Ketersediaan Traveloka Tidak Sesuai dengan Sistem Manajemen Hotel Anda: Audit Kamar demi Kamar

Ketidaksesuaian ketersediaan Traveloka terjadi ketika jumlah atau tipe kamar yang dapat dibeli tamu tidak sesuai dengan kamar yang dianggap dapat dijual oleh hotel di Sistem Manajemen Hotel. Ketidaksesuaian ini dapat memengaruhi satu kamar, satu paket tarif, satu tanggal, atau seluruh properti.

Respons aman yang paling cepat bukanlah mengubah inventaris seluruh properti. Lakukan audit kamar demi kamar untuk mengidentifikasi titik pertama ketika angkanya mulai berbeda.

Panduan ini tidak membahas reservasi Traveloka yang telah dikonfirmasi tetapi tidak muncul di Sistem Manajemen Hotel. Fokusnya adalah inventaris yang ditampilkan untuk dijual sebelum pemesanan baru dilakukan.

Tentukan Cakupan Audit Sebelum Mengubah Inventaris

Pilih rentang tanggal singkat yang mencakup tanggal bermasalah dan setidaknya satu tanggal terdekat yang tampak benar. Gunakan satu pencarian tamu standar dengan jumlah kamar, orang dewasa, anak-anak, dan malam yang sama.

Catat waktu audit. Ketersediaan dapat berubah setelah pemesanan, pembatalan, penyesuaian manual, atau pemblokiran kamar, sehingga perbandingan yang dilakukan pada waktu berbeda dapat menghasilkan ketidaksesuaian semu.

Jika hotel telah terjual habis atau menghadapi risiko overbooking dalam waktu dekat, lindungi sementara hanya kamar dan tanggal yang terdampak. Catat setiap tindakan manual darurat agar dapat dibatalkan setelah koneksi normal dipulihkan.

Audit Setiap Kamar Traveloka dalam 7 Langkah

Selesaikan audit untuk satu tipe kamar sebelum beralih ke tipe berikutnya. Dengan demikian, angka pertama yang keliru akan lebih mudah ditemukan.

1. Konfirmasikan jumlah fisik kamar yang dapat dijual. Mulailah dengan kamar yang benar-benar dapat disediakan oleh hotel. Keluarkan kamar yang rusak atau telah dialokasikan di luar Sistem Manajemen Hotel hanya jika pemblokiran tersebut masih valid dan berlaku.
2. Periksa tipe kamar di Sistem Manajemen Hotel. Catat jumlah kamar, kamar terisi, kedatangan terkonfirmasi, keberangkatan, pemblokiran untuk pemeliharaan, pemblokiran oleh pemilik, dan jumlah akhir yang tersedia untuk setiap tanggal menginap.
3. Cocokkan nama kamar Traveloka. Konfirmasikan kamar TERA mana yang dipetakan ke tipe kamar di Sistem Manajemen Hotel. Nama yang serupa, kamar yang telah diubah namanya, atau kamar yang baru ditambahkan dapat mengarah ke kelompok inventaris yang salah.
4. Periksa setiap paket tarif yang terhubung. Penawaran hanya kamar, termasuk sarapan, dapat dikembalikan, tidak dapat dikembalikan, atau promosi mungkin tetap tersedia meskipun paket lain telah ditutup. Pastikan apakah semua paket menggunakan inventaris kamar yang sama.
5. Bandingkan inventaris TERA dari tanggal ke tanggal. Cari satu malam dengan jumlah berbeda, status buka atau tutup yang tidak sesuai, atau nilai manual yang dimasukkan setelah pembaruan terakhir dari Sistem Manajemen Hotel.
6. Reproduksi pencarian tamu secara langsung. Gunakan tanggal dan okupansi yang sama. Konfirmasikan kamar, paket, dan jumlah yang benar-benar ditawarkan Traveloka. Kamar dapat terlihat tanpa bisa dipesan, jadi lanjutkan hanya sejauh yang diperlukan untuk mengonfirmasi ketersediaan tanpa membuat pemesanan sungguhan.
7. Catat titik pertama terjadinya perbedaan. Jelaskan ketidaksesuaian secara tepat, misalnya: "Sistem Manajemen Hotel menunjukkan nol kamar Deluxe Twin pada 12 November, TERA menunjukkan satu, dan paket sarapan fleksibel dapat dipesan." Hal ini menjadi sasaran perbaikan.

Ulangi tujuh langkah yang sama untuk setiap kamar terdampak. Jangan berasumsi bahwa satu pemetaan yang telah diperbaiki otomatis memperbaiki seluruh properti.

Ketika manajer membandingkan setiap kamar secara manual di beberapa layar, satu paket yang masih memiliki inventaris mudah terlewat. Smart Order menghubungkan ketersediaan Sistem Manajemen Hotel dengan distribusi saluran, sehingga tim dapat meninjau jumlah kamar dan hasil setiap pembaruan dari satu tempat sebelum membuka kembali penjualan.

Pahami Pola Ketidaksesuaian

Jika hanya satu tipe kamar yang salah, periksa pemetaan kamar tersebut, paket tarif, dan perubahan manual terbaru. Masalah koneksi di seluruh properti lebih kecil kemungkinannya jika semua kamar lain sesuai.

Jika semua kamar salah pada tanggal yang sama, periksa apakah koneksi properti dijeda, sistem pengendali berhenti mengirimkan pembaruan, atau pengguna mengubah inventaris langsung di TERA.

Jika hanya satu okupansi atau paket yang muncul, inventaris kamar dasar mungkin sudah benar sementara penawaran yang terhubung memiliki pengaturan tersendiri. Telusuri penawaran yang aktif hingga ke kamar dan paket tarifnya sebelum mengubah jumlah kamar utama.

Jika ketidaksesuaian dimulai pada satu tanggal tertentu, tinjau pemesanan, pembatalan, pemblokiran kamar, dan pembaruan massal di sekitar waktu tersebut. Satu nilai manual yang dimasukkan belakangan dapat menimpa pembaruan sebelumnya yang sudah benar.

Perbaiki Sumbernya, Bukan Setiap Layar

Pertama, identifikasi sistem yang bertanggung jawab mengirimkan ketersediaan Traveloka. Jika Manajer Saluran mengendalikan koneksi, perbaiki jumlah atau pemetaan kamar di sana, lalu biarkan sistem mengirimkan pembaruan. Perubahan manual di TERA mungkin berguna sebagai perlindungan segera, tetapi tidak boleh menjadi solusi permanen.

Jika jumlah di Sistem Manajemen Hotel salah, perbaiki reservasi, pemblokiran kamar, atau status pemeliharaan yang menyebabkan kesalahan jumlah tersebut. Jangan memaksa TERA mengikuti angka yang tidak dapat dijelaskan oleh hotel.

Jika TERA menampilkan kamar atau paket tarif tanpa pemetaan Sistem Manajemen Hotel yang valid, biarkan tetap ditutup sampai produk tersebut dipetakan dan diuji. Membuka kembali penawaran yang belum teridentifikasi dapat menyebabkan ketidaksesuaian terulang.

Lakukan satu perbaikan terkendali pada satu waktu. Beberapa perubahan sekaligus akan menyulitkan identifikasi tindakan yang berhasil dan dapat menyebabkan pembaruan berikutnya membatalkan perbaikan tersebut.

Uji Ulang Properti Kamar demi Kamar

Setelah pembaruan, ulangi pencarian tamu dan pemeriksaan TERA yang sama untuk setiap tipe kamar terdampak. Konfirmasikan tanggal masalah awal, tanggal sebelum dan sesudahnya, serta setidaknya satu tanggal mendatang ketika kamar seharusnya tersedia.

Audit selesai ketika kamar fisik yang dapat dijual, ketersediaan di Sistem Manajemen Hotel, inventaris TERA, dan penawaran Traveloka yang aktif menunjukkan informasi yang sama. Pesan berhasil saja tidak cukup untuk menutup insiden.

Hapus penutupan manual sementara hanya setelah koneksi normal mengirimkan nilai yang benar. Catat jumlah akhir, tangkapan layar, tindakan perbaikan, dan orang yang menyetujui pembukaan kembali.

Cegah Ketidaksesuaian Ketersediaan Berikutnya

Tinjau pemetaan kamar setiap kali tipe kamar ditambahkan, diubah namanya, dipisahkan, digabungkan, atau dihapus. Uji setiap paket tarif setelah perubahan pemetaan, bukan hanya paket dasar.

Berikan aturan yang jelas kepada staf untuk perubahan manual di TERA. Perubahan darurat harus mencantumkan kamar, tanggal, alasan, penanggung jawab, serta waktu perubahan tersebut harus ditinjau atau dibatalkan.

Lakukan pemeriksaan singkat kamar demi kamar setelah pembaruan inventaris massal, gangguan koneksi, dan periode pembatalan dalam jumlah besar. Pemeriksaan kecil jauh lebih cepat daripada menangani overbooking setelah tamu tiba.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Mengapa Traveloka menampilkan lebih banyak kamar daripada Sistem Manajemen Hotel?

Penyebab umum meliputi pemetaan kamar yang salah, alokasi paket tarif yang terpisah, nilai manual di TERA, pemblokiran kamar yang tidak mengurangi inventaris yang dapat dijual, atau pembaruan yang tidak sampai ke saluran.

Apakah hotel harus menetapkan semua kamar Traveloka menjadi nol?

Hanya jika seluruh properti memang tidak tersedia atau hotel tidak dapat mengidentifikasi produk mana yang aman untuk dijual. Jika tidak, lindungi hanya kamar dan rentang tanggal terdampak yang paling kecil.

Dapatkah promosi menyebabkan ketidaksesuaian ketersediaan?

Promosi biasanya mengubah penawaran, tetapi dapat menampilkan paket tarif atau okupansi yang tidak disertakan staf dalam pemeriksaan awal. Telusuri penawaran promosi hingga ke kamar dan sumber inventaris yang mendasarinya.

Apakah TERA atau Sistem Manajemen Hotel merupakan sumber data utama?

Jawabannya bergantung pada konfigurasi koneksi hotel. Sumber operasional harus berupa sistem yang ditetapkan untuk mengendalikan inventaris Traveloka. Jumlah fisik kamar yang dapat dijual tetap menjadi batas akhir operasional bisnis.

Bagaimana cara memastikan ketidaksesuaian telah diperbaiki?

Konfirmasikan jumlah yang telah diperbaiki di Sistem Manajemen Hotel, TERA, dan pencarian tamu secara langsung untuk kamar, tanggal, dan okupansi yang sama. Kemudian periksa tanggal di sekitarnya dan hapus setiap penggantian manual sementara.