Stop-Sell Tidak Terkirim ke OTA: Checklist Pemecahan Masalah Sistem Manajemen Hotel

Ketika stop-sell tidak tersinkronisasi ke OTA, risikonya jelas: hotel mungkin menerima reservasi yang tidak dapat dipenuhi. Anda tidak perlu memahami koneksi teknisnya sebelum bertindak. Hentikan penjualan lebih lanjut terlebih dahulu, kemudian periksa bagian yang menyebabkan instruksi gagal.

Checklist ini ditujukan bagi manajer hotel dan tim resepsionis. Panduan ini berfokus pada informasi yang terlihat di Sistem Manajemen Hotel, Manajer Saluran, dan ekstranet OTA.

Lindungi Hotel Sebelum Melakukan Pemecahan Masalah

Mulailah dengan melakukan pencarian sebagai tamu di OTA yang terdampak. Gunakan tanggal menginap dan jumlah tamu yang tepat. Lanjutkan hingga Anda dapat melihat kamar dan paket tarifnya, karena suatu properti dapat tetap muncul dalam hasil pencarian meskipun penawaran yang terdampak telah ditutup.

Jika kamar masih dapat dipesan, gunakan cara tercepat yang telah disetujui untuk melindungi hotel. Untuk tanggal dalam waktu dekat atau yang sudah penuh, Anda mungkin perlu menutup kamar melalui ekstranet OTA selama koneksi diperiksa. Catat siapa yang melakukan perubahan sementara tersebut dan kapan perubahan dilakukan.

Jangan menutup kamar yang tidak terdampak atau seluruh properti kecuali risikonya juga berlaku pada kamar tersebut. Penutupan menyeluruh dapat mencegah Overbooking, tetapi juga dapat menghentikan penjualan yang sebenarnya masih valid.

Beri tahu tim resepsionis dan reservasi mengenai tanggal dan tipe kamar yang terdampak. Mereka harus menghindari reservasi manual yang menggunakan sisa kamar yang sama hingga masalah terselesaikan.

Fitur channel manager hotel dari Smart Order membantu tim mengelola inventaris kamar yang telah dipetakan dan pembaruan saluran dari satu tempat, sehingga penutupan mendesak lebih mudah dilacak.

Ikuti Checklist Sistem Manajemen Hotel Ini

Lakukan pemeriksaan secara berurutan. Berhentilah ketika Anda menemukan kesalahan yang jelas, perbaiki kesalahan tersebut, lalu lakukan pengujian kembali.

1. Pastikan properti sudah benar. Akun dengan beberapa properti dapat terbuka pada hotel yang terakhir digunakan. Periksa nama hotel sebelum mengubah apa pun.
2. Pastikan tanggal sudah benar. Periksa tahun dan bulan, terutama untuk musim mendatang. Pastikan malam terakhir sudah disertakan.
3. Pastikan tipe kamar sudah benar. Nama yang serupa, seperti Standard Double dan Standard Double Balcony, mungkin merupakan produk yang berbeda.
4. Pastikan paket tarif sudah benar. Menutup tarif fleksibel belum tentu menutup tarif nonrefundable, sarapan, seluler, atau anggota.
5. Periksa perubahan yang sebenarnya dilakukan oleh Sistem Manajemen Hotel. Kamar yang tidak dapat digunakan atau pemblokiran oleh resepsionis dapat mengurangi Ketersediaan lokal tanpa mengirimkan stop-sell ke OTA.
6. Periksa status saluran. Cari status berhasil, tertunda, peringatan, atau gagal di samping pembaruan. Instruksi yang tertunda belum dikonfirmasi.
7. Periksa koneksi kamar. Pastikan kamar di Sistem Manajemen Hotel masih terhubung dengan kamar OTA yang dituju. Hubungan ini sering disebut pemetaan.
8. Perbaiki masalah sebelum mencoba kembali. Perbaiki terlebih dahulu tanggal, kamar, atau paket tarif yang salah, koneksi yang dinonaktifkan, maupun nilai yang ditolak.
9. Kirim ulang satu kali. Klik berulang kali akan menyulitkan Anda mengetahui pembaruan mana yang diterima oleh OTA.
10. Periksa kembali OTA. Buka tanggal yang sama di ekstranet OTA dan ulangi pencarian sebagai tamu.

Hotel baru terlindungi ketika penawaran yang benar tidak lagi dapat dipesan, bukan sekadar ketika Sistem Manajemen Hotel menampilkan status ditutup.

Pahami Penyebab yang Paling Umum

Paket tarif yang salah tetap terbuka

Satu kamar mungkin dapat dipesan melalui beberapa jenis penawaran. Stop-sell yang diterapkan pada tarif fleksibel standar belum tentu menutup tarif nonrefundable atau promosi.

Periksa: Bandingkan nama penawaran yang masih dapat dipesan dengan paket tarif yang ditutup di Sistem Manajemen Hotel.

Tindakan: Tutup paket tarif yang benar atau tutup seluruh tipe kamar jika semua penawaran harus dihentikan.

Kamar di Sistem Manajemen Hotel terhubung dengan kamar OTA yang salah

Hal ini sering terjadi setelah kamar diganti namanya, diganti dengan kamar lain, atau baru dibuat. Sistem Manajemen Hotel dapat menampilkan pembaruan berhasil meskipun pembaruan tersebut dikirim ke produk OTA yang berbeda.

Periksa: Bandingkan nama dan kode kamar di Sistem Manajemen Hotel dengan kamar terhubung yang ditampilkan untuk OTA tersebut.

Tindakan: Perbaiki koneksi kamar, lalu kirim kembali Ketersediaan yang dimaksud.

Pemblokiran kamar lokal dianggap sebagai penutupan OTA

Menandai kamar sebagai kotor, tidak dapat digunakan, atau tidak tersedia bagi resepsionis belum tentu mengubah inventaris online.

Periksa: Lihat jumlah kamar hotel yang dapat dijual dan Ketersediaan saluran, bukan hanya layar Housekeeping atau status kamar.

Tindakan: Kurangi Ketersediaan online atau terapkan stop-sell melalui sistem yang mengendalikan penjualan OTA.

Koneksi saluran dijeda atau memerlukan perhatian

Informasi masuk yang kedaluwarsa, koneksi properti yang dinonaktifkan, atau masalah akun dapat mencegah nilai baru terkirim ke OTA.

Periksa: Cari peringatan koneksi dan waktu pembaruan terakhir yang berhasil.

Tindakan: Pulihkan koneksi, lalu kirim ulang hanya kamar dan tanggal yang terdampak.

OTA menerima pembaruan tetapi masih menampilkan penawaran

Penawaran yang terlihat mungkin berasal dari kamar, jumlah tamu, paket, atau mitra penjualan lain. Penawaran tersebut juga mungkin terdampak oleh keterlambatan tampilan singkat.

Periksa: Bandingkan secara tepat kamar, paket tarif, tanggal, jumlah tamu, dan ketentuan pembatalannya.

Tindakan: Muat ulang ekstranet dan pencarian sebagai tamu. Jika penawaran yang sama masih tersedia setelah periode pembaruan normal, kumpulkan bukti untuk tim dukungan.

Cara Memastikan Stop-Sell Berhasil

Gunakan tiga pemeriksaan sederhana.

Pertama, buka kembali tanggal tersebut di Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran. Pastikan kamar dan paket tarif yang benar menampilkan Ketersediaan nol atau status ditutup.

Kedua, buka tanggal yang sama di ekstranet OTA. Pastikan Ketersediaan yang tersimpan sudah ditutup. Jangan mengandalkan nilai yang masih terlihat di kotak pengeditan yang belum disimpan.

Ketiga, lakukan pencarian sebagai tamu menggunakan tanggal dan jumlah tamu yang sama. Penawaran yang terdampak seharusnya tidak dapat dipesan. Jika kamar lain masih dijual, pastikan kamar tersebut memang merupakan produk yang berbeda.

Simpan catatan singkat berisi saluran, tanggal, kamar, waktu penutupan, penanggung jawab, dan konfirmasi akhir. Catatan ini membantu sif berikutnya memahami bahwa risiko telah ditangani.

Kapan Harus Menghubungi Tim Dukungan

Eskalasi masalah jika pembaruan yang benar ditampilkan sebagai telah diterima, tetapi penawaran OTA yang sama masih dapat dipesan; jika pemetaan tidak dapat diperbaiki; atau jika koneksi berulang kali gagal.

Berikan nama properti, OTA, tipe kamar, paket tarif, tanggal, hasil yang diharapkan, hasil saat ini, dan stempel waktu. Tambahkan tangkapan layar dari Sistem Manajemen Hotel, ekstranet OTA, dan pencarian sebagai tamu. Jika sistem menampilkan referensi pembaruan, sertakan informasi tersebut, tetapi staf hotel tidak perlu menafsirkannya.

Jangan sertakan detail kartu atau informasi tamu yang tidak diperlukan.

Cegah Masalah yang Sama Terulang

Gunakan nama kamar dan paket tarif yang cukup jelas agar staf dapat membedakannya dengan mudah. Tinjau koneksi saluran setiap kali kamar atau paket tarif ditambahkan, diganti namanya, atau dihapus. Sertakan pencarian sebagai tamu di OTA dalam checklist untuk tanggal yang sudah penuh dan acara besar.

Tetapkan satu sistem untuk mengendalikan Ketersediaan saluran dalam operasional normal. Jika staf melakukan perubahan darurat secara langsung melalui ekstranet OTA, wajibkan mereka mencatat perubahan tersebut dan menyelaraskannya kembali dengan Sistem Manajemen Hotel. Jika tidak, pembaruan otomatis berikutnya dapat membuka kembali kamar tersebut.

Fitur sistem reservasi hotel dari Smart Order membantu tim menjaga kontrol inventaris sementara dan pekerjaan tindak lanjut tetap terlihat di setiap sif.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Haruskah kami menutup OTA secara manual dalam keadaan darurat?

Ya, jika kamar masih dapat dipesan dan prosedur hotel mengizinkan penggantian pengaturan dalam keadaan darurat. Catat perubahan tersebut dan selaraskan kembali dengan Sistem Manajemen Hotel sebelum sinkronisasi normal dilanjutkan.

Apakah Ketersediaan nol di Sistem Manajemen Hotel selalu menutup semua tarif OTA?

Tidak selalu. Pastikan bagaimana kamar dan paket tarif saling terhubung. Promosi atau pilihan jumlah tamu yang dikelola secara terpisah mungkin memerlukan pemeriksaan tersendiri.

Haruskah kami terus menekan tombol sinkronisasi hingga berhasil?

Tidak. Temukan dan perbaiki penyebabnya, lalu coba kembali satu kali. Beberapa pembaruan sekaligus dapat menimbulkan kebingungan dan mungkin menimpa nilai yang sudah benar.

Apakah masalah sudah terselesaikan ketika Sistem Manajemen Hotel menampilkan status berhasil?

Belum. Pastikan nilainya di ekstranet OTA dan lakukan pencarian sebagai tamu untuk penawaran yang terdampak.