1. Gunakan nomor konfirmasi OTA untuk menghubungkan catatan saluran, data menginap di Sistem Manajemen Hotel, dan baris komisi.
2. Hitung komisi berdasarkan dasar yang disepakati dalam kontrak, bukan secara otomatis dari total tagihan tamu atau pencairan dana.
3. Pisahkan pendapatan kamar, pajak, promosi, biaya pembayaran, pengembalian dana, dan komisi.
4. Selesaikan setiap selisih atau teruskan ke periode berikutnya dengan menetapkan penanggung jawab dan menyertakan bukti pendukung.
Rekonsiliasi komisi OTA dalam Sistem Manajemen Hotel mengubah faktur atau tagihan saluran menjadi bukti pada tingkat reservasi. Alih-alih langsung menerima satu total bulanan, hotel memastikan pemesanan mana yang selesai, dibatalkan, diubah, atau berstatus no-show dan menghasilkan setiap nominal komisi.
Hal ini berbeda dari rekonsiliasi pencairan dana. Pencairan dana menjelaskan uang yang diterima dari suatu saluran. Rekonsiliasi komisi menjelaskan biaya distribusi yang terkait dengan setiap reservasi, termasuk pemesanan ketika tamu membayar langsung kepada hotel.
Tujuannya adalah menghasilkan catatan yang rapi mengenai pendapatan kotor kamar, beban komisi, penerimaan pembayaran, dan selisih yang tersisa tanpa memaksakan angka-angka yang tidak berkaitan agar seimbang.
Mulai dari Aturan Komisi dalam Kontrak
Simpan perjanjian saluran terbaru, daftar biaya, perlakuan pajak, pendanaan promosi, aturan pembatalan dan no-show, serta biaya penempatan prioritas atau program bersama file rekonsiliasi.
Jangan menerapkan satu persentase untuk semua OTA atau menyalin tarif dari faktur lama. Dasar pengenaan komisi dapat berbeda menurut saluran, perjanjian properti, paket harga, jenis pajak, pasar, promosi, atau hasil akhir reservasi.
Catat komponen yang termasuk dalam dasar pengenaan: harga kamar, makanan, biaya layanan, pajak daerah, PPN atau pajak penjualan, layanan tambahan, biaya pembatalan, dan biaya no-show. Tandai setiap komponen sebagai termasuk, tidak termasuk, atau perlu dikonfirmasi berdasarkan kontrak.
Catat juga kapan komisi harus dilaporkan berdasarkan kebijakan akuntansi hotel dan perjanjian saluran. Tanggal pemesanan, tanggal check-out, periode faktur, dan tanggal pembayaran dapat menempatkan reservasi yang sama pada bulan yang berbeda.
Buat Satu Catatan untuk Setiap Reservasi
Gunakan nomor konfirmasi OTA sebagai acuan pencocokan utama. Untuk setiap pemesanan, catat saluran, ID reservasi Sistem Manajemen Hotel, tamu, tanggal pemesanan, tanggal menginap, status, kamar dan paket harga, jumlah kotor kamar, pajak, biaya, diskon, kontribusi promosi, nominal pembatalan atau no-show, dan mata uang.
Tambahkan tarif komisi atau biaya tetap sesuai kontrak, dasar pengenaan komisi, komisi yang diharapkan, komisi yang ditagihkan, penyesuaian, status sengketa, dan periode akuntansi.
Jangan hanya mengandalkan nama tamu. Nama dapat berulang, berubah, atau menggunakan sistem karakter yang berbeda. Reservasi beberapa kamar juga dapat memiliki satu konfirmasi saluran, tetapi terdiri dari beberapa baris folio dalam Sistem Manajemen Hotel.
Catatan software manajemen hotel yang tertata menyatukan sumber saluran, status reservasi, pendapatan kamar, dan riwayat folio sebelum tim keuangan menambahkan kolom komisi.
Cocokkan Status Akhir Reservasi Terlebih Dahulu
Komisi tidak dapat direkonsiliasi dengan benar selama data OTA dan Sistem Manajemen Hotel berbeda mengenai peristiwa yang terjadi. Pastikan apakah tamu menginap, membatalkan sesuai kebijakan, terlambat membatalkan, tidak datang, memperpendek masa inap, berpindah kamar, atau menerima pembebasan biaya.
Gunakan reservasi OTA final dan catatan operasional Sistem Manajemen Hotel. Pemesanan terkonfirmasi yang kemudian dibatalkan tidak boleh tetap tercatat sebagai pendapatan menginap hanya karena muncul dalam ekspor reservasi pertama.
Untuk pemesanan yang diubah, gunakan jumlah final yang dikenai komisi dan didukung oleh catatan saluran serta kontrak. Simpan nilai awal dalam riwayat, tetapi jangan membebankan komisi dua kali karena Sistem Manajemen Hotel memuat versi lama dan baru.
Selesaikan catatan Sistem Manajemen Hotel yang duplikat sebelum menghitung komisi. Satu konfirmasi OTA biasanya hanya boleh menghasilkan satu status akhir reservasi dalam peninjauan komisi.
Hitung Komisi yang Diharapkan secara Jelas
Gunakan perhitungan reservasi sederhana berikut:
Komisi yang diharapkan = dasar pengenaan komisi yang telah dikonfirmasi × tarif sesuai kontrak, ditambah atau dikurangi biaya tetap maupun penyesuaian yang disetujui
Pisahkan dasar pengenaan komisi dari total tagihan tamu. Beberapa pajak atau biaya properti mungkin tidak termasuk dalam dasar tersebut, sedangkan makanan atau layanan tertentu mungkin termasuk. Perjanjian yang telah ditandatangani dan rincian faktur menjadi acuan dalam pengambilan keputusan.
Jangan menghitung komisi dari setoran bersih ke rekening bank. Jumlah tersebut mungkin sudah mencakup potongan, pengembalian dana, beberapa reservasi, biaya pembayaran, selisih mata uang, atau penyesuaian dari periode sebelumnya.
Simpan pendapatan kamar dan beban komisi dalam kolom terpisah sesuai kebijakan akuntansi hotel. Mengurangi Tarif Kamar di Sistem Manajemen Hotel agar sesuai dengan kas bersih akan menyulitkan pemahaman terhadap ADR dan kinerja saluran.
Smart Order dapat menghubungkan sumber pemesanan dan pendapatan Sistem Manajemen Hotel dengan laporan saluran hotel, sehingga tim keuangan memperoleh dasar yang konsisten untuk memeriksa komisi pada tingkat reservasi secara lebih efisien.
Lihat Komisi Bersama Hasil Reservasi
Gunakan Smart Order untuk meninjau sumber pemesanan, pendapatan dari tamu yang menginap, dan kinerja saluran sebelum menutup beban komisi.
Cocokkan Faktur atau Baris Tagihan
Cocokkan setiap baris komisi dengan nomor konfirmasi OTA dan reservasi Sistem Manajemen Hotel. Pastikan mata uang, tarif, dasar pengenaan, pajak atas komisi jika berlaku, referensi penyesuaian, dan periode faktur.
Gunakan prosedur enam langkah berikut:
- Temukan reservasi OTA final dan satu catatan Sistem Manajemen Hotel.
- Pastikan hasil akhir masa inap atau pembatalan.
- Susun ulang dasar pengenaan komisi berdasarkan komponen yang tercantum dalam kontrak.
- Hitung komisi yang diharapkan menggunakan tarif atau biaya yang disetujui.
- Bandingkan jumlah yang diharapkan dengan jumlah yang ditagihkan, termasuk pajak dan penyesuaian.
- Tandai komponen sebagai cocok, disengketakan, atau diteruskan ke periode berikutnya dengan bukti dan penanggung jawab.
Jangan biarkan kelebihan dan kekurangan tagihan pada pemesanan yang berbeda saling meniadakan. Total faktur dapat terlihat benar meskipun masing-masing reservasi masih salah.
Jika satu baris faktur mencakup beberapa kamar dalam satu reservasi, rekonsiliasikan pemesanan gabungan tersebut terlebih dahulu, lalu alokasikan komisi secara internal hanya jika diperlukan untuk pelaporan hotel.
Jelaskan Selisih dalam Urutan yang Tetap
Periksa penyebab yang paling umum terlebih dahulu: tarif komisi yang salah, dasar pengenaan komisi yang salah, perlakuan pajak, masa inap yang diubah, pembatalan sebagian, no-show, pembebasan biaya, kontribusi promosi, catatan Sistem Manajemen Hotel yang duplikat, konversi mata uang, pembulatan, penyesuaian periode sebelumnya, dan waktu penerbitan faktur.
Nyatakan setiap selisih beserta jumlah dan arahnya. “Faktur melebihi komisi yang diharapkan sebesar USD 24 pada konfirmasi X” dapat langsung ditindaklanjuti. “Komisinya salah” tidak dapat ditindaklanjuti.
Jika catatan saluran sudah benar, tetapi status atau jumlah dalam Sistem Manajemen Hotel salah, perbaiki catatan hotel dengan persetujuan. Jika data Sistem Manajemen Hotel dan pemesanan sudah benar, tetapi faktur berbeda, ajukan sengketa tanpa mengubah pendapatan hotel.
Biarkan selisih waktu yang valid tetap terbuka dengan mencatat nomor konfirmasi, komisi yang diharapkan, alasan, penanggung jawab, dan perkiraan periode penyelesaian.
Gunakan Data Komisi untuk Meningkatkan Keputusan Saluran
Setelah faktur direkonsiliasi, gabungkan komisi dengan biaya lain yang ditanggung properti: promosi, insentif loyalitas, biaya pembayaran, pengembalian dana, dan pekerjaan operasional tambahan. Hasilnya adalah biaya akuisisi efektif untuk setiap reservasi.
Gunakan Laporan dan Analisis hotel untuk membandingkan pendapatan kotor kamar, komisi, kontribusi bersih saluran, tingkat pembatalan, ADR, dan lama menginap berdasarkan OTA. Jumlah pemesanan saja tidak dapat menunjukkan saluran mana yang menghasilkan laba terbesar.
Bandingkan biaya akuisisi OTA dengan biaya reservasi yang masuk melalui Mesin Pemesanan bebas komisi milik hotel. Sertakan biaya situs web, pembayaran, pemasaran, dan software agar perbandingan tetap adil.
Tujuannya bukan untuk menghapus semua OTA, melainkan memahami saluran, paket harga, dan promosi mana yang menghasilkan pendapatan bersih memadai untuk membenarkan biayanya.
Tutup Periode Tanpa Menyembunyikan Komponen yang Belum Selesai
Periode siap ditutup ketika setiap baris komisi telah dicocokkan, disengketakan, atau diteruskan ke periode berikutnya. Total pada tingkat reservasi harus dapat direkonsiliasi dengan faktur dan jurnal akuntansi.
Minta orang kedua meninjau perubahan tarif manual, pembatalan bernilai besar, komisi no-show, pembebasan biaya, pemesanan duplikat, dan penyesuaian periode sebelumnya. Simpan versi kontrak dan bukti yang digunakan dalam perhitungan.
Berikan ringkasan singkat kepada manajemen: pendapatan kotor kamar dari OTA, dasar pengenaan komisi, komisi, pajak atas komisi, sengketa, penyesuaian, tarif komisi efektif, dan kontribusi bersih per saluran.
Gunakan selisih yang berulang untuk memperbaiki pengaturan Sistem Manajemen Hotel dan praktik kerja staf. Nomor konfirmasi OTA yang tidak tercatat, sumber saluran yang salah, total kamar yang diedit, dan pembatalan yang tidak dicatat merupakan masalah operasional sekaligus masalah keuangan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah komisi harus dihitung dari total tagihan tamu?
Tidak secara otomatis. Gunakan dasar pengenaan komisi yang ditentukan dalam perjanjian saluran properti dan hasil akhir reservasi.
Apakah komisi OTA sama dengan selisih antara pendapatan dan pencairan dana?
Tidak. Pencairan dana juga dapat mencakup pajak, pengembalian dana, biaya pembayaran, beberapa reservasi, selisih mata uang, dan penyesuaian dari periode sebelumnya.
Apakah komisi harus mengurangi pendapatan kamar dalam Sistem Manajemen Hotel?
Hotel umumnya mencatat pendapatan kotor kamar dan beban komisi secara terpisah sesuai kebijakan akuntansinya. Langkah ini mempertahankan kegunaan pelaporan ADR dan kinerja saluran.
Apa yang menandakan bahwa suatu periode komisi telah selesai?
Setiap baris faktur telah dikaitkan dengan reservasi dan status akhirnya, serta setiap selisih telah diselesaikan, disengketakan, atau diteruskan ke periode berikutnya dengan penanggung jawab yang ditetapkan.
