Rekonsiliasi Komisi OTA untuk Tiket.com: Cocokkan Reservasi dan Pencairan Dana

Membandingkan tarif komisi OTA hanya bermanfaat jika hotel dapat menjelaskan jumlah yang dikenakan pada setiap reservasi. Pencairan dana Tiket.com yang lebih kecil daripada total reservasi tidak otomatis berarti tarif komisinya salah. Diskon, penyesuaian, biaya terpisah, dan waktu pembayaran juga dapat menimbulkan selisih tersebut.

Alur kerja ini membantu pemilik hotel dan tim keuangan merekonsiliasi reservasi Tiket.com, mulai dari hasil akhir reservasi, pendapatan yang seharusnya diterima, hingga dana yang masuk. Fokusnya adalah bukti yang tersedia di Extranet dan catatan hotel, bukan perbandingan persentase komisi yang ditampilkan antar saluran.

Pastikan Tarif Komisi OTA dan Dasar Perhitungan yang Disepakati

Simpan perjanjian Tiket.com properti yang berlaku beserta setiap perubahan yang telah disetujui bersama berkas rekonsiliasi. Catat tarif, tanggal berlaku, mata uang, dan komponen biaya yang masuk dalam perhitungan komisi. Perjanjian baru tidak boleh diterapkan secara retroaktif pada semua reservasi lama.

Persentase dan dasar perhitungan merupakan dua hal yang berbeda. Pastikan ketentuan perjanjian mengenai biaya kamar, diskon, pajak, biaya layanan, paket sarapan, dan layanan tambahan. Jika dasar perhitungannya belum jelas, mintalah konfirmasi alih-alih memperkirakan komisi dari dana yang masuk ke rekening bank.

Periksa layanan tambahan secara terpisah. Komisi standar Tiket.com untuk layanan tambahan mengikuti komisi yang disepakati properti, sedangkan perubahannya memerlukan persetujuan Market Manager. Jika hotel meminta pengecualian, simpan persetujuan dan tanggal berlakunya, alih-alih menganggap persentase baru sudah aktif.

Bedakan tarif dalam kontrak dari biaya penjualan efektif. Promosi yang ditanggung hotel dapat menurunkan pendapatan properti tanpa mengubah persentase komisi. Manfaat yang ditanggung platform dapat memengaruhi harga yang dibayar tamu dengan cara berbeda. Gunakan rincian pendanaan dan pendapatan aktual dari reservasi tersebut.

Cocokkan Satu Itinerari Final dengan Catatan Hotel

Gunakan ID itinerari Tiket.com sebagai referensi utama. Cocokkan dengan reservasi di Sistem Manajemen Hotel, tanggal menginap, kamar, status akhir, total, dan mata uang. Nama tamu saja tidak cukup untuk masa inap dengan beberapa kamar atau tamu yang menginap kembali.

Pastikan apa yang terjadi sebelum menghitung komisi. Tamu mungkin telah menginap, membatalkan reservasi, tidak datang, mempersingkat masa inap, atau mendapat pembebasan biaya. Simpan konfirmasi terbaru dan hasil penetapan biaya yang disetujui bersama riwayat reservasi awal.

Tinjau pendapatan yang seharusnya diterima menggunakan rincian yang tersedia di Extranet. Di Tarif dan Ketersediaan > Kelola Tarif dan Ketersediaan, pilih kamar dan tanggal yang relevan, lalu buka Rincian Harga untuk paket tarif tersebut. Informasi ini membantu menjelaskan harga saat ini; gunakan reservasi yang telah dikonfirmasi dan catatan keuangan untuk transaksi historis yang sebenarnya.

Perhitungan pendapatan yang ditampilkan memperhitungkan harga kamar, biaya tambahan, diskon promosi, dan komisi Tiket.com. Pisahkan komponen tersebut saat meninjau, alih-alih menyebut seluruh dampaknya sebagai "komisi". Estimasi pada kalender tarif saat ini tidak boleh menggantikan nilai yang disepakati untuk reservasi lama.

Jika data masa inap di Sistem Manajemen Hotel tidak diperbarui setelah pembatalan, tim keuangan dapat menghitung persentase yang benar atas jumlah yang salah. Smart Order menghubungkan reservasi dari berbagai saluran dengan Laporan dan Analisis hotel, sehingga tim lebih mudah membandingkan catatan reservasi dan pendapatan hotel dengan hasil akhir di Tiket.com.

Hitung Ulang Pendapatan yang Seharusnya Diterima Sebelum Mencocokkan Dana Masuk

Mulailah dari jumlah biaya kamar dan biaya tambahan yang telah dikonfirmasi. Identifikasi diskon yang ditanggung hotel, hitung komisi berdasarkan dasar yang disepakati, dan pisahkan penyesuaian lain yang didukung dokumen. Urutannya harus mengikuti perjanjian Anda dan rincian reservasi, bukan rumus umum yang diasumsikan berlaku untuk semua kondisi.

Perhatikan contoh perhitungan berikut sebagai ilustrasi saja: sebuah reservasi memiliki nilai kamar IDR 1.000.000 dan diskon IDR 100.000 yang ditanggung hotel. Misalkan perjanjian menetapkan IDR 900.000 sebagai dasar pengenaan komisi, dengan komisi yang disepakati sebesar 15%. Komisinya adalah IDR 135.000, sehingga tersisa IDR 765.000 sebelum komponen relevan lainnya diperhitungkan. Angka ini bukan tarif komisi resmi yang dipublikasikan Tiket.com atau ketentuan untuk setiap kontrak.

Jika perjanjian yang sebenarnya menggunakan dasar berbeda, hasil yang seharusnya diterima juga berubah. Jangan memilih dasar perhitungan hanya karena membuat jumlahnya cocok dengan pencairan dana. Simpan perjanjian atau rincian reservasi yang mendukung perhitungan tersebut.

Tampilkan Pajak dan Biaya Lainnya secara Terpisah

Pisahkan pajak atas biaya, biaya yang dikenakan properti, pengembalian dana, dan komisi itu sendiri. Gunakan dokumen keuangan yang relevan dan kebijakan akuntansi hotel untuk mengklasifikasikan setiap komponen. Jangan menyimpulkan tarif pajak dari sisa selisih pencairan dana yang belum dapat dijelaskan.

Jika properti menggunakan data wajib pajak di Extranet, pastikan informasi akun selalu diperbarui dan catatan keuangan terkait dengan badan hukum yang benar. Laporkan ketidaksesuaian dokumen dengan menyertakan referensi reservasi atau laporan yang spesifik, alih-alih mengubah pendapatan kamar untuk menutup selisih.

Periksa Kembali Reservasi yang Dibatalkan dan Diubah

Gunakan jumlah akhir yang berhak diterima properti, termasuk penalti yang tetap dikenakan atau pembebasan biaya yang telah disetujui. Status dibatalkan tidak selalu berarti pendapatan nol, dan total awal untuk seluruh masa inap tidak membuktikan bahwa jumlah yang sama masih harus dibayarkan.

Pastikan setiap koreksi dapat ditelusuri ke itinerarinya. Jika reservasi awal sudah dicatat pada periode sebelumnya, identifikasi penyesuaian berikutnya agar tim keuangan tidak mencatat seluruh reservasi lagi.

Cocokkan Pendapatan dengan Transfer Bank atau Kartu Virtual

Identifikasi metode pencairan dana properti. Tiket.com mendukung transfer bank dan penagihan melalui kartu kredit virtual. Bukti pembayaran untuk kedua metode tersebut berbeda, meskipun perhitungan pendapatannya sama.

Untuk transfer bank, buka Keuangan > Daftar Pembayaran, lalu cocokkan rincian reservasi yang telah dibayar, tanggal pembayaran, metode, dan jumlahnya dengan catatan bank. Satu transfer dapat mencakup beberapa reservasi; simpan rincian per itinerari yang menjelaskan total tersebut.

Untuk kartu virtual, temukan catatan kartu pada itinerari yang relevan dan cocokkan dengan transaksi yang berhasil diproses oleh penyedia pemrosesan pembayaran. Periksa periode penagihan yang diizinkan dan jumlah terkini sebelum melakukan penagihan. Tersedianya detail kartu bukan bukti bahwa hotel telah menerima dana.

Gunakan enam langkah pemeriksaan berikut untuk setiap selisih pencairan dana:

1. Pastikan itinerari final dan reservasi terkait di Sistem Manajemen Hotel.
2. Verifikasi tarif komisi yang disepakati dan dasar perhitungan yang didukung bukti.
3. Hitung ulang pendapatan dengan mengidentifikasi diskon, biaya tambahan, biaya lainnya, dan penyesuaian secara terpisah.
4. Cocokkan referensi transfer atau penagihan kartu virtual yang berhasil dengan itinerari atau kelompok pencairan dana tersebut.
5. Jelaskan biaya pemrosesan pembayaran, konversi mata uang, dan waktu penyelesaian pembayaran jika berlaku.
6. Tandai komponen sebagai cocok, disengketakan, atau tertunda, serta cantumkan penanggung jawab dan referensi pendukung.

Jika hotel menggunakan mata uang pencairan dana alternatif, bandingkan kedua mata uang dan dasar konversi yang dicantumkan. Extranet dapat tetap menampilkan harga properti dalam mata uang utama, sementara hotel menerima pencairan dalam mata uang lain. Selisih konversi tidak boleh disebut sebagai perubahan persentase komisi.

Pastikan penagihan yang diproses secara eksternal memiliki referensi dalam catatan pembayaran hotel. Catat penerimaan dana di bank tanpa membuat pencatatan kedua untuk pendapatan reservasi yang sama.

Telusuri Selisih Tanpa Menyembunyikannya dalam Pendapatan

Persentase Terlihat Lebih Tinggi dari yang Disepakati

Periksa dasar pengenaan komisi, perlakuan layanan tambahan, pajak atas biaya, diskon yang ditanggung hotel, dan tanggal berlaku. Bandingkan komisi sebagai komponen tersendiri. Selisih antara nilai bruto reservasi dan pencairan dana neto dapat mencakup beberapa komponen selain komisi.

Reservasi Tidak Tercantum dalam Pencairan Dana

Periksa status akhir reservasi, jadwal pembayaran, metode pencairan dana, dan pembayaran sebelumnya. Untuk properti yang menerima pembayaran melalui kartu virtual, kartu yang belum ditagih memerlukan tindak lanjut penagihan, bukan penyelidikan transfer bank yang belum diterima. Untuk transfer, cocokkan periode pembayaran yang dijadwalkan sebelum menganggapnya terlambat.

Totalnya Cocok, tetapi Masing-Masing Reservasi Tidak

Jangan biarkan kelebihan dan kekurangan potongan pada itinerari yang berbeda saling menutupi. Telusuri setiap baris ke reservasinya. Periksa alokasi untuk beberapa kamar dan penyesuaian lama sebelum menyetujui total kelompok pembayaran.

Data Masa Inap di Sistem Manajemen Hotel dan Tiket.com Berbeda

Tinjau konfirmasi dan perubahan yang telah disetujui bersama Resepsionis. Perbaiki catatan hotel melalui prosedur biasa dengan tetap mempertahankan riwayatnya. Ruang kerja reservasi Resepsionis harus menampilkan hasil akhir yang jelas untuk digunakan tim keuangan.

Jika terdapat ketidaksesuaian yang nyata, kirimkan ID itinerari, jumlah yang seharusnya diterima dan jumlah aktual, mata uang, perjanjian pendukung, hasil akhir reservasi, serta referensi pencairan dana. Jangan sertakan informasi kartu yang sensitif dalam tangkapan layar dan korespondensi rutin.

Lakukan tutup buku periode hanya setelah setiap selisih memiliki hasil yang terdokumentasi atau tindak lanjut yang telah ditetapkan penanggung jawabnya. Manajemen harus dapat membedakan beban komisi, biaya promosi, biaya pembayaran, dan selisih waktu tanpa membuka kembali setiap catatan tamu.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada satu tarif komisi Tiket.com yang berlaku untuk semua hotel?

Gunakan tarif yang disepakati properti dan perubahan yang telah disetujui. Persentase OTA secara umum bukan bukti yang memadai untuk rekonsiliasi per reservasi.

Apakah komisi harus dihitung dari pembayaran akhir tamu?

Tidak otomatis. Pastikan dasar perhitungan dalam perjanjian serta perlakuan diskon dan pendanaan yang sebenarnya pada reservasi tersebut.

Apakah setiap potongan dalam pencairan dana merupakan komisi?

Tidak. Diskon, komponen pajak, penyesuaian, pengembalian dana, biaya pembayaran, dan selisih mata uang perlu diperiksa secara terpisah.

Di mana tim keuangan dapat memeriksa pencairan dana melalui transfer bank?

Gunakan Keuangan > Daftar Pembayaran untuk meninjau rincian reservasi yang telah dibayar, lalu cocokkan jumlah dan referensi yang relevan dengan catatan bank.

Apakah hotel harus mengurangi pendapatan kamar di Sistem Manajemen Hotel agar sesuai dengan dana neto yang diterima?

Jangan membuat penyesuaian tanpa penjelasan hanya agar angkanya cocok. Klasifikasikan pendapatan, komisi, biaya lainnya, dan penyelesaian pembayaran sesuai kebijakan akuntansi hotel.