1. Perlakukan “ekstranet Rakuten Travel” sebagai istilah operator; halaman mitra Jepang Rakuten umumnya menyebutnya sebagai layar manajemen properti.
2. Konfirmasi properti, amankan akses pengguna, rutekan notifikasi pemesanan, dan dokumentasikan sistem yang memiliki harga dan inventaris sebelum mengubah data penjualan.
3. Audit kamar yang ada, paket akomodasi, kapasitas, harga, ketersediaan, kebijakan, dan konten publik sebelum membuka tanggal baru.
4. Selesaikan pencarian publik dan uji reservasi terkontrol, lalu catat proses dukungan dan eskalasi untuk staf resepsionis.
Akun hotel ekstranet Rakuten Travel yang dibuka tim pada hari pertama tidak boleh langsung menjadi kalender harga lain yang tidak terkontrol. Tujuan pertama adalah memahami akun, mengonfirmasi apa yang telah dikonfigurasi, dan menetapkan kepemilikan untuk setiap tugas operasional.
Dalam akun Jepang, perkirakan adanya label seperti layar manajemen properti dan Room Management Top. Penamaan menu mungkin berbeda antara tata letak saat ini dan versi lama, wilayah, jenis properti, dan izin, jadi cocokkan fungsinya alih-alih memaksakan label yang sudah usang.
Amankan Akun dan Konfirmasi Properti
Rakuten mengubah rute masuk (login) untuk layar manajemen properti Jepangnya pada tahun 2025, mengarahkan pengguna ke masuk RFB dengan menyatakan bahwa fungsi manajemen itu sendiri tidak berubah. Hindari mengandalkan formulir kredensial lama yang di-bookmark atau kata sandi bersama yang disalin ke buku catatan giliran kerja.
Konfirmasi URL masuk yang disetujui dengan kontak Rakuten hotel. Catat nama properti, nomor properti, operator legal, administrator akun, kontak utama, dan kontak pemulihan. Jika akun mendukung pengguna individu atau kontrol peran, berikan setiap karyawan akses yang hanya diperlukan untuk reservasi, harga, konten, keuangan, atau administrasi.
Tinjau prosedur pemulihan kata sandi dan kunci satu kali sebelum insiden akhir pekan yang mendesak terjadi. Simpan detail pemulihan di pengelola kata sandi hotel yang disetujui, bukan di catatan reservasi atau lembar kerja (spreadsheet) yang dapat diakses oleh semua staf.
Setelah masuk, konfirmasi bahwa tajuk dan tautan halaman publik mengarah ke properti yang benar. Grup multiproperti harus mewajibkan staf untuk menyebutkan nama dan ID properti sebelum melakukan pembaruan inventaris atau harga massal.
Rutekan Peringatan Reservasi dan Operasional
Reservasi dapat muncul di layar manajemen dan memicu notifikasi email atau faks, tergantung pada konfigurasi properti. Verifikasi setiap tujuan aktif dan hapus kontak usang hanya setelah penggantinya diuji.
Gunakan kotak masuk reservasi yang dipantau alih-alih alamat pribadi satu karyawan. Tambahkan penerima cadangan atau rute eskalasi, lalu tentukan siapa yang memeriksa pesanan baru, perubahan, pembatalan, pesan tamu, pemberitahuan pengiriman gagal, dan kedatangan pada hari yang sama.
Di layar manajemen Jepang, buka Pengaturan Kamar dan Manajemen Reservasi dan gunakan fungsi pemeriksaan, pembatalan, dan perubahan reservasi. Cari berdasarkan tanggal menginap, tanggal pemesanan, nomor reservasi, atau nama tamu. Gunakan Room Management Top ketika tim membutuhkan tampilan status reservasi harian.
Lakukan pencarian reservasi historis atau yang sudah diketahui agar staf resepsionis memahami hasilnya sebelum insiden langsung terjadi. Jangan ubah reservasi masa lalu hanya untuk menguji izin.
Audit Kamar, Paket, Inventaris, dan Harga
Hari pertama adalah untuk audit, bukan membangun ulang katalog. Ekspor atau catat setiap tipe kamar aktif dan paket akomodasi, lalu bandingkan dengan sistem manajemen hotel dan daftar produk yang disetujui.
Periksa nama kamar, kapasitas, tempat tidur, status merokok, termasuk makanan, syarat pembatalan, periode pemesanan dan menginap, dasar harga, pajak, dan kelompok inventaris. Buat kamar baru dengan urutan berikut: informasi kamar dasar, periode penjualan, harga dasar, tinjauan, dan penyelesaian pendaftaran. Kapasitas tidak dapat diedit secara langsung pada tipe kamar yang ada dalam alur kerja ini, jadi konfirmasikan sebelum mengedit paket yang bergantung padanya.
Gunakan Room Management Top untuk memeriksa inventaris, harga, tanggal perpanjangan paket, status reservasi, dan kontrol kesalahan harga yang tersedia. Label persisnya mungkin muncul dalam bahasa Jepang dan dapat berbeda berdasarkan versi antarmuka.
Gunakan satu aturan kontrol di seluruh audit: verifikasi akses akun dan perutean notifikasi terlebih dahulu; ubah kamar, paket, harga, inventaris, atau konten publik hanya jika penanggung jawab dan sumber yang disetujui sama-sama mendukung perubahan tersebut.
Jangan membuka inventaris di masa depan hanya karena kamar menampilkan ketersediaan nol. Tentukan terlebih dahulu apakah tanggal tersebut sengaja ditutup, paket telah kedaluwarsa, sistem yang terhubung memiliki nilainya, atau inventaris dibagikan dengan paket lain.
Produk channel manager hotel dari Smart Order memberikan hotel satu alur kerja untuk harga yang dipetakan dan ketersediaan. Operator dapat membandingkan produk Rakuten dengan kalender sumber alih-alih memperlakukan ekstranet sebagai lokasi pembaruan rutin kedua.
Jadikan Harga Rakuten Memiliki Satu Sumber Kebenaran
Simpan harga yang dipetakan dan ketersediaan dalam satu kalender operasional, lalu gunakan layar manajemen Rakuten untuk verifikasi dan tugas spesifik saluran yang didukung.
Tinjau Konten Properti dan Kebijakan Tamu
Buka halaman properti publik dari layar manajemen dan bandingkan dengan operasional hotel saat ini. Tinjau nama properti, alamat, peta, nomor telepon, check-in dan check-out, jam resepsionis, petunjuk akses, parkir, fasilitas, foto, deskripsi kamar, detail makanan, aturan anak, tempat tidur tambahan, kebijakan merokok, dan biaya wajib.
Beberapa item konten memiliki rute pembaruan tertentu atau memerlukan dukungan. Jika akun tidak menampilkan opsi pengeditan untuk foto eksterior, peta, atau bidang publik lainnya, kirimkan koreksi melalui rute dukungan informasi properti alih-alih mengubah bidang terkait sebagai solusi sementara.
Periksa konten Jepang dan yang menghadap ke tamu masuk (inbound) secara terpisah saat properti dijual secara internasional. Paket domestik mungkin juga menjangkau saluran inbound dan mitra, sehingga deskripsi yang tidak akurat dapat menyebar melampaui etalase utama.
Konfirmasikan syarat pembatalan dan ketidakhadiran (no-show) di setiap paket akomodasi. Resepsionis harus dapat mengidentifikasi kebijakan paket yang berlaku dari suatu reservasi tanpa mencari melalui halaman kebijakan umum.
Tetapkan Kepemilikan Harga dan Inventaris
Buat daftar kepemilikan satu halaman yang mencakup harga dasar, harga paket, ketersediaan, penutupan, masa inap minimum, konten, promosi, reservasi, dan pembatalan. Untuk setiap item, sebutkan sistem pengendali, peran yang bertanggung jawab, peran cadangan, dan bukti yang digunakan untuk memverifikasi perubahan.
Jika hotel menggunakan perangkat lunak manajemen hotel (PMS), CRS, atau channel manager, bandingkan pemetaan properti, kamar, dan paket sebelum mengubah nilai secara manual. Nama bahasa Jepang atau bahasa Inggris yang mirip tidak membuktikan bahwa dua produk berbagi kode atau ketentuan komersial yang sama.
Uji satu tanggal berisiko rendah. Ubah harga hanya melalui sumber yang ditunjuk, konfirmasi bahwa paket Rakuten yang dimaksud menerimanya, dan verifikasi bahwa inventaris dan batasan tetap tidak berubah. Kemudian lakukan uji inventaris terpisah. Simpan nilai sebelum, nilai sesudah, stempel waktu, pengguna, dan hasilnya.
Jika hotel mengelola Rakuten secara manual, tentukan jadwal pembaruan harian dan pemeriksaan oleh orang kedua untuk perubahan massal. Gunakan fungsi audit atau kesalahan harga yang tersedia di layar manajemen, tetapi jangan anggap ketiadaan peringatan sebagai bukti bahwa penawaran publik sudah benar.
Uji Putaran Reservasi dan Selesaikan Penyerahan
Cari properti di situs konsumen Rakuten Travel yang relevan. Cocokkan tanggal, tingkat hunian, bahasa, pasar, mata uang, kamar, paket akomodasi, makanan, syarat pembatalan, pajak, dan ketentuan pembayaran. Verifikasi total akhir alih-alih hanya harga pertama yang ditampilkan.
Selesaikan satu pemesanan yang diizinkan untuk dibatalkan pada tanggal dengan permintaan rendah. Ikuti daftar periksa ini:
- Konfirmasi kamar, paket, tamu, tanggal, harga, pajak, metode pembayaran, dan kebijakan pembatalan yang dipilih sebelum memesan.
- Verifikasi bahwa pemesanan muncul di layar manajemen Rakuten dan mencapai setiap rute notifikasi yang dikonfigurasi.
- Jika terhubung, konfirmasi bahwa satu reservasi muncul di PMS untuk kamar dan paket yang dimaksud.
- Periksa bahwa ketersediaan berkurang satu kali, tanpa menutup paket yang tidak terkait.
- Lakukan pembatalan sesuai kebijakan melalui alur kerja yang disetujui.
- Konfirmasi perubahan status dan pengembalian inventaris terjadi secara serentak di Rakuten dan sistem sumber.
Ketika reservasi Rakuten masuk ke sistem reservasi hotel Smart Order, staf dapat melihat produk yang dipesan dan informasi kedatangan di kalender operasi yang sama dengan yang digunakan untuk saluran lain.
Bawa Pesanan Rakuten ke Dalam Operasi Harian
Hubungkan pengiriman reservasi dengan kedatangan dan inventaris kamar sehingga staf resepsionis dapat memverifikasi setiap pesanan Rakuten tanpa serah terima manual yang terpisah.
Buat Catatan Penyerahan Hari Pertama
Sebelum mengakhiri sesi, catat rute masuk yang dikonfirmasi, ID properti, administrator, kontak reservasi, kontak dukungan, metode notifikasi, kamar dan paket aktif, pemilik harga dan inventaris, lokasi pemetaan, hasil pengujian, masalah yang belum terselesaikan, dan tanggal peninjauan berikutnya.
Tandai observasi secara terpisah dari perubahan yang disetujui. Angka nol yang mencurigakan, paket yang sudah kedaluwarsa, atau foto lama mungkin memerlukan koreksi, tetapi staf pada hari pertama tidak boleh menulis ulang pengaturan komersial tanpa mengidentifikasi alasannya.
Latih resepsionis mengenai tiga jalur insiden: reservasi yang hilang, harga atau paket yang salah, dan pembatalan yang tidak mengembalikan inventaris. Setiap jalur harus menyatakan bukti apa yang harus ditangkap dan siapa yang memiliki tanggung jawab penanganan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah ekstranet Rakuten Travel disebut RMS?
Tim hotel dan vendor mungkin menggunakan "ekstranet" atau "RMS," sementara halaman mitra Jepang Rakuten sering menyebutnya sebagai layar manajemen properti. Ikuti terminologi dan rute masuk yang ditampilkan di akun hotel saat ini.
Apa yang harus diubah oleh operator pada hari pertama?
Hanya ubah pengaturan akun, notifikasi, atau operasional yang diverifikasi dalam batas wewenang pengguna. Lakukan audit kamar, paket, harga, inventaris, kebijakan, konten, dan pemetaan sebelum membuat pengeditan komersial.
Di mana staf dapat mencari reservasi Rakuten?
Buka Pengaturan Kamar dan Manajemen Reservasi lalu cari berdasarkan tanggal menginap, tanggal pemesanan, nomor reservasi, atau nama tamu.
Bisakah kapasitas kamar dikoreksi secara langsung?
Kapasitas tidak dapat diedit secara langsung pada tipe kamar yang ada dalam alur kerja ini. Konfirmasikan prosedur penggantian dengan bagian dukungan sebelum memindahkan paket yang ditautkan.
Haruskah staf memperbarui Rakuten secara manual ketika channel manager terhubung?
Hanya ketika daftar kepemilikan secara eksplisit menetapkan bidang tersebut ke layar manajemen Rakuten. Pengeditan harga atau inventaris secara rutin harus tetap di sumber yang ditunjuk untuk menghindari penimpaan (overwrite).
Apa yang membuktikan bahwa akun tersebut siap digunakan sehari-hari?
Staf dapat masuk dengan aman, menemukan reservasi, mengidentifikasi properti dan produk yang benar, melacak kepemilikan harga dan inventaris, menerima peringatan, dan menyelesaikan uji pemesanan dan pembatalan terkontrol.
Tinjauan ekstranet Rakuten Travel pada hari pertama dianggap berhasil ketika pihak hotel mengetahui dengan jelas apa yang tidak boleh diubah dan apa yang dapat diubah. Amankan akses, verifikasi kepemilikan, uji siklus pemesanan, dan tinggalkan serah terima berbasis bukti untuk giliran kerja (shift) berikutnya.
