1. Pertahankan catatan penerimaan pembayaran asli dan tautkan setiap pengembalian dana sebagai tindakan terpisah.
2. Persetujuan, pengajuan, dan hasil akhir dari penyedia layanan merupakan tahapan yang berbeda.
3. Koreksi tagihan dan penyelesaian pengembalian dana memerlukan konfirmasi masing-masing.
"Dana dikembalikan" terlalu ambigu untuk menjadi satu-satunya catatan pada reservasi. Istilah ini bisa berarti manajer menyetujui permintaan, staf telah mengajukannya, atau penyedia layanan telah mengonfirmasi hasilnya. Perbedaan tersebut menentukan apakah staf perlu menunggu, menyelidiki, atau mengambil tindakan.
Pelacakan pengembalian dana dalam sistem pembayaran hotel memerlukan referensi penerimaan pembayaran asli dan referensi pengembalian dana yang terpisah. Simpan keduanya. Hotel harus dapat menjelaskan tagihan tamu dan pergerakan dana di kemudian hari.
Buat Catatan Pengembalian Dana yang Mudah Dipahami Staf Lain
Gunakan contoh hipotetis berikut: reservasi R517 memiliki penerimaan pembayaran sebesar USD 500 yang telah selesai diproses. Manajer menyetujui pengembalian USD 120 untuk penyesuaian layanan yang telah disepakati. Tidak ada pengembalian dana sebelumnya atau pembayaran lain.
Pertahankan bukti penerimaan asli sebesar USD 500. Catatan pengembalian dana yang terpisah mencantumkan jumlah USD 120, alasan, pemberi persetujuan, transaksi asli, dan referensi pengajuan setelah tersedia. Setelah pengembalian dana selesai, dana yang tetap diterima hotel adalah USD 380 sebelum penyesuaian lain.
Hal itu tidak otomatis memperbaiki tagihan. Jika biaya yang disepakati juga seharusnya menjadi USD 380, lakukan penyesuaian tagihan yang telah diotorisasi. Mengembalikan USD 120 sementara jumlah tagihan tetap USD 500 dapat membuat tamu seolah-olah harus membayar kembali dana yang telah dikembalikan.
Pastikan Siapa yang Menerima Pembayaran
Periksa mata uang asli, metode pembayaran, hasil pemrosesan, serta pengembalian dana atau sengketa sebelumnya. Pembayaran yang gagal bukanlah dana yang telah diterima; penahanan dana sementara pada kartu mungkin perlu dilepas, bukan dikembalikan melalui proses pengembalian dana.
Jika OTA menerima pembayaran kamar, ikuti jalur pengembalian dana untuk pemesanan tersebut. Jangan mengembalikan dana hotel dari transaksi yang tidak terkait hanya karena pembatalan telah disetujui. Biaya tambahan yang diterima langsung oleh hotel mungkin memerlukan penyesuaian terpisah.
Pisahkan Persetujuan dari Pelaksanaan
Persetujuan harus mencantumkan jumlah, mata uang, alasan, dan tindakan yang diizinkan. Pengajuan menambahkan referensi pengembalian dana yang sebenarnya serta hasil dari penyedia layanan. Jika persetujuan sudah ada tetapi bukti pengajuan tidak ditemukan, selidiki terlebih dahulu sebelum menganggap dana telah dikembalikan.
Catat perbedaan ini dalam catatan pembayaran hotel. "USD 120 disetujui; belum diajukan" lebih berguna daripada "pengembalian dana sudah ditangani." Jangan cantumkan kredensial pembayaran dan salinan identitas dalam catatan umum.
Pantau Status yang Menentukan Tindakan Berikutnya
Gunakan istilah status yang benar-benar digunakan penyedia layanan, lalu jelaskan dengan bahasa yang mudah dipahami dalam catatan hotel jika diperlukan. Pembedaan ini tidak berarti setiap Sistem Manajemen Hotel memiliki tombol atau status pengembalian dana yang sama.
Disetujui, tetapi Pengajuan Belum Dikonfirmasi
Periksa apakah ada upaya pengembalian dana pada penerimaan pembayaran asli. Hanya setelah kondisinya jelas, staf yang berwenang dapat mengajukan jumlah yang disetujui melalui jalur pengembalian dana yang didukung untuk pembayaran tersebut. Catat referensi dan status yang dihasilkan.
Catatan persetujuan saja tidak membuktikan apakah pengajuan telah dilakukan. Ketidakpastian inilah yang dapat membuat staf lain keliru mengembalikan jumlah yang sama untuk kedua kalinya.
Meninjau riwayat reservasi dan pembayaran secara bersamaan di Smart Order memudahkan staf memeriksa data masa inap dan penerimaan pembayaran asli sebelum mengambil tindakan keuangan berikutnya. Pastikan referensi pengembalian dana dan pekerjaan yang belum selesai tetap dapat ditelusuri melalui catatan yang didukung sistem, alih-alih menggantinya dengan satu label yang ambigu.
Permudah Pemeriksaan Penerimaan Pembayaran Asli Terlebih Dahulu
Tinjau data masa inap dan transaksi yang tercatat sebelum menindaklanjuti permintaan pengembalian dana berikutnya, agar persetujuan tidak disalahartikan sebagai jumlah tambahan yang masih harus dikembalikan.
Diajukan atau Tertunda
Catat penjelasan penyedia layanan dan waktu peninjauan berikutnya. Permintaan yang tertunda mungkin memerlukan penambahan dana atau penyelesaian persyaratan lain yang terkait dengan pembayaran tersebut. Jangan mengirim USD 120 lagi hanya karena permintaan pertama belum selesai.
Sampaikan kepada tamu jumlah, mata uang, dan hasil terkini yang telah diverifikasi. Janjikan pembaruan informasi yang dapat Anda berikan, bukan tanggal dana masuk ke rekening yang berada di luar kendali Anda.
Berhasil dalam Catatan Penyedia Layanan
Simpan referensi pengembalian dana yang telah selesai dan periksa tagihan. Jika tamu belum melihat hasilnya, berikan bukti transaksi atau referensi pelacakan yang sesuai apabila tersedia melalui jalur yang disetujui.
Tampilan transaksi di bank dapat berbeda; pemrosesan yang berhasil tidak membuktikan bahwa dana masuk sudah terlihat sebagai transaksi kredit terpisah. Selidiki pengembalian dana yang sudah diproses sebelum melakukan pengembalian berikutnya.
Gagal atau Dibatalkan
Pertahankan upaya yang tidak berhasil dalam riwayat. Tim keuangan harus mengonfirmasi hasil akhirnya dan pengembalian dana ke saldo hotel yang tersedia, jika ada, sebelum memutuskan pengajuan pengganti. Upaya baru memiliki referensi tersendiri yang ditautkan ke penerimaan pembayaran asli.
Jika sengketa masih terbuka, libatkan penanggung jawabnya sebelum melakukan pengembalian dana terpisah. Ikuti tindakan yang diizinkan penyedia layanan dan hasil penyelesaian kasus untuk menghindari penyelesaian jumlah yang sama melalui dua jalur.
Selesaikan Nominal Dana, Tagihan, dan Pekerjaan yang Masih Terbuka Secara Terpisah
Kembali ke R517. Misalkan USD 50 telah berhasil dikembalikan terlebih dahulu dan USD 70 masih tertunda. Total yang disetujui adalah USD 120, tetapi hanya USD 50 yang telah dikonfirmasi dikembalikan. Simpan kedua referensi; jangan menyatakan seluruh jumlah telah selesai dikembalikan atau mengajukan ulang bagian yang masih tertunda.
Dokumen tagihan reservasi di Resepsionis harus mencerminkan penyesuaian biaya yang telah diotorisasi dan menunjukkan dengan jelas saldo yang benar-benar tersisa. Catatan penyedia layanan menjelaskan penerimaan pembayaran USD 500 dan setiap upaya pengembalian dana. Keduanya tidak dapat saling menggantikan.
Cocokkan referensi dengan laporan keuangan hotel dan data ekspor. Pisahkan biaya pemrosesan, potongan pencairan dana, dan selisih kurs dari pengembalian dana tamu yang telah disetujui. Jangan mengurangi pengembalian dana tersebut hanya agar nilainya cocok dengan pencairan dana ke rekening bank.
Tutup kasus hanya setelah seluruh jumlah yang diotorisasi dapat dipertanggungjawabkan, tagihan telah diperiksa, dan tidak ada tindakan tertunda atau gagal yang belum jelas penyelesaiannya. Biarkan pekerjaan tertentu yang belum selesai tetap terbuka, disertai referensi dan tindakan berikutnya. Reservasi yang dibatalkan atau saldo yang tampak nol saja belum cukup.
Dua Pengecualian yang Perlu Diklarifikasi dengan Tim Keuangan
Bagaimana jika tamu meminta pengembalian dana ke rekening lain?
Jangan mengalihkan pengembalian dana hanya berdasarkan sebuah pesan. Gunakan jalur yang didukung untuk pembayaran asli dan biarkan tim keuangan bersama penyedia layanan menentukan alternatif yang telah diverifikasi jika jalur tersebut gagal atau tidak tersedia. Perubahan kartu atau rekening bukan alasan untuk melakukan transfer di luar prosedur resmi.
Bagaimana jika pengembalian dana melintasi periode akuntansi yang sudah ditutup?
Pertahankan tanggal dan referensi penerimaan pembayaran asli tanpa perubahan. Tanyakan kepada tim keuangan cara mencatat pengembalian dana yang dilakukan kemudian beserta koreksi tagihan sesuai proses akuntansi hotel. Jangan memundurkan tanggal atau mengubah bukti penerimaan sebelumnya agar periode lama tampak tidak berubah.
