1. Pastikan OTA menampilkan satu reservasi yang telah dimodifikasi, bukan dua pemesanan yang benar-benar berbeda.
2. Bandingkan kedua catatan Sistem Manajemen Hotel menggunakan nomor konfirmasi OTA dan riwayat perubahan.
3. Pertahankan catatan yang dapat terus menerima perubahan dari OTA, sekaligus menjaga data pembayaran dan catatan tamu.
4. Rekonsiliasi inventaris, penetapan kamar, pesan, dan laporan sebelum menutup catatan duplikat.
Duplikat pemesanan akibat modifikasi OTA muncul ketika perubahan pada reservasi yang sudah ada membuat catatan kedua di Sistem Manajemen Hotel, alih-alih memperbarui catatan pertama. Resepsionis mungkin melihat dua jadwal kedatangan untuk satu tamu, dua pengurangan inventaris kamar, atau satu catatan lama dan satu catatan baru dengan tanggal berbeda.
Situasi ini berbeda dari duplikat yang dibuat karena pemesanan baru diimpor berulang kali. Dalam kasus ini, bukti utamanya adalah modifikasi: OTA tetap memiliki satu reservasi, sedangkan Sistem Manajemen Hotel memisahkan versi lama dan versi barunya.
Jangan membatalkan catatan mana pun sebelum hotel mengetahui catatan mana yang tetap terhubung dengan perubahan OTA berikutnya. Menghapus catatan yang salah dapat menyebabkan hilangnya pembaruan pembatalan, instruksi pembayaran, pesan tamu, atau penetapan kamar yang benar.
Pastikan OTA Hanya Memiliki Satu Reservasi
Buka reservasi terkini pada properti OTA yang benar. Cari berdasarkan nomor konfirmasi saluran, lalu pastikan OTA menampilkan satu pemesanan aktif, waktu modifikasi terakhirnya, dan seluruh detail masa inap terkini.
Bandingkan detail awal dan terkini: tanggal kedatangan, tanggal keberangkatan, tipe kamar, jumlah kamar, tamu, harga, metode pembayaran, ketentuan pembatalan, dan status. Simpan waktu modifikasi beserta zona waktunya.
Jika OTA menampilkan dua nomor konfirmasi yang berbeda, jangan menganggap catatan Sistem Manajemen Hotel tersebut sebagai duplikat akibat modifikasi. Keduanya mungkin merupakan dua pemesanan nyata yang memerlukan konfirmasi tamu sebelum pembatalan dilakukan.
Jika OTA menampilkan satu nomor konfirmasi dan satu reservasi terkini, hotel harus berakhir dengan satu catatan operasional di Sistem Manajemen Hotel. Catatan kedua merupakan duplikat internal, bukan kewajiban kedua kepada tamu.
Hentikan Sementara Perubahan Manual Lebih Lanjut
Tunjuk satu manajer atau staf senior resepsionis untuk menangani kasus ini. Beri tahu sif berikutnya agar tidak memindahkan kamar, menagih pembayaran, mengirim pesan konfirmasi, atau membatalkan salah satu catatan hingga peninjauan selesai.
Lindungi kamar tamu saat ini hanya satu kali. Jika modifikasi memengaruhi kamar terakhir yang tersedia, kedatangan pada hari yang sama, atau perpindahan kamar, buat satu penahanan sementara sesuai prosedur hotel. Jangan membuat penahanan tambahan untuk kedua catatan Sistem Manajemen Hotel.
Jika memungkinkan, jeda pesan terjadwal untuk tamu yang terhubung ke catatan lama. Dua pengingat kedatangan atau permintaan pembayaran dapat mengungkap duplikat sebelum hotel memahami masalahnya.
Sebuah channel manager hotel yang terhubung seharusnya menjaga agar konfirmasi OTA dan perubahan berikutnya tetap terkait dengan satu reservasi hotel. Untuk insiden ini, gunakan riwayat koneksi sebagai bukti; jangan mengirim ulang modifikasi secara berulang.
Bandingkan Kedua Catatan Sistem Manajemen Hotel Secara Berdampingan
Gunakan nomor konfirmasi OTA sebagai titik perbandingan pertama. Kemudian periksa ID reservasi Sistem Manajemen Hotel, waktu pembuatan, waktu perubahan terakhir, sumber, tanggal, kamar dan paket tarif, tamu, harga, instruksi pembayaran, deposit, catatan, pesan, kamar yang ditetapkan, dan pergerakan inventaris.
Catatan lama mungkin memuat pembayaran awal atau percakapan dengan tamu, sedangkan catatan baru memuat tanggal hasil modifikasi yang benar. Jangan menghapus salah satunya sebelum hotel mengetahui informasi mana yang harus dipertahankan.
Cari pola modifikasi yang jelas: satu catatan cocok dengan pemesanan sebelum perubahan, sedangkan catatan lainnya cocok dengan versi OTA terkini. Periksa juga apakah catatan baru memiliki referensi OTA yang kosong atau berbeda. Referensi yang hilang dapat membuat duplikat tampak seperti pemesanan langsung yang dibuat secara manual.
Cari juga reservasi yang dibatalkan dan diarsipkan. Staf mungkin telah mencoba memperbaiki masalah tersebut sehingga menyisakan satu kedatangan yang terlihat dan satu catatan tersembunyi yang masih memengaruhi inventaris atau laporan pembayaran.
Pilih Catatan yang Harus Dipertahankan
Pertahankan catatan Sistem Manajemen Hotel yang dapat terus menerima modifikasi dan pembatalan OTA berikutnya. Catatan tersebut harus menyimpan nomor konfirmasi OTA yang benar, sumber saluran, status terkini, dan hubungan dengan riwayat pemesanan awal.
Jika catatan yang terhubung memuat tanggal lama tetapi catatan duplikat memiliki masa inap baru yang benar, perbarui catatan yang terhubung menggunakan detail terkini yang telah disetujui. Jangan memilih catatan baru hanya karena terlihat akurat. Konfirmasikan metode yang aman dengan penyedia Sistem Manajemen Hotel jika kepemilikan koneksinya tidak jelas.
Pertahankan riwayat yang berkaitan dengan tamu sebelum menutup catatan tambahan. Pindahkan atau simpan catatan pembayaran yang diizinkan, referensi deposit, permintaan tamu, komentar internal, keputusan penetapan kamar, dan tugas staf tanpa menyalin biaya dua kali.
Alur kerja software manajemen hotel yang efektif menyatukan sumber reservasi, folio, penetapan kamar, dan riwayat audit. Dengan demikian, catatan yang dipertahankan tetap dapat digunakan oleh resepsionis, housekeeping, dan bagian keuangan setelah duplikat dihapus.
Smart Order membantu tim meninjau referensi OTA dan kedua catatan Sistem Manajemen Hotel dalam satu alur operasional sebelum menentukan pemesanan mana yang dipertahankan.
Kelola Perubahan OTA dalam Satu Reservasi Hotel
Gunakan Smart Order untuk meninjau referensi reservasi, inventaris kamar, dan riwayat pemesanan sebelum menyelesaikan duplikat.
Selesaikan Duplikat dengan Urutan yang Terkendali
Ikuti satu urutan agar inventaris dan transaksi keuangan tidak berubah dua kali:
- Pastikan hanya ada satu reservasi OTA terkini beserta detail modifikasi terbarunya.
- Tandai catatan Sistem Manajemen Hotel yang akan dipertahankan dan dokumentasikan alasan catatan tersebut merupakan catatan yang terhubung.
- Perbarui catatan yang dipertahankan dengan detail masa inap, kamar, harga, tamu, pembayaran, dan kebijakan yang telah disetujui.
- Pindahkan hanya catatan, tugas, deposit, dan penetapan kamar yang diperlukan dari catatan duplikat.
- Tutup catatan tambahan di Sistem Manajemen Hotel menggunakan proses duplikat, pembatalan transaksi, penggabungan, atau pembatalan non-tamu yang telah disetujui.
- Hitung ulang inventaris dan total pembayaran, lalu cari kembali nomor konfirmasi OTA.
Jangan membatalkan reservasi OTA yang sebenarnya hanya untuk menghapus catatan tambahan di Sistem Manajemen Hotel. Tindakan tersebut akan mengubah pemesanan tamu dan dapat memicu pengembalian dana, biaya, pesan, atau pelepasan inventaris pada saluran.
Jangan langsung menghapus catatan tambahan jika catatan tersebut memuat entri keuangan. Bagian keuangan memerlukan koreksi yang dapat ditelusuri dan menjelaskan mengapa catatan tersebut tidak lagi mewakili masa inap yang terpisah.
Rekonsiliasi Inventaris, Pembayaran, dan Tugas Terkait Tamu
Hitung inventaris kamar fisik sebelum dan sesudah koreksi. Reservasi akhir harus menahan tipe kamar terkini tepat satu kali untuk setiap malam dalam masa inap saat ini. Tanggal lama yang dihapus melalui modifikasi tidak boleh tetap diblokir.
Bandingkan instruksi pembayaran OTA dengan folio Sistem Manajemen Hotel yang dipertahankan. Periksa jumlah prabayar atau pembayaran yang ditagih saluran, saldo yang dibayar di properti, deposit, pengembalian dana, catatan pembayaran virtual jika berlaku, dan biaya yang telah dicatat staf. Jangan pernah memindahkan atau menggandakan data kartu yang sensitif.
Tinjau komunikasi dengan tamu. Pertahankan satu rangkaian konfirmasi dan jelaskan masa inap terkini hanya jika tamu menerima pesan yang bertentangan. Hapus tugas housekeeping, tautan check-in, pengingat pembayaran, pesan sambutan, dan penetapan kamar yang terduplikasi.
Alur kerja resepsionis seluler hotel harus menampilkan satu kedatangan yang dapat digunakan oleh tim yang sedang bertugas. Jika kedua catatan masih muncul di perangkat seluler atau daftar operasional, insiden tersebut belum selesai.
Verifikasi Peristiwa OTA Berikutnya
Setelah koreksi, bandingkan kembali catatan Sistem Manajemen Hotel yang dipertahankan dengan OTA untuk terakhir kalinya. Pastikan status, tanggal, kamar, tarif, tamu, harga, pembayaran, ketentuan pembatalan, dan inventaris sudah benar.
Pantau dengan cermat modifikasi atau pembatalan berikutnya yang didukung. Peristiwa tersebut harus memperbarui catatan yang dipertahankan, bukan membuat ulang duplikat yang sudah ditutup atau membuka pemesanan ketiga.
Berikan kepada tim dukungan nomor konfirmasi OTA, kedua ID Sistem Manajemen Hotel, detail awal dan hasil modifikasi, waktu pembuatan dan modifikasi, tangkapan layar, dampak terhadap inventaris, serta catatan yang dipilih untuk dipertahankan. Tanyakan penyebab modifikasi tersebut membuat catatan baru, alih-alih memperbarui catatan lama.
Tutup kasus hanya ketika satu catatan Sistem Manajemen Hotel tetap operasional, inventaris sudah benar, transaksi keuangan hanya muncul sekali, dan perubahan OTA berikutnya memiliki tujuan yang jelas.
Cegah Duplikat Akibat Modifikasi
Wajibkan staf mencari berdasarkan nomor konfirmasi OTA sebelum membuat pemesanan manual untuk masa inap yang telah diubah. Reservasi yang tidak terlihat dalam daftar kedatangan mungkin telah berpindah tanggal, bukan hilang.
Uji pemesanan, modifikasi, dan pembatalan setelah menambahkan OTA baru, koneksi Sistem Manajemen Hotel, tipe kamar, atau paket tarif. Modifikasi harus memperbarui ID reservasi awal.
Lacak penyebab duplikat secara terpisah: entri ulang manual, perubahan yang tidak didukung, pemetaan yang berubah, kegagalan impor sebelumnya, salinan yang dibuat staf, atau modifikasi yang terlambat. Pencegahan bergantung pada penyebabnya, bukan sekadar pada munculnya dua catatan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Catatan Sistem Manajemen Hotel mana yang harus dipertahankan oleh hotel?
Pertahankan catatan yang tetap terhubung dengan konfirmasi OTA dan dapat menerima perubahan berikutnya, sekaligus menyimpan detail lengkap masa inap terkini dan riwayat keuangan yang telah disetujui.
Apakah staf harus membatalkan salah satu pemesanan di ekstranet OTA?
Tidak, jika OTA hanya menampilkan satu reservasi. Selesaikan duplikat di dalam Sistem Manajemen Hotel tanpa mengubah pemesanan tamu yang sebenarnya.
Bagaimana jika kedua catatan Sistem Manajemen Hotel memuat pembayaran?
Hentikan sementara biaya tambahan, identifikasi transaksi yang sebenarnya, lalu minta bagian keuangan memindahkan atau membalikkan entri melalui proses yang disetujui hotel sebelum menutup duplikat.
Kapan masalah ini dianggap selesai?
Satu reservasi terkini tetap tersedia di Sistem Manajemen Hotel, inventaris hanya ditahan sekali, pembayaran dan pesan tidak terduplikasi, serta peristiwa OTA berikutnya diteruskan ke catatan tersebut.
