Satu email dari Booking.com atau Expedia bisa merusak minggu Anda—"Listing Anda telah ditangguhkan." Bagi lebih dari 70% hotel kecil yang mengandalkan OTA untuk pemesanan, pesan ini berarti kehilangan pendapatan secara langsung dan berpotensi merusak reputasi Anda (menurut data Statista).
Kabar baiknya, sebagian besar penangguhan dapat dicegah jika Anda mengetahuinya sejak awal dan memahami cara memperbaikinya. Dalam panduan ini, Anda berada di tempat yang tepat. Kami akan membantu Anda memahami alasan utama OTA menangguhkan listing dan—yang lebih penting—bagaimana Sistem Manajemen Hotel (PMS) modern dapat membantu Anda menghindari kesalahan mahal ini sekaligus menjaga pemesanan tetap berjalan lancar.
5 Alasan Utama Listing OTA Anda Ditangguhkan
Tahukah Anda mengapa listing OTA Anda ditangguhkan? Memahami penyebab penangguhan adalah langkah pertama untuk mencegahnya terjadi lagi. Berikut skenario paling umum yang kemungkinan besar akan Anda hadapi:
Pelanggaran Paritas Tarif
Masalahnya: Jika Anda menawarkan harga yang lebih rendah di situs web Anda daripada yang tercantum di OTA, hal ini akan melanggar ketentuan layanan sebagian besar platform. Biasanya, mereka mewajibkan harga di semua platform tetap sama.
Bagaimana PMS Membantu: Jika Anda menggunakan Sistem Manajemen Hotel, sistem ini akan menyederhanakan seluruh pekerjaan dan operasional Anda. Sinkronisasi tarif otomatis memastikan harga Anda tetap konsisten di mana saja—baik di situs web Anda maupun di saluran OTA seperti Booking.com, Expedia, atau saluran lainnya, semuanya diperbarui secara bersamaan.
Overbooking Akibat Sinkronisasi yang Buruk
Masalahnya: Saat Sistem Manajemen Hotel Anda tidak tersinkronisasi dengan cepat ke OTA, kamar dapat terjual beberapa kali. Hal ini biasanya menyebabkan overbooking atau listing Anda ditangguhkan.
Bagaimana PMS Membantu: Sinkronisasi inventaris dua arah secara waktu nyata berarti ketika sebuah kamar dipesan di platform mana pun, kamar tersebut langsung ditandai terjual di semua tempat. Itulah manfaat menggunakan Sistem Manajemen Hotel untuk menyederhanakan operasional Anda, tanpa perlu khawatir melakukan pengecekan manual.
Listing Palsu atau Duplikat
Masalahnya: Membuat beberapa listing untuk properti yang sama secara tidak sengaja dapat memicu peringatan fraud dari OTA. Biasanya, Anda tidak akan menyadarinya sendiri kecuali sistem atau saluran OTA memberikan peringatan. Dengan Sistem Manajemen Hotel, Anda dapat mencegah hal itu terjadi.
Bagaimana PMS Membantu: Manajemen properti terpusat menjaga satu listing yang akurat untuk didistribusikan ke semua saluran. Dengan menggunakan pusat kendali seperti Sistem Manajemen Hotel untuk operasional, Anda dapat menemukan semua informasi di satu tempat.
Pelanggaran Kebijakan
Masalahnya: Kebijakan pembatalan atau check-in yang berbeda di berbagai platform dapat membingungkan tamu dan membuat OTA tidak puas. Jika kebijakan tidak sama, tamu Anda mungkin mengalami pengalaman yang kurang menyenangkan.
Bagaimana PMS Membantu: Penerapan kebijakan yang seragam menerapkan aturan yang sama ke semua saluran distribusi Anda. Sekali lagi, menggunakan pusat kendali untuk mengelola semua detail pekerjaan akan mengurangi kesalahan secara signifikan.
Ulasan Tamu yang Buruk
Masalahnya: Rating rendah yang konsisten atau keluhan yang tidak terselesaikan menjadi sinyal layanan buruk bagi OTA. Anda perlu memeriksa platform OTA berulang kali secara manual dan menanganinya satu per satu.
Bagaimana PMS Membantu: Ulasan tersinkronisasi sejak awal. Jadi Anda mengetahui apa yang terjadi lebih dulu sebelum masalah meningkat. Pemantauan ulasan terintegrasi memungkinkan Anda menangani masalah sebelum berkembang lebih besar.
Panduan Langkah demi Langkah untuk Memperbaiki Listing yang Ditangguhkan
Jika Anda menerima pemberitahuan penangguhan, ikuti langkah-langkah berikut agar listing Anda kembali online:
- Identifikasi Alasannya
Tinjau email penangguhan dengan cermat—OTA selalu menyebutkan pelanggarannya. Jika diperlukan, hubungi tim dukungan secara langsung untuk mengetahui detail, alasan, dan solusi dengan cepat. - Perbaiki Masalahnya
- Cari tahu apakah ini pelanggaran paritas tarif atau alasan lain. Sesuaikan harga di semua platform.
- Jika ini adalah ketidaksesuaian kebijakan, standarkan aturan Anda di semua saluran dan periksa dengan cermat sebelum mengirimkannya.
- Jika ini masalah overbooking, verifikasi pengaturan sinkronisasi Anda dan uji untuk memastikan hal tersebut tidak terjadi lagi.
- Ajukan Permintaan Pemulihan
Sertakan tangkapan layar kepada OTA untuk membuktikan bahwa Anda telah memperbaiki masalahnya. OTA ingin melihat:- Paket tarif yang telah diperbarui
- Kebijakan yang telah diperbaiki
- Bukti keluhan tamu telah diselesaikan
- Tindak Lanjuti dalam 48 Jam
Jika Anda belum menerima kabar dalam dua hari kerja, cara terbaik adalah segera menindaklanjuti masalah tersebut. Jika terjadi saat musim ramai, biasanya urgensinya lebih tinggi dari yang Anda bayangkan.
Bagaimana Sistem Manajemen Hotel Mencegah Penangguhan OTA
Bagaimana PMS dapat mencegah penangguhan terjadi? Sistem ini berfungsi sebagai jaring pengaman Anda terhadap penangguhan melalui fitur-fitur berikut.
Sinkronisasi Tarif dan Ketersediaan Otomatis
Ucapkan selamat tinggal pada pembaruan manual atau pencatatan di spreadsheet. Ubah tarif atau tutup tanggal dengan mudah di Sistem Manajemen Hotel Anda, dan setiap OTA yang terhubung akan diperbarui dalam hitungan detik.
Manajer Saluran Bawaan
Koneksi API canggih ke saluran OTA seperti Booking.com, Expedia, Agoda, Airbnb, dan Trip.com menghilangkan keterlambatan sinkronisasi yang menyebabkan masalah. Kualitas koneksi API biasanya menjadi standar utama Sistem Manajemen Hotel yang baik.
Pemantauan Paritas Tarif
Mengatur peringatan di Sistem Manajemen Hotel akan memberi tahu Anda sebelum perbedaan harga melanggar perjanjian OTA. Anda juga dapat melihat semua pengaturan harga untuk semua saluran secara bersamaan di satu tempat terpusat. Sangat praktis!
Manajemen Kebijakan Terpusat
Anda cukup mengatur kebijakan sekali di Sistem Manajemen Hotel, biasanya saat Anda mengonfigurasi sistem untuk pertama kali, lalu kebijakan tersebut otomatis diterapkan di semua tempat—tidak ada lagi ketidaksesuaian yang tidak disengaja.
Alat Manajemen Ulasan
Karena semuanya terpusat, Anda dapat memantau masukan dari berbagai saluran hanya melalui satu dasbor, sehingga masalah dapat ditangkap sebelum memicu sanksi OTA. Anda juga dapat membandingkannya antar saluran untuk melihat perbedaan kecil sebagai insight, sehingga operasional bisnis Anda ke depannya dapat berjalan lebih baik.
5 Praktik Terbaik agar Listing Tetap Aktif
Audit Bulanan
Gunakan laporan Sistem Manajemen Hotel Anda untuk memverifikasi semua listing agar memastikan ketersediaan dan tarif yang ditampilkan akurat. Hal ini sebaiknya dilakukan secara rutin.
Hindari Pengubahan Manual
Jangan lagi bergantung pada perubahan manual kecuali benar-benar diperlukan. Hal ini sering menyebabkan kesalahan dan akhirnya penangguhan. Anda dapat mempercayai sistem otomatis Anda.
Waktu Respons Cepat
Respons yang lambat dapat menurunkan peringkat Anda. Dengan menggunakan Sistem Manajemen Hotel, karena semua informasi tersinkronisasi sejak awal, Anda juga dapat menerima pesan tamu dengan cepat. Melalui PC atau aplikasi, Anda dapat menjawab pesan tamu dalam waktu singkat dan memahami kebutuhan mereka.
Pelatihan Staf
Tidak semua orang langsung memahami cara menggunakan teknologi. Anda perlu melatih staf untuk memastikan mereka menggunakannya dengan benar. Pastikan semua orang memahami aturan kepatuhan OTA dan alur kerja Sistem Manajemen Hotel.
Perhatikan Peringatan PMS
Perhatikan peringatan di Sistem Manajemen Hotel. Jika ada peringatan atau pemberitahuan yang menunjukkan kegagalan sinkronisasi atau masalah tarif, Anda perlu segera bertindak.
Kapan Harus Meningkatkan Tech Stack Anda
Perhatikan daftar periksa berikut yang menunjukkan bahwa sistem Anda saat ini sudah tidak memadai:
- Saat Anda masih menggunakan spreadsheet untuk manajemen inventaris.
- Jika Anda menyadari kesalahan sinkronisasi terjadi lebih sering (mungkin setiap minggu) dibanding sebelumnya, atau Anda sedang mengembangkan bisnis dan sistem saat ini mungkin tidak mampu memenuhi peningkatan permintaan tersebut.
- Beberapa pelanggaran kebijakan terjadi dari waktu ke waktu. Hal ini bisa berasal dari beberapa platform OTA.
- Menambahkan OTA baru bisa menjadi cukup mahal. Biasanya, biayanya lebih mahal daripada beralih ke solusi baru.
Solusi Sistem Manajemen Hotel modern berbasis cloud membuat masalah ini dapat diselesaikan dengan solusi all-in-one yang terjangkau. Saat ini, solusi all-in-one menjadi cukup umum di pasar.
Kesimpulan dan Langkah Berikutnya
Penangguhan OTA bukan sesuatu yang tak terhindarkan. Melalui panduan ini, kami memberikan solusi dan kriteria pemilihan untuk Anda pelajari. Dan biayanya tidak mahal! Seperti yang telah kita lihat, sebagian besar penangguhan berasal dari masalah yang dapat dicegah dan dapat diselesaikan otomatis oleh Sistem Manajemen Hotel yang andal. Operasional harian Anda akan naik ke level berikutnya jika mengadopsinya. Selain poin-poin yang disebutkan di atas, Anda bahkan dapat mengeksplorasi lebih banyak hal dengan Sistem Manajemen Hotel daripada yang mungkin Anda bayangkan.
Berikut cara agar manajemen Anda segera menjadi lebih maju:
- Tinjau laporan performa OTA terakhir Anda untuk menemukan tanda peringatan. Perhatikan overbooking dan peringatan.
- Coba Sistem Manajemen Hotel modern. Biasanya, solusi seperti ini tersedia dengan uji coba gratis. Anda dapat mencoba fiturnya terlebih dahulu dan berpotensi membandingkannya dengan beberapa pilihan lain.
Dengan menerapkan strategi ini, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengkhawatirkan penangguhan dan lebih banyak waktu menyambut tamu yang puas, yang berarti operasional lebih mudah sekaligus lebih banyak pemesanan.
