1. Pertahankan penjualan tipe kamar yang ada sementara produk baru disiapkan dengan inventaris mendatang nol atau terbatas.
2. Tentukan kelompok kamar fisik sebelum membuat koneksi kamar dan paket harga OTA.
3. Petakan satu saluran pada satu waktu dan uji tarif, ketersediaan, pemesanan, perubahan, serta pembatalan.
4. Perluas tanggal dan inventaris hanya setelah setiap OTA menggunakan kelompok kamar bersama yang benar.
Pemetaan tipe kamar baru di Sistem Manajemen Hotel dan OTA tidak mengharuskan hotel menghentikan seluruh penjualan online. Pendekatan yang aman adalah peluncuran bertahap: lindungi produk yang sudah ada, siapkan kamar baru di Sistem Manajemen Hotel, buat produk OTA yang sesuai tanpa inventaris normal, lalu buka setiap saluran hanya setelah pengujian terkontrol.
Artikel ini membahas pengenalan kategori kamar baru di beberapa OTA. Pembahasannya tidak hanya menjelaskan arti pemetaan dan tidak mengulangi pengaturan untuk satu saluran. Tujuan operasionalnya adalah mempertahankan kamar yang ada agar tetap dapat dipesan sekaligus mencegah produk baru menampilkan inventaris berlebih atau tidak tepat.
Tentukan Kelompok Kamar Fisik Terlebih Dahulu
Buat daftar kamar fisik yang akan termasuk dalam tipe baru. Pastikan apakah kamar tersebut merupakan kamar yang baru ditambahkan, telah direnovasi, atau dipindahkan dari kategori yang sudah ada.
Catat jumlah kamar, kapasitas tamu, tempat tidur, kamar mandi, pemandangan, status merokok, fasilitas, aksesibilitas, aturan anak dan tempat tidur tambahan, serta setiap fitur yang dibayar oleh tamu. Kamar hanya boleh berada dalam satu tipe yang sama jika benar-benar dapat saling menggantikan saat check-in.
Jika kamar dipindahkan dari kategori yang sudah ada, tentukan tanggal peralihan di masa mendatang. Reservasi yang sudah ada, baik sebelum maupun sesudah tanggal tersebut, harus tetap memiliki penetapan kamar yang valid. Jangan kurangi kelompok kamar lama sampai setiap pemesanan mendatang yang terdampak selesai ditinjau.
Buat persamaan inventaris sederhana: jumlah kamar kategori lama, kamar yang dipindahkan, kamar fisik baru, dan jumlah akhir kategori baru. Total inventaris hotel harus tetap sama, kecuali memang ada kamar fisik yang ditambahkan atau dihapus.
Siapkan Produk di Sistem Manajemen Hotel Tanpa Membuka Penjualan OTA
Buat tipe kamar baru di Sistem Manajemen Hotel dengan nama internal yang jelas. Tambahkan kamar fisik, kapasitas, fitur kamar, pengaturan Housekeeping, perlakuan pajak, dan kelompok pelaporannya.
Hubungkan hanya paket harga yang telah disetujui. Tentukan tarif kamar saja, termasuk sarapan, dapat dikembalikan, tidak dapat dikembalikan, harga berdasarkan kapasitas tamu, tarif turunan, serta aturan masa inap minimum atau maksimum sesuai kebutuhan. Jangan menggandakan semua paket harga lama secara otomatis.
Biarkan kamar baru ditutup di OTA yang terhubung atau gunakan inventaris nol sampai pemetaan siap. Langkah ini tidak mengharuskan tipe kamar yang ada ditutup. Koneksi dan inventarisnya saat ini harus tetap beroperasi seperti biasa.
Jalankan reservasi uji internal di Sistem Manajemen Hotel. Pastikan kamar yang benar dapat ditetapkan, inventaris berkurang satu kali, tarif dan pajak dihitung dengan tepat, serta pembatalan mengembalikan kamar sebagaimana mestinya.
Buat Produk yang Sesuai di Setiap OTA
Buat tipe kamar publik baru di setiap akun OTA menggunakan konten dan foto yang akurat. Biarkan produk tetap ditutup, tidak aktif, atau memiliki ketersediaan nol sesuai kontrol yang tersedia di saluran tersebut.
Catat pengenal kamar OTA dan setiap pengenal paket harga. Bandingkan kapasitas tamu, tempat tidur, fasilitas yang disertakan, aturan pembatalan, metode pembayaran, mata uang, tampilan pajak, dan dasar inventaris dengan produk di Sistem Manajemen Hotel.
Nama dapat berbeda untuk kepentingan pemasaran, tetapi maknanya harus sama. “Suite Keluarga” di Sistem Manajemen Hotel tidak dapat dipetakan ke “Apartemen Dua Kamar Tidur” di OTA, kecuali tata ruang fisik dan penawaran kepada tamu benar-benar sama.
Jika OTA secara otomatis membuat kamar salinan atau kamar yang disediakan mitra, tinjau produk tersebut secara terpisah. Jangan memetakan kamar baru di Sistem Manajemen Hotel ke produk yang tampak paling mirip hanya untuk menyelesaikan koneksi.
Petakan Kamar dan Paket Harga Satu Saluran pada Satu Waktu
Mulailah dengan OTA yang menawarkan prosedur pengujian berisiko rendah dan paling jelas. Pilih tipe kamar baru di Sistem Manajemen Hotel dan hubungkan ke kamar baru yang tepat di OTA. Kemudian, hubungkan setiap paket harga yang didukung ke penawaran OTA yang sesuai.
Periksa makna paket harga, bukan hanya namanya. Makanan, ketentuan pengembalian dana, kapasitas tamu, waktu pembayaran, pajak, dan aturan harga turunan harus sesuai.
Pertahankan semua paket harga untuk kamar fisik yang sama dalam satu kelompok inventaris, kecuali hotel memang sengaja menerapkan alokasi khusus. Penawaran fleksibel dan penawaran yang tidak dapat dikembalikan merupakan dua cara menjual kamar yang sama, bukan dua kamar terpisah.
Jika beberapa sistem terlibat, catat sistem mana yang mengelola ketersediaan kamar, harga, pembatasan, dan promosi khusus saluran. Setiap bidang harus memiliki satu pengelola rutin.
Smart Order dapat menyatukan kamar di Sistem Manajemen Hotel, produk OTA yang terhubung, paket harga, dan referensi reservasi masuk dalam satu alur kerja operasional. Manajer dapat menyetujui setiap saluran setelah inventaris dan hasil pengujian sesuai, tanpa mengganggu penjualan kamar yang sudah berjalan.
Tambahkan Tipe Kamar OTA melalui Peluncuran Terkontrol
Gunakan Smart Order untuk menghubungkan inventaris kamar dan reservasi, lalu verifikasi setiap produk saluran baru sebelum memperluas penjualan.
Buka Periode Pengujian yang Singkat
Pilih tanggal mendatang yang sepi dengan ketersediaan kamar lama yang memadai. Buka satu unit kamar baru di OTA pertama, sementara produk OTA baru lainnya tetap ditutup. Catat jumlah awal di Sistem Manajemen Hotel dan setiap saluran yang terhubung.
Kirim tarif dan ketersediaan yang telah disetujui dari sistem pengendali normal. Pastikan OTA menampilkan kamar, kapasitas tamu, harga, pajak, makanan, ketentuan pembatalan, metode pembayaran, dan pembatasan masa inap yang benar.
Lakukan juga pencarian dengan kriteria yang dikecualikan. Tanggal di luar periode penjualan baru atau kapasitas tamu yang tidak didukung seharusnya tidak menampilkan penawaran. Hal ini membuktikan bahwa batasan berfungsi, bukan sekadar bahwa kamar terlihat.
Jangan membuka seluruh musim hanya karena pembaruan ketersediaan pertama berhasil. Keberhasilan tersebut membuktikan bahwa kamar dapat ditampilkan, tetapi belum membuktikan bahwa reservasi akan masuk ke kelompok kamar yang benar di Sistem Manajemen Hotel.
Selesaikan Pengujian Siklus Reservasi
Buat satu reservasi resmi yang dapat dibatalkan pada tanggal terkontrol. Verifikasi kamar dan paket harga OTA, impor ke Sistem Manajemen Hotel, jumlah tamu, harga, petunjuk pembayaran, dan referensi sumber.
Kemudian, periksa inventaris di semua sistem. Kelompok kamar baru di Sistem Manajemen Hotel harus berkurang satu kali, semua paket harga yang menggunakan kamar tersebut harus mencerminkan jumlah yang tersisa, dan tipe kamar lama yang tidak terkait tidak boleh berubah.
Ubah masa inap atau kapasitas tamu jika didukung, lalu pastikan catatan asli di Sistem Manajemen Hotel diperbarui. Batalkan melalui proses saluran normal dan pastikan catatan yang sama berubah status serta kamar dikembalikan satu kali.
Gunakan pemeriksaan persetujuan enam poin berikut:
- Kamar publik dan penawaran kepada tamu sudah benar.
- Ketentuan tarif, pajak, makanan, pembayaran, dan pembatalan sudah benar.
- Satu reservasi di Sistem Manajemen Hotel tercatat pada kamar dan paket harga baru.
- Inventaris berkurang satu kali di setiap penawaran yang terhubung.
- Satu perubahan diterapkan pada reservasi asli.
- Satu pembatalan dan pengembalian inventaris.
Jika ada hasil yang gagal, kembalikan produk OTA baru ke inventaris nol atau status ditutup. Tipe kamar yang sudah ada dapat terus dijual sementara hotel memperbaiki hanya koneksi baru tersebut.
Perluas Penjualan Tanpa Menimbulkan Penambahan Inventaris Tersembunyi
Setelah OTA pertama lulus pengujian, ulangi proses yang sama untuk saluran berikutnya. Gunakan tanggal dan bukti pengujian yang konsisten agar perbedaan mudah dikenali.
Sebelum menambah inventaris, jumlahkan kuantitas yang tersedia untuk tipe kamar lama dan baru selama periode peralihan. Jika kamar dipindahkan antar-kategori, jumlah gabungan yang dapat dijual tidak boleh melebihi jumlah kamar fisik yang dapat ditetapkan oleh hotel.
Buka tanggal secara bertahap: rentang singkat berisiko rendah, kemudian tanggal normal, lalu periode permintaan tinggi dan periode dengan pembatasan. Pastikan kembali tarif turunan, masa inap minimum, tanggal ditutup, dan harga berdasarkan kapasitas tamu setelah setiap perluasan.
Pantau pemesanan aktif pertama dari setiap OTA. Sebuah saluran belum sepenuhnya diluncurkan sampai pemesanan nyata atau terkontrol, perubahan, pembatalan, dan pengembalian inventaris semuanya berjalan dengan benar.
Siapkan Prosedur Pemulihan yang Tidak Memengaruhi Penjualan yang Ada
Pemulihan untuk kamar baru harus dibatasi secara spesifik. Atur produk OTA baru ke inventaris nol atau status ditutup, pertahankan reservasi yang sudah ada, dan jangan ubah pemetaan kamar yang telah berjalan.
Jangan menghapus kamar baru di Sistem Manajemen Hotel, kamar OTA, atau paket harga selama masih ada pemesanan yang merujuk kepadanya. Perbaiki pemetaan dan lakukan pengujian ulang, atau pindahkan reservasi mendatang melalui proses yang telah disetujui dan aman bagi tamu sebelum menghentikan produk.
Simpan catatan peluncuran yang mencakup kode kamar di Sistem Manajemen Hotel, jumlah kamar fisik, pengenal kamar dan tarif OTA, pengelola inventaris, tanggal pengujian, referensi reservasi, pemberi persetujuan, dan masalah yang belum diselesaikan. Perbarui catatan tersebut setiap kali kamar diganti namanya, digandakan, digabungkan, atau dihapus.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah hotel harus menutup semua penjualan OTA selama pemetaan?
Tidak. Pertahankan produk yang sudah ada tetap aktif dan batasi hanya tipe kamar baru pada inventaris mendatang nol atau terbatas sampai setiap koneksi lulus pengujian.
Dapatkah beberapa tipe kamar OTA dipetakan ke satu tipe kamar di Sistem Manajemen Hotel?
Hanya jika semuanya mewakili kelompok kamar fisik dan penawaran kepada tamu yang sama. Paket harganya boleh berbeda, tetapi inventaris tidak boleh digandakan.
Bagaimana jika kamar dipindahkan dari kategori lama ke kategori baru?
Tetapkan tanggal peralihan mendatang, tinjau reservasi yang sudah ada, dan kurangi kelompok lama saat kelompok baru dibuka agar ketersediaan gabungan tidak pernah melebihi jumlah kamar fisik.
Kapan tipe kamar baru sepenuhnya aktif?
Setiap saluran menampilkan penawaran yang benar, satu pemesanan masuk ke catatan yang tepat di Sistem Manajemen Hotel, inventaris berubah satu kali, serta perubahan dan pembatalan berhasil diproses pada catatan yang sama.
