Cara Hotel Merekonsiliasi Reservasi dan Catatan Penyelesaian Rakuten Travel

Rekonsiliasi penyelesaian Rakuten Travel adalah proses untuk membuktikan bagaimana setiap reservasi menghasilkan jumlah yang dicatat oleh hotel. Total penyelesaian merupakan titik akhir, bukan penjelasan awal.

Selisih tidak selalu berarti ada uang yang hilang. Reservasi mungkin termasuk dalam periode menginap lain, tamu mungkin membayar di properti, biaya pembatalan mungkin menggantikan pendapatan kamar, atau poin, kupon, biaya saluran, pajak, pengembalian dana, dan penyesuaian berikutnya mungkin muncul dalam catatan yang berbeda.

Alur kerja ini ditujukan bagi pemilik hotel dan manajer keuangan. Fokusnya adalah bukti reservasi praktis dan keputusan akuntansi, bukan biaya umum untuk bergabung dengan Rakuten Travel.

Mulailah dengan Ketentuan Komersial Hotel yang Telah Ditandatangani

Sebelum merekonsiliasi suatu periode, kumpulkan kontrak properti yang berlaku, daftar biaya, ketentuan pembayaran, perlakuan pajak, aturan pendanaan poin dan kupon, penanganan pembatalan, serta kalender penyelesaian. Jangan menggunakan persentase komisi yang disalin dari hotel lain.

Catat pemesanan mana yang dibayar di properti dan jumlah mana yang mungkin diproses melalui jalur pembayaran atau penyelesaian saluran yang tersedia untuk akun tersebut. Catat bagaimana pembatalan, tamu yang tidak datang, pengembalian dana, poin tamu, kupon, kontribusi kampanye, dan masa inap yang disengketakan seharusnya dicatat.

Konfirmasikan mata uang dan dasar tanggal yang digunakan oleh setiap catatan. Hotel mungkin melaporkan pendapatan berdasarkan tanggal menginap, sedangkan laporan saluran mengelompokkan aktivitas berdasarkan tanggal pemesanan, check-out, pembayaran, atau pemrosesan. Selisih waktu harus diteruskan, bukan dipaksakan masuk ke bulan yang salah.

Tetapkan satu penanggung jawab keuangan dan satu kontak operasional. Tim keuangan dapat mencocokkan uang dan biaya; tim operasional dapat menjelaskan status masa inap, perubahan oleh tamu, tamu yang tidak datang, dan penyesuaian manual.

Kumpulkan Empat Catatan untuk Periode yang Sama

Gunakan empat kelompok bukti: catatan reservasi Rakuten, catatan penyelesaian atau penagihan yang berlaku, catatan masa inap dan folio dari Sistem Manajemen Hotel, serta catatan bank atau pembayaran hotel. Pertahankan file asli tanpa perubahan dan lakukan rekonsiliasi pada salinan kerja yang terkontrol.

Untuk setiap reservasi, catat nomor reservasi Rakuten, tamu, tanggal pemesanan, tanggal menginap, kamar dan paket, status, jumlah kamar, pajak, biaya pembatalan, metode pembayaran, poin, kupon, promosi, biaya saluran, penyesuaian, dan jumlah yang diperkirakan harus diterima atau dibayar oleh hotel.

Dari Sistem Manajemen Hotel, catat nomor reservasi sumber, status check-in atau dibatalkan, pendapatan kamar yang dibukukan, pajak, pembayaran tamu, pengembalian dana, dan koreksi manual apa pun. Dari catatan bank, catat jumlah yang diterima atau dibayar, tanggal valuta, referensi, mata uang, dan biaya transfer jika berlaku.

Gunakan nomor reservasi Rakuten sebagai kunci pencocokan utama. Nama tamu dapat berubah, menggunakan karakter berbeda, atau berulang, sehingga sebaiknya hanya mendukung pencocokan dan bukan menjadi penentu utamanya.

Pisahkan Jalur Pembayaran Sebelum Mencocokkan Total

Jangan menggabungkan semua pemesanan Rakuten menjadi satu perkiraan pembayaran. Pertama, pisahkan reservasi berdasarkan pihak yang menerima uang tamu serta jumlah yang seharusnya diterima atau dibayar oleh hotel.

Reservasi yang dibayar di properti biasanya menghasilkan piutang tamu serta pendapatan tunai atau kartu yang ditagih hotel. Reservasi tersebut mungkin tetap menimbulkan biaya saluran, pendanaan poin, atau biaya lainnya. Pembayaran yang ditangani saluran dapat menghasilkan jumlah bersih yang harus dibayarkan kepada hotel setelah pengurangan yang diizinkan. Reservasi yang dibatalkan atau tamu yang tidak datang dapat menghasilkan nol pendapatan kamar, biaya pembatalan, pengembalian dana, atau penyesuaian berikutnya.

Beri label pada setiap reservasi dengan satu hasil akuntansi yang diharapkan sebelum membandingkannya dengan penyelesaian. Langkah ini mencegah tim keuangan menganggap pemesanan yang ditagih hotel sebagai pembayaran saluran yang hilang atau mencatat pendapatan yang sama dua kali.

Jika tanggung jawab pembayaran tidak jelas, periksa kembali reservasi dan kontrak terkait. Jangan menyimpulkannya dari total bank atau dari cara kerja OTA lain.

Smart Order dapat menghubungkan sumber reservasi, status masa inap, pendapatan kamar, dan pelaporan hotel dalam satu proses peninjauan yang efisien. Tim keuangan dapat menyelidiki pengecualian sementara tim operasional mengonfirmasi apakah tamu menginap, membatalkan, atau mengubah pemesanan.

Cocokkan Setiap Reservasi dengan Hasil Keuangannya

Proses setiap reservasi satu per satu. Jangan menandai satu kelompok sebagai benar hanya karena beberapa selisih kebetulan saling meniadakan.

1. Cocokkan nomor reservasi Rakuten dengan satu catatan Sistem Manajemen Hotel.
2. Konfirmasikan apakah tamu menginap, membatalkan, mengubah tanggal, atau tidak datang.
3. Bandingkan jumlah kamar yang dipesan, pajak, makanan, dan fasilitas dengan folio Sistem Manajemen Hotel.
4. Identifikasi pihak yang menerima pembayaran dan jumlah yang harus diterima, dipertahankan, dikembalikan, atau dibayar oleh hotel.
5. Cocokkan poin, kupon, promosi, biaya saluran, biaya pembatalan, pengembalian dana, dan penyesuaian dengan aturan yang berlaku.
6. Hubungkan jumlah bersih yang dihasilkan dengan penyelesaian, faktur, entri bank, atau item terbuka.

Pertahankan harga awal yang dipesan. Tarif publik yang muncul kemudian tidak mengubah dasar keuangan reservasi. Jika staf mengubah total Sistem Manajemen Hotel secara manual, wajibkan alasan dan persetujuan agar tim keuangan dapat membedakan koreksi yang sah dari pendapatan yang hilang.

Rekonsiliasikan Poin, Kupon, dan Promosi Secara Terpisah

Insentif tamu dapat memengaruhi jumlah yang dibayar tamu, biaya akuisisi hotel, penyelesaian saluran, atau lebih dari satu catatan. Perlakukan setiap komponen secara terpisah alih-alih mencatat satu diskon tanpa penjelasan.

Untuk poin, konfirmasikan apakah tamu menukarkan poin, memperoleh poin tambahan yang didanai hotel, atau keduanya. Untuk kupon, identifikasi apakah pengurangan didanai oleh Rakuten, hotel, atau kampanye bersama. Untuk paket akomodasi promosi, bandingkan harga paket yang benar-benar dipesan dengan harga dasar yang disetujui dan aturan promosi.

Catat nilai kamar bruto, pengurangan yang diberikan kepada tamu, bagian yang didanai hotel, bagian yang didanai saluran, dan nilai bersih akhir hotel dalam bidang terpisah. Hal ini melindungi akurasi pelaporan manajemen: biaya pemasaran yang didanai tidak boleh diam-diam muncul sebagai Tarif Kamar yang lebih rendah jika kebijakan akuntansi hotel memperlakukannya secara terpisah.

Jika deskripsi laporan tidak jelas, tandai reservasi tersebut alih-alih menggolongkan selisih sebagai komisi. Pengurangan dengan nilai yang sama dapat merupakan biaya poin, kontribusi kupon, koreksi, pajak, atau penyesuaian pembayaran.

Tangani Pembatalan, Tamu yang Tidak Datang, dan Perubahan Berdasarkan Kronologi

Susun kronologi singkat untuk setiap pengecualian: pemesanan awal, perubahan, pembatalan atau tamu yang tidak datang, keputusan biaya, penagihan atau pengembalian dana kepada tamu, penyesuaian saluran, dan entri akuntansi.

Pembatalan dapat terjadi pada satu bulan, sedangkan biaya atau pengembalian dananya muncul pada bulan lain. Masa inap yang diperpendek dapat mengubah pendapatan kamar tanpa mengubah nomor reservasi. Tamu yang tidak datang dapat dikenai biaya meskipun tidak ada malam kamar yang ditempati. Pisahkan status komersial dan status akuntansi hingga keduanya selesai.

Bandingkan catatan akhir Rakuten dengan Sistem Manajemen Hotel. Jika salah satunya menyatakan dibatalkan dan yang lain menyatakan tamu menginap, jangan menyelesaikan selisih dengan mengubah total pendapatan. Konfirmasikan kejadian operasional yang sebenarnya, pihak yang menyetujui penghapusan biaya, dan catatan mana yang harus dikoreksi.

Teruskan selisih waktu yang valid ke rekonsiliasi berikutnya dengan mencantumkan nomor reservasi, jumlah yang diperkirakan, alasan, penanggung jawab, dan tanggal tindak lanjut. Jangan pernah menyembunyikannya dalam saldo umum “lainnya”.

Selidiki Selisih dalam Urutan yang Tetap

Jika jumlah bersih tidak cocok, periksa penyebab paling sederhana terlebih dahulu: periode salah, properti salah, reservasi ganda atau hilang, perubahan tanggal menginap, jalur pembayaran, status pembatalan, poin, pendanaan kupon, biaya promosi, pajak, biaya saluran, pengembalian dana, dan entri manual dalam Sistem Manajemen Hotel.

Untuk setiap selisih, nyatakan jumlah dan arahnya. “Kurang JPY 8.000” lebih bermanfaat daripada “penyelesaian salah”. Lampirkan catatan reservasi, folio Sistem Manajemen Hotel, baris penyelesaian yang relevan, referensi bank, dan persetujuan apa pun untuk penyesuaian manual.

Jangan menimpa folio Sistem Manajemen Hotel hanya agar cocok dengan laporan. Koreksi sistem yang memuat peristiwa bisnis yang salah. Jika kedua catatan benar tetapi menggunakan waktu yang berbeda, pertahankan item rekonsiliasi sebagai item terbuka.

Eskalasi selisih yang material atau berulang menggunakan satu paket bukti. Sertakan properti, periode, nomor reservasi, perhitungan yang diharapkan, perhitungan yang dilaporkan, aturan kontrak yang digunakan, dan jawaban spesifik yang dibutuhkan tim keuangan.

Tutup Periode dengan Pengendalian Manajemen

Rekonsiliasi selesai ketika setiap reservasi Rakuten dalam cakupan telah dicocokkan, dijelaskan, atau diteruskan sebagai item terbuka yang memiliki penanggung jawab. Total item yang cocok, selisih waktu yang valid, dan pengecualian yang belum terselesaikan harus menjembatani catatan akuntansi dan bank.

Minta orang kedua meninjau penghapusan manual, penghapusan biaya, reservasi ganda, pengembalian dana dalam jumlah besar, selisih mata uang, dan potongan promosi di bawah margin yang disetujui. Kunci atau arsipkan file kerja sesuai dengan kebijakan keuangan hotel.

Berikan ringkasan singkat kepada manajemen: pendapatan bruto dari masa inap, pembatalan dan tamu yang tidak datang, jumlah yang ditagih hotel, jumlah yang ditangani saluran, biaya poin dan kupon, biaya promosi, biaya saluran, pengembalian dana, pergerakan kas bersih, selisih terbuka, dan penyebab berulang.

Gunakan selisih berulang untuk meningkatkan efisiensi operasional. Nomor reservasi yang hilang, catatan pembayaran yang tidak lengkap, pembatalan yang tidak dicatat, dan pendanaan promosi yang tidak jelas harus menjadi perbaikan bagi Resepsionis atau pengendalian saluran sebelum penutupan berikutnya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah setiap reservasi Rakuten harus muncul dalam pembayaran?

Tidak. Catatan keuangan yang diharapkan bergantung pada pihak yang menerima pembayaran, status masa inap, ketentuan komersial, dan periode yang digunakan dalam penyelesaian.

Dapatkah tim keuangan melakukan rekonsiliasi hanya berdasarkan total penyelesaian?

Tidak. Total tersebut dapat menyembunyikan kesalahan yang saling meniadakan. Cocokkan setiap reservasi dan pengurangan sebelum menerima kelompok transaksi tersebut.

Bagaimana poin dan kupon harus dicatat?

Pisahkan diskon tamu dari bagian yang didanai hotel dan saluran, lalu ikuti kebijakan akuntansi properti serta ketentuan komersial yang telah ditandatangani.

Bagaimana menangani selisih waktu?

Teruskan selisih tersebut dengan mencantumkan nomor reservasi, jumlah, alasan, penanggung jawab, dan perkiraan periode penyelesaian. Jangan memaksanya masuk ke bulan yang salah.