1. Mulai dari waktu keberangkatan tamu yang dicatat secara konsisten dan akhiri saat status kamar siap yang telah diverifikasi terlihat oleh resepsionis.
2. Pisahkan durasi pembersihan dari waktu tunggu penugasan, inspeksi, pemeliharaan, atau pembaruan status.
3. Bandingkan kamar yang sejenis dan tetap sertakan proses yang belum selesai atau memerlukan pengerjaan ulang agar angka yang dihasilkan tidak mendorong pelepasan kamar sebelum waktunya.
“Kamar itu membutuhkan 50 menit” tidak memberikan banyak informasi kepada manajer. Angka tersebut bisa berarti 30 menit pembersihan dan 20 menit menunggu inspeksi, atau petugas kebersihan yang tertunda karena resepsionis terlambat mencatat check-out.
Tambahkan waktu beberapa tahapan ke daftar periksa Housekeeping hotel Anda. Catatan ini mengubah keluhan umum tentang lambatnya penyiapan kamar menjadi penjelasan praktis mengenai penggunaan waktu dari check-out hingga kamar siap.
Tentukan Titik Awal dan Titik Akhir Saat Kamar Siap
Dalam alur kerja ini, waktu penyiapan dari check-out hingga kamar siap adalah waktu yang berlalu sejak keberangkatan tamu yang tercatat membuat kamar dapat mulai ditangani hingga status siap yang telah diverifikasi terlihat oleh resepsionis. Gunakan waktu kejadian sebenarnya jika diketahui secara andal, dan bedakan dari waktu pencatatan yang dilakukan belakangan.
Jangan mulai menghitung waktu pada jam check-out standar jika tamu masih menempati kamar. Jika tamu pergi pukul 11:02 tetapi check-out baru dicatat pukul 11:20, simpan kedua waktu tersebut jika didukung bukti. Jika tidak, tandai catatan tersebut sebagai data yang terlambat dimasukkan, alih-alih menganggap tim kebersihan sudah dapat menangani kamar pada pukul 11:02.
Sepakati arti “siap” bersama tim. Status ini seharusnya berarti kamar telah menyelesaikan pembersihan dan inspeksi yang diwajibkan hotel, tidak memiliki kendala terkait penghunian atau pemeliharaan yang belum terselesaikan, dan dapat dialokasikan kepada tamu yang akan datang. Pesan penyelesaian dari petugas kebersihan saja belum tentu memenuhi definisi tersebut.
Nama status dan persyaratan inspeksi berbeda menurut properti dan Sistem Manajemen Hotel, atau sistem manajemen properti, yang digunakan. Sepakati tahapannya terlebih dahulu, lalu petakan ke catatan yang tersedia. Jangan menambahkan layar wajib yang sebenarnya tidak diperlukan atau mengklaim bahwa setiap sistem menyimpan semua tahapan.
Proses Penyiapan 52 Menit dengan Durasi Pembersihan Hanya 30 Menit
Perhatikan contoh hipotetis kamar yang ditinggalkan tamu dengan catatan tahapan berikut:
- 11:02: tamu berangkat sehingga kamar dapat mulai ditangani.
- 11:12: pembersihan dimulai.
- 11:42: pembersihan ditandai selesai.
- 11:50: kamar dinyatakan lolos inspeksi yang diwajibkan.
- 11:54: resepsionis melihat pembaruan status kamar siap yang telah diverifikasi.
Total waktu penyiapan adalah 52 menit. Rinciannya adalah 10 menit sebelum pembersihan, 30 menit dari awal hingga selesainya pembersihan, 8 menit hingga persetujuan inspeksi, dan 4 menit hingga status kamar siap digunakan terlihat. Semua durasi tersebut berjumlah 52 menit; tidak semuanya merupakan waktu kerja pembersihan.
Jika terjadi perbaikan atau gangguan pasokan perlengkapan selama rentang 30 menit tersebut, catat secara terpisah jika memungkinkan. Waktu yang berlalu dari awal hingga akhir pembersihan tidak otomatis berarti 30 menit kerja tanpa gangguan.
Ketika kamar sudah disetujui tetapi resepsionis masih menunggu telepon, proses penyampaian informasi menambah keterlambatan tanpa meningkatkan kebersihan. Di ruang kerja hotel seluler Smart Order, staf di lantai kamar yang berwenang dapat memperbarui informasi kamar sementara resepsionis memeriksa catatan bersama. Gunakan alur kerja ini untuk mengurangi keterlambatan pencatatan status; pastikan terlebih dahulu cap waktu apa saja yang tersedia sebelum menganggapnya sebagai laporan waktu penyiapan otomatis.
Pastikan Pembaruan Status Kamar Siap Sampai ke Resepsionis
Koordinasikan pembaruan status kamar dari staf di lantai kamar dengan tampilan resepsionis agar kamar yang telah selesai disiapkan segera terlihat tanpa tertunda oleh penyampaian informasi.
Tambahkan Pencatatan Tahapan ke Daftar Periksa Housekeeping Hotel
Pertahankan standar pembersihan dan inspeksi yang sudah ada. Tambahkan catatan waktu singkat yang dikaitkan dengan kamar fisik dan proses penyiapan setelah keberangkatan tamu tertentu, bukan hanya tanggal kalender.
Catat properti, nomor dan tipe kamar, keberangkatan tamu, awal pembersihan, penyelesaian pembersihan, hasil inspeksi jika diwajibkan, serta waktu akhir kamar dinyatakan siap digunakan. Sertakan karyawan atau tim yang bertanggung jawab dan alasan keterlambatan jika ada. Hindari mencantumkan data pribadi tamu yang tidak diperlukan dalam catatan waktu.
Gunakan riwayat sistem untuk tahapan yang dicatatnya secara andal. Untuk tahapan yang belum tercatat, gunakan alat pencatatan sederhana yang telah disetujui atau catatan tugas dengan penanggung jawab yang jelas. Ikon kamar berwarna hijau saat ini tidak dapat menunjukkan kapan pembersihan kemarin dimulai, dan perkiraan karyawan yang diberikan belakangan tidak boleh disajikan sebagai cap waktu sistem.
Terapkan prosedur pencatatan ini pada sejumlah kamar yang ditinggalkan tamu dengan jumlah yang masih mudah dikelola:
- Pastikan tamu telah pergi dan kamar dapat mulai ditangani. Tandai pencatatan yang terlambat atau status kekosongan yang belum pasti agar staf tidak masuk ke kamar yang masih ditempati.
- Catat kapan pekerjaan benar-benar dimulai, bukan kapan tugas diberikan atau dicetak.
- Selesaikan daftar periksa pembersihan dan catat waktu penyelesaiannya, termasuk gangguan atau kerusakan yang perlu ditindaklanjuti.
- Catat inspeksi dan pengerjaan ulang sesuai standar normal hotel. Jika kamar tidak lolos inspeksi, pastikan pekerjaan yang belum selesai tetap terlihat.
- Setujui kamar untuk digunakan hanya setelah kesiapannya dipastikan, lalu periksa apakah resepsionis melihat status kamar yang benar. Simpan waktu akhir saat kamar benar-benar siap digunakan.
Kamar yang ditandai siap pada pukul 12:10 lalu status siapnya dicabut pada pukul 12:15 karena tidak lolos inspeksi tidak dapat dianggap sebagai keberhasilan tanpa masalah. Simpan catatan penetapan siap pertama yang keliru dan penetapan siap akhir yang sah. Mengukur hanya status hijau pertama justru akan mendorong kesalahan yang ingin dicegah oleh daftar periksa tersebut.
Pahami Keterlambatan Sebelum Mengubah Target Staf
Kamar Menunggu Sebelum Pembersihan Dimulai
Periksa check-out terlambat, keterlambatan pencatatan keberangkatan, penugasan yang tidak jelas, perlengkapan, dan perpindahan antarlantai. Jeda yang lebih panjang pada tahap ini bukan bukti bahwa petugas kebersihan bekerja lambat. Bedakan kamar yang masih ditempati dari kamar yang sudah dapat ditangani tetapi masih menunggu antrean.
Pembersihan Membutuhkan Waktu Lebih Lama untuk Kamar Tertentu
Bandingkan tipe kamar dan lingkup pekerjaan yang setara. Kamar suite dengan dapur kecil, tempat tidur tambahan, atau kondisi setelah tamu pergi yang membutuhkan penanganan ekstra tidak seharusnya dinilai dengan tolok ukur kamar double biasa untuk masa inap singkat tanpa mempertimbangkan konteksnya.
Pisahkan layanan pembersihan untuk tamu yang masih menginap dari penyiapan kamar setelah keberangkatan tamu. Catat gangguan, masalah peralatan, dan pekerjaan tambahan alih-alih menyembunyikannya dalam satu angka rata-rata. Gunakan informasi tersebut untuk merencanakan pekerjaan dan perlengkapan, bukan untuk mendorong staf melewatkan butir daftar periksa.
Kamar Bersih Menunggu Inspeksi atau Persetujuan untuk Digunakan
Periksa ketersediaan supervisor, inspeksi ulang, dan penyampaian status terakhir. Jika keterlambatan utama terjadi setelah pembersihan, memperpendek target pembersihan tidak akan mengatasinya. Tinjau papan status kamar resepsionis bersama tim di lantai kamar untuk mengidentifikasi kamar yang secara fisik sudah disetujui tetapi belum terlihat berstatus siap.
Pemeliharaan Menghambat Kamar untuk Kembali Digunakan
Pastikan kamar tetap tidak dapat dialokasikan sampai kerusakan teratasi. Klasifikasikan proses penyiapannya sebagai terhambat pemeliharaan dan simpan durasi yang telah berlalu atau status belum selesainya. Jangan menghapus semua proses penyiapan yang lama dari evaluasi hanya untuk menghasilkan angka yang lebih baik.
Laporkan kinerja penyiapan rutin secara terpisah dari kasus khusus pemeliharaan, dengan tetap menampilkan jumlah kasus yang dikecualikan beserta alasannya. Jika kamar tidak dapat digunakan selama beberapa hari, gunakan tanggal dan waktu lengkap alih-alih hanya menghitung selisih jam.
Tinjau Sampel yang Berguna, Bukan Hanya Satu Kamar Tercepat
Mulailah dengan periode yang konsisten dan kelompok proses penyiapan setelah keberangkatan tamu yang didefinisikan dengan jelas. Hitung kamar yang sudah selesai, masih dalam proses, tidak memiliki cap waktu lengkap, dan memerlukan pengerjaan ulang. Rata-rata kamar yang sudah selesai bisa terlihat cepat sementara kamar yang paling lambat masih belum selesai.
Bandingkan proses penyiapan selesai yang umum dengan kasus yang lebih lambat berdasarkan tipe kamar, sif, dan tingkat tekanan akibat kedatangan tamu. Median dapat membantu menunjukkan nilai tengah tanpa didominasi satu perbaikan yang lama; hal ini tidak membenarkan pengabaian perbaikan tersebut. Periksa kualitas data sebelum menarik kesimpulan dari sampel kecil.
Gunakan laporan hotel dan ekspor data operasional untuk memperoleh konteks reservasi dan kamar yang tersedia, dilengkapi catatan waktu yang telah disetujui jika diperlukan. Hitung metrik tahap pembersihan hanya jika waktu awal dan akhirnya sama-sama telah dicatat secara andal.
Tetapkan target perbaikan berdasarkan bukti dari hotel sendiri dan standar layanannya. Dalam contoh tersebut, mengurangi waktu tunggu inspeksi mungkin lebih bermanfaat daripada menuntut pengurangan waktu pembersihan sebesar lima menit. Jadikan kualitas dan kepastian bahwa kamar aman digunakan sebagai syarat penerimaan, bukan hal yang boleh dikorbankan demi skor waktu yang lebih cepat.
