Cara Merekonsiliasi Penyelesaian, Komisi, dan Total Reservasi Trip.com

Rekonsiliasi penyelesaian Trip.com akan gagal ketika bagian keuangan membandingkan jumlah yang menjawab pertanyaan berbeda. Total yang dibayar tamu tidak otomatis sama dengan piutang hotel. Total penyelesaian dapat mencakup beberapa reservasi, penyesuaian berikutnya, atau mata uang yang berbeda. Setoran bank juga dapat kembali berbeda karena konversi mata uang dan biaya penerimaan.

Gunakan alur penelusuran dari pemesanan hingga bank. Mulailah dari reservasi, hitung hasil komersial yang diharapkan berdasarkan kontrak properti, cocokkan dengan batch penyelesaian, lalu selesaikan pencocokan dengan setoran aktual.

Buat Catatan Rekonsiliasi untuk Setiap Pemesanan

Buat satu catatan untuk setiap pemesanan Trip.com yang termasuk dalam periode peninjauan. Catat ID properti, nomor pemesanan Trip.com, nama tamu, tanggal pemesanan dan menginap, kamar dan paket tarif, status reservasi, metode pembayaran, total yang ditampilkan kepada tamu, pajak dan biaya, jumlah untuk hotel, dasar pengenaan komisi, tarif komisi, mata uang, serta setiap perubahan atau pembatalan.

Pisahkan tiga tanggal: tanggal pemesanan, tanggal menginap atau check-out, serta tanggal nilai penyelesaian atau transaksi bank. Sebuah pemesanan dapat termasuk dalam satu bulan operasional, tetapi diselesaikan pada bulan lain. Mencatatnya hanya berdasarkan tanggal setoran akan menyamarkan waktu pengakuan pendapatan dan membuat penyesuaian lama tampak seperti kesalahan periode berjalan.

Gunakan versi final reservasi, tetapi simpan versi asli beserta setiap perubahannya. Jika jumlah malam, okupansi, tarif, pajak, status pembatalan, atau penalti berubah setelah konfirmasi, bagian keuangan memerlukan jumlah sebelum dan sesudah perubahan untuk menjelaskan baris penyelesaian.

Konfirmasikan Kontrak dan Metode Pembayaran Terlebih Dahulu

Jangan menyimpulkan metode pembayaran berdasarkan nama paket tarif atau cara pembayaran pemesanan Trip.com lainnya. Buka reservasi dan detail penyelesaian yang tersedia bagi properti, lalu konfirmasikan pihak yang menagih pembayaran tamu serta cara properti dijadwalkan menerima dana.

Tarif komisi berasal dari kontrak properti dan dapat berbeda dari properti atau pengaturan komersial lainnya. Informasi mitra properti Trip.com menempatkan tarif komisi dalam alur kontrak dan mewajibkan detail kartu virtual atau transfer bank yang benar untuk penyelesaian. Jadikan kontrak yang telah ditandatangani dan catatan pemesanan terkini sebagai acuan pengendalian perhitungan.

Jika reservasi menggunakan kartu virtual, catat jumlah yang dapat ditagihkan, ketentuan aktivasi, masa berlaku, dan mata uang tanpa menyalin data kartu yang dilindungi ke spreadsheet atau tiket dukungan. Jika akun diselesaikan melalui transfer bank, catat ID penyelesaian, tanggal jatuh tempo pembayaran, tanggal pembayaran, referensi bank, dan rekening penerima.

Rekonsiliasikan Satu Reservasi dengan Satu Baris Penyelesaian

Ikuti urutan ini agar penanggung jawab setiap selisih dapat diketahui dengan jelas:

1. Konfirmasikan status final reservasi dan detail menginap terbaru di eBooking.
2. Hitung ulang jumlah akomodasi berdasarkan jumlah malam, tarif, biaya okupansi, dan item yang disertakan.
3. Pisahkan pajak dan biaya berdasarkan pihak yang memungut dan menyetorkannya.
4. Terapkan komisi sesuai kontrak pada dasar pengenaan komisi yang benar, bukan secara otomatis pada total tamu.
5. Tambahkan atau kurangi biaya pembatalan, pengembalian dana, perubahan, insentif, atau penyesuaian manual yang telah disetujui.
6. Hitung piutang hotel yang diharapkan dalam mata uang penyelesaian.
7. Cocokkan nomor pemesanan dan piutang yang diharapkan dengan baris penyelesaian atau jumlah kartu virtual.
8. Cocokkan batch penyelesaian dengan transaksi bank atau pemroses kartu.
9. Catat setiap biaya bank atau selisih mata uang secara terpisah dari pendapatan kamar dan komisi saluran.

Persamaan pengendaliannya adalah:

Piutang hotel yang diharapkan = jumlah akomodasi yang dikenai komisi dikurangi komisi, ditambah atau dikurangi penyesuaian pemesanan, ditambah pajak atau biaya yang harus dibayarkan kepada properti

Kolom yang tepat berbeda-beda menurut kontrak, pasar, dan metode pembayaran. Pengendalian yang penting adalah memastikan setiap komponen memiliki sumber dan tidak tersembunyi dalam satu angka bersih tanpa penjelasan.

Solusi business intelligence hotel Smart Order menjaga pendapatan reservasi, malam kamar, sumber saluran, dan metrik operasional tetap terlihat, sementara bagian keuangan menyelesaikan rekonsiliasi penyelesaian Trip.com secara terpisah.

Hitung Komisi Tanpa Menggunakan Dasar yang Salah

Kesalahan umum adalah mengalikan total yang ditampilkan kepada tamu dengan persentase komisi. Tentukan terlebih dahulu apakah pajak, biaya layanan, makanan, biaya tamu tambahan, biaya yang dipungut properti, atau manfaat yang didanai platform termasuk dalam dasar pengenaan komisi.

Sebagai contoh, tamu mungkin melihat total sebesar 540, sedangkan jumlah akomodasi yang dikenai komisi adalah 500. Dengan asumsi tarif kontrak sebesar 15%, komisi atas 500 adalah 75, bukan 81. Ini hanya ilustrasi; gunakan dasar dan tarif yang tercantum dalam kontrak dan reservasi aktual properti.

Pisahkan beban komisi dari kas bersih. Jika hotel hanya mencatat setoran sebagai pendapatan, ADR dan produksi saluran akan tercatat terlalu rendah. Buku besar yang lebih rapi mencatat pendapatan kotor kamar sesuai kebijakan akuntansi hotel, komisi sebagai beban atau akun kontra-pendapatan, piutang Trip.com, kewajiban pajak yang berlaku, dan entri penyelesaian kas berikutnya.

Jangan menimpa biaya kamar dalam Sistem Manajemen Hotel hanya untuk menyamakannya dengan penyelesaian. Koreksi jumlah dalam Sistem Manajemen Hotel hanya jika reservasinya memang salah dan perubahan pemesanan yang telah disetujui mendukung koreksi tersebut.

Identifikasi Penyebab Selisih yang Tersisa

Total reservasi lebih tinggi daripada baris penyelesaian. Periksa dasar pengenaan komisi, komisi, pajak atau biaya yang dipungut properti, manfaat yang didanai platform, dan apakah sebagian jumlah dibayarkan langsung di properti. Kemudian pastikan reservasi tidak mengalami pengembalian dana sebagian atau pengurangan durasi menginap.

Baris penyelesaian lebih rendah dari yang diharapkan setelah perubahan. Bandingkan waktu perubahan dengan batas waktu batch. Jumlah awal mungkin masuk ke satu batch dan koreksinya masuk ke batch lain. Telusuri periode penyelesaian sesudah dan sebelumnya sebelum mengajukan kasus pembayaran yang hilang.

Setoran bank lebih rendah daripada batch penyelesaian. Cocokkan mata uang, nilai tukar, biaya transfer, potongan bank perantara, biaya pemroses kartu, tanggal nilai, dan kemungkinan bank membagi satu pembayaran. Jangan mengklasifikasikan biaya bank sebagai komisi Trip.com.

Setoran bank lebih tinggi daripada nilai satu pemesanan. Telusuri ID penyelesaian untuk menemukan reservasi dan penyesuaian tambahan. Kas dalam satu batch harus direkonsiliasi terhadap keseluruhan batch, bukan terhadap reservasi terbesar di dalamnya.

Pemesanan yang dibatalkan atau berstatus no-show masih dikenai komisi. Konfirmasikan apakah ada biaya yang ditagihkan dan apakah kontrak menetapkan biaya yang telah dipungut tersebut sebagai objek komisi. Pembatalan gratis, pembatalan berbayar, pembebasan biaya, dan no-show merupakan peristiwa keuangan yang berbeda.

Pemesanan yang sama muncul dua kali. Bandingkan nomor reservasi, ID penyelesaian, jenis penyesuaian, tanda positif atau negatif, dan tanggal. Satu baris mungkin merupakan jumlah awal yang harus dibayar, sedangkan baris kedua merupakan pembalikan atau koreksinya. Jangan mencatat keduanya sebagai pendapatan.

Kendalikan Mata Uang dan Waktu Penyelesaian

Sediakan kolom terpisah untuk mata uang pemesanan, mata uang penyelesaian, dan mata uang rekening bank. Simpan jumlah sumber, nilai tukar yang diterapkan jika tersedia, jumlah hasil konversi, dan jumlah yang diterima bank. Tanpa kolom tersebut, setiap pergerakan mata uang akan tampak seperti kesalahan komisi.

Jangan menandai penyelesaian sebagai terlambat hanya berdasarkan tanggal check-out. Bandingkan kontrak properti, metode pembayaran, batas waktu batch, status jumlah yang harus dibayar, status pembayaran, dan tanggal nilai bank. Akhir pekan, pemrosesan bank, profil pembayaran yang belum lengkap, atau transfer yang gagal dapat menunda penerimaan dana setelah pemesanan memenuhi syarat pembayaran.

Gunakan akun kliring penyelesaian. Catat piutang pada tingkat pemesanan berdasarkan ID penyelesaian, lalu selesaikan ID tersebut saat transaksi bank diterima. Saldo yang tersisa dalam akun kliring akan mengarah ke pemesanan, penyesuaian, biaya, atau selisih mata uang tertentu.

Tutup Batch dan Cegah Kesalahan Berulang

Sebelum menutup periode penyelesaian Trip.com, pastikan setiap baris penyelesaian memiliki satu referensi pemesanan atau penyesuaian, setiap reservasi memiliki satu status final, komisi menggunakan dasar dan tarif yang disetujui, pajak dicatat untuk pihak yang benar, dan ID penyelesaian cocok dengan transaksi bank.

Simpan ekspor reservasi, laporan penyelesaian, versi kontrak, bukti penyesuaian, referensi bank, lembar kerja rekonsiliasi, dan persetujuan peninjau sesuai periode penyimpanan dokumen akuntansi normal hotel. Batasi akses ke detail pembayaran dan samarkan informasi yang dilindungi sebelum melakukan eskalasi.

Jika masih terdapat selisih, kirimkan ID properti, nomor pemesanan, ID penyelesaian, mata uang, perhitungan yang diharapkan, baris aktual, tanggal batch, referensi bank, dan jumlah pasti yang belum terselesaikan kepada Dukungan Akomodasi Trip.com. Ajukan satu pertanyaan spesifik, misalnya penyesuaian mana yang mengubah jumlah akomodasi yang harus dibayar, alih-alih meminta penjelasan atas keseluruhan laporan.

Sebuah software manajemen hotel yang terhubung mengurangi input ulang dengan menyimpan reservasi sumber dan referensi saluran secara terpadu. Bagian keuangan tetap harus melakukan pengendalian penyelesaian hingga transaksi bank secara independen.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Mengapa jumlah penyelesaian Trip.com tidak sama dengan total reservasi?

Total reservasi dapat mencakup item yang dikenai dan tidak dikenai komisi, pajak, biaya, atau jumlah yang dipungut oleh pihak berbeda. Penyelesaian juga dapat mencakup penyesuaian atau beberapa pemesanan sekaligus.

Dari mana proses rekonsiliasi harus dimulai?

Mulailah dengan reservasi final dan metode pembayaran, hitung piutang hotel yang diharapkan berdasarkan kontrak, lalu cocokkan hasilnya dengan baris penyelesaian dan setoran bank.

Apakah komisi harus dihitung berdasarkan total yang dibayar tamu?

Hanya jika kontrak menetapkan seluruh jumlah tersebut sebagai objek komisi. Gunakan dasar akomodasi yang terdokumentasi dan pisahkan pajak, biaya yang dipungut properti, serta manfaat yang didanai pihak lain.

Apakah satu setoran bank dapat mencakup beberapa pemesanan Trip.com?

Ya. Rekonsiliasikan setoran terhadap keseluruhan ID atau batch penyelesaiannya, lalu alokasikan setiap pemesanan dan penyesuaian dalam batch tersebut.

Apakah pendapatan dalam Sistem Manajemen Hotel harus diubah agar sesuai dengan setoran?

Tidak. Pisahkan pendapatan, komisi, pajak, piutang, selisih mata uang, biaya bank, dan penyelesaian kas, kecuali terdapat perubahan reservasi yang telah disetujui dan mengubah nilai dasar masa inap.

Rekonsiliasi penyelesaian Trip.com baru dapat dianggap selesai ketika reservasi final, komisi sesuai kontrak, baris penyelesaian, batch pembayaran, dan entri bank membentuk satu rangkaian yang dapat ditelusuri. Rangkaian ini melindungi pengendalian kas sekaligus memastikan pelaporan profitabilitas saluran tetap akurat.