Integrasi Sistem Manajemen Hotel dan Expedia: Panduan Praktis untuk Hotel Independen

Integrasi Sistem Manajemen Hotel dan Expedia memungkinkan hotel independen mengelola inventaris Expedia dan reservasi dari Sistem Manajemen Hotel (PMS) atau manajer saluran yang terhubung alih-alih mengulangi pembaruan harian di Expedia Partner Central.

Koneksi hanya aman bila produk komersial cocok. “Standard Double” di Expedia harus mengarah ke tipe kamar Sistem Manajemen Hotel yang dituju. Setiap penawaran yang dapat dikembalikan, tidak dapat dikembalikan, paket, atau berbasis okupansi harus terhubung ke paket harga yang benar. Koneksi yang aktif secara teknis dengan pemetaan yang buruk dapat mendistribusikan harga yang salah atau menghapus inventaris dari kamar yang salah.

Panduan ini berfokus pada pengaturan dan operasional. Panduan ini tidak mengulangi cara masuk ke Partner Central atau bagaimana peringkat Expedia bekerja.

Apa yang Perlu Ditukar oleh Sistem Manajemen Hotel dan Expedia

Expedia Partner Central tetap menjadi antarmuka Expedia utama bagi mitra akomodasi. Connectivity Hub Expedia mendeskripsikannya sebagai tempat di mana properti mengelola reservasi, ketersediaan, inventaris, harga, laporan, dan pembayaran.

Ketika penyedia konektivitas diaktifkan, Sistem Manajemen Hotel atau manajer saluran menjadi sumber operasi untuk bidang yang didukung. Alur normal mencakup harga dan ketersediaan yang berpindah ke Expedia, sementara reservasi baru, modifikasi, dan pembatalan kembali ke sistem hotel.

Batasan dapat mencakup tanggal tutup, masa inap minimum, masa inap maksimum, dan kontrol kedatangan atau keberangkatan, bergantung pada penyedia dan koneksi Expedia. Konten seperti deskripsi, fasilitas, foto, kebijakan, dan beberapa promosi mungkin tetap dikelola di Partner Central.

Minta cakupan tingkat bidang kepada penyedia Sistem Manajemen Hotel. Staf harus mengetahui sistem mana yang memiliki setiap bidang. Mengedit harga dasar atau ketersediaan yang sama di kedua tempat tanpa proses penimpaan (override) yang terdokumentasi akan menciptakan konflik.

Siapkan Partner Central Sebelum Menghubungkan

Selesaikan pengaturan properti Expedia sebelum mengaktifkan koneksi data. Tipe kamar, paket harga, okupansi, kebijakan pembatalan, pajak, biaya, dan model pembayaran harus ada di Partner Central sehingga ada sesuatu yang valid untuk dipetakan.

Periksa izin pengguna. Orang yang mengaktifkan penyedia memerlukan akses ke pengaturan konektivitas properti. Beberapa akun atau properti yang dikelola mungkin memerlukan Expedia atau penyedia distribusi yang ada untuk mengaktifkan atau mengubah konektivitas.

Tinjau model harga dengan penyedia Sistem Manajemen Hotel. Expedia mendukung harga berbasis okupansi, dan nilai okupansi yang hilang dapat menyebabkan penggunaan harga okupansi yang lebih tinggi secara tidak sengaja. Konfirmasikan apakah Sistem Manajemen Hotel mengirimkan harga per kamar, harga tingkat okupansi, atau harga turunan (derived rates).

Identifikasi juga alur Expedia Collect dan Hotel Collect yang digunakan oleh properti. Informasi reservasi dan pembayaran yang diterima staf dapat berbeda, sehingga pengaturan Sistem Manajemen Hotel harus mempertahankan tipe dan instruksi pembayaran yang benar.

Pilih Penyedia Konektivitas

Di Partner Central, hotel biasanya membuka area Pengaturan Konektivitas Expedia dan memilih Sistem Manajemen Hotel, manajer saluran, atau penyedia konektivitas yang disetujui. Label dan langkah yang tersedia dapat bervariasi berdasarkan akun dan penyedia.

Aktifkan tipe koneksi yang diperlukan untuk operasi. Ini umumnya mencakup ketersediaan dan harga ditambah pengambilan pemesanan. Mengaktifkan hanya satu akan membuat alur kerja parsial: hotel mungkin menerima reservasi tanpa mendistribusikan inventaris baru, atau mendorong ketersediaan tanpa menerima detail pemesanan secara otomatis.

Jangan putuskan sambungan penyedia saat ini sampai penyedia pengganti dan Expedia menyetujui urutan peralihan. Dua sistem yang mengirimkan inventaris akan menciptakan pembaruan yang bertentangan, sementara celah di antara penyedia membuat hotel bergantung pada pekerjaan manual.

Catat waktu aktivasi, nama penyedia, ID properti, tipe koneksi yang diaktifkan, dan kontak dukungan. Informasi tersebut mempersingkat pemecahan masalah saat perubahan ditolak.

Ketika reservasi mencapai Sistem Manajemen Hotel, jumlah kamar akan berkurang dan ketersediaan baru akan kembali ke Expedia dan setiap saluran penjualan terhubung lainnya. Sebuah channel manager hotel menjaga perulangan tersebut dalam satu alur kerja inventaris alih-alih mengandalkan staf untuk memperbarui Partner Central setelah setiap pemesanan.

Petakan Setiap Tipe Kamar dan Paket Harga

Pemetaan menghubungkan ID produk Expedia dengan ID produk Sistem Manajemen Hotel. Nama bisa berbeda, tetapi kamar dan persyaratan komersial harus mewakili penawaran yang sama.

Mulai dengan tipe kamar. Bandingkan okupansi, konfigurasi tempat tidur, kumpulan inventaris fisik, dan apakah Expedia menjual kategori atau unit tertentu. Jangan petakan dua kamar Sistem Manajemen Hotel yang tidak terkait ke satu kamar Expedia hanya karena namanya terlihat mirip.

Kemudian petakan paket harga. Penawaran fleksibel hanya kamar tidak boleh mengarah ke harga sarapan yang tidak dapat dikembalikan. Periksa kebijakan pembatalan, penyertaan makanan, harga okupansi, mata uang, pajak, kelayakan paket, dan hubungan harga turunan (derived-rate).

Hindari memetakan paket yang tidak aktif atau uji coba. Hapus pemetaan lama saat paket harga dihentikan, dan ulangi peninjauan setiap kali hotel menambahkan kamar, promosi, opsi okupansi, atau kebijakan pembatalan.

Simpan register pemetaan dengan ID Expedia, ID Sistem Manajemen Hotel, nama tampilan, status, dan tanggal peninjauan. Ini menjadi cara tercepat untuk mendiagnosis harga yang tiba di bawah produk yang salah.

Muat Harga, Ketersediaan, dan Batasan

Setelah pemetaan, kirimkan inventaris dan harga untuk jendela pemesanan penuh hotel. Sebuah koneksi dapat terlihat sehat untuk bulan berikutnya sementara tanggal mendatang tetap ditutup atau kosong.

Tinjau jumlah kamar yang dapat dijual berdasarkan tipe kamar dan tanggal. Periksa harga dasar, suplemen okupansi, aturan anak jika relevan, masa inap minimum, tanggal tutup, dan batasan kedatangan atau keberangkatan.

Uji hari biasa, akhir pekan, tanggal puncak, dan tanggal jauh. Expedia Partner Central mungkin menunjukkan pembaruan yang diterima sebelum setiap halaman pencarian publik yang di-cache merefleksikannya. Panduan pengujian konektivitas resmi Expedia mencatat bahwa beberapa tampilan harga di situs langsung dapat memakan waktu untuk menyegarkan, sementara hasil pembayaran (checkout) harus menggunakan harga saat ini.

Jangan menimpa nilai berulang kali saat menunggu perubahan cache publik. Konfirmasikan status pembaruan di penyedia dan Partner Central, lalu uji jalur pemesanan akhir.

Uji Siklus Reservasi

Buat pemesanan yang dapat dibatalkan melalui situs Expedia yang menghadap tamu pada tanggal berisiko rendah. Konfirmasikan bahwa Sistem Manajemen Hotel menerima properti, tipe kamar, paket harga, tanggal, jumlah tamu, harga, pajak, nomor konfirmasi Expedia, model pembayaran, dan status reservasi yang benar.

Ketersediaan harus berkurang sekali di Sistem Manajemen Hotel dan di seluruh saluran terhubung lainnya. Jika reservasi berisi lebih dari satu kamar, verifikasi kuantitas yang benar.

Modifikasi tanggal atau okupansi jika pemesanan mengizinkannya. Sistem Manajemen Hotel harus memperbarui reservasi yang ada alih-alih membuat duplikat. Kemudian batalkan dan konfirmasi bahwa status berubah dan inventaris kembali sesuai dengan aturan pengisian ulang yang dituju.

Ulangi dengan satu kamar yang tersisa. Uji kamar terakhir ini mengungkap kegagalan pemetaan dan ketersediaan yang bisa disembunyikan oleh pemesanan biasa.

Terakhir, minta penyedia untuk mendemonstrasikan pembaruan yang ditolak atau kredensial yang terputus. Staf perlu melihat peringatan, tanggal yang terpengaruh, status percobaan ulang, dan rute eskalasi.

Periksa Expedia Collect dan Hotel Collect

Sinkronisasi distribusi dan operasi pembayaran bertemu di dalam catatan reservasi.

Dengan Expedia Collect, Expedia umumnya menagih dari pelancong dan properti menerima pembayaran sesuai dengan metode penyelesaian yang dikonfigurasi. Dengan Hotel Collect, properti bertanggung jawab untuk menagih sesuai dengan persyaratan pemesanan. Ketersediaan dan penanganan yang tepat bervariasi berdasarkan pasar dan perjanjian.

Sistem Manajemen Hotel harus secara jelas mengidentifikasi model, jumlah yang diharapkan, mata uang, kartu virtual atau instruksi pembayaran jika disertakan, dan saldo apa pun yang masih harus dibayar tamu di properti.

Jangan perlakukan total kotor tamu sebagai pendapatan akhir hotel tanpa mempertimbangkan pajak, biaya, komisi, diskon, dan persyaratan penyelesaian. Staf resepsionis membutuhkan instruksi pembayaran operasional; akuntansi membutuhkan rekonsiliasi nantinya.

Uji kedua model jika properti menggunakan keduanya. Pemetaan kamar yang benar tidak menjamin bahwa perutean pembayaran dan bidang pendapatan dipahami dengan benar.

Kesalahan Umum Integrasi Expedia

Kesalahan paling umum berasal dari kepemilikan pengaturan alih-alih API itu sendiri.

• Hanya satu tipe koneksi yang diaktifkan: reservasi tiba, tetapi harga dan ketersediaan tetap manual, atau sebaliknya.
• Pemetaan kamar atau harga salah: sebuah produk Expedia memperbarui inventaris atau harga Sistem Manajemen Hotel yang salah.
• Harga okupansi tidak lengkap: nilai satu tamu, dua tamu, anak, atau orang tambahan menghasilkan total yang tidak diharapkan.
• Inventaris mendatang hilang: tanggal dekat berfungsi sementara bulan-bulan berikutnya tampak habis terjual.
• Dua penyedia tetap aktif: sistem lama dan baru bersaing untuk memperbarui Expedia.
• Model pembayaran disalahpahami: pemesanan Expedia Collect dan Hotel Collect menerima perlakuan resepsionis yang sama.

Masalah lain termasuk paket harga yang ditutup, kredensial yang kedaluwarsa, mata uang yang salah, batasan yang tidak didukung, dan staf membuat perubahan rutin di Partner Central setelah Sistem Manajemen Hotel menjadi sumbernya.

Perbaiki penyebabnya, kirim ulang data yang terpengaruh, dan ulangi uji penuh yang menghadap tamu. Lencana koneksi berwarna hijau saja bukan sebuah bukti.

Pantau 48 Jam Pertama

Luncurkan selama jendela penjualan yang lebih sepi daripada tepat sebelum acara besar. Ambil potret layar ketersediaan dan harga Expedia sebelum peralihan.

Untuk dua hari pertama, tinjau setiap reservasi Expedia baru, yang dimodifikasi, dan dibatalkan. Bandingkan inventaris 30 hari ke depan dan beberapa harga perwakilan antara Sistem Manajemen Hotel, Partner Central, dan pembayaran publik.

Perhatikan pembaruan yang ditolak, produk yang tidak dipetakan, reservasi yang tidak diakui, catatan ganda, perbedaan mata uang, dan inventaris yang tidak kembali setelah pembatalan.

Setelah stabilisasi, simpan tinjauan pengecualian harian dan audit pemetaan terjadwal. Tinjau pemetaan setiap kali Expedia atau hotel mengubah tipe kamar, paket harga, aturan okupansi, promosi, atau kebijakan.

Tanya Jawab Seputar Integrasi Sistem Manajemen Hotel dan Expedia

Apakah hotel independen memerlukan manajer saluran untuk Expedia?

Tidak selalu, tetapi ini menjadi praktis ketika hotel menjual melalui Expedia ditambah OTA lain atau mesin pemesanan langsung. Manajer saluran mendistribusikan inventaris Sistem Manajemen Hotel yang dibagikan dan mengurangi pembaruan ekstranet yang terpisah.

Apa yang harus disinkronkan antara Sistem Manajemen Hotel dan Expedia?

Setidaknya, hotel biasanya memerlukan harga, ketersediaan, batasan yang didukung, reservasi baru, modifikasi, dan pembatalan. Konten, promosi, bidang pembayaran, dan kebijakan bergantung pada penyedia dan cakupan koneksi.

Mengapa Expedia menampilkan harga kamar yang salah?

Penyebab umum termasuk pemetaan paket harga yang tidak benar, harga okupansi yang tidak lengkap, konfigurasi mata uang atau pajak, kesalahan harga turunan, penumpukan promosi, atau keterlambatan pada tampilan publik yang di-cache. Verifikasi harga pembayaran akhir dan lacak produk yang dipetakan.

Dapatkah staf masih mengedit harga di Partner Central setelah terhubung?

Hanya ketika alur kerja yang terdokumentasi mendukung penimpaan tertentu. Jika Sistem Manajemen Hotel adalah sumber harga, hasil pengeditan rutin di Partner Central mungkin ditimpa atau menciptakan hasil yang tidak konsisten.

Perlakukan Status Koneksi Sebagai Permulaan

Integrasi Sistem Manajemen Hotel dan Expedia siap ketika alur pemesanan penuh berfungsi, bukan saat Partner Central sekadar mencantumkan penyedia.

Siapkan produk Expedia, aktifkan tipe koneksi yang diperlukan, petakan setiap kamar dan harga, muat jendela pemesanan penuh, dan uji pemesanan, modifikasi, pembatalan, penanganan pembayaran, serta ketersediaan kamar terakhir.

Bagi hotel independen, disiplin tersebut mengubah Expedia dari beban kerja ekstranet yang terpisah menjadi bagian yang terkendali dari proses distribusi Sistem Manajemen Hotel.