1. Buka reservasi di Trip.com eBooking dan pastikan apakah perubahan tersebut sudah final atau masih menunggu tindakan hotel.
2. Bandingkan tanggal terbaru, kamar, jumlah tamu, harga, petunjuk pembayaran, dan status dengan pemesanan awal di Sistem Manajemen Hotel.
3. Amankan kamar yang terdampak sebelum mengembalikan inventaris lama atau menjanjikan perpanjangan masa inap.
4. Koreksi reservasi awal di Sistem Manajemen Hotel satu kali, lalu pantau kemungkinan pembaruan yang terlambat agar tidak membuat duplikat atau membatalkan koreksi.
Perubahan reservasi Trip.com yang tidak tersinkron dapat menyebabkan Resepsionis bekerja berdasarkan tanggal kedatangan, tipe kamar, jumlah tamu, harga, atau status pembatalan yang sudah tidak berlaku. Karena pemesanan awal sudah tercatat dalam Sistem Manajemen Hotel, masalah ini mudah terlewat hingga tamu tiba atau hotel menjual kembali kamar tersebut.
Mulailah dari pemesanan, bukan koneksinya. Pastikan informasi yang saat ini ditampilkan Trip.com, bandingkan dengan reservasi di Sistem Manajemen Hotel, lalu amankan kamar dan posisi pembayaran sebelum menyelidiki mengapa pembaruan otomatis belum muncul.
Label menu dan tahapan persetujuan Trip.com eBooking dapat berbeda menurut pasar, properti, dan jenis perubahan. Gunakan status serta tindakan terbaru yang ditampilkan pada reservasi, bukan hanya mengandalkan notifikasi email.
Pastikan Apakah Perubahan Sudah Final
Masuk ke properti yang benar di Trip.com eBooking dan buka area pemesanan atau pengelolaan pesanan. Cari menggunakan nomor reservasi Trip.com dan nama tamu, lalu buka detail reservasi lengkap.
Periksa status dan waktu perubahan terbaru. Permintaan tamu yang masih menunggu persetujuan hotel tidak sama dengan perubahan reservasi yang telah dikonfirmasi. Jika layar meminta hotel untuk menerima, menolak, atau merespons, ambil keputusan sesuai ketersediaan, aturan tarif, dan kebijakan persetujuan properti.
Jangan memperbarui Sistem Manajemen Hotel hanya berdasarkan pesan tamu atau email yang diteruskan. Tamu mungkin meminta perubahan yang belum disetujui, atau pembaruan yang lebih baru mungkin sudah menggantikan pesan yang Anda terima.
Trip.com menjelaskan eBooking sebagai sistem mitra akomodasi untuk mengelola reservasi mendatang, tarif, ketersediaan, dan operasional properti. FAQ mitra propertinya juga mengarahkan hotel ke dukungan eBooking saat memerlukan bantuan khusus terkait akun.
Bandingkan Pemesanan Terbaru dengan Sistem Manajemen Hotel
Buka reservasi awal di Sistem Manajemen Hotel menggunakan nomor pemesanan Trip.com. Bandingkan kedua catatan secara berdampingan sebelum mengedit apa pun.
- Periksa tanggal kedatangan dan keberangkatan, termasuk apakah masa inap diperpanjang atau diperpendek.
- Periksa jumlah kamar, tipe kamar, okupansi, nama tamu, dan detail anak.
- Periksa status pemesanan saat ini dan apakah seluruh reservasi atau hanya satu kamar yang berubah.
- Periksa harga akhir, mata uang, paket makan, ketentuan pembatalan, pajak, dan permintaan khusus.
- Periksa pihak yang menagih pembayaran dan apakah jumlah yang sudah dibayar atau masih harus dibayar telah berubah.
- Catat perbedaannya dan waktu ketika staf pertama kali menyadarinya.
Jangan hanya membandingkan bagian yang disebutkan dalam notifikasi. Perubahan tanggal juga dapat memengaruhi harga, ketentuan pembatalan, paket makan, atau waktu pembayaran.
Lindungi Hotel Sebelum Melakukan Koreksi Manual
Jika masa inap diperpanjang, pastikan malam tambahan tersedia sebelum menjanjikannya kepada tamu. Jika pemesanan dipindahkan ke kategori kamar lain, amankan kamar baru sebelum melepaskan kamar lama.
Untuk masa inap yang diperpendek atau pembatalan, jangan langsung mengembalikan kamar untuk dijual sebelum status Trip.com dikonfirmasi. Pembatalan sebagian dalam pemesanan beberapa kamar tidak boleh membatalkan semua kamar di Sistem Manajemen Hotel.
Beri tahu Resepsionis versi mana yang berlaku. Tambahkan catatan internal singkat berisi nomor pemesanan Trip.com, perubahan yang dikonfirmasi, waktu pemeriksaan, dan karyawan yang bertanggung jawab. Jangan mencantumkan detail pembayaran sensitif dalam catatan biasa.
Ketika perubahan reservasi tersebar di email, layar OTA, dan Sistem Manajemen Hotel, tim antarshift dapat dengan mudah mengembalikan tanggal lama atau menagih jumlah yang salah. sistem reservasi hotel Smart Order menyatukan reservasi aktif, penetapan kamar, tugas pembayaran, dan tindak lanjut staf agar shift berikutnya dapat melihat versi yang terkontrol.
Pastikan Perubahan Reservasi Terlihat oleh Setiap Shift
Hubungkan pemesanan terkini, penetapan kamar, dan tugas tindak lanjut agar staf bertindak berdasarkan satu versi yang telah dikonfirmasi selama pembaruan saluran diselesaikan.
Periksa Mengapa Sistem Manajemen Hotel Masih Menampilkan Versi Lama
Gunakan pendekatan sederhana: gejala, pemeriksaan, dan tindakan.
Perubahan Trip.com masih tertunda
Periksa: Buka reservasi di eBooking dan cari tindakan persetujuan atau respons.
Tindakan: Terima atau tolak sesuai kebijakan hotel. Jangan mengubah Sistem Manajemen Hotel seolah-olah perubahan tersebut sudah final selama statusnya masih tertunda.
Perubahan telah dikonfirmasi di eBooking tetapi tidak muncul di Manajer Saluran
Periksa: Cari nomor reservasi yang sama dan periksa status pembaruan terbaru.
Tindakan: Hubungi penyedia Manajer Saluran dengan menyertakan nomor pemesanan, waktu perubahan, dan tangkapan layar. Minta penyedia tersebut memulihkan perubahan yang telah dikonfirmasi satu kali.
Manajer Saluran menampilkan perubahan, tetapi Sistem Manajemen Hotel tidak
Periksa: Cari di seluruh Sistem Manajemen Hotel, termasuk reservasi yang diubah, dibatalkan, tertunda, dan belum mendapat penetapan kamar.
Tindakan: Hubungi dukungan Sistem Manajemen Hotel jika reservasi awal tidak diperbarui. Tetap amankan pemesanan terkini selama hotel menunggu.
Sistem Manajemen Hotel telah berubah, tetapi daftar kedatangan belum
Periksa: Hapus filter tanggal kedatangan dan status, lalu cari berdasarkan nomor pemesanan dan nama belakang tamu.
Tindakan: Koreksi penetapan kamar atau status operasional tanpa membuat reservasi baru.
Staf sudah mengoreksi Sistem Manajemen Hotel secara manual
Periksa: Pastikan apakah pembaruan otomatis masih tertunda.
Tindakan: Tandai reservasi untuk ditinjau agar perubahan yang datang kemudian tidak menimpa koreksi atau melepaskan inventaris dua kali.
Hindari permintaan pengiriman ulang berulang kali. Satu pembaruan yang terlambat ditambah beberapa upaya manual dapat menghasilkan reservasi duplikat atau perubahan inventaris berulang.
Koreksi Reservasi Awal dengan Aman
Perbarui reservasi awal di Sistem Manajemen Hotel, bukan membuat pemesanan kedua. Pertahankan nomor konfirmasi Trip.com agar perubahan dan pembatalan selanjutnya tetap dapat dicocokkan dengan masa inap yang sama.
Ikuti aturan persetujuan properti untuk perubahan harga, penghapusan biaya, peningkatan tipe kamar, atau koreksi pembayaran. Jika tamu harus membayar lebih, pastikan cara menagih jumlah tambahan sebelum Resepsionis meminta pembayaran. Jika harga berkurang, pastikan pihak yang menangani pengembalian dana.
Setelah menyimpan, pastikan inventaris kamar hanya berubah satu kali. Untuk perpanjangan tanggal, malam tambahan harus mengurangi Ketersediaan. Untuk masa inap yang diperpendek atau dibatalkan, hanya malam atau kamar yang dilepas yang boleh kembali dijual.
Jika perubahan otomatis tiba kemudian, bandingkan dengan reservasi yang telah dikoreksi secara manual sebelum menerima perubahan lainnya. Jangan biarkan Sistem Manajemen Hotel membuat pemesanan baru hanya karena catatan awal sudah diedit.
Verifikasi Koreksi Sebelum Menutup Kasus
Buka kembali reservasi Trip.com dan catatan Sistem Manajemen Hotel. Pastikan status terkini, tanggal, jumlah kamar, tipe kamar, detail tamu, harga, dan petunjuk pembayaran sudah sesuai.
Periksa tanggal yang terdampak di kalender Sistem Manajemen Hotel serta inventaris yang dikirim hotel Anda ke Trip.com. Jumlah kamar yang dapat dijual harus mencerminkan perubahan reservasi tepat satu kali.
Untuk kedatangan dalam 48 jam ke depan, beri pengarahan kepada shift Resepsionis berikutnya. Untuk pembatalan atau perubahan pembayaran, beri tahu tim keuangan juga. Biarkan kasus tetap terbuka hingga setiap pembaruan yang terlambat telah diperiksa dan tamu menerima konfirmasi yang benar.
Segera eskalasikan jika tamu tiba pada hari yang sama, perubahan memengaruhi kamar terakhir, petunjuk pembayaran tidak jelas, beberapa reservasi terdampak, atau staf tidak dapat memastikan versi yang berlaku. Sertakan nomor pemesanan, tangkapan layar kedua catatan, waktu perubahan, tanggal yang terdampak, dan tindakan yang telah dilakukan. Informasi ini biasanya cukup bagi tim dukungan terkait untuk mulai menangani kasus tanpa meminta staf hotel menafsirkan log teknis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah Resepsionis harus membuat pemesanan baru di Sistem Manajemen Hotel untuk masa inap yang berubah?
Biasanya tidak. Koreksi reservasi awal agar referensi Trip.com, riwayat pembayaran, dan pembatalan berikutnya tetap terhubung ke satu catatan Sistem Manajemen Hotel.
Bagaimana jika tamu mengatakan tanggal telah berubah, tetapi eBooking tidak menampilkannya?
Jangan menganggap permintaan tersebut sudah dikonfirmasi. Periksa kembali properti dan nomor pemesanan yang benar, lalu minta dukungan Trip.com memastikan reservasi terkini sebelum mengubah inventaris atau harga.
Dapatkah perubahan menyebabkan Overbooking?
Ya. Perpanjangan masa inap, perubahan tipe kamar, atau kamar tambahan dapat menggunakan inventaris yang masih ditampilkan tersedia oleh Sistem Manajemen Hotel. Amankan kamar yang diperlukan segera setelah perubahan yang dikonfirmasi teridentifikasi.
Berapa lama hotel harus menunggu pembaruan?
Jangan menggunakan waktu tunggu tetap untuk kedatangan mendesak. Segera lindungi kepentingan tamu, lalu hubungi penyedia terkait jika perubahan yang telah dikonfirmasi belum terlihat. Untuk masa inap yang tidak mendesak, ikuti panduan status koneksi normal yang ditampilkan oleh sistem hotel Anda.
