, mencegah pengalokasian kamar, dan mengubah jumlah kamar tersedia yang digunakan dalam laporan? Ketiganya merupakan pengaturan yang terpisah. Verifikasi melalui contoh latihan yang aman atau peninjauan oleh administrator, alih-alih mencoba pada kamar yang sedang ditempati.
Kebersihan Menjawab Pertanyaan yang Berbeda
Status bersih atau sudah diperiksa menunjukkan kesiapan dari sisi Housekeeping. Status tersebut tidak membuktikan bahwa kerusakan sudah diperbaiki. Kamar yang bersih dengan perlengkapan listrik yang tidak aman harus tetap diblokir, apa pun status yang digunakan hotel.
Demikian pula, selesainya perbaikan oleh tim pemeliharaan tidak memastikan bahwa kamar sudah bersih, kosong, diperiksa, atau bebas dari barang milik tamu lain. Pisahkan penahanan kamar untuk pemeliharaan dari persetujuan kesiapan oleh Housekeeping hingga kedua proses tersebut selesai.
Jika penahanan kamar hanya dicatat dalam buku pemeliharaan, resepsionis mungkin tetap mengalokasikan kamar yang ditampilkan sebagai siap digunakan. Dalam kalender kamar Resepsionis Smart Order, tinjau reservasi yang terkait dengan kamar tersebut bersama status yang tercatat sebelum membuka blokirnya. Gunakan prosedur pemblokiran yang disetujui properti agar sistem mencerminkan kondisi fisik kamar; jangan mengandalkan perubahan warna yang dampaknya terhadap inventaris belum diperiksa.
Pastikan Keputusan Pemeliharaan Terlihat Jelas oleh Resepsionis
Tinjau reservasi dan status kamar dalam alur kerja hotel agar resepsionis dapat memeriksa penahanan kamar sebelum menjanjikannya kepada tamu berikutnya.
Mengapa Satu Status Dapat Mengubah Persentase Hunian
Bayangkan sebuah properti hipotetis dengan 20 kamar: 17 kamar ditempati dan tiga kamar ditarik dari penjualan untuk perbaikan. Anggap pengaturan laporannya mengecualikan ketiga kamar OOO tersebut dari jumlah kamar tersedia yang menjadi penyebut perhitungan. Tingkat hunian yang dilaporkan adalah 17 dibagi 17, atau 100%.
Jika ketiga kamar tersebut tetap masuk dalam inventaris pelaporan melalui pengaturan OOS, 17 kamar yang sama-sama ditempati menghasilkan tingkat hunian 17 dibagi 20, atau 85%. Kedua perhitungan tersebut tidak menambah tamu ataupun memperbaiki kamar. Perbedaannya berasal dari jumlah kamar yang digunakan dalam laporan.
Ini adalah ilustrasi dua perlakuan yang dikonfigurasikan, bukan pernyataan bahwa setiap Sistem Manajemen Hotel menghitungnya dengan cara yang sama. Pastikan apa saja yang dimasukkan dalam laporan Anda sebelum membandingkan antarperiode atau antarproperti.
Bedakan jumlah kamar fisik, kamar yang secara operasional dapat dijual, dan jumlah kamar tersedia yang menjadi penyebut dalam laporan. Jika pemilik ingin melihat kinerja berdasarkan seluruh 20 kamar fisik, berikan konteks tersebut alih-alih mengubah label pemeliharaan demi memperbaiki persentase utama yang ditampilkan.
Pendapatan per kamar tersedia juga dapat berubah ketika jumlah kamar tersedia yang menjadi penyebut berubah. Periksa definisi laporan terkait melalui Laporan dan Analisis hotel dan pastikan alasan penarikan kamar dari penjualan dapat dijelaskan. Jangan berasumsi bahwa setiap metrik pendapatan berubah hanya karena label OOO atau OOS dipilih.
Blokir Kamar untuk Seluruh Malam yang Terdampak
Pilih pengaturan yang sesuai dengan kondisi fisik kamar. Jika kamar tidak aman untuk ditempati, gunakan prosedur yang mencegah pengalokasian kamar dan menyesuaikan inventaris yang dapat dijual sebagaimana diperlukan. Status yang hanya menandai kamar tidaklah cukup.
- Pastikan kamar fisik yang dimaksud, kerusakannya, dampaknya terhadap keselamatan, serta apakah kamar sedang ditempati tamu atau sudah dialokasikan untuk tamu yang akan datang.
- Terapkan penahanan kamar yang disetujui beserta alasan dan tanggal yang terdampak. Tinjau waktu mulainya dan perkiraan kapan kamar dapat digunakan kembali.
- Periksa reservasi yang sudah ada untuk seluruh periode tersebut. Atur pemindahan alokasi kamar atau bantuan bagi tamu sesuai kebutuhan tanpa menghapus riwayat menginap atau pembayaran yang asli.
- Verifikasi jumlah kamar per tipe dan pembatasan pengalokasian yang dihasilkan. Jangan mengurangi inventaris untuk kedua kalinya jika penahanan tersebut sudah mengurangi jumlah kamar.
- Tentukan penanggung jawab perbaikan dan batas waktu peninjauannya. Perlakukan tanggal perkiraan kamar dapat digunakan kembali sebagai sementara hingga karyawan yang bertanggung jawab mengonfirmasi kesiapannya.
Perbaikan selama tiga hari memerlukan pemblokiran untuk seluruh malam yang terdampak, bukan hanya untuk kedatangan hari ini. Demikian pula, perkiraan waktu penyelesaian tidak boleh otomatis membuka kembali kamar yang kerusakannya belum teratasi tanpa diketahui staf. Pastikan apakah sistem otomatis mengembalikan kamar ke inventaris ketika masa penahanan berakhir.
Periksa Jumlah Kamar di Saluran Secara Terpisah
OTA biasanya menjual tipe kamar, bukan kamar fisik bernomor 204. Penahanan kamar tersebut mungkin perlu mengurangi ketersediaan tipe kamar terkait yang didistribusikan ke saluran penjualan.
Tinjau jumlah yang dihasilkan melalui channel manager hotel dan periksa tanggal yang terdampak di saluran penjualan. Jangan berasumsi bahwa label OOS internal mengirimkan instruksi penghentian penjualan atau pengurangan inventaris. Jangan menutup penjualan seluruh kamar dalam kategori tersebut jika hanya satu kamar fisik yang harus ditarik dari penjualan.
Misalnya, jika satu dari lima kamar yang semula dapat dijual dikeluarkan, jumlah yang diharapkan mungkin menjadi empat. Jika Sistem Manajemen Hotel sudah melakukan pengurangan tersebut, pengurangan manual sekali lagi akan menyisakan hanya tiga kamar untuk dijual, padahal tidak ada kerusakan pada kamar kedua.
Kembalikan Kamar ke Layanan Hanya Setelah Pemeriksaan Perbaikan dan Persetujuan Kesiapan
Minta karyawan yang bertanggung jawab memverifikasi hasil perbaikan, lalu selesaikan pembersihan dan pemeriksaan yang diperlukan. Periksa kondisi kamar secara langsung, bukan hanya pesan bahwa perintah kerja telah selesai.
Tinjau penahanan kamar yang tersimpan beserta tanggalnya sebelum menghapusnya. Pastikan resepsionis dapat mengalokasikan kamar pada waktu yang ditentukan dan jumlah kamar per tipe kembali dengan benar. Pertahankan penutupan lain yang tidak terkait, periode pemeliharaan mendatang, atau reservasi yang sudah ada.
Jika perbaikan belum selesai pada waktu pembukaan blokir yang diperkirakan, perpanjang pemblokiran dan tinjau kedatangan tamu yang terdampak. Jika perbaikan selesai lebih awal, dapatkan persetujuan agar kamar dapat digunakan kembali lebih cepat, alih-alih menunggu penahanan yang sudah tidak relevan berakhir. Catat keputusan aktual pengembalian kamar ke layanan dan siapa yang menyetujuinya.
Saat serah terima, staf harus dapat menjawab: kamar mana yang ditahan, apa alasannya, malam mana saja yang terdampak, apakah inventaris sudah dikurangi, dan siapa yang berwenang membuka blokirnya. Catatan operasional singkat tersebut lebih berguna daripada menghafal dua singkatan tanpa pernah menguji dampaknya.
